Declaración de privacidad de reclutamiento
Entrada en vigor: 7 de abril de 2026
Introducción y ámbito de la declaración
Workday respeta el derecho a la privacidad individual. Nos comprometemos a gestionar su información personal de manera justa, responsable y conforme a la legislación local aplicable.
Esta declaración de privacidad de reclutamiento explica cómo Workday recopila, utiliza y protege su información personal en relación con nuestros esfuerzos de reclutamiento para roles dentro del grupo Workday. Esta declaración de privacidad también explica los derechos de privacidad de las personas. Se aplica a:
Solicitantes y candidatos potenciales y activos: incluidos aquellos que solicitan directamente una posición en Workday o que nos recomiendan, así como aquellas personas que identificamos en el mercado.
Todos los tipos de roles: incluidas las oportunidades de empleo a tiempo completo o parcial, o de prácticas.
Workday tiene oficinas en todo el mundo y esta es una Declaración de privacidad global. Si bien nuestros principios fundamentales se mantienen constantes, la forma en que tratamos la información personal puede variar en función de las leyes locales, las ubicaciones donde se realice la contratación o el tipo de rol.
Información adicional sobre privacidad: Workday y los terceros autorizados pueden proporcionar avisos de privacidad adicionales para mantenerle informado acerca de nuestro tratamiento de los datos relacionados con el reclutamiento. Estos avisos pueden proporcionarse en varios puntos de contacto, como cuando recopilamos la información, cuando nos reunimos con usted o dentro de las herramientas con las que interactúa.
El papel de Workday en el reclutamiento
Workday es uno de los mayores proveedores de aplicaciones cloud empresariales para finanzas y recursos humanos. Esto significa que los clientes de Workday, como empresas, centros educativos, administraciones públicas y otras organizaciones, utilizan nuestras aplicaciones de software para gestionar sus procesos de reclutamiento, sus fuerzas laborales y sus finanzas.
Si presentó una candidatura para un rol en una empresa de Workday: esta declaración de privacidad le es aplicable.
Si presentó una candidatura para un rol en otra empresa o cliente de Workday: esta declaración de privacidad no se le aplica. Como proveedor de servicios de aplicaciones cloud, Workday no controla ni toma decisiones de reclutamiento en nombre de los clientes que utilizan aplicaciones de Workday.
Workday no puede responder directamente a una solicitud cuando la información personal tratada esté relacionada con el reclutamiento de otra empresa; en su lugar, consulte la declaración de privacidad de la empresa de reclutamiento correspondiente para obtener la información de contacto.
Enlaces rápidos
Le recomendamos que lea esta Declaración de privacidad en su totalidad. Si desea encontrar información específica sobre nuestras prácticas de tratamiento de datos relacionadas con el reclutamiento, también puede ir directamente a las secciones correspondientes.
¿Qué información personal recopilamos y tratamos?
¿Trata Workday información personal confidencial?
¿Cuándo se requiere la información personal?
¿Comparte Workday su información personal?
¿Utiliza Workday herramientas de inteligencia artificial ("IA")?
¿Cuánto tiempo conserva Workday su información personal?
¿Cuáles son sus derechos de privacidad?
¿Cómo protege Workday su información personal?
¿Transfiere Workday su información personal a otros países?
¿Modificará Workday esta declaración de privacidad?
¿Quiere ponerse en contacto con nosotros?
¿Qué información personal recopilamos y procesamos?
Información que usted haya proporcionado directamente al
presentarse a Workday en un evento o unirse a la Comunidad de Talento de Workday para que se le tenga en cuenta para posibles futuros roles
crear una cuenta de candidato en nuestro portal de empleo
solicitar un puesto a Workday
reunirse con nosotros durante eventos de Workday o eventos asociados, o durante entrevistas, por ejemplo, en persona, por teléfono o en videoconferencias.
Información obtenida de otras fuentes
A medida que avanza en el proceso, nuestros equipos y sistemas de reclutamiento generan información acerca de su solicitud y candidatura.
Recopilamos información de fuentes externas ajenas a Workday al considerar solicitudes o buscar personal cualificado, de conformidad con la legislación aplicable, entre otras:
Plataformas de empleo para profesionales: puede solicitar un rol en Workday utilizando aplicaciones y sitios de terceros, como LinkedIn y SeekOut. Esto conecta su perfil con los sistemas de Workday y nuestro proceso de selección.
Agencias de reclutamiento, instituciones académicas, asociaciones de antiguos alumnos y entidades similares que respaldan la búsqueda de puestos.
Personal de Workday que le recomienda o remite.
Proveedores de verificación de historial y antecedentes.
Quienes proporcionan referencias respondiendo a solicitudes
- Fuentes públicas, incluidas las plataformas profesionales que utilice y otra información profesional relevante disponible en línea, como artículos que pueda haber escrito, contribuciones a investigaciones o citas similares.
Futuras empresas del grupo que se incorporen a la estructura global de Workday a través de una fusión, adquisición o compra de activos.
La Tabla 1 resume los fines habituales relacionados con el talento y el reclutamiento, con ejemplos de la información personal tratada y la base legal aplicable, cuando corresponda.
Puede obtener más información acerca de las "bases legales" en las que nos basamos para tratar la información personal en las Tablas 3 y 4.
Tabla 1: Información personal que recopilamos y tratamos
| N.o | Objetivo | Ejemplos de información personal tratada para este fin | Base legal para el procesamiento |
|---|---|---|---|
| 1 | Proporcionar acceso a nuestro sitio de reclutamiento, publicar especificaciones de puestos y administrar la seguridad del sitio. | Para este propósito procesamos la siguiente información personal:
|
Intereses legítimos Consentimiento |
| 2 | Identificar y preseleccionar candidatos y solicitantes de puestos. | Para este propósito procesamos la siguiente información personal:
|
Intereses legítimos Requisitos contractuales y precontractuales Consentimiento explícito |
| 3 | Facilitar nuestros procesos de reclutamiento, así como organizar reuniones y evaluaciones presenciales y en línea. | Procesamos la siguiente información personal para estos propósitos:
|
Intereses legítimos Consentimiento |
| 4 | Tomar una decisión de contratación para oportunidades de empleo actuales o futuras. | Para este propósito procesamos la siguiente información personal:
|
Intereses legítimos |
| 5 | Verificar su información y realizar las verificaciones de historial y antecedentes necesarias.
|
Nosotros o nuestros proveedores de servicios autorizados tratamos la siguiente información personal para esta finalidad en relación con las actividades correspondientes:
|
Consentimiento
Consentimiento explícito
Obligación legal |
| 6 | Promover, supervisar y elaborar informes de diversidad e igualdad de oportunidades | Para este propósito procesamos la siguiente información personal:
|
Obligación legal
Consentimiento
Consentimiento explícito
|
| 7 | Defender a Workday ante posibles quejas o consultas, y responder a requerimientos legales. | Para este propósito procesamos la siguiente información personal:
La información específica procesada depende de la naturaleza de la queja, la consulta o el requerimiento, y de quién presente tal queja, consulta o requerimiento. |
Obligación legal
Reclamaciones legales
Intereses legítimos
|
| 8 | Mejorar los procesos y servicios de reclutamiento de Workday. | Para este propósito procesamos la siguiente información personal:
|
Intereses legítimos |
| 9 | Comunicarnos con usted para informarle sobre futuras oportunidades y novedades de Workday. | Para este propósito procesamos la siguiente información personal:
|
Intereses legítimos
Consentimiento |
Información recopilada automáticamente
Cuando usted visita el sitio de reclutamiento de Workday, utilizamos cookies, píxeles de seguimiento y scripts. Para obtener más información sobre las tecnologías que utilizamos, por qué las utilizamos y cómo puede controlar estas tecnologías, lea el Aviso sobre cookies del sitio de reclutamiento de Workday.
¿Procesa Workday información personal confidencial?
Sí, pero solo si contamos con motivos empresariales o legales legítimos.
Entendemos que cierta información personal requiere una mayor protección. El significado de la información personal "confidencial" o "de categoría especial" varía según la región, pero normalmente incluye información sobre su origen racial o étnico, sus opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos biométricos, datos relacionados con la salud, orientación sexual y antecedentes penales. En algunos territorios, también puede incluir el contenido de sus comunicaciones cuando Workday no sea el destinatario previsto, así como su geolocalización precisa.
Por regla general, no tratamos información personal confidencial acerca de usted, salvo que así lo exija o permita la legislación local aplicable. En determinadas situaciones, es posible que debamos recabar información personal confidencial o solicitar que se facilite de forma voluntaria, por ejemplo:
Equidad para todos: información acerca de su origen racial o étnico, género, identidad de género, orientación sexual y discapacidades, recabada para evaluar la equidad y la no discriminación, así como para crear y fomentar un entorno de trabajo inclusivo, incluido cuando así se exija:
para cumplir con las obligaciones u objetivos de presentación de informes sobre igualdad de oportunidades laborales, así como con las leyes contra la discriminación y las obligaciones relativas a la información requerida por las autoridades competentes.
para reforzar las iniciativas de valor, inclusión, pertenencia y equidad de Workday con su consentimiento explícito, cuando así lo exija la legislación aplicable.
Apoyo para usted: información acerca de su condición física o mental para proporcionar adaptaciones relacionadas con el trabajo, como durante las conversaciones sobre aptitud para el trabajo. También puede facilitar información confidencial a los proveedores de beneficios de salud y seguros gestionados por Workday para usted en caso de que su candidatura tenga éxito.
Si necesitamos recopilar información personal confidencial, lo haremos de forma legal, se lo comunicaremos y le explicaremos cómo la utilizaremos.
Workday se enorgullece de ser un lugar de trabajo que promueve la igualdad de oportunidades. Workday no utiliza información personal confidencial para tomar decisiones de contratación o empleo. Por regla general, puede negarse a facilitar información personal confidencial si prefiere no indicarla. No hay ninguna repercusión negativa en la candidatura si prefiere no indicarlo.
¿Cuándo se requiere la información personal?
Workday le informará si existe un requisito legal, comercial o de reclutamiento para proporcionar información personal. Por lo general, solo le solicitaremos la información necesaria y oportuna para tenerle en cuenta para un rol y para la finalidad de contratación pertinente. Si no puede facilitar la información requerida, le explicaremos si esto podría tener alguna consecuencia o provocar algún retraso en sus solicitudes.
Cuando le solicitamos su consentimiento para que Workday o un tercero recopile o utilice su información personal, usted no está obligado a otorgar dicho consentimiento; puede decidir libremente si desea o no dar su consentimiento para esa recopilación o uso concretos.
¿Se pondrá en contacto conmigo Workday para hablar de futuros roles y posibles oportunidades compatibles?
Sí.
Comunidad de talento: si desea saber más acerca de Workday, pero no hay ningún puesto abierto actualmente al que quiera presentar su candidatura, puede hacerse miembro de la Comunidad de talento de Workday.
Cómo nos mantenemos en contacto: si su solicitud de puesto inicial no prosperase, añadiremos su información a nuestra base de datos interna de candidatos y podremos contactarle acerca de futuros roles. Puede indicar a su contacto de selección de talento si prefiere que no le añadan.
Durante futuras iniciativas de reclutamiento, es posible que Workday:
le envíe información acerca de noticias y eventos de carrera profesional de Workday
evalúe si su perfil encaja con futuros roles y podrá invitarle a presentar su candidatura.
Workday Talent Acquisition evalúa su currículo, cualificaciones y experiencia a la hora de identificar y preseleccionar posibles candidatos en función de interacciones previas con usted, y puede utilizar las herramientas de IA de Workday. Puede proporcionar una nueva versión de su currículo más adelante y actualizar sus preferencias de contacto en cualquier momento.
Consulte: "¿Utiliza Workday herramientas de IA para procesar mi solicitud de puesto con el fin de respaldar el proceso de reclutamiento?" y "¿Cuáles son sus derechos de privacidad?"
Conservaremos la información con fines de futuras coincidencias de puestos durante un periodo razonable después de su solicitud, en función de las leyes y directrices locales.
Cumplimiento normativo: tenga en cuenta que, si su solicitud inicial no tiene éxito, necesitamos retener la información para responder a consultas y evaluar el cumplimiento normativo de las leyes locales durante cierto tiempo, pero puede solicitar que se le excluya de la consideración para futuros roles, invitaciones a puestos y noticias de Workday. Consulte: "¿Cuánto tiempo conserva Workday su información personal?".
Si acepta un rol en Workday, la información que recopilamos durante el reclutamiento pasa a formar parte de su expediente personal y de su perfil de Workday. Le proporcionaremos nuestra Declaración de privacidad de empleo durante su proceso de incorporación con el fin de explicar cómo se gestiona la información personal de los compañeros de trabajo.
¿Comparte Workday su información personal?
Existen varias situaciones en las que podríamos necesitar compartir su información personal con terceros, en consonancia con los fines de reclutamiento y empresariales descritos en la Tabla 1. Workday tiene el cuidado de divulgar información personal solo a aquellos destinatarios que necesiten acceso para realizar tareas y funciones legítimas.
Internamente en Workday: el personal de Workday autorizado para acceder a la información personal de reclutamiento o para hablar de ella, incluidos los equipos de selección de talento, contratación, tecnología y analytics, debe cumplir con los requisitos de las políticas de confidencialidad, privacidad y seguridad. Los miembros del grupo Workday de todo el mundo prestan soporte a nuestros esfuerzos de reclutamiento.
Externo a Workday: su información personal se comparte con terceros cuando resulta necesario y según el principio de "necesidad de conocer". Esto suele deberse a la necesidad de cumplir con un requisito legal, relacionado con un servicio contratado u otros intereses de reclutamiento o empresariales que no prevalecen sobre sus derechos individuales.
Tabla 2: Con quién podríamos necesitar compartir su información:
| Destinatarios, terceros y supuestos de intercambio de información | Motivos para el intercambio de información |
|---|---|
Proveedores y prestadores de servicios de terceros contratados por Workday: esto puede incluir sistemas y tecnología para seleccionadores, proveedores de software, incluidos asistentes virtuales y chatbots, agencias de reclutamiento y búsqueda, instituciones de evaluación o realización de pruebas, proveedores de herramientas de encuestas, encargados del tratamiento de pagos, gestión de viajes, nuestros proveedores de verificación de historial y antecedentes, y proveedores de beneficios. |
Estos terceros brindan soporte a Workday en, por ejemplo, formación y evaluaciones, tramitación de pagos, viajes y seguridad, e interacciones de software y tecnología. |
| Órganos legales y reguladores: tribunales, órganos jurisdiccionales, reguladores, autoridades públicas y asesores profesionales (incluidos especialistas en migración, asesores fiscales, contables y abogados). | Workday puede necesitar compartir información para cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias, consultas o asuntos, incluida la respuesta a una reclamación, orden judicial, auditoría, mandamiento, citación, proceso administrativo, reglamentario o judicial, solicitud o incidente. |
Otros terceros cuando sea necesario:
|
|
Proveedores y prestadores de servicios de terceros. Cuando contamos con la implicación de proveedores de terceros para tratar información personal en nombre de Workday, implementamos las medidas adecuadas para garantizar que gestionen la información de una forma que se alinee con esta Declaración de privacidad y con la legislación aplicable, y para mantener la seguridad y confidencialidad de la información. Esto se suma a cualquier obligación legal, de privacidad y de seguridad que el tercero tenga en relación con sus servicios en virtud de la legislación aplicable.
Los destinatarios de terceros también tienen sus propias declaraciones de privacidad que describen su manera de tratar los datos, que podría ser conveniente consultar cuando el tercero tenga sus propios propósitos comerciales o si usted tiene una relación directa con ellos.
¿Utiliza Workday herramientas de inteligencia artificial ("IA")?
Sí. Utilizamos herramientas de IA responsable en varias etapas del proceso de selección, por ejemplo, para ayudar a revisar solicitudes, programar entrevistas y registrar las notas de las reuniones. La IA respalda nuestro tratamiento de la información personal para los fines de reclutamiento y comerciales que se describen en la Tabla 1. Workday se compromete a utilizar herramientas de IA probadas, contrastadas y fiables que empoderen y respalden tanto el criterio humano como la valiosa experiencia de los miembros de nuestro equipo de selección de talento. Consideramos que la IA puede mejorar significativamente la experiencia de reclutamiento de las personas que aspiran a trabajar con nosotros. También podemos proporcionarle más información sobre estas herramientas de IA en las distintas etapas de su proceso de selección de candidato.
Workday implementa prácticas sólidas de gestión de riesgos para evaluar la equidad de nuestras herramientas de IA y mitigar sesgos y riesgos similares. Solicitamos garantías a los terceros que puedan proporcionar herramientas de IA antes de cualquier implementación, junto con revisiones de due diligence.
¿Utiliza Workday herramientas de IA para procesar solicitudes de puesto con el fin de respaldar su proceso de reclutamiento?
Sí. Recibimos un volumen muy elevado de solicitudes y candidatos, y para tratarlos utilizamos herramientas de IA que ayudan a nuestros seleccionadores a identificar y evaluar en qué medida las solicitudes y los currículos de los candidatos se alinean con una petición de puesto determinada. Las herramientas basadas en IA ayudan a mejorar la coherencia, la precisión y la velocidad en el proceso de reclutamiento, y a reducir la posibilidad de sesgos o errores humanos.
¿Cómo funciona? Las herramientas de IA extraen la información personal contenida en las solicitudes y currículos de los candidatos que sea pertinente para el rol disponible, como la información que usted haya facilitado acerca de sus skills, experiencia, ubicación y educación, según corresponda. A continuación, las herramientas determinan en qué medida esta información personal coincide con los requisitos del rol disponible, y asignan una calificación recomendada que refleja el grado de coincidencia; por ejemplo: "el candidato supera", "cumple" o "no cumple parte o la totalidad de las cualificaciones básicas".
El equipo de selección de talento de Workday utiliza estas calificaciones recomendadas generadas por IA para ayudar a preseleccionar y priorizar solicitudes en el proceso de reclutamiento. Nuestro equipo de selección de talento está formado en el uso responsable de las herramientas de reclutamiento de IA y, por regla general, las calificaciones son uno de los diversos factores que se tienen en cuenta a lo largo del proceso de valoración de los candidatos que cumplen con los requisitos mínimos para el rol, junto con las entrevistas de preselección y las entrevistas con el mánager de contratación. Los mánagers de contratación de Workday y los que podrían ser sus futuros compañeros de equipo del departamento de reclutamiento participan en las decisiones finales de contratación a lo largo de todas las fases del proceso de contratación.
En algunos procesos de reclutamiento, por ejemplo, cuando tenemos un volumen de candidatos especialmente alto, no es posible que un miembro del equipo de selección de talento revise cada currículo o solicitud durante las fases iniciales de cribado, por lo que puede que su solicitud no prospere si el puesto vacante se cubre mientras usted aún se encuentra en el proceso de reclutamiento o no cumple con los requisitos mínimos del puesto.
Utilizaremos estas herramientas de reclutamiento con IA de conformidad con los requisitos de las leyes de privacidad aplicables. Para obtener más información, consulte: "¿Cuáles son sus derechos de privacidad?" a continuación.
¿Se puede utilizar mi información personal para investigación, formación, pruebas o desarrollo relacionados con el reclutamiento?
Sí. Podemos utilizar la información personal que envían nuestros candidatos con fines de investigación, formación, pruebas y desarrollo relacionados con el reclutamiento, entre ellos:
Investigación e informes empresariales: Workday puede elaborar o recibir informes resumidos para los equipos y líderes de selección de talento de Workday, con el fin de comprender las métricas generales de reclutamiento, incluidos los volúmenes, las ubicaciones geográficas o la inclusividad del grupo de candidatos y las tendencias de progresión. La investigación y los informes de reclutamiento contribuyen a definir las futuras estrategias de reclutamiento y las oportunidades de aprendizaje de terceros.
Desarrollo del producto: la propia tecnología de producto de Workday puede desarrollarse utilizando los datos de solicitantes y candidatos obtenidos en las prácticas de reclutamiento de Workday. Los modelos de IA (que respaldan el funcionamiento de los productos de Workday AI) pueden mejorarse y entrenarse aprendiendo de los patrones que se manifiestan en las propias prácticas de reclutamiento de Workday; por ejemplo, los seleccionadores de "puestos de ventas" tienden a seleccionar para la siguiente fase a los candidatos con "experiencia en negociación", por lo que las futuras iteraciones de los modelos de IA de Workday podrían aprender a otorgar mayor peso a la "experiencia en negociación" para esos puestos concretos, sin repercutir en usted personalmente; estas mejoras podrían beneficiar a futuros solicitantes y candidatos. Estas mejoras también benefician a Workday y a terceros, incluidos los clientes que posteriormente utilicen los servicios de aplicaciones cloud de Workday para futuros procesos de reclutamiento.
Pruebas internas: Workday puede llevar a cabo evaluaciones para respaldar sus compromisos en materia de IA responsable, con el fin de gestionar los riesgos relacionados con la equidad, la no discriminación, la inclusividad y la eficacia.
¿Aplica Workday técnicas de mejora de la privacidad?
Sí, para proteger la privacidad, procuramos implementar mecanismos de mejora de la privacidad y de seguridad para utilizar de manera responsable determinada información dentro de conjuntos de datos más amplios. Concretamente, Workday y los terceros autorizados pueden utilizar técnicas de anonimización, seudonimización o agregación, cuyo diseño está orientado a mitigar y reducir, en la medida de lo posible, los riesgos para la privacidad de las personas. Esto puede ocurrir para garantizar una seguridad responsable y cuando Workday lleva a cabo actividades de investigación, ciencia de datos, analytics, generación de informes, aprendizaje, mejora y desarrollo de productos.
El uso que hace Workday de estos datos a la hora de desarrollar productos, generar informes y realizar pruebas de manera responsable respalda los intereses legítimos de Workday en materia de innovación y mejora. Workday debe trabajar con conjuntos de datos de candidatos de calidad y representativos para entrenar, probar y desarrollar la tecnología de IA de Workday.
Tenga en cuenta que Workday no comparte ni cede bajo licencia la información personal proporcionada durante sus solicitudes a Workday, incluidas las solicitudes de puesto identificables, la información de currículos, las calificaciones sugeridas o los informes, con otras empresas para sus propios fines de reclutamiento u otros fines.
¿Cuánto tiempo conserva Workday su información personal?
Workday almacena y retiene de forma segura su información personal durante los periodos de tiempo necesarios para cumplir con fines empresariales legítimos, incluidos los descritos en esta declaración de privacidad y de acuerdo con las leyes locales aplicables. En resumen, conservamos la información personal:
Tras la finalización de un proceso de reclutamiento y una decisión de reclutamiento, para considerar y responder a posibles consultas, quejas o cuestiones legales o de cumplimiento normativo en relación con las actividades de reclutamiento de Workday
Para mantenerle informado sobre futuras vacantes si así lo desea y mantener registros precisos de sus preferencias de contacto.
Puede actualizar sus preferencias respecto a futuros contactos en cualquier momento, pero tenga en cuenta que deberemos conservar otra información si contamos con bases y fines legítimos en el momento de la solicitud.
Contamos con procesos establecidos para eliminar la información de reclutamiento entre seis meses y cuatro años después de una solicitud que no ha prosperado. El periodo varía en función de las leyes locales y las directrices vigentes en la ubicación donde se realiza el reclutamiento. Para determinar el tiempo apropiado que conservaremos la información personal en nuestros registros, tenemos en cuenta factores importantes para Workday y su reclutamiento, como:
nuestras obligaciones legales y reglamentarias o cualquier asesoramiento disponible
periodos de riesgo y limitación de reclamaciones
las principales necesidades empresariales legítimas
la cantidad, la naturaleza y la sensibilidad de la información personal
el riesgo potencial de daño derivado del uso o la divulgación no autorizados de su información personal, teniendo en cuenta nuestros controles técnicos de seguridad
si podemos lograr los fines pertinentes por otros medios.
¿Cuáles son sus derechos de privacidad?
Es posible que usted tenga derechos legales específicos sobre la información personal que tenemos acerca de usted. Estos derechos varían según la ubicación del rol y del proceso de reclutamiento, pero pueden incluir en general la posibilidad de:
Acceder, corregir y eliminar: puede solicitar ver una copia de la información personal que tratamos, corregir información personal inexacta y pedir que se elimine.
Oponerse al tratamiento por parte de Workday: puede oponerse al tratamiento de su información si nos basamos en nuestros intereses legítimos como base legal.
Restringir el tratamiento: puede pedirnos que limitemos temporalmente el tratamiento de su información.
Solicitar la portabilidad: si tratamos su información personal con su consentimiento o en virtud de un contrato, puede solicitar una copia de esta en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina para que pueda trasladarla fácilmente.
Retirar su consentimiento en cualquier momento: si nos dio su consentimiento para tratar su información personal, puede retirarlo más adelante. Esto no afectará a ningún tratamiento que hayamos realizado antes de que retirara el consentimiento, ni tendrá repercusión en el tratamiento que llevemos a cabo basándonos en otra base legal.
No verse sujeto a una decisión tomada únicamente mediante un tratamiento automatizado (incluida la elaboración de perfiles) que produzca efectos jurídicos o le afecte de forma significativa. De conformidad con las leyes de privacidad aplicables, en nuestros procesos de reclutamiento solo podemos utilizar herramientas totalmente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o significativos en determinadas circunstancias y con mecanismos de seguridad específicos. Por ejemplo, si contamos con su consentimiento para ello, es necesario celebrar o ejecutar un contrato con usted, o si estamos autorizados por ley. En tales casos, puede contactar con nuestro equipo de selección de talento y solicitar una revisión por parte de una persona.
Presentar una reclamación y solicitar una reparación. Si tiene alguna inquietud relacionada con el tratamiento de la información, o considera que se ha producido una vulneración de las leyes de privacidad locales, puede:
Presentar una reclamación ante la empresa de reclutamiento de Workday
Presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos competente
Presentar una demanda ante un tribunal local o un organismo judicial similar.
¿Cómo gestiona Workday las solicitudes y reclamaciones?
Workday no le discriminará por ejercer sus derechos de privacidad. Le explicaremos cómo se aplican los derechos en su situación, por ejemplo:
Si el derecho difiere en su ubicación o debido a la base legal para la actividad de procesamiento
Si Workday tiene necesidades de tratamiento ineludibles y cuáles son
Cómo repercuten en su solicitud específica los derechos de otras personas o partes.
¿Cómo puedo formular una consulta o ejercer mis derechos de privacidad?
Usted, o alguien autorizado para actuar en su nombre, puede ejercer sus derechos de privacidad enviando una solicitud a través de nuestro formulario en línea. También puede utilizar la información que aparece en "¿Quiere ponerse en contacto con nosotros?". Es posible que, en algunos casos, tengamos que solicitar una verificación.
Si puede proporcionar detalles sobre su inquietud, esto puede ayudar a Workday a responder con mayor rapidez. En cualquier caso, trabajaremos para tramitar la solicitud y responder dentro de un plazo razonable conforme a la legislación aplicable. Nuestro objetivo es mantenerle informado. Solemos responder en el plazo de un mes desde la recepción de su solicitud, pero podemos ampliar dicho plazo en casos complejos.
Si no podemos resolver su reclamación, puede contactar con la autoridad de supervisión en materia de protección de datos o con el tribunal de su lugar de residencia o trabajo habitual, o del domicilio social del "responsable del tratamiento".
La sección "Revelaciones adicionales específicas de cada región" proporciona más información acerca de las autoridades de supervisión locales. También puede solicitar la confirmación de la autoridad de supervisión en materia de protección de datos competente utilizando los datos de contacto que figuran en la sección "¿Quiere ponerse en contacto con nosotros".
Si no hemos resuelto su duda sobre privacidad o utilización de datos de manera satisfactoria, también puede contactar con nuestro proveedor de terceros de resolución de conflictos (de forma gratuita) a través de este link: https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.
Sistema de Reglas de Privacidad Transfronteriza del APEC
Las prácticas de privacidad de Workday descritas en esta Declaración de privacidad cumplen con el Sistema de Reglas de Privacidad Transfronteriza ("CBPR") del APEC. El marco de las CBPR del APEC proporciona a las empresas un marco para garantizar la protección de la información personal trasladada entre las economías participantes del APEC. Puede encontrar más información acerca del marco del APEC aquí.
¿Cómo protege Workday su información personal?
Utilizamos una combinación de mecanismos de seguridad para proteger su información personal. Esto incluye la implementación de medidas técnicas, organizativas y contractuales para proteger la información personal frente a la pérdida accidental, la destrucción u otros incidentes y riesgos.
Asimismo, exigimos a los proveedores que implementen las medidas de seguridad adecuadas en función de los riesgos asociados a sus servicios y a la información personal relevante que gestionan. Estas medidas se suman a cualquier obligación legal, de privacidad y de seguridad que ya tengan en virtud de la legislación aplicable.
Tenga en cuenta que nunca puede garantizarse la seguridad de la información transmitida por Internet. Usted es responsable de mantener la seguridad de su contraseña o de cualquier otra forma de autenticación implicada en el acceso a las áreas protegidas por contraseña o a las áreas seguras de cualquier página web o proceso de reclutamiento de Workday. El acceso y el uso de áreas protegidas por contraseña o seguras de cualquier página web de reclutamiento de Workday o los procesos se restringen únicamente a usuarios autorizados.
¿Transfiere Workday su información personal a otros países?
Sí. Workday tiene su sede en EE. UU. y funciona como empresa global. Transferimos, y almacenamos su información personal, y accedemos a ella y la procesamos en varias ubicaciones internacionales, incluidos distintos países:
donde solicita o está siendo considerado para un rol
fuera de su jurisdicción
- donde Workday o los proveedores de terceros contratados por Workday, clientes o destinatarios externos relevantes tengan operaciones.
Certificaciones
Workday se adhiere a los principios del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., la Extensión del Reino Unido al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y el Marco de Privacidad de Datos Suiza-EE. UU. (denominados conjuntamente el "Marco de Privacidad de Datos") mantenido por el Departamento de Comercio de EE. UU. Workday se basa en el Marco de Privacidad de Datos como base legal para los traslados de información personal a EE. UU. Para más información, visite nuestro Aviso del Marco de Privacidad de Datos aquí.
Asimismo, implementamos mecanismos de seguridad adicionales para garantizar una protección adecuada de los datos en las transferencias transfronterizas. Para más información, consulte la sección "Transferencia internacional de la información personal".
¿Modificará Workday esta declaración de privacidad?
Podemos actualizar esta declaración de privacidad ocasionalmente para reflejar cambios en nuestras obligaciones legales y normativas, así como en las prácticas de reclutamiento, negocio y tecnología.
Cómo se lo notificaremos: adoptaremos las medidas oportunas para informarle acerca de cualquier cambio significativo.
Cómo acceder a la versión actual: puede consultar la fecha de la última actualización de esta Declaración de privacidad revisando la fecha de "última actualización" que aparece en la parte superior de esta Declaración de privacidad.
¿Quiere ponerse en contacto con nosotros?
¿Quién es el responsable de los datos?
La empresa del grupo Workday que realiza el proceso de selección es la responsable de los datos y tiene responsabilidades para con usted. Puede encontrar una lista de las filiales de Workday y sus datos de contacto adicionales aquí (la "filial local de Workday"). En algunas ubicaciones, la filial local de Workday comparte las responsabilidades relativas a la protección de datos con otros miembros del grupo Workday y con la sede central que impulsan las actividades y estrategias de reclutamiento. A continuación, puede leer más información sobre cómo Workday garantiza la protección de datos dentro del grupo y sobre los "responsables conjuntos del tratamiento".
¿Cómo puedo plantear preguntas sobre privacidad?
Formulario web: si tiene alguna pregunta acerca de esta Declaración de privacidad, acerca de nuestras prácticas de privacidad en materia de reclutamiento, o desea ejercer sus derechos de privacidad, envíe su solicitud a través de nuestro formulario web.
Correo postal:
Si va a presentar su candidatura para un puesto ubicado en el EEE, el Reino Unido o Suiza, puede enviar la solicitud por correo postal a:
Workday Limited
Attn.: Privacy
Kings Building, May Lane
Dublin 7
Irlanda
Si va a presentar su candidatura para un puesto ubicado en cualquier otro lugar, puede enviar la solicitud por correo postal a:
Workday, Inc.
Attn.: Privacy
6110 Stoneridge Mall Road
Pleasanton, CA 94588
EE. UU.
Si lo desea, puede contactar con la filial de Workday del país en el que presentó su candidatura para un puesto o respondió a un proceso de búsqueda de candidatos si tiene alguna pregunta acerca de su información personal.
Independientemente de su ubicación o de cómo se ponga en contacto con nosotros, nos comprometemos a cumplir con la legislación local en materia de privacidad y a proteger su información personal.
Información adicional específica de cada región
California
Si se encuentra en California, se debe tener en cuenta la siguiente información adicional:
Workday no vende a terceros ni comparte con terceros, para fines publicitarios específicos, la información personal que recopila o procesa como parte del proceso de reclutamiento, empleo o gestión de personal o cualquier proceso relacionado (incluidos los términos definidos en la ley de derechos de privacidad de California).
Si usted es residentes en California y envía una solicitud de acceso, debe especificar si desea acceder a categorías de información personal o datos personales específicos. Además de muchos de los derechos descritos anteriormente, un residente en California tiene derecho a optar por no permitir que una empresa venda su información personal o comparta esa información personal con terceros para fines de publicidad dirigida. Workday no vende su información personal ni la comparte con terceros con fines de publicidad dirigida. Workday tampoco utiliza su información personal confidencial para ningún propósito que no sea el funcionamiento de nuestro negocio, para fines legítimos relacionados con el reclutamiento o cuando se permita o sea necesario para cumplir con las leyes aplicables y, por lo tanto, no otorga el derecho a limitar el uso de información personal confidencial.
Cuando presente una solicitud, primero confirmaremos la recepción de la solicitud en un plazo de 10 días hábiles a partir de la recepción de la solicitud. Ofreceremos una respuesta detallada a la solicitud en un plazo de 45 días naturales después de su recepción. Si necesitamos más tiempo (hasta 90 días o el plazo permitido), le explicaremos por escrito el motivo y el tiempo requerido.
Solo usted o un agente autorizado (como se describe a continuación) pueden realizar una solicitud de consumidor verificable relacionada con su información personal.
Cómo autorizar a un agente. Puede designar a un agente autorizado para presentar su solicitud de consumidor verificable en su nombre solo si el agente autorizado tiene permiso suyo por escrito para hacerlo y si usted ha tomado medidas para verificar su identidad directamente con nosotros.
- Cómo verificamos su solicitud. Para responder a su solicitud, debemos verificar su identidad o las credenciales de su agente autorizado. Solo utilizaremos la información personal que se nos proporcione en ese contexto para verificar su identidad o las credenciales de su agente autorizado para realizar la solicitud. Para realizar una solicitud de consumidor verificable no hace falta que cree una cuenta con nosotros. Para permitirnos verificar su solicitud, es posible que le pidamos al menos dos datos personales que ya tengamos en nuestro poder, en caso de que no le hayamos verificado aún. Verificaremos su solicitud de consumidor comparando la información que usted proporcione con la información que ya tenemos en nuestro poder y tomaremos medidas adicionales para minimizar el riesgo de fraude.
Espacio Económico Europeo, Reino Unido y Suiza
Si usted se encuentra en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza, debe tener en cuenta la siguiente información adicional:
Responsables conjuntos de los datos
Workday Limited es el principal responsable de los datos encargado de proteger su información personal, y comparte esta responsabilidad de proteger su información personal con la filial local europea de Workday a la que presentó su candidatura, o que se ha puesto en contacto con usted acerca de un rol. Workday Limited y la filial local de Workday son responsables de los datos conjuntamente.
Le animamos a contactar con Workday Limited si tiene alguna pregunta acerca de su información personal, aunque también puede contactar con la filial local de Workday si lo prefiere. En lo que respecta a la relación entre Workday Limited y la filial local de Workday, Workday Limited es la principal responsable de:
Preparar esta Declaración de privacidad y proporcionársela
Atender a las solicitudes que realice para ejercer sus derechos de privacidad
Determinar las bases legales para el procesamiento de su información personal
Garantizar que se implementen medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para proteger su información personal
Notificar cualquier vulneración de datos personales que pueda producirse de conformidad con las leyes de privacidad aplicables
Realizar evaluaciones de repercusión sobre la protección de datos cuando sea necesario
Contratar un proveedor externo o encargado de los datos
Garantizar que se han implementado los mecanismos de protección adecuados con respecto a cualquier transferencia internacional de información personal
Workday Limited tiene su sede en Irlanda y es la central europea de Workday. Workday Limited está regulada por la Comisión de Protección de Datos de Irlanda, cuyos datos de contacto están disponibles aquí.
Workday Limited y su filial local de Workday cooperarán según sea necesario para garantizar el correcto cumplimiento de las responsabilidades descritas anteriormente, además de cualquier otro requisito aplicable en virtud de esta Declaración de privacidad y de las leyes de privacidad. Ambas garantizarán el cumplimiento normativo de los principios de protección de datos en todo momento.
Los datos de contacto de Workday Limited y de su Filial Local de Workday se encuentran en la sección "¿Quiere ponerse en contacto con nosotros?" anterior.
Presentar una reclamación
Puede presentar su reclamación ante una autoridad de protección de datos, como la autoridad de supervisión de su lugar habitual de residencia. Puede encontrar una lista completa de las autoridades de protección de datos del Espacio Económico Europeo aquí. Los datos de contacto del Comisario de Protección de Datos irlandés están disponibles aquí. En el Reino Unido, la autoridad de protección de datos es la Oficina del Comisario de Información y en Suiza, el Comisario Federal de Protección de Datos e Información.
Base legal para el procesamiento
Con arreglo a las leyes de privacidad locales, existen varias bases legales en las que debemos basarnos al tratar su información personal. La base legal dependerá de la información en cuestión, así como del contexto específico y las finalidades de recopilación.
Para las personas en el Espacio Económico Europeo y el Reino Unido u otra jurisdicción que prescriba requisitos de base legal similares, nuestra base legal para recopilar y utilizar la información personal, incluida la información personal confidencial, se describe en las siguientes tablas.
Tabla 3: Base legal
Propósitos del procesamiento de los datos personales y bases legales
| Base legal | Cómo funciona |
|---|---|
| Consentimiento | Le pediremos su consentimiento en la medida en que así lo exija la normativa de la UE, del Reino Unido o local aplicable.
En determinados casos, como en las verificaciones de historial y antecedentes, se le pedirá que informe al proveedor de servicios de terceros de su consentimiento o de su retirada. |
| Contrato y necesidad contractual: tratamiento necesario para celebrar un contrato con usted, o para cumplir con las obligaciones. | Tratamiento de la información en la medida en que sea necesario para cumplir con un contrato con usted, o para adoptar medidas a solicitud suya antes de celebrar un contrato con usted. |
| Obligación legal | Tratamiento de la información en la medida en que la normativa local, los tribunales o los organismos reguladores aplicables nos exijan tratarla, incluso en virtud de las directrices normativas sobre la forma en que gestionamos los datos de reclutamiento y de clientes. |
| Intereses legítimos | Partimos de esta base legal en la medida en que necesitamos tratar su información personal por un motivo legítimo y no es de aplicación ninguno de los motivos anteriores. Los intereses legítimos pueden incluir:
No nos basaremos en esto cuando deban prevalecer los intereses y derechos de una persona. Los intereses de Workday y de terceros se consideran junto con los derechos individuales de privacidad, los beneficios y las posibles repercusiones.
|
Tabla 4: Las bases de tratamiento en las que nos basamos para tratar su información personal confidencial:
Propósitos del procesamiento de información personal confidencial y bases legales
| Base de información personal confidencial | Cómo funciona |
|---|---|
Derechos y obligaciones en materia de derecho laboral |
Tratamos información personal confidencial solo en la medida en que sea necesario para cumplir con la legislación local en materia de reclutamiento, empleo o seguridad social (según corresponda), o requisitos legales similares. |
| Reclamaciones legales | Tratamos información confidencial solo en la medida en que sea necesario para cumplir con dicho propósito, y tratamos su información personal confidencial para ejercer, establecer o defender cualquier reclamación legal, o de conformidad con la orden de un tribunal local de la UE, el Reino Unido u otro tribunal competente. |
Consentimiento explícito |
Solo tratamos su información después de haber recibido su consentimiento específico y claro para ello. |
Transferencia internacional de la información personal
Tratamos información personal en Estados Unidos y otros países fuera de la ubicación en la que presentó su solicitud. Las leyes de privacidad de los importadores locales pueden ser diferentes a las de su ubicación local.
Cuando transferimos información personal a través de fronteras internacionales, tomamos medidas para protegerla. Consideramos sus derechos y libertades fundamentales conforme a las leyes locales aplicables. Utilizamos normas aprobadas por el sector para evaluar y aplicar niveles de protección de datos adecuados y equivalentes, por ejemplo:
Países y destinatarios con decisiones de adecuación: el destinatario puede estar en un país en el que se haya determinado que se ofrecen niveles adecuados de protección de datos según las decisiones de adecuación de las autoridades competentes. Para las transferencias de información personal dentro del grupo Workday hacia Estados Unidos, Workday, Inc. está certificada para importar información personal en virtud del Marco de Privacidad de Datos.
Utilización de cláusulas modelo: asimismo, incorporamos "cláusulas contractuales tipo" ("CCT") con los importadores de datos. Las CCT son cláusulas aprobadas por las autoridades competentes en el EEE, el Reino Unido, Suiza y muchas otras ubicaciones globales, como mecanismos de seguridad aprobados por el sector para el tratamiento transfronterizo. Es posible que usted tenga derecho a una copia de las cláusulas SCC. Puede utilizar los datos de la sección "¿Quiere ponerse en contacto con nosotros?".
Vietnam
Si se encuentra en Vietnam, tenga en cuenta las siguientes revelaciones adicionales:
Sus consentimientos
Obtendremos su consentimiento para el tratamiento de su información personal, si así lo exige la legislación vietnamita, por ejemplo:
cuando los cambios en esta Declaración requieran su consentimiento en virtud de la legislación local
en circunstancias en las que la legislación vietnamita exija el consentimiento, independientemente de cualquier otra disposición de esta Declaración.
Métodos de procesamiento de información personal
Nuestro tratamiento incluye diversos métodos automatizados y manuales, como recopilación, registro, análisis, almacenamiento, acceso, recuperación, copia, compartición, transmisión, provisión, transferencia, eliminación y otros métodos permitidos por la legislación vietnamita.
Derechos y obligaciones adicionales
Además de los derechos establecidos en la sección "¿Cuáles son sus derechos de privacidad?", los interesados tienen los siguientes derechos y obligaciones, salvo que la legislación vietnamita disponga lo contrario:
Derechos:
Ser informado del tratamiento de su información personal
Consentimiento para el tratamiento de su información personal
Presentar denuncias, iniciar demandas y solicitar una compensación por daños y perjuicios de conformidad con la legislación aplicable.
Obligaciones:
Proteger su propia información personal; solicitar a las organizaciones y personas correspondientes que protejan su información personal
Respetar y proteger la información personal de otras personas
Participar en la difusión de las skills de protección de la información personal
Cumplir con la normativa sobre protección de la información personal y evitar infracciones de dicha normativa
Retención de la información personal
Su información personal se tratará desde el momento en que la recopilemos. Se tratará durante los períodos descritos en "¿Cuánto tiempo conserva Workday su información personal?".
Posibles consecuencias y daños del procesamiento de datos
Nos tomamos muy en serio la seguridad de su información personal y aplicamos medidas rigurosas para protegerla. No obstante, ningún sistema de seguridad es completamente inmune a las brechas. A pesar de nuestros esfuerzos, existe un riesgo residual de acceso no autorizado, divulgación o pérdida accidental, lo que podría dar lugar a fugas de datos, pérdidas económicas u otras repercusiones adversas. Le recomendamos que permanezca alerta y tome las precauciones adecuadas al compartir información personal.