Datenschutzerklärung für Recruiting
Gültig ab: 8. Oktober 2024
Einführung und Anwendungsbereich
Workday steht für den Schutz individueller Datenschutzrechte und garantiert die faire und verantwortungsvolle Verarbeitung personenbezogener Informationen gemäß den geltenden regionalen Gesetzen.
Diese globale Datenschutzerklärung für Recruiting („Datenschutzerklärung“) beschreibt, wie Workday personenbezogene Informationen verarbeitet, wenn sich Kandidaten auf Rollen innerhalb der Workday-Gruppe bewerben. Diese Datenschutzerklärung:
Gilt für alle potenziellen Kandidaten im Recruiting-Prozess – unabhängig davon, ob wir sie aktiv am Arbeitsmarkt ermittelt oder ihre Bewerbung erhalten haben
Gültig für alle bei Workday verfügbaren Rollen, einschließlich Vollzeitstellen, Vertragsarbeiten sowie Praktikumsangebote
Erläutert, wie Mitarbeiter ihre Datenschutzrechte bei Workday ausüben können
Workday ist mit seinen Niederlassungen weltweit vertreten. Workday verarbeitet personenbezogene Informationen in Übereinstimmung mit den jeweiligen Gesetzen an den Recruiting-Standorten. Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Workday oder autorisierte Drittanbieter weitere ergänzende Transparenzdaten bereitstellen, die Sie über unsere Datenverarbeitungspraxis informieren.
Workday ist ein führender Anbieter von Enterprise-Cloud-Anwendungen für das Finanz- und Personalwesen. Das bedeutet, dass Workday-Kunden (Unternehmen, Schulen, Behörden und andere Organisationen) unsere Software-Anwendungen nutzen, um ihre Recruiting-, Personal- und Finanzdaten zu managen.
Diese Datenschutzerklärung gilt nicht, falls Sie sich für eine Stelle bei einem Kunden von Workday oder einer externen Organisation außerhalb der Workday-Gruppe bewerben.
Als Cloud-Serviceanbieter trifft Workday keine Recruiting-Entscheidungen für seine Kunden oder andere Organisationen, die Workday-Anwendungen nutzen.
Bei personenbezogenen Recruiting-Informationen anderer Organisationen kann Workday nicht direkt auf Anträge reagieren.
Bei Fragen zum Recruiting-Prozess einer anderen Organisation beachten Sie bitte deren Datenschutzerklärung sowie die entsprechenden Kontaktdaten.
Quicklinks
Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung vollständig zu lesen, um zu verstehen, wie Workday Ihre personenbezogenen Informationen im Rahmen unserer Recruiting-Prozesse verarbeitet. Sie können die gewünschten Abschnitte auch ganz bequem direkt aufrufen:
Welche personenbezogenen Informationen erfassen und verwenden wir?
Teilt Workday Ihre personenbezogenen Informationen mit anderen?
Gibt Workday Ihre personenbezogenen Informationen in internationalem Rahmen weiter?
Wie lange speichert Workday Ihre personenbezogenen Informationen?
Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Wie schützt Workday Ihre personenbezogenen Informationen?
Wird Workday Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vornehmen?
Welche personenbezogenen Informationen erfassen und verarbeiten wir?
Von Ihnen bereitgestellte Informationen
Die Informationen werden unmittelbar von Ihnen erfasst, wenn:
Sie sich auf einer Veranstaltung bei Workday vorstellen oder der Workday Talent Community beitreten, um für künftige potenzielle Rollen in Betracht gezogen zu werden
Sie ein Bewerberkonto erstellen, um sich auf Rollen zu bewerben
Sie sich für eine Rolle bei Workday bewerben
Sie sich mit uns bei persönlichen, telefonischen oder virtuellen Meetings als Stellenbewerber treffen
Aus anderen Quellen bereitgestellte Informationen
Recruiting-Teams und Workday-Systeme erstellen über den Zeitraum Ihrer Bewerbungen Informationen über Sie.
Sie können sich auch über verschiedene Karriere- und Recruiting-Websites von Drittanbietern wie LinkedIn und SeekOut auf eine Rolle bei Workday bewerben. Auf diese Weise wird Ihr Profil aus diesen und ähnlichen Plattformen mit Workday und einem Workday-Bewerbungsprozess verbunden.
Wenn wir Bewerbungen prüfen und nach geeignetem Personal suchen, erheben wir personenbezogene Informationen aus externen Quellen außerhalb von Workday, z. B. von:
Recruiting-Agenturen, akademischen Einrichtungen, Berufsverbänden, Alumni- und Karriere-Plattformen und weiteren Partnern im Recruiting-Prozess
Workday-Mitarbeitern, von denen Sie vermittelt werden
Unabhängigen Anbietern von Hintergrundprüfungen und Verifizierungen
Referenzgebern, die auf Referenzanträge antworten
Öffentlich zugänglichen Quellen, darunter Ihre beruflichen Plattformen sowie weitere relevante Online-Berufsdaten wie von Ihnen publizierte Artikel, Forschungsbeiträge oder vergleichbare Erwähnungen
Künftigen Konzerngesellschaften, die durch Fusionen, Übernahmen oder den Kauf von Vermögenswerten in die globale Struktur von Workday integriert werden.
Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die wichtigsten Talent- und Recruiting-Prozesse, für die wir personenbezogene Informationen erfassen und verarbeiten, sowie Beispiele der entsprechenden Datenkategorien.
Detaillierte Angaben zu den „Rechtsgrundlagen“ für unsere Verarbeitung personenbezogener Informationen finden Sie im Abschnitt „Rechtsgrundlage für die Verarbeitung“, falls Sie aus der EU, dem Vereinigten Königreich oder einem anderen Standort mit vergleichbaren gesetzlichen Anforderungen kommen.
| Nr. | Zweck(e) | Personenbezogene Informationen für diesen Zweck |
|---|---|---|
| 1 | Zugriff auf unsere Recruiting-Website, Ausschreibung von Stellenangeboten und Management der Website-Sicherheit | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Informationen:
|
| 2 | Identifizierung und Vorauswahl aussichtsreicher Kunden und Stellenbewerber | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Informationen:
|
| 3 | Optimierung der Recruiting-Prozesse sowie Koordination persönlicher und virtueller Meetings und Beurteilungen | Für diese Zwecke verarbeiten wir folgende personenbezogene Informationen:
|
| 4 | Einstellungsentscheidungen zu aktuellen oder zukünftigen Beschäftigungschancen | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Informationen:
|
| 5 | Überprüfung Ihrer Angaben und Durchführung der erforderlichen Hintergrundprüfungen
|
Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Informationen im Rahmen der damit verbundenen Aktivitäten:
|
| 6 | Förderung, Überwachung und Auswertung von Diversität und Chancengleichheit | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Informationen:
|
| 7 | Wahrung der rechtlichen Interessen von Workday bei Beschwerden und Anfragen sowie fachgerechte Beantwortung von Rechtsbegehren | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Informationen:
Die speziell zu verarbeitenden Informationen richten sich nach Art der Beschwerde, Anfrage, dem Antrag und nach der Person, die ihn gestellt hat. |
| 8 | Verbesserung der Recruiting-Prozesse von Workday | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Informationen:
|
| 9 | Mitteilungen an Sie über zukünftige Chancen und Neuigkeiten von Workday | Für diesen Zweck verarbeiten wir folgende personenbezogene Informationen:
Weitere Infos über den Pool „Workday Talent Community“ erfahren Sie weiter unten. |
Verarbeitet Workday sensible personenbezogene Daten?
Die Definition sensibler bzw. besonderer personenbezogener Informationen variiert weltweit, schließt jedoch üblicherweise Angaben zu ethnischer Herkunft, politischen Ansichten, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, biometrischen Merkmalen, Gesundheitsdaten, sexueller Orientierung sowie zum Vorstrafenregister ein. Dies kann sich auch auf den Inhalt von Mitteilungen erstrecken, die nicht für Workday bestimmt sind, sowie auf Ihre genauen Standortdaten.
Grundsätzlich verarbeiten wir sensible personenbezogene Informationen über Sie ausschließlich dann, wenn diese für den Betrieb unseres Unternehmens, für legitime Recruiting-Aktivitäten und Beschäftigungszwecke notwendig sind oder wenn dies aufgrund geltender Gesetze für Workday zulässig oder erforderlich ist, einschließlich:
Informationen über Ihre ethnische Herkunft, Ihr Geschlecht (einschließlich Geschlechtsidentität), Ihre sexuelle Orientierung und etwaige Behinderungen, um Chancengleichheit und Diversität zu fördern und ein inklusives Arbeitsumfeld zu gestalten, sofern dies erforderlich ist:
Zur Einhaltung der Verpflichtungen oder Ziele im Bereich der beruflichen Chancengleichheit, der Antidiskriminierungsgesetze und der Reporting-Verpflichtungen zuständiger Behörden
In Verbindung mit den Workday-Initiativen für Inklusion, Zugehörigkeit und Gleichberechtigung („VIBE“: Value Inclusion, Belonging and Equity).
Informationen zu Ihrem körperlichen und psychischen Wohlbefinden, um arbeitsbezogene Maßnahmen zu ergreifen, beispielsweise im Rahmen von Gesprächen zur Arbeitsfähigkeit oder in Verbindung mit Gesundheits- und Versicherungsleistungen für Sie und Ihre Begünstigten. Dies dient der Förderung einer gesunden Belegschaft und ermöglicht ein effektives Management von Abwesenheiten.
Automatisch erfasste Informationen
Wenn Sie die Recruiting-Website von Workday besuchen, verwenden wir Cookies, Zählpixel und Skripte. Nähere Informationen zu den von uns eingesetzten Technologien, deren Zweck und Ihre Kontrollmöglichkeiten finden Sie im Cookie-Hinweis auf der Recruiting-Website von Workday.
Aggregieren und Analysieren personenbezogener Informationen – Studie zu Recruiting und Produkttechnologie
Workday und autorisierte Drittanbieter können anonymisierte und/oder aggregierte personenbezogene Informationen im Zusammenhang mit Datenschutz, Sicherheit, People Analytics-Studien, Learning, Recruiting sowie Produktoptimierungen nutzen.
Dies beinhaltet beispielsweise die Anonymisierung persönlicher Kandidatendaten (wie Namen und Adressen) sowie die Erstellung von Übersichtsberichten für Teams und Führungskräfte der Talentakquise von Workday. Anhand der anonymisierten Informationen und Berichte können diese Teams Recruiting-Maßnahmen planen und Kennzahlen im Personalbereich analysieren – etwa hinsichtlich der Diversität des Kandidatenpools sowie Umfang und geografischer Streuung. Die anonymisierten Berichte ermöglichen es uns, Entwicklungstrends zu analysieren, HR-Strategien zu optimieren und neue Möglichkeiten für Drittanbieter im Learning-Bereich zu erschließen.
Auch unsere Produkt- und Technologie-Teams können anonymisierte Daten verwenden, um potenzielle Verbesserungen für Produkte und Cloud-Anwendungen von Workday oder für zukünftige Produktentwicklungen in der Belegschaft zu prüfen.
Anonymisierte Informationen lassen sich mit weiteren relevanten Datasets abgleichen und kombinieren – etwa mit Daten zu bisherigen und künftigen Recruiting-Maßnahmen, aggregierten Bewerberinformationen sowie branchenspezifischen Antworten und Benchmarks.
Workday Talent Community – erfolglose und erfolgreiche Bewerbungen
Als Mitglied der Workday Community werden Sie per E-Mail über geeignete Stellenangebote, aktuelle Recruiting-Aktivitäten und Events von Workday auf dem Laufenden gehalten – ob als Bewerber oder Mitglied des Talent-Pools. Sie können Ihren Lebenslauf jederzeit durch eine aktualisierte Version ersetzen. Im Zuge zukünftiger Recruiting-Initiativen können unsere Talentteams Ihren Lebenslauf, Ihre Qualifikationen und Ihre Erfahrung sichten und Sie bei geeigneten neuen oder sich entwickelnden Rollen bei Workday kontaktieren und zu einer Bewerbung einladen. Ihre Daten werden von uns über eine angemessene Zeitspanne sicher aufbewahrt. Informieren Sie Ihre Kontaktperson bei der Talentakquise, falls Sie künftig keine Benachrichtigungen über neue Rollen erhalten möchten. Sie haben in Workday jederzeit die Möglichkeit, Ihre Kontakteinstellungen zu aktualisieren. Siehe „Welche Datenschutzrechte haben Sie?“
Wir können zahlreiche Bewerbungen für bestimmte Rollen und Tätigkeiten annehmen. Falls Ihre Erstbewerbung nicht erfolgreich ist, speichern wir Ihre Daten über einen angemessenen Zeitraum. Auf diese Weise können wir auf Anfragen oder Beschwerden reagieren, für die Einhaltung regionaler Arbeitsgesetze sorgen (siehe „Wie lange speichert Workday Ihre personenbezogenen Informationen?“) und/oder Updates an die Workday Talent Community senden, falls Sie Mitglied werden.
Wenn Sie eine Rolle bei Workday annehmen, werden sämtliche im Recruiting-Prozess erfassten Informationen in Ihre Personalakte und Ihr Workday-Profil übernommen. Die Verarbeitung erfolgt gemäß der Datenschutzerklärung für Beschäftigte, die Sie beim Onboarding erhalten.
Teilt Workday Ihre personenbezogenen Informationen mit anderen?
Workday stellt sicher, dass personenbezogene Informationen ausschließlich den Empfängern zur Verfügung gestellt werden, die Zugang dazu brauchen, damit sie ihre legitimen Aufgaben und Pflichten gemäß den oben genannten Zwecken durchführen können.
Wir geben Ihre personenbezogenen Informationen an nachstehende Kategorien interner sowie externer Empfänger weiter:
Mitglieder der Workday-Gruppe weltweit:
Einschließlich aller Verwendungszwecke 1–9
Von Workday beauftragte externe Dienstleister und Drittanbieter, darunter IT- und Recruiting-Systeme und -Software, Personalvermittlungsagenturen, Test- oder Assessment-Institute, Anbieter von Umfragetools, Zahlungsdienstleister, Anbieter für Reisemanagement und Hintergrundprüfungen, virtuelle Assistenten und Chatbot-Technologien sowie weitere Softwareanbieter:
Einschließlich aller Verwendungszwecke 1–9
Gerichte, Aufsichtsbehörden, öffentliche Hand und professionelle Berater (einschließlich Einwanderungsspezialisten, Steuerberater, Rechnungsprüfer und Anwälte), damit wir unseren gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen, Anfragen oder Angelegenheiten nachkommen und auf Gerichtsbeschlüsse, Audits, Durchsuchungsbefehle, Vorladungen, administrative, behördliche oder gerichtliche Verfahren, Anträge oder Vorfälle reagieren können.
Dritte, falls erforderlich: (i) zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung potenzieller, angedrohter oder laufender Rechtsstreitigkeiten; (ii) wenn wir nach bestem Wissen und Gewissen annehmen, dass die Offenlegung zum Schutz Ihrer Sicherheit, der Sicherheit Dritter oder zur Einhaltung der für Workday geltenden regionalen Standards notwendig ist; oder (iii) im Zusammenhang mit einer Unternehmenstransaktion oder -umstrukturierung wie etwa einer Fusion, Übernahme durch ein anderes Unternehmen oder dem Verkauf der gesamten oder eines Teils der Vermögenswerte von Workday.
Alle anderen Drittanbieter, bei denen Sie eingewilligt oder Workday angewiesen haben, Ihre personenbezogenen Informationen mit ihnen zu teilen, oder bei denen eine Offenlegung angemessen ist.
Mitarbeiter von Workday, die personenbezogene Informationen einsehen oder besprechen dürfen, sind verpflichtet, die Anforderungen aller Richtlinien zu Vertraulichkeit, Datenschutz und Sicherheit zu erfüllen.
Beim Einsatz von Drittanbietern und Lieferanten zur Verarbeitung personenbezogener Informationen im Auftrag von Workday stellen wir durch geeignete Maßnahmen sicher, dass diese Organisationen im Einklang mit unserer Datenschutzerklärung und geltendem Recht handeln und ein angemessenes Sicherheits- und Vertraulichkeitsniveau gewährleisten. Dies gilt ergänzend zu den Datenschutz- und Sicherheitsverpflichtungen, denen der Anbieter im Rahmen seiner Verarbeitungstätigkeiten und Dienstleistungen unterliegt.
Drittanbieter verfügen ebenfalls über eigene Datenschutzerklärungen, in denen sie ihre Datenverarbeitungsmethoden darlegen. Falls der Anbieter eigene Geschäftszwecke verfolgt oder Sie in direkter Geschäftsbeziehung zu ihm stehen, empfehlen wir Ihnen, diese einzusehen.
Wenn personenbezogene Informationen erforderlich sind
Workday informiert Sie, wenn aufgrund gesetzlicher, geschäftlicher oder einstellungsspezifischer Anforderungen die Angabe personenbezogener Informationen erforderlich ist. In der Regel erfragen wir ausschließlich die Informationen, die bei Ihrer Berücksichtigung für eine Rolle erforderlich und angemessen sind. Falls Sie die erforderlichen Informationen nicht bereitstellen können, informieren wir Sie umgehend über mögliche Auswirkungen auf Ihre Bewerbung oder damit verbundene Verzögerungen.
Wenn wir Sie um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Informationen durch Workday oder einen Drittanbieter bitten, steht es Ihnen frei, diese zu erteilen oder abzulehnen.
Gibt Workday Ihre personenbezogenen Informationen in internationalem Rahmen weiter?
Ja. Workday hat seinen Hauptsitz in den USA und ist in einem globalen Geschäftsumfeld tätig. Wir übermitteln, speichern, öffnen und verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen an verschiedenen internationalen Standorten – einschließlich in Ländern:
In denen Sie sich bewerben oder für eine Rolle in Betracht gezogen werden
Die außerhalb Ihrer Gerichtsbarkeit liegen
- In denen Workday oder von Workday beauftragte Drittanbieter, Kunden oder relevante Drittempfänger tätig sind
Wie lange speichert Workday Ihre personenbezogenen Informationen?
Die Speicherung und Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Informationen durch Workday erfolgt ausschließlich für legitime Geschäftszwecke und nur so lange wie nötig – gemäß dieser Datenschutzerklärung und den geltenden regionalen Gesetzen.
Zusammengefasst gesagt: Wir bewahren personenbezogene Informationen über einen angemessenen Zeitraum auf:
Nach Abschluss des Recruiting-Prozesses und der Einstellungsentscheidung, um etwaige Anfragen, Beschwerden sowie rechtliche oder Compliance-relevante Aspekte im Kontext der Recruiting-Prozesse von Workday angemessen behandeln zu können, und
Um Sie gezielt über passende Stellenangebote zu informieren und Ihre Kontakteinstellungen effizient zu verwalten
Die Einstellungen für Ihre bevorzugte Kontaktaufnahme können Sie jederzeit ändern. Beachten Sie dabei, dass wir weitere Informationen aufbewahren müssen, falls zum Zeitpunkt des Antrags rechtmäßige Grundlagen und Zwecke bestehen.
Bei der Festlegung der angemessenen Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Informationen in unseren Unterlagen berücksichtigen wir zahlreiche Faktoren, die für Workday und Ihre Recruiter relevant sind. Dazu gehören:
Unsere rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen sowie bestehende Richtlinien
Schadensrisiko und Verjährungsfristen
Vorrangige legitime Geschäftsanforderungen
Umfang, Art und Sensibilität der von uns verarbeiteten personenbezogenen Informationen
Die potenzielle Gefährdung durch unbefugte Verwendung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Informationen unter Berücksichtigung der implementierten technischen Schutzmaßnahmen
Falls wir die gewünschten Ziele durch alternative Methoden erreichen können.
Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Sie verfügen möglicherweise über spezifische Rechte hinsichtlich Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Informationen. Die Gesetze und Rechte unterscheiden sich nach Standort und Rolle, wobei die Datenschutzrechte jedoch folgende Rechte umfassen können:
- Das Recht, auf Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Informationen zuzugreifen, inakkurate Informationen zu berichtigen und Ihre personenbezogenen Daten zu löschen.
- Das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen, die auf der Basis unserer berechtigten Interessen durchgeführt wird, zu widersprechen.
- Das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen durch uns zu beschränken.
- Das Recht, die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Informationen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format anzufordern, falls die Verarbeitung auf einer Zustimmung oder einem Vertragsverhältnis basiert.
- Das Recht, jederzeit Ihre Zustimmung zu widerrufen, falls wir Ihre personenbezogenen Informationen für eine bestimmte Aktivität mit Ihrer Zustimmung erfasst und verarbeitet haben. Der Widerruf Ihrer Einwilligung berührt weder die Rechtmäßigkeit der von uns vor Ihrem Widerruf durchgeführten Verarbeitung noch die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen, die unter Berufung auf andere rechtmäßige Verarbeitungsgründe als der Einwilligung erfolgt.
- Das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen. In der Regel können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres eigentlichen Wohnsitzes, Ihres Arbeitsplatzes oder des eingetragenen Sitzes des „Datenverantwortlichen“ wenden. Sie können die Kontaktdaten Ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde auch über die Angaben im Abschnitt „Möchten Sie uns kontaktieren?“ verwenden. Der Abschnitt „Zusätzliche regionale Offenlegungen“ weiter unten informiert Sie darüber, wie Sie eine Beschwerde bei Ihrer zuständigen Datenschutzbehörde einreichen können.
Um Ihren Antrag bearbeiten zu können, benötigen wir möglicherweise zusätzliche Angaben, um Ihre Identität zu verifizieren.
Workday wird Sie nicht diskriminieren, weil Sie Ihre Rechte geltend machen. Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihre einzelnen Rechte konkret nutzen können, auch:
- Falls sich das Recht an Ihrem Standort oder die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung unterscheidet
- Ob Workday maßgebliche Anforderungen an die Verarbeitung hat und welche
- Wie die Rechte anderer Personen oder Parteien mit Ihrem spezifischen Antrag zusammenhängen
Workday trifft keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen, die rechtliche oder ähnlich bedeutende Auswirkungen im Rahmen der von dieser Datenschutzerklärung abgedeckten Recruiting-Tätigkeiten hat.
Sie oder eine entsprechend befugte Person, die in einer für uns nachprüfbaren Weise in Ihrem Auftrag handelt, können die entsprechenden Rechte geltend machen, indem Sie sich über die Angaben unten in „Möchten Sie uns kontaktieren?“ mit uns in Verbindung setzen oder Ihren Antrag über unser Antragsportal übermitteln.
Je detaillierter Sie Ihr Anliegen beschreiben, desto schneller kann Workday darauf eingehen. Sie erhalten von uns zeitnah eine Rückmeldung und sind so stets auf dem Laufenden. In der Regel erfolgt dies innerhalb eines Monats nach Antragsstellung, in Ausnahmefällen kann sich die Bearbeitung über bis zu drei Monate erstrecken.
Wie schützt Workday Ihre personenbezogenen Informationen?
Wir sorgen für adäquate Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehört die Umsetzung technischer, organisatorischer und vertraglicher Maßnahmen, um personenbezogene Informationen vor versehentlichem Verlust, Zerstörung oder sonstigen Vorfällen sowie den damit einhergehenden Risiken zu bewahren.
Beachten Sie, dass die Sicherheit von Informationen, die über das Internet übermittelt werden, nie vollends garantiert werden kann. Es liegt in Ihrer Verantwortung, für die Sicherheit von Kennwörtern und anderen Formen der Authentifizierung zu sorgen, die Sie für den Zugriff auf kennwortgeschützte oder sichere Bereiche jeder Recruiting-Webseite von Workday benötigen. Der Zugang zu kennwortgeschützten und/oder gesicherten Bereichen vonRecruiting-Webseiten von Workday und deren Nutzung steht nur befugten Anwendern zur Verfügung.
Zertifizierungen
US-Datenschutzrahmen
Workday hält die Grundsätze des EU-US-Datenschutzrahmens ( „EU-US-DSR“), der „britischen Erweiterung“ des EU-US-DSR und des Schweiz-US-Datenschutzrahmens („Schweiz-US-DSR“) nach Maßgabe des Handelsministeriums der Vereinigten Staaten ein. Workday stützt sich auf den EU-US-DSR, die britische Erweiterung des EU-US-DSR und den Schweiz-US-DSR als Rechtsgrundlage für die Übermittlung personenbezogener Informationen. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Hinweis zum Datenschutzrahmen, den Sie hier einsehen können.
APEC Cross-Border Privacy Rules-System
Die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenschutzvorkehrungen von Workday entsprechen dem Cross Border Privacy Rules-System („CBPR“) der Asiatisch-Pazifischen Wirtschaftsgemeinschaft (APEC). Das CBPR-System der APEC bietet Organisationen einen Rahmen zum Schutz von personenbezogenen Informationen, die zwischen teilnehmenden APEC-Ländern übermittelt werden. Weitere Informationen zu den APEC-Rahmenbedingungen finden Sie hier.
Wird Workday Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vornehmen?
Um auf rechtliche, technische oder geschäftliche Veränderungen einzugehen, behalten wir uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Bei Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie entsprechend der Relevanz der vorgenommenen Änderungen auf angemessene Weise.
Das Datum der letzten Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung finden Sie unter „Letzte Aktualisierung“ im oberen Bereich des Dokuments.
Möchten Sie uns kontaktieren?
Falls Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder Ihre Rechte geltend machen möchten, reichen Sie Ihren Antrag über unser Antragsportal oder über eine der nachfolgenden Postanschriften ein:
Wenn Sie sich für eine Rolle mit Standort im EWR, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz bewerben, wenden Sie sich an:
Workday Limited
Attn: Privacy
Kings Building, May Lane
Dublin 7
Irland
Falls Sie sich für eine Rolle an einem anderen Standort bewerben, wenden Sie sich an:
Workday, Inc.
Attn: Privacy
6110 Stoneridge Mall Road
Pleasanton, CA 94588
USA
Wenn Sie sich mit dem Datenschutzbeauftragten von Workday in Verbindung setzen möchten, senden Sie eine E-Mail an privacyofficer@workday.com.
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich auch an die Workday-Niederlassung in dem Land wenden, in dem Sie sich auf eine Stelle beworben oder auf eine Ausschreibung reagiert haben. Eine Liste der mit Workday verbundenen Unternehmen und deren Kontaktdaten finden Sie hier.
Bei Datenschutz- oder Datenverwendungsbedenken, die wir nicht zu Ihrer Zufriedenheit beantwortet haben, wenden Sie sich bitte unter https://feedback-form.truste.com/watchdog/request an unsere externe Streitschlichtungsstelle in den USA (kostenfrei).
Zusätzliche regionale Offenlegungen
Kalifornien
Falls Sie in Kalifornien ansässig sind, beachten Sie bitte die folgenden zusätzlichen Offenlegungen:
Workday „verkauft“ keine personenbezogenen Informationen, die im Rahmen von Recruiting, Einstellungen, Personalmanagement oder damit verbundenen Prozessen erfasst oder verwaltet werden, an Dritte und „teilt“ diese auch zum Zwecke zielgerichteter Werbung nicht mit Dritten (gemäß den Definitionen des California Privacy Rights Act).
Falls Sie in Kalifornien ansässig sind, geben Sie bitte beim Anfordern des Zugriffs an, ob Sie Zugriff auf bestimmte Datenkategorien oder einzelne personenbezogene Informationen wünschen. Als Einwohner Kaliforniens haben Sie über die oben genannten Rechte hinaus die Möglichkeit, der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Informationen an Dritte zum Zwecke zielgerichteter Werbung oder dem Verkauf dieser Daten durch Dritte zu widersprechen. Workday verkauft Ihre persönlichen Daten nicht und gibt sie auch nicht zum Zwecke zielgerichteter Werbung an Dritte weiter. Workday verwendet Ihre sensiblen personenbezogenen Informationen ausschließlich für geschäftliche Zwecke, legitime Personalbeschaffungsmaßnahmen oder für Fälle, in denen es sonst gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben ist, weshalb keine Einschränkung der Nutzung sensibler personenbezogener Informationen möglich ist.
Sobald Ihr Antrag bei uns eingeht, erhalten Sie innerhalb von 10 Werktagen eine Eingangsbestätigung. Ihr Antrag wird von uns innerhalb von 45 Kalendertagen nach Eingang umfassend bearbeitet und beantwortet. Falls wir mehr Zeit benötigen (bis zu 90 Tagen oder dem zulässigen Zeitrahmen), informieren wir Sie schriftlich über die Gründe sowie den neuen Zeitrahmen.
Nur Sie oder ein bevollmächtigter Vertreter (siehe weiter unten) sind berechtigt, einen überprüfbaren Antrag bezüglich Ihrer personenbezogenen Informationen einzureichen.
So bevollmächtigen Sie einen Vertreter. Sie können einen bevollmächtigten Vertreter damit beauftragen, Ihren überprüfbaren Verbraucherantrag in Ihrem Namen zu senden, wenn der bevollmächtigte Vertreter Ihre schriftliche Erlaubnis dazu hat und Sie Ihre Identität zuvor direkt bei uns bestätigt haben.
- So überprüfen wir Ihren Antrag. Um Ihren Antrag zu beantworten, müssen wir Ihre Identität und/oder die Autorisierung Ihres bevollmächtigten Vertreters überprüfen. Wir verwenden die uns in diesem Zusammenhang zur Verfügung gestellten personenbezogenen Informationen, um Ihre Identität oder die Berechtigung Ihres bevollmächtigten Vertreters für den Antrag zu überprüfen. Für Ihren überprüfbaren Verbraucherantrag müssen Sie kein Konto bei uns einrichten. Um Ihren Antrag zu überprüfen, benötigen wir gegebenenfalls mindestens zwei bereits bei uns hinterlegte personenbezogene Informationen von Ihnen zur Identitätsbestätigung, falls wir Sie nicht anderweitig verifizieren können. Um Betrugsrisiken vorzubeugen, verifizieren wir Ihren Verbraucherantrag, indem wir Ihre Angaben sorgfältig mit den uns vorliegenden Informationen abgleichen, und ergreifen zusätzliche Maßnahmen, um das Betrugsrisiko zu minimieren.
Europäischer Wirtschaftsraum, Vereinigtes Königreich und Schweiz
Falls Sie im EWR, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz ansässig sind, beachten Sie bitte die folgenden zusätzlichen Offenlegungen:
Datenverantwortlicher
Workday Limited ist als Datenverantwortlicher primär für den Schutz Ihrer personenbezogenen Informationen zuständig, wobei diese Verantwortung mit der europäischen Workday-Niederlassung geteilt wird, bei der Sie sich für eine Rolle beworben haben oder die Sie kontaktiert hat (die „lokale Workday-Niederlassung“). Workday Limited und die lokale Workday-Niederlassung sind gemeinsam Datenverantwortliche.
Wir empfehlen Ihnen, sich bei Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Informationen an Workday Limited zu wenden – oder an Ihre lokale Workday-Niederlassung, falls Sie dies wünschen. In der Beziehung zwischen Workday Limited und Ihrem lokalen Workday-Partner ist Workday Limited in erster Linie für Folgendes verantwortlich:
Ausarbeitung und Bereitstellung dieser Datenschutzerklärung an Sie
Erfüllung sämtlicher Anträge, die Sie zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte stellen
Bestimmung der rechtmäßigen Grundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen
Gewährleistung angemessener technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer persönlichen Informationen
Reporting über etwaige Verletzungen des Schutzes personenbezogener Informationen im Einklang mit dem Datenschutzrecht
Bei Bedarf Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen
Beauftragung eines externen Anbieters oder Datenverarbeitungspartners
Gewährleistung der erforderlichen Datenschutzvorkehrungen bei der länderübergreifenden Übermittlung personenbezogener Informationen
Workday Limited hat seinen Sitz in Irland und ist die Hauptniederlassung und der europäische Hauptsitz von Workday. Workday Limited unterliegt der Aufsicht durch den irischen Datenschutzbeauftragten, dessen Kontaktdaten Sie hier finden.
Workday Limited und Ihre lokale Workday-Niederlassung werden im erforderlichen Umfang zusammenarbeiten, um die ordnungsgemäße Erfüllung der oben beschriebenen Pflichten sicherzustellen, zusätzlich zu allen anderen Vorgaben, die gemäß dieser Datenschutzerklärung und dem Datenschutzrecht gelten. Sie werden gemeinsam die konsequente Einhaltung aller Datenschutzgrundsätze gewährleisten.
Die Kontaktdaten von Workday Limited und Ihrer lokalen Workday-Niederlassung finden Sie weiter oben unter der Überschrift „Möchten Sie uns kontaktieren?“.
Einreichen einer Beschwerde
Sie können eine Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde, z. B. der Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Wohnsitzes, einreichen. Eine vollständige Liste der EWR-Datenschutzbehörden finden Sie hier. Die Kontaktdaten des irischen Datenschutzbeauftragten finden Sie hier. Im Vereinigten Königreich ist die Datenschutzbehörde das Information Commissioner's Office, in der Schweiz der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte.
Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Informationen erfolgt auf der Basis verschiedener rechtlicher Grundlagen, wie es das geltende Recht vorschreibt. Die Rechtsgrundlage wird durch die Art der Daten sowie den spezifischen Kontext und Verwendungszweck bestimmt.
Für Personen im EWR und im Vereinigten Königreich oder in einer anderen Rechtsprechung, die ähnliche Anforderungen an die Rechtsgrundlage stellt, ist unsere Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verwendung der personenbezogenen Informationen, einschließlich sensibler personenbezogener Informationen, in den folgenden Tabellen beschrieben.
Verarbeitungszwecke für personenbezogene Informationen und deren Rechtsgrundlagen
| Rechtsgrundlage | Verarbeitungszweck(e) |
|---|---|
Einwilligung: In Fällen, in denen das britische oder regionale Recht dies vorschreibt, werden wir Sie um Ihre Einwilligung bitten.
In bestimmten Fällen, beispielsweise bei Hintergrundprüfungen, werden Sie gebeten, dem Drittanbieter explizit Ihre Einwilligung zu erteilen oder diese zu widerrufen. |
Zweck(e): 1. Überprüfung Ihrer Angaben und Durchführung der erforderlichen Hintergrundprüfungen 2. Förderung und Überwachung von Diversität und Chancengleichheit, einschließlich Reporting (wenn keine gesetzliche oder regulatorische Verpflichtung besteht) 3. Mitteilungen an Sie über zukünftige Chancen und Neuigkeiten von Workday
|
| Gesetzliche Verpflichtung: Soweit geltendes EU-Recht oder britisches Recht (je nach Anwendbarkeit) uns dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Informationen zu diesem Zweck zu verarbeiten, einschließlich behördlicher Weisungen und als Reaktion auf eine gerichtliche Anordnung | Zweck(e): 1. Überprüfung Ihrer Angaben und Durchführung der erforderlichen Hintergrundprüfungen 2. Überwachung und Förderung von Diversität und Chancengleichheit, einschließlich Reporting 3. Wahrung der rechtlichen Interessen von Workday bei Beschwerden und fachgerechte Beantwortung von Rechtsbegehren |
Berechtigte Interessen: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Informationen gemäß dieser Rechtsgrundlage, falls ein berechtigtes Interesse vorliegt und keiner der oben genannten Gründe zutrifft.
Unter die berechtigten Interessen fallen beispielsweise:
Wir werden uns nicht auf diese Grundlage stützen, wenn die Interessen und Rechte einer Person Priorität haben sollten. Die Interessen von Workday und Drittanbietern werden sorgfältig mit den individuellen Datenschutzrechten, den Vorteilen und möglichen Auswirkungen in Einklang gebracht. |
Zweck(e): 1. Verwaltung Ihrer Workday Bewerberkonten 2. Zugriff auf unsere Recruiting-Website, Ausschreibung von Stellenangeboten und Management der Website-Sicherheit 3. Identifizierung und Vorauswahl aussichtsreicher Kunden und Stellenbewerber 4. Optimierung der Recruiting-Prozesse sowie Koordination persönlicher und virtueller Meetings und Beurteilungen 5. Einstellungsentscheidungen zu aktuellen oder zukünftigen Beschäftigungschancen 8. Wahrung der rechtlichen Interessen von Workday bei Beschwerden und fachgerechte Beantwortung von Rechtsbegehren 9. Verbesserung der Recruiting-Prozesse von Workday |
Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer sensiblen personenbezogenen Informationen basieren auf folgenden Punkten:
Verarbeitungszwecke für sensible personenbezogene Informationen und Rechtsgrundlagen
| Grund für die Verarbeitung sensibler personenbezogener Informationen | Verarbeitungszweck(e) |
|---|---|
Arbeitsrechtliche Bestimmungen und Verpflichtungen – nach Maßgabe des in der EU und im Vereinigten Königreich geltenden Arbeitsrechts |
Aufgabe: 1. Überwachung und Förderung von Diversität und Chancengleichheit, einschließlich Reporting |
| Rechtliche Ansprüche – soweit die Verarbeitung Ihrer sensiblen personenbezogenen Informationen zur Durchsetzung, Begründung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aufgrund der Anordnung eines Gerichts der EU oder des Vereinigten Königreichs notwendig ist | Aufgabe: 1. Wahrung der rechtlichen Interessen von Workday bei Beschwerden und fachgerechte Beantwortung von Rechtsbegehren |
Ausdrückliche Zustimmung – soweit wir Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung der sensiblen personenbezogenen Informationen erhalten haben |
Zweck(e): 1. Identifizierung und Vorauswahl aussichtsreicher Kunden und Stellenbewerber 2. Überprüfung Ihrer Angaben und Durchführung der erforderlichen Hintergrundprüfungen 3. Förderung und Überwachung von Diversität und Chancengleichheit, einschließlich Reporting (wenn keine gesetzliche oder regulatorische Verpflichtung besteht) |
Weitergabe personenbezogener Informationen in internationalem Rahmen
Wir verarbeiten personenbezogene Informationen in den USA und anderen Ländern außerhalb des EWR, des Vereinigten Königreichs und der Schweiz.
Die Datenschutzrichtlinien der regionalen Importeure können von den an Ihrem Standort geltenden Bestimmungen abweichen. Für die Übermittlung personenbezogener Informationen ergreifen wir geeignete Maßnahmen zum Schutz der Daten, der Grundrechte und -freiheiten und der Ausübung der Rechte des Einzelnen in Übereinstimmung mit dem regionalen Recht.
Wir stellen sicher, dass sich der Empfänger in einem Land mit angemessenem Datenschutzniveau befindet, auf der Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen der zuständigen Behörden. So ist beispielsweise Workday für die Weitergabe personenbezogener Informationen innerhalb der Workday-Gruppe in die USA im Rahmen des EU-US-DSR und der britischen Erweiterung des EU-US-DSR für den Import personenbezogener Informationen zertifiziert.
Zudem können wir „Standardvertragsklauseln“ und ein ergänzendes britisches Addendum („SCCs“) mit den Datenimporteuren abschließen. SCCs sind behördlich anerkannte Standardvertragsklauseln für die grenzüberschreitende Datenübermittlung, die im EWR, dem Vereinigten Königreich, der Schweiz und weiteren Standorten als branchenübliche Schutzmaßnahmen gelten. Sie haben möglicherweise das Recht, eine Kopie der SCC anzufordern. Unsere Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt „Möchten Sie uns kontaktieren?“.
Falls erforderlich, treffen wir weitere vertragliche, technische und organisatorische Vorkehrungen, um sicherzustellen, dass die übermittelten personenbezogenen Informationen einen im Wesentlichen gleichwertigen Schutzniveau unterliegen.