Datenschutzerklärung für Recruiting
Stand: 7. April 2026
Einführung und Anwendungsbereich
Workday respektiert die individuellen Datenschutzrechte. Wir verpflichten uns dazu, Ihre personenbezogenen Daten fair, verantwortungsbewusst und gemäß den geltenden lokalen Gesetzen zu behandeln.
In dieser Datenschutzerklärung für das Recruiting erfahren Sie, wie Workday Ihre personenbezogenen Daten in Verbindung mit unseren Personalbeschaffungsmaßnahmen für Rollen in der Workday-Gruppe erfasst, verwendet und schützt. In dieser Datenschutzerklärung werden außerdem die individuellen Datenschutzrechte erläutert. Sie findet Anwendung für:
Potenzielle und aktive Bewerber und Kandidaten: einschließlich Personen, die sich direkt auf eine Stelle bei Workday bewerben oder uns empfohlen werden, sowie Personen, die wir am Markt ausfindig machen
Sämtliche Arten von Rollen: einschließlich Rollen in Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung oder Praktikumsplätzen
Da Workday mit seinen Niederlassungen weltweit vertreten ist, handelt es sich hierbei um eine globale Datenschutzerklärung. Unsere Grundprinzipien bleiben allgemein gültig, jedoch kann die Art und Weise, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, je nach lokaler Gesetzgebung, den Recruiting-Standorten oder der jeweiligen Rolle variieren.
Um die Transparenz noch weiter zu verbessern, können Workday und autorisierte Dritte Ihnen zusätzliche Datenschutzhinweise zur Verfügung stellen, um Sie über unsere aktuelle Datenverarbeitung im Rahmen des Recruitings zu informieren. Diese Hinweise können Sie an unterschiedlichen Kontaktpunkten bereitgestellt werden, beispielsweise bei der Erfassung der Daten, bei einem Meeting mit Ihnen oder direkt in den Lösungen, mit denen Sie interagieren.
Rolle von Workday beim Recruiting
Workday ist ein führender Anbieter von Enterprise Cloud-Anwendungen für das Finanz- und Personalwesen. Das bedeutet, dass Workday-Kunden, wie z. B. Unternehmen, Bildungseinrichtungen, Behörden und andere Organisationen, unsere Softwareanwendungen nutzen, um ihre Personalbeschaffungsmaßnahmen sowie Personal- und Finanzen zu managen.
Falls Sie sich für eine Rolle bei einem Workday-Unternehmen beworben haben: Diese Datenschutzerklärung ist für Sie relevant.
Wenn Sie sich auf eine Rolle bei einem anderen Unternehmen oder Workday-Kunden beworben haben: Diese Datenschutzerklärung findet keine Anwendung. Als Anbieter von Cloud-Anwendungsservices beeinflusst oder trifft Workday keine Recruiting-Entscheidungen für Kunden, die Workday-Anwendungen verwenden.
Workday kann Anfragen nicht direkt beantworten, wenn es sich um Fälle handelt, in denen die verarbeiteten personenbezogenen Daten die Personalbeschaffung eines anderen Unternehmens betreffen. Bitte entnehmen Sie die Kontaktdaten stattdessen der Datenschutzerklärung der betreffenden Recruiting-Organisation.
Quicklinks
Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung vollständig zu lesen. Wenn Sie konkrete Informationen zu unseren Praktiken im Zusammenhang mit der Behandlung von Recruiting-Daten wünschen, können Sie auch ganz einfach zu den jeweiligen Abschnitten navigieren.
Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?
Verarbeitet Workday sensible personenbezogene Daten?
Wann sind personenbezogene Daten erforderlich?
Teilt Workday Ihre personenbezogenen Daten mit anderen?
Verwendet Workday Tools mit künstlicher Intelligenz (KI-Tools)?
Wie lange speichert Workday Ihre personenbezogenen Daten?
Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Wie schützt Workday Ihre personenbezogenen Daten?
Gibt Workday Ihre personenbezogenen Daten in internationalem Rahmen weiter?
Wird Workday Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vornehmen?
Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?
Daten, die Sie direkt bereitstellen, wenn:
Sie sich auf einer Veranstaltung bei Workday vorstellen oder der Workday Talent Community beitreten, um für mögliche zukünftige Rollen in Betracht gezogen zu werden
Sie ein Kandidatenkonto in unserem Karriere-Portal anlegen
Sie sich für eine Rolle bei Workday bewerben
Sie uns auf Workday-Veranstaltungen oder damit verbundenen Veranstaltungen oder Interviews treffen, sei es persönlich, telefonisch oder in Video-Meetings
Aus anderen Quellen erfasste Daten:
Während Sie das Einstellungsverfahren durchlaufen, generieren unsere Recruiting-Teams und -Systeme Informationen zu Ihrer Bewerbung und Ihrem Kandidatenstatus.
Wenn wir Bewerbungen prüfen und nach geeignetem Personal suchen, erheben wir in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen Daten aus externen Quellen außerhalb von Workday, z. B. von:
Beruflichen Karriere-Plattformen: Sie können sich über Anwendungen und Websites von Dritten wie LinkedIn und SeekOut auf eine Rolle bei Workday bewerben. Dadurch wird Ihr Profil mit den Workday-Lösungen und unserem Bewerbungsprozess verknüpft.
Personalbeschaffungsagenturen, akademischen Einrichtungen, Alumni-Netzwerken und ähnlichen Organisationen, die bei der Stellensuche unterstützen
Workday-Mitarbeitern, die Sie empfehlen oder weitervermitteln
Anbietern von Hintergrundprüfungen und Verifizierungen
Referenzgebern, die auf Referenzanträge antworten
- Öffentlichen Quellen, darunter die von Ihnen genutzten beruflichen Plattformen sowie sonstige relevante, online verfügbare berufliche Informationen, beispielsweise von Ihnen verfasste Artikel, Forschungsbeiträge oder vergleichbare Erwähnungen
Zukünftigen Unternehmen der Gruppe, die durch Fusionen, Übernahmen oder den Kauf von Vermögenswerten in die globale Struktur von Workday integriert werden
In Tabelle 1 finden Sie eine Zusammenfassung der üblichen Zwecke rund um Talentakquise und Recruiting – einschließlich Beispielen der verarbeiteten personenbezogenen Daten und der jeweiligen Rechtsgrundlage.
Mehr über die „Rechtsgrundlagen“ für unsere Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie in den Tabellen 3 und 4 nachlesen.
Tabelle 1: Von uns erfasste und verarbeitete personenbezogene Daten
| Nr. | Zweck | Beispiele für personenbezogene Daten, die für diesen Zweck verarbeitet werden | Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung |
|---|---|---|---|
| 1 | Zugriff auf unsere Recruiting-Website, Ausschreibung von Stellenangeboten und Management der Website-Sicherheit | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
|
Berechtigte Interessen Zustimmung |
| 2 | Identifizierung und Vorauswahl von Interessenten und Bewerbern | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
|
Berechtigte Interessen Vertragliche und vorvertragliche Erfordernisse Ausdrückliche Zustimmung |
| 3 | Optimierung der Recruiting-Prozesse sowie Koordination persönlicher und virtueller Meetings und Beurteilungen | Für diese Zwecke verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
|
Berechtigte Interessen Zustimmung |
| 4 | Einstellungsentscheidungen zu aktuellen oder zukünftigen Beschäftigungschancen | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
|
Berechtigte Interessen |
| 5 | Überprüfung Ihrer Angaben und Durchführung der erforderlichen Hintergrundprüfungen
|
Für diesen Zweck verarbeiten wir oder unsere anerkannten Serviceanbieter folgende personenbezogene Daten im Rahmen der damit verbundenen Aktivitäten:
|
Zustimmung
Ausdrückliche Zustimmung
Gesetzliche Verpflichtung |
| 6 | Förderung, Überwachung und Auswertung von Diversität und Chancengleichheit | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
|
Rechtliche Verpflichtung
Zustimmung
Ausdrückliche Zustimmung
|
| 7 | Wahrung der rechtlichen Interessen von Workday bei Beschwerden und fachgerechte Beantwortung von Rechtsbegehren | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
Die speziell zu verarbeitenden Informationen richten sich nach Art der Beschwerde, Anfrage, dem Antrag und nach der Person, die ihn gestellt hat. |
Rechtliche Verpflichtung
Rechtliche Ansprüche
Berechtigte Interessen
|
| 8 | Verbesserung der Recruiting-Prozesse und -Services von Workday | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
|
Berechtigte Interessen |
| 9 | Mitteilungen an Sie über zukünftige Chancen und Neuigkeiten bei Workday | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:
|
Berechtigte Interessen
Zustimmung |
Automatisch erfasste Daten
Wenn Sie die Recruiting-Site von Workday besuchen, verwenden wir Cookies, Tracking-Pixel und Skripte. Mehr Informationen zu den von uns eingesetzten Technologien, deren Zweck und Ihre Kontrollmöglichkeiten finden Sie im Cookie-Hinweis auf der Recruiting-Site von Workday.
Verarbeitet Workday sensible personenbezogene Daten?
Ja, doch nur bei Vorliegen berechtigter geschäftlicher oder rechtlicher Gründe.
Wir verstehen, dass bestimmte personenbezogene Daten eines besonderen Schutzes bedürfen. Die Definition „sensibler“ bzw. besonderes schützenswerter Daten variiert weltweit, schließt jedoch üblicherweise Informationen zu ethnischer Herkunft, politischen Ansichten, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, biometrischen Merkmalen, Gesundheitsdaten, sexueller Orientierung sowie zum Vorstrafenregister ein. In manchen Rechtskreisen können diese auch den Inhalt von Mitteilungen einschließen, die nicht für Workday bestimmt sind, sowie auf Ihren genauen geografischen Standort.
Grundsätzlich verarbeiten wir keine sensiblen personenbezogenen Daten von Ihnen, es sei denn, dies ist nach Ihren lokalen Gesetzen vorgeschrieben oder zulässig. In manchen Fällen kann es nötig sein, dass wir sensible personenbezogene Daten auf freiwilliger Basis erfassen oder anfordern müssen, beispielsweise
Chancengleichheit für alle: Informationen über Ihre ethnische Herkunft, Ihr Geschlecht (einschließlich Geschlechtsidentität), Ihre sexuelle Orientierung und Behinderungen, um Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung zu fördern und ein inklusives Arbeitsumfeld zu gestalten, sofern dies erforderlich ist:
Zur Einhaltung der Reporting-Verpflichtungen oder Ziele hinsichtlich der beruflichen Chancengleichheit, sowie der Antidiskriminierungsgesetze und geltenden Reporting-Verpflichtungen gegenüber den jeweiligen Behörden
Zur Förderung der Initiativen von Workday für Inklusion, Zugehörigkeit und Gleichberechtigung (Value Inclusion, Belonging and Equity, VIBE) – mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung, sofern gesetzlich vorgeschrieben.
Zu Ihrer Unterstützung: Informationen zu Ihrer physischen oder psychischen Gesundheit, um Ihre Arbeit an Ihre Bedürfnisse anzupassen, beispielsweise bei Gesprächen über Ihre Arbeitsfähigkeit. Bei einer erfolgreichen Bewerbung können Sie zudem sensible Informationen an Gesundheits- und Versicherungsanbieter weitergeben, deren Leistungen Workday für Sie organisiert.
Wenn wir sensible personenbezogene Daten erfassen müssen, geschieht dies stets rechtlich. Wir informieren Sie darüber und erklären Ihnen, wie wir diese nutzen.
Workday ist stolz darauf, als Arbeitgeber berufliche Chancengleichheit zu gewährleisten. Workday nutzt keine sensiblen personenbezogenen Daten für Personalbeschaffungs- oder Beschäftigungsentscheidungen. Grundsätzlich können Sie die Angabe sensibler personenbezogener Daten verweigern, wenn Sie diese nicht preisgeben möchten. Diese Entscheidung hat keinerlei negative Auswirkungen auf Ihre Bewerbungen.
Wann sind personenbezogene Daten erforderlich?
Workday informiert Sie, wenn aufgrund gesetzlicher, geschäftlicher oder einstellungsspezifischer Anforderungen die Angabe personenbezogener Daten erforderlich ist. Im Allgemeinen erfragen wir nur die Daten, die für die Prüfung Ihrer Eignung für eine Rolle und den jeweiligen Zweck der Personalbeschaffung erforderlich und verhältnismäßig sind. Falls Sie die erforderlichen Daten nicht bereitstellen können, informieren wir Sie umgehend über mögliche Auswirkungen auf Ihre Bewerbung oder damit verbundene Verzögerungen.
Wenn wir Sie um Ihre Einwilligung zur Erhebung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch Workday oder einen Dritten bitten, steht es Ihnen frei, diese zu erteilen oder abzulehnen.
Werden Sie mich bezüglich zukünftiger Rollen und potenziell passender Stellen bei Workday kontaktieren?
Ja.
Talent-Community: Wenn Sie sich für Workday interessieren, es aber derzeit keine offene Stelle gibt, auf die Sie sich bewerben möchten, können Sie Mitglied der Workday Community werden.
In Kontakt bleiben: Sollte Ihre erste Bewerbung nicht erfolgreich sein, nehmen wir Ihre Daten in unsere interne Bewerberdatenbank auf und werden uns möglicherweise wegen zukünftiger Rollen bei Ihnen melden. Sie können Ihren Ansprechpartner bei der Talentakquise informieren, falls Sie nicht in die Datenbank aufgenommen werden möchten.
Bei zukünftigen Personalbeschaffungsinitiativen kann Workday:
Ihnen Informationen zu Neuigkeiten bei Workday und Karriere-Veranstaltungen zusenden
prüfen, ob Ihr Profil zu ausgeschriebenen Stellen passt, und Sie gegebenenfalls zur Bewerbung einladen
Workday Talent Acquisition bewertet Ihren Lebenslauf, Ihre Qualifikationen und Ihre Berufserfahrung bei der Identifizierung und Vorauswahl potenzieller Kandidaten auf der Grundlage des bisherigen Austauschs mit Ihnen und kann dabei KI-Lösungen von Workday einsetzen. Sie können später jederzeit einen aktualisierten Lebenslauf nachreichen und Ihre Kontaktpräferenzen anpassen.
Lesen Sie dazu: „Nutzt Workday KI-Lösungen für die Verarbeitung meiner Bewerbung, um den Personalbeschaffungsprozess zu unterstützten?“ sowie „Welche Datenschutzrechte haben Sie?“
Um Ihnen künftig passende Stellen anbieten zu können, speichern wir Ihre Informationen nach der Bewerbung für einen angemessenen Zeitraum – im Einklang mit den lokalen Gesetzen und Vorgaben.
Compliance: Beachten Sie, dass wir Ihre Daten im Falle einer nicht erfolgreichen Erstbewerbung für einen bestimmten Zeitraum speichern müssen, um Anfragen zu beantworten und die Einhaltung lokaler Gesetze zu gewährleisten. Sie können uns jedoch jederzeit mitteilen, wenn Sie zukünftig nicht mehr für offen Stellen berücksichtigt, zur Bewerbung eingeladen oder über Neuigkeiten von Workday informiert werden möchten. Siehe: „Wie lange speichert Workday Ihre personenbezogenen Daten?“
Wenn Sie eine Rolle bei Workday annehmen, werden die Daten, die wir im Rahmen des Recruitings erfassen, Teil Ihrer Personalakte und Ihres Workday-Profils. Im Rahmen Ihres Onboarding-Prozesses erhalten Sie unsere Datenschutzerklärung für Mitarbeiter. Darin erfahren Sie, wie Workday personenbezogene Daten seiner Workmates managt.
Teilt Workday Ihre personenbezogenen Daten mit anderen?
Es gibt eine Reihe von Situationen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an Dritte weitergeben müssen, und zwar im Einklang mit den in Tabelle 1 dargelegten Recruiting-bezogenen und geschäftlichen Zwecken. Workday achtet darauf, personenbezogene Daten nur für diejenigen Empfänger offenzulegen, die Zugriff darauf benötigen, um berechtigte Aufgaben und Pflichten zu erfüllen.
Workday-intern: Workday-Mitarbeiter, die für den Zugriff auf oder die Erörterung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Recruitings autorisiert sind – darunter Talentakquise-, Einstellungs-, Technologie- und Analyseteams – müssen die Bestimmungen der Richtlinien für Vertraulichkeit, Datenschutz und Sicherheit einhalten. Mitglieder der Workday-Gruppe weltweit unterstützen uns bei unseren Recruiting-Aufgaben.
Außerhalb von Workday: Wir teilen Ihre personenbezogenen Daten nur mit Dritten, wenn dies notwendig ist, sowie streng nach dem „Need-to-know“-Prinzip. In der Regel geschieht dies zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, im Zusammenhang mit einem vertraglich vereinbarten Services oder aus anderen Recruiting-bezogenen oder geschäftlichen Interessen, sofern Ihre eigenen Rechte nicht überwiegen.
Tabelle 2: An wen wir Ihre Daten möglicherweise weitergeben müssen:
| Empfänger, externe Parteien und Weitergabe-Szenarien | Gründe für die Weitergabe von Daten |
|---|---|
Von Workday beauftragte externe Dienstleister und Serviceanbieter: Dazu gehören unter anderem Anbieter von Recruiter-Systemen und -Technologie, Softwareanbieter, einschließlich virtueller Assistenten und Chatbots, Personalvermittlungsagenturen, Test- oder Assessment-Einrichtungen, Anbieter von Befragungstools, Zahlungsverarbeiter, Reisemanagement-Anbieter, unsere Anbieter für Hintergrundprüfungen und Zusatzleistungsanbieter. |
Diese Partner unterstützen Workday zum Beispiel bei Weiterbildung und Assessments, Zahlungsverarbeitung, Reise- und Sicherheitsmanagement sowie bei Interaktionen mit Software und Technologie. |
| Rechts- und Kontrollgremien: Gerichte, Schlichtungsstellen, Regulierungsbehörden, öffentliche Stellen und professionelle Berater (einschließlich Migrationsexperten, Steuerberater, Rechnungsprüfer und Anwälte). | Workday muss möglicherweise Daten weitergeben, um seinen gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen nachzukommen oder auf Anfragen oder Angelegenheiten zu reagieren, einschließlich der Beantwortung von Beschwerden, gerichtlichen Anordnungen, Audits, Durchsuchungsbefehlen, Vorladungen sowie behördlichen, aufsichtsrechtlichen oder gerichtlichen Verfahren, Anträgen oder Vorfällen. |
Sonstige Dritte, falls erforderlich:
|
|
Externe Dienstleister und Serviceanbieter Wenn wir externe Dienstleister mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag von Workday beauftragen, ergreifen wir geeignete Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass diese Daten in Abstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den geltenden Gesetzen verarbeitet werden und dass die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten gewahrt bleibt. Dies gilt ergänzend zu den gesetzlichen, datenschutzrechtlichen und sicherheitstechnischen Verpflichtungen, denen Dritte im Rahmen seiner Services nach geltendem Recht unterliegen.
Drittempfänger der Daten verfügen ebenfalls über eigene Datenschutzerklärungen, in denen sie ihre Datenverarbeitungsmethoden darlegen. Falls der Dritte eigene Geschäftszwecke verfolgt oder Sie in direkter Geschäftsbeziehung zu ihm stehen, empfehlen wir Ihnen, diese einzusehen.
Verwendet Workday Tools mit künstlicher Intelligenz („KI“)?
Ja. Wir setzen Lösungen mit verantwortungsvoller KI in verschiedenen Phasen des Recruiting-Prozesses ein, beispielsweise zur Unterstützung bei der Prüfung von Bewerbungen, bei der Interview-Planung und zur Erstellung von Besprechungsprotokollen. KI unterstützt uns bei der Verarbeitung personenbezogener Daten für die in Tabelle 1 beschriebenen Recruiting- und Geschäftszwecke. Workday setzt auf erprobte, bewährte und vertrauenswürdige KI-Lösungen, die das menschliche Urteilsvermögen und die wertvollen Erfahrungen der Mitglieder unseres Talentakquise-Teams erweitern und unterstützen. Wir sind davon überzeugt, dass KI das Bewerbererlebnis für unsere potenziellen Workmates deutlich verbessern kann. Möglicherweise stellen wir Ihnen in bestimmten Phasen Ihres Bewerbungsprozesses weitere Informationen zu diesen KI-Lösungen bereit.
Workday wendet strenge Risikomanagement-Praktiken an, um unsere KI-Lösungen auf Fairness zu prüfen und Verzerrungen sowie ähnliche Risiken zu minimieren. Vor der Implementierung bitten wir Drittanbieter von KI-Lösungen um entsprechende Zusicherungen sowie Due Diligence-Prüfungen.
Setzt Workday zur Verarbeitung von Bewerbungen KI-Lösungen ein, um den Personalbeschaffungsprozess zu unterstützen?
Ja. Angesichts der enormen Fülle an Bewerbungen und Kandidaten nutzen wir KI-Lösungen, die unseren Recruitern bei der Bewertung helfen, inwieweit die Bewerbungen und Lebensläufe der Kandidaten mit einer bestimmten Personalanforderung übereinstimmen. Die KI-gestützten Lösungen tragen dazu bei, Konsistenz, Genauigkeit und Geschwindigkeit im Personalbeschaffungsprozess zu erhöhen und so das Potenzial für menschliche Vorurteile oder Fehler zu reduzieren.
Wie funktioniert das? Die KI-Lösungen extrahieren aus den Bewerbungen und Lebensläufen der Kandidaten die personenbezogenen Daten, die für die offene Rolle relevant sind. Dazu zählen beispielsweise Ihre Angaben zu Kenntnissen und Kompetenzen, Berufserfahrung, Standort und Ausbildung. Die Lösungen ermitteln anschließend, inwieweit diese personenbezogenen Daten den Anforderungen der zu besetzenden Rolle entsprechen. Außerdem geben sie einen Bewertungsvorschlag ab, der den Grade der Übereinstimmung widerspiegelt, zum Beispiel: „Kandidat übertrifft die Erwartungen“, „entspricht den Erwartungen“ oder „erfüllt einige oder alle grundlegenden Qualifikationen nicht“.
Anhand dieser KI-generierten Bewertungsvorschläge kann das Talentakquise-Team von Workday die Bewerbungen im Personalbeschaffungsprozess leichter vorsortieren und priorisieren. Unser Talentakquise-Team ist im verantwortungsbewussten Einsatz von KI-gestützten Recruiting-Lösungen geschult. Im Allgemeinen sind die Bewertungen nur einer von mehreren Faktoren, die im Rahmen des Kandidaten-Auswahlverfahrens als Mindestanforderungen für die Rolle berücksichtigt werden – ergänzt durch Vorauswahl-Gespräche und Interviews mit den einstellenden Managern. Bei Workday sind sowohl die einstellenden Manager als auch potenzielle Teammitglieder in der Personalbeschaffungsabteilung an den endgültigen Einstellungsentscheidungen in sämtlichen Phasen des Einstellungsprozesses beteiligt.
Bei einigen Einstellungsverfahren mit besonders hohen Bewerbervolumen ist es beispielsweise nicht möglich, dass jeder Lebenslauf oder jede Bewerbung in den ersten Vorauswahlphasen von einem Mitarbeiter des Talentakquise-Teams geprüft wird. Daher ist Ihre Bewerbung möglicherweise nicht erfolgreich, wenn eine offene Rolle besetzt wird, während Sie sich noch im Recruiting-Prozess befinden und/oder Sie die Mindestanforderungen der Stelle nicht erfüllen.
Wir setzen solche KI-basierten Lösungen für die Personalbeschaffung in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen ein. Weitere Informationen hierzu finden Sie unten unter: „Welche Datenschutzrechte haben Sie?“.
Können meine personenbezogenen Daten für Recruiting-Studien, Weiterbildungen, Tests oder Entwicklungszwecke verwendet werden?
Ja. Wir können die personenbezogenen Daten, die unsere Kandidaten übermitteln, für Recruiting-Analysen, Weiterbildungen, Tests und Entwicklungszwecke verwenden, u. a.:
Geschäftsanalysen und -berichte: Workday erstellt oder erhält möglicherweise Zusammenfassungsberichte für die Talentakquise-Teams und Führungskräfte von Workday, um allgemeine Recruiting-Kennzahlen einzusehen, einschließlich Bewerbervolumen, geografischer Verteilung, Inklusivität im Kandidatenpool und Höherstufungstrends. Recruiting-Analysen und -Berichte liefern wichtige Erkenntnisse für zukünftige Recruiting-Strategien und externe Karrierechancen.
Produktentwicklung: Die eigene Produktechnologie von Workday kann durch die Nutzung von Bewerber- und Kandidatendaten aus der Recruiting-Praxis bei Workday weiterentwickelt werden. KI-Modelle (die die Funktionsweise der KI-Produkte von Workday unterstützen) können anhand von Mustern aus den Workday-eigenen Recruiting-Praktiken verbessert und trainiert werden. So neigen beispielsweise Recruiter für Rollen im Vertrieb dazu, Kandidaten mit „Verhandlungserfahrung“ zu bevorzugen. Daher können zukünftige Versionen der Workday-KI-Modelle lernen, der „Verhandlungserfahrung“ bei diesen ausgewählten Rollen mehr Gewicht beizumessen, ohne dass dies Auswirkungen auf Sie persönlich hat. Solche Verbesserungen könnten zukünftigen Bewerbern und Kandidaten zugutekommen. Von diesen Verbesserungen profitieren außerdem Workday und Dritte, einschließlich Kunden, die Cloud-Anwendungsservices von Workday später für ihre eigenen Personalbeschaffungsmaßnahmen einsetzen.
Interne Tests: Workday führt möglicherweise Bewertungen durch, um sein Engagement für verantwortungsvolle KI zu erfüllen und Risiken in Bezug auf Fairness, Nichtdiskriminierung, Inklusivität und Selbstwirksamkeit zu managen.
Wendet Workday datenschutzverbessernde Maßnahmen an?
Ja, zum Schutz Ihrer Daten sind wir bestrebt, Datenschutz- und -sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um bestimmte Informationen innerhalb größerer Datensätze verantwortungsbewusst zu nutzen. Insbesondere können Workday und autorisierte Dritte Verfahren zur Anonymisierung, Pseudonymisierung und/oder Aggregation einsetzen, die darauf ausgelegt sind, die Auswirkungen der Risiken auf die individuellen Datenschutzrechte nach Möglichkeit zu mindern und zu verringern. Dies kann im Rahmen verantwortungsbewusster Sicherheitsmaßnahmen sowie bei der Nutzung von Workday für Forschungs-, Datenwissenschafts-, Analyse-, Reporting-, Learning-, Verbesserungs- und Produktentwicklungszwecke geschehen.
Die Nutzung dieser Daten durch Workday für verantwortungsvolle Produktentwicklung, Reporting und Testzwecke unterstützt die berechtigten Interessen von Workday im Hinblick auf Innovation und Verbesserung. Um die KI-Technologie von Workday optimal zu trainieren, zu testen und zu entwickeln, ist Workday auf hochwertige und repräsentative Datasets von Kandidaten angewiesen.
Beachten Sie, dass Workday personenbezogene Daten, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbungen bei Workday bereitgestellt haben – darunter identifizierbare Bewerbungen, Informationen aus Lebensläufen sowie Bewertungsvorschläge oder Berichte – nicht an andere Unternehmen für deren eigene Recruiting-Aktivitäten oder andere Zwecke weitergibt oder lizenziert.
Wie lange speichert Workday Ihre personenbezogenen Daten?
Die Speicherung und Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten durch Workday erfolgt ausschließlich für den Zeitraum und die legitimen geschäftlichen Zwecke, die u. a. in dieser Datenschutzerklärung erläutert werden und den geltenden lokalen Gesetzen entsprechen. Kurz gefasst bewahren wir personenbezogene Daten auf:
Nach Abschluss des Recruiting-Prozesses und erfolgter Einstellungsentscheidung, um mögliche Anfragen, Beschwerden sowie rechtliche oder Compliance-relevante Angelegenheiten in Verbindung mit den Recruiting-Prozessen von Workday angemessen behandeln zu können
Um Sie nach Wunsch über zukünftige offene Stellen zu informieren und Ihre Kontaktpräferenzen korrekt zu verwalten
Sie können Ihre Präferenzen für eine zukünftige Kontaktaufnahme jederzeit aktualisieren. Beachten Sie jedoch, dass wir andere Daten aufbewahren müssen, falls zum Zeitpunkt des Antrags rechtliche Grundlagen und Zwecke bestehen.
Wir haben entsprechende Prozesse eingerichtet, um Recruiting-Daten zwischen sechs Monaten und vier Jahren nach einer erfolglosen Bewerbung zu löschen. Der Zeitraum hängt von den lokalen Gesetzen und Richtlinien am jeweiligen Recruiting-Standort ab. Bei der Festlegung der angemessenen Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten in unseren Unterlagen berücksichtigen wir zahlreiche Faktoren, die für Workday und Ihre Einstellung relevant sind, u. a.:
Unsere rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen oder sonstige verfügbaren Richtlinien
Schadenrisiko und Verjährungsfristen
Vorrangige berechtigte Geschäftsanforderungen
Umfang, Art und Sensibilität der personenbezogenen Daten
Die potenzielle Gefährdung durch unbefugte Verwendung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung unserer technischen Sicherheitskontrollen
Falls wir die gewünschten Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können
Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Sie verfügen möglicherweise über spezifische Rechtsansprüche hinsichtlich Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Diese Rechte variieren je nach Standort der Personalbeschaffung und Rolle, können jedoch im Allgemeinen Folgendes umfassen:
Einsicht, Berichtigung und Löschung: Sie können eine Kopie der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Korrektur falscher personenbezogener Daten und deren Löschung beantragen.
Widerspruch gegen die Verarbeitung durch Workday: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn wir uns auf unsere berechtigten Interessen als Rechtsgrundlage stützen.
Einschränkung der Verarbeitung: Sie können uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer Daten zeitweise einzuschränken.
Antrag auf Übertragbarkeit: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Einwilligung oder im Rahmen eines Vertrags verarbeiten, können Sie eine Kopie dieser Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format anfordern, um sie problemlos zu übertragen.
Jederzeitiger Widerruf Ihrer Zustimmung: Falls Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese später widerrufen. Die Verarbeitung bis zum Zeitpunkt Ihres Widerrufs bleibt davon unberührt. Auch eine Verarbeitung auf Basis einer anderen Rechtsgrundlage wird davon nicht beeinflusst.
Das Recht, keiner rein automatisierten Entscheidung (inklusive Profiling) zu unterliegen, die rechtliche oder vergleichbar gravierende Folgen für Sie hat. Gemäß den aktuellen Datenschutzgesetzen dürfen wir innerhalb des Einstellungsverfahrens rein automatisierte Lösungen mit rechtlicher oder erheblicher Tragweite nur in speziellen Fällen und unter Einhaltung strenger Schutzvorkehrungen verwenden. Zum Beispiel, falls uns Ihre Zustimmung vorliegt, dies für den Abschluss oder die Ausführung eines Vertrags mit Ihnen nötig ist oder wir eine gesetzliche Erlaubnis dafür haben. In diesen Fällen können Sie unser Team für Talentakquise kontaktieren und eine Prüfung durch einen Mitarbeiter einfordern.
Einreichen einer Beschwerde und Forderung nach Wiedergutmachung Haben Sie Sorgen beim Umgang mit Informationen oder vermuten Sie einen Verstoß gegen lokale Datenschutzgesetze, dann können Sie:
Eine Beschwerde beim Recruiting-Unternehmen von Workday einreichen
Eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen
Klage bei einem örtlichen Gericht oder einer vergleichbaren juristischen Instanz einreichen.
Wie behandelt Workday Anfragen und Beschwerden?
Workday wird Sie nicht wegen der Ausübung Ihrer Datenschutzrechte diskriminieren. Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihre einzelnen Rechte konkret nutzen können, z. B.:
Falls sich das Recht an Ihrem Standort oder die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung unterscheidet
Ob Workday maßgebliche Anforderungen an die Verarbeitung hat und welche
Wie die Rechte anderer Personen oder Parteien mit Ihrem spezifischen Antrag zusammenhängen
Wie kann ich eine Anfrage melden oder meine Datenschutzrechte geltend machen?
Sie selbst, oder eine von Ihnen beauftragte Person, können Ihre Datenschutzrechte wahrnehmen, indem Sie eine Anfrage über unser Online-Formular stellen. Unsere Kontaktdaten finden Sie außerdem im Abschnitt „Möchten Sie uns kontaktieren?“. Manchmal kann es vorkommen, dass wir Sie um einen Identitätsnachweis bitten müssen.
Je detaillierter Sie Ihr Anliegen beschreiben, desto schneller kann Workday darauf eingehen. Wir setzen auf jeden Fall alles daran, Ihr Anliegen rasch zu bearbeiten und Ihnen innerhalb der vom Gesetz vorgesehenen Frist eine Antwort zu liefern. Unser Ziel ist es, Sie stets auf dem Laufenden zu halten. Normalerweise erhalten Sie binnen eines Monats eine Antwort von uns, doch bei komplexen Anliegen kann sich diese Frist etwas dehnen.
Sollten wir Ihre Beschwerde nicht klären können, steht es Ihnen frei, sich an die Datenschutzbehörde oder das Gericht an Ihrem Wohn- oder Arbeitsort oder am Firmensitz des „Datenverantwortlichen“ zu wenden.
Im Abschnitt „Ergänzende Angaben nach Region“ finden Sie weitere Details zu den lokalen Aufsichtsbehörden. Über die Kontaktdaten im Abschnitt „Möchten Sie uns kontaktieren?“ können Sie zudem eine Bestätigung der zuständigen Datenschutzbehörde anfragen.
Sollten wir Ihre Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes oder der Nutzung von Daten nicht zu Ihrer Zufriedenheit ausgeräumt haben, können Sie sich auch (kostenlos) über diesen Link an unseren Drittanbieter für die Streitbeilegung wenden: https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.
APEC Cross-Border Privacy Rules-System
Die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenschutzvorkehrungen von Workday entsprechen dem Cross Border Privacy Rules-System („CBPR“). Das CBPR-System der APEC bietet Unternehmen einen Rahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten, die zwischen teilnehmenden APEC-Ländern übermittelt werden. Weitere Informationen zu den APEC-Rahmenbedingungen finden Sie hier.
Wie schützt Workday Ihre personenbezogenen Daten?
Wir setzen eine Kombination verschiedener Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Dazu gehört die Umsetzung technischer, organisatorischer und vertraglicher Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor versehentlichem Verlust, Zerstörung oder sonstigen Vorfällen und Risiken zu bewahren.
Zudem erwarten wir von jedem Lieferanten angemessene Sicherheitsvorkehrungen, die auf die Risiken in Verbindung mit den jeweiligen Services und die verarbeiteten personenbezogenen Daten zugeschnitten sind. Solche Maßnahmen ergänzen die gesetzlichen, datenschutzrechtlichen und sicherheitsbezogenen Pflichten, die sie nach geltendem Recht erfüllen müssen.
Beachten Sie, dass die Sicherheit von Informationen, die über das Internet übermittelt werden, nie vollends garantiert werden kann. Es liegt in Ihrer Verantwortung, für die Sicherheit von Kennwörtern und anderen Formen der Authentifizierung zu sorgen, die Sie für den Zugriff auf kennwortgeschützte oder sichere Bereiche jeder Recruiting-Webseite von Workday oder damit verbundener Prozesse benötigen. Der Zugang zu kennwortgeschützten und/oder gesicherten Bereichen vonRecruiting-Webseiten von Workday oder damit verbundene Prozesse und deren Nutzung stehen nur befugten Anwendern zur Verfügung.
Gibt Workday Ihre personenbezogenen Daten in internationalem Rahmen weiter?
Ja. Workday hat seinen Hauptsitz in den USA und ist in einem globalen Geschäftsumfeld tätig. Wir übertragen, speichern, öffnen und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten an verschiedenen internationalen Standorten – einschließlich in Ländern:
In denen Sie sich bewerben oder für eine Rolle in Betracht gezogen werden
Die außerhalb Ihrer Gerichtsbarkeit liegen
- In denen Workday oder von Workday beauftragte Drittanbieter, Kunden oder relevante Drittempfänger tätig sind.
Zertifizierungen
Workday hält die Prinzipien des EU-US-Datenschutzrahmens, der britischen Erweiterung des EU-US-Datenschutzrahmens und des Schweiz-US-Datenschutzrahmens (zusammenfassend als „DSR“ bezeichnet) nach Maßgabe des Handelsministeriums der Vereinigten Staaten ein. Workday stützt sich auf den DSR als Rechtsgrundlage für die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Hinweis zum Datenschutzrahmen, den Sie hier einsehen können.
Für einen wirksamen grenzüberschreitenden Datenschutz haben wir weitere Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Internationale Übertragung personenbezogener Daten“.)
Wird Workday Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vornehmen?
Wir führen von Zeit zu Zeit ein Update dieser Datenschutzerklärung durch, um veränderte rechtliche und behördliche Pflichten sowie eine neue Praxis in Recruiting, Wirtschaft und Technologie abzubilden.
So informieren wir Sie: Wir treffen geeignete Vorkehrungen, um Sie über wichtige Anpassungen auf dem Laufenden zu halten.
Abrufen der aktuellen Version: Das Datum der letzten Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung finden Sie unter „Letzte Aktualisierung“ im oberen Bereich des Dokuments.
Möchten Sie uns kontaktieren?
Wer fungiert als Datenverantwortlicher?
Das Unternehmen der Workday-Gruppe, das die Personalgewinnung durchführt, ist als Verantwortlicher für Ihre Daten zuständig und trägt Ihnen gegenüber die entsprechenden Pflichten. Wenn Sie hier suchen, finden Sie eine Liste der Workday-Tochtergesellschaften inklusive weiterführender Kontaktdaten (der „lokale Workday-Partner“). An einigen Standorten liegt die Verantwortung für den Datenschutz nicht allein bei der lokalen Workday-Niederlassung. Sie wird gemeinsam mit weiteren Unternehmen der Workday-Gruppe und dem Hauptsitz getragen, die auch das Recruiting und die entsprechenden Strategien steuern. Nachfolgend erfahren Sie mehr darüber, wie Workday den Datenschutz gruppenweit verankert und was es mit „gemeinsamen Datenverantwortlichen“ auf sich hat.
Wo kann ich meine Fragen zum Datenschutz stellen?
Webformular: Ob Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unserer Datenschutz-Praxis im Recruiting haben oder Ihre Datenschutzrechte geltend machen wollen – nutzen Sie für Ihre Anfrage ganz einfach unser Webformular.
Post:
Wenn Sie sich für eine Rolle mit Standort im EWR, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz bewerben, wenden Sie sich per Post an:
Workday Limited
Attn: Privacy
Kings Building, May Lane
Dublin 7
Irland
Falls Sie sich für eine Rolle an einem anderen Standort bewerben, wenden Sie sich per Post an:
Workday, Inc.
Attn: Privacy
6110 Stoneridge Mall Road
Pleasanton, CA 94588
USA
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich auf Wunsch auch an die Workday-Niederlassung in dem Land wenden, in dem Sie sich auf eine Stelle beworben oder auf eine Ausschreibung reagiert haben.
Ganz gleich, wo Sie ansässig sind oder wie Sie mit uns Kontakt aufnehmen – wir verpflichten uns, die geltenden Datenschutzgesetze einzuhalten und Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.
Zusätzliche regionale Offenlegungen
Kalifornien
Falls Sie in Kalifornien ansässig sind, beachten Sie bitte die folgenden zusätzlichen Offenlegungen:
Workday „verkauft“ keine personenbezogenen Daten, die im Rahmen von Recruiting, Einstellungen, Personalmanagement oder damit verbundenen Prozessen erfasst oder verwaltet werden, an Dritte und „teilt“ diese auch zum Zwecke zielgerichteter Werbung nicht mit Dritten (gemäß den Bestimmungen des California Privacy Rights Act).
Falls Sie in Kalifornien ansässig sind, geben Sie bitte beim Antrag auf Einsicht an, ob Sie bestimmte Kategorien oder konkrete personenbezogene Daten einsehen möchten. Als Einwohner Kaliforniens haben Sie über die oben genannten Rechte hinaus die Möglichkeit, der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zum Zwecke zielgerichteter Werbung oder dem Verkauf dieser Daten durch Dritte zu widersprechen. Workday verkauft Ihre personenbezogenen Daten nicht und gibt sie auch nicht zum Zwecke zielgerichteter Werbung an Dritte weiter. Workday verwendet Ihre sensiblen personenbezogenen Daten ausschließlich für geschäftliche Zwecke, legitime Recruiting-bezogene Zwecke, oder soweit dies anderweitig zulässig oder zur Einhaltung geltender Gesetze erforderlich ist und deshalb keine Einschränkung der Verwendung sensibler personenbezogener Daten möglich ist.
Sobald Ihr Antrag bei uns eingeht, erhalten Sie innerhalb von 10 Werktagen eine Eingangsbestätigung. Ihr Antrag wird von uns innerhalb von 45 Kalendertagen nach Eingang umfassend bearbeitet und beantwortet. Falls wir mehr Zeit benötigen (bis zu 90 Tagen oder dem zulässigen Zeitrahmen), informieren wir Sie schriftlich über die Gründe sowie den neuen Zeitrahmen.
Nur Sie oder ein bevollmächtigter Vertreter (siehe Erläuterung unten) sind berechtigt, einen verifizierbaren Vebraucherantrag bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten einzureichen.
So bevollmächtigen Sie einen Vertreter. Sie können einen bevollmächtigten Vertreter damit beauftragen, Ihren überprüfbaren Verbraucherantrag in Ihrem Namen zu senden, wenn der bevollmächtigte Vertreter Ihre schriftliche Erlaubnis dazu hat und Sie Ihre Identität zuvor direkt bei uns bestätigt haben.
- So überprüfen wir Ihren Antrag. Um Ihren Antrag zu beantworten, müssen wir Ihre Identität und/oder die Autorisierung Ihres bevollmächtigten Vertreters überprüfen. Wir verwenden die uns in diesem Zusammenhang zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten, um Ihre Identität oder die Berechtigung Ihres bevollmächtigten Vertreters für den Antrag zu überprüfen. Für Ihren überprüfbaren Verbraucherantrag müssen Sie kein Konto bei uns einrichten. Um Ihren Antrag zu überprüfen, benötigen wir gegebenenfalls mindestens zwei bereits bei uns hinterlegte personenbezogene Daten von Ihnen zur Identitätsbestätigung, falls wir Sie nicht anderweitig verifizieren können. Um Betrugsrisiken vorzubeugen, verifizieren wir Ihren Verbraucherantrag, indem wir Ihre Angaben sorgfältig mit den uns vorliegenden Informationen abgleichen, und ergreifen zusätzliche Maßnahmen, um das Betrugsrisiko zu minimieren.
Europäischer Wirtschaftsraum, Vereinigtes Königreich und Schweiz
Falls Sie im EWR, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz ansässig sind, beachten Sie bitte die folgenden zusätzlichen Offenlegungen:
Gemeinsame Datenverantwortliche
Workday Limited ist als Datenverantwortlicher primär für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zuständig und teilt diese Verantwortung mit der europäischen lokalen Workday-Niederlassung, bei der Sie sich für eine Rolle beworben haben oder die Sie kontaktiert hat. Workday Limited und die lokale Workday-Niederlassung sind gemeinsam Datenverantwortliche.
Wir empfehlen Ihnen, sich bei Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten an Workday Limited zu wenden – oder an Ihre lokale Workday-Niederlassung, falls Sie dies wünschen. In der Beziehung zwischen Workday Limited und Ihrem lokalen Workday-Partner ist Workday Limited in erster Linie für Folgendes verantwortlich:
Ausarbeitung und Bereitstellung dieser Datenschutzerklärung an Sie
Erfüllung sämtlicher Anträge, die Sie zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte stellen
Bestimmung der rechtmäßigen Grundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Gewährleistung angemessener technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer persönlichen Daten
Reporting über etwaige Verletzungen des Schutzes personenbezogener Informationen im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen
Bei Bedarf Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen
Beauftragung eines externen Anbieters oder Datenverarbeitungspartners
Gewährleistung der erforderlichen Datenschutzvorkehrungen bei der länderübergreifenden Übermittlung personenbezogener Daten
Workday Limited hat seinen Sitz in Irland und ist die Hauptniederlassung und der europäische Hauptsitz von Workday. Workday Limited unterliegt der Aufsicht durch den irischen Datenschutzbeauftragten, dessen Kontaktdaten Sie hier finden.
Workday Limited und Ihre lokale Workday-Niederlassung werden im erforderlichen Umfang zusammenarbeiten, um die ordnungsgemäße Erfüllung der oben beschriebenen Pflichten sicherzustellen, zusätzlich zu allen anderen Vorgaben, die gemäß dieser Datenschutzerklärung und den Datenschutzgesetzen gelten. Sie werden gemeinsam die konsequente Einhaltung aller Datenschutzgrundsätze gewährleisten.
Die Kontaktdaten von Workday Limited und Ihrer lokalen Workday-Niederlassung finden Sie weiter oben im Abschnitt „Möchten Sie uns kontaktieren?“.
Einreichen einer Beschwerde
Sie können eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde, z. B. der Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Wohnsitzes, einreichen. Eine vollständige Liste der EWR-Datenschutzbehörden finden Sie hier. Die Kontaktdaten des irischen Datenschutzbeauftragten finden Sie hier. Im Vereinigten Königreich ist die Datenschutzbehörde das Information Commissioner's Office, in der Schweiz der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte.
Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf der Basis verschiedener rechtlicher Grundlagen, wie es das geltende Datenschutzrecht vorschreibt. Die Rechtsgrundlage wird durch die Art der Daten sowie den spezifischen Kontext und den Zweck der Datenerfassung bestimmt.
Für Personen im EWR und im Vereinigten Königreich oder in einemr anderen Rechtskreis, die ähnliche Anforderungen an die Rechtsgrundlage stellt, ist unsere Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verwendung der personenbezogenen Daten, einschließlich sensibler personenbezogener Daten, in den folgenden Tabellen beschrieben.
Tabelle 3: Rechtsgrundlage
Verarbeitungszwecke für personenbezogene Daten und Rechtsgrundlagen
| Rechtsgrundlage | So funktioniert es |
|---|---|
| Zustimmung | In Fällen, in denen das EU- britische oder geltende regionale Recht dies vorschreibt, werden wir Sie um Ihre Zustimmung bitten.
In bestimmten Fällen, beispielsweise bei Hintergrundprüfungen, werden Sie gebeten, dem Drittanbieter explizit Ihre Einwilligung zu erteilen oder diese zu widerrufen. |
| Vertrag und vertragliche Erfordernisse – Eine Verarbeitung ist nötig, um mit Ihnen einen Vertrag zu schließen oder unseren Pflichten nachzukommen. | Die Verarbeitung von Informationen in dem Maß, wie es für die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder für vorvertragliche Schritte auf Ihren Wunsch hin notwendig ist. |
| Rechtliche Verpflichtung | Die Verarbeitung von Informationen, soweit uns das lokale Gesetz, Gerichte oder Behörden dazu verpflichten. Dies schließt auch aufsichtsrechtliche Leitlinien zum Umgang mit Daten aus Recruiting und von Kunden ein. |
| Berechtigte Interessen | Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß dieser Rechtsgrundlage, falls ein berechtigtes Interesse vorliegt und keiner der oben genannten Gründe zutrifft. Unter die berechtigten Interessen fallen beispielsweise:
Wir werden uns nicht auf diese Grundlage stützen, wenn die Interessen und Rechte einer Person Priorität haben sollten. Die Interessen von Workday und Drittanbietern werden sorgfältig mit den individuellen Datenschutzrechten, den Vorteilen und möglichen Auswirkungen in Einklang gebracht.
|
Tabelle 4: Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer sensiblen personenbezogenen Daten:
Verarbeitungszwecke für sensible personenbezogene Daten und Rechtsgrundlagen
| Grund für die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten | So funktioniert es |
|---|---|
Arbeitsrechtliche Ansprüche und Pflichten |
Sensible personenbezogene Datem verarbeiten wir ausschließlich so weit, wie es zur Einhaltung der lokalen Gesetze rund um Personalbeschaffung, Beschäftigung oder Sozialversicherung (sofern zutreffend) beziehungsweise ähnlicher gesetzlicher Vorgaben nötig ist. |
| Rechtliche Ansprüche | Wir verarbeiten sensible Daten nur, soweit die Erfüllung und Verarbeitung Ihrer sensiblen personenbezogenen Daten zur Durchsetzung, Begründung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aufgrund der Anordnung eines Gerichts der EU oder des Vereinigten Königreichs notwendig ist. |
Ausdrückliche Zustimmung |
Wir beginnen mit der Verarbeitung Ihrer Informationen erst, wenn uns dafür Ihre gezielte und unmissverständliche Zustimmung vorliegt. |
Weitergabe personenbezogener Daten in internationalem Rahmen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten in den USA und anderen Ländern außerhalb des Landes, in dem Sie sich beworben haben. Die Datenschutzrichtlinien der regionalen Importeure können von den an Ihrem Standort geltenden Bestimmungen abweichen.
Bei jeder Übertragung von personenbezogenen Daten über Landesgrenzen hinweg ergreifen wir konsequente Maßnahmen zu deren Schutz. Dabei behalten wir stets Ihre Grundrechte und Freiheiten nach den jeweiligen lokalen Gesetzen im Blick. Wir nutzen branchenweit etablierte Standards, um das Datenschutzniveau zu prüfen und für entsprechende, gleichwertige Schutzmaßnahmen zu sorgen, wie etwa:
Länder und Empfänger mit Angemessenheitsfestellungen: Der Empfänger hat seinen Sitz womöglich in einem Land, das laut den Angemessenheitsbeschlüssen der zuständigen Behörden über ein hinreichendes Datenschutzniveau verfügt. Sollten personenbezogene Daten innerhalb der Workday-Gruppe in die USA übertragen werden, so ist Workday, Inc. nach dem DSR offiziell für den Datenimport zertifiziert.
Verwendung von Standardklauseln Darüber hinaus vereinbaren wir „Standardvertragsklauseln“ („SCC“) mit den jeweiligen Datenimporteuren. SCC sind behördlich anerkannte Standardvertragsklauseln für die grenzüberschreitende Datenübermittlung, die im EWR, dem Vereinigten Königreich, der Schweiz und vielen weiteren Standorten weltweit als genehmigte Schutzmaßnahmen gelten. Sie haben möglicherweise das Recht, eine Kopie der SCC anzufordern. Unsere Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt „Möchten Sie uns kontaktieren?“.
Vietnam
Falls Sie in Vietnam ansässig sind, beachten Sie bitte die folgenden zusätzlichen Offenlegungen:
Ihre Zustimmungen
Falls das vietnamesische Recht es vorschreibt, holen wir Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein, beispielsweise in folgenden Fällen:
wenn lokale Gesetze vorschreiben, dass Sie bei Änderungen an dieser Erklärung erneut Ihre Zustimmung erteilen müssen;
in Situationen, in denen das vietnamesische Recht eine Zustimmung verlangt – ganz unabhängig von den sonstigen Bestimmungen in dieser Erklärung.
Methoden zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten Daten automatisiert und manuell. Das schließt Methoden wie Erfassung, Speicherung, Analysen, Zugriff, Abruf, Vervielfältigung, Teilen, Übermittlung, Bereitstellung, Übertragung, Löschen und sonstige nach vietnamesischem Recht erlaubte Praktiken ein.
Zusätzliche Rechte und Verpflichtungen
Neben den im Abschnitt „Welche Datenschutzrechte haben Sie?“ aufgeführten Rechten haben die betroffenen Personen folgende Rechte und Pflichten, sofern das vietnamesische Gesetz keine anderen Vorgaben macht:
Rechte:
Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Erstattung von Anzeigen, Anstrengung von Klagen und Geltendmachung von Schadensersatz nach geltendem Recht.
Verpflichtungen:
Schutz Ihrer personenbezogenen Daten; Aufforderung der relevanten Unternehmen und Mitarbeitenden, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen
Achtung und Schutz der personenbezogenen Daten anderer
Beteiligung an der Vermittlung von Kompetenzen rund um den Schutz personenbezogener Daten
Einhaltung der Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und Verhinderung von Verstößen gegen diese Vorschriften
Speicherung personenbezogener Informationen
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beginnt in dem Moment, in dem wir sie erfassen. Die Verarbeitung erfolgt für die Zeiträume, die unter „Wie lange speichert Workday Ihre personenbezogenen Daten?“ genannt sind.
Potenzielle Auswirkungen und Schäden durch die Datenverarbeitung
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns höchste Priorität. Deshalb setzen wir umfassende Maßnahmen ein, um diesen Schutz zu gewährleisten. Dennoch ist kein System vollständig vor Sicherheitsverstößen geschützt. Trotz all unserer Vorkehrungen bleibt ein gewisses Restrisiko. Unbefugte Zugriffe, Offenlegung oder versehentlicher Verlust können zu Datenlecks, finanziellen Schäden oder anderen Nachteilen führen. Wir empfehlen Ihnen, wachsam zu bleiben und beim Teilen personenbezogener Daten angemessene Vorsichtsmaßnahmen zu treffen.