Vom Recruiting über das Mitarbeiter-Engagement bis zur langfristigen Personalplanung – generative KI unterstützt HR-Teams dabei, Initiativen zu skalieren, ohne die menschliche Interaktion zu ersetzen.
Sydney Scott
Editorial Strategist, AI
Workday
In den letzten Jahren hat sich KI zu einer unverzichtbaren Grundlage im Personalwesen entwickelt, die übergeordnete Strategien bestimmt und zugleich die täglichen Workflows optimiert. Generative KI erweist sich in der HR-Abteilung als besonders wertvoll. Eine aktuelle Studie der Hackett Group zeigt, dass mittlerweile 66 % der HR-Teams KI einsetzen. Die Technologie gilt demnach als „strategische Notwendigkeit“ für HR-Führungskräfte, die Arbeit neu denken und wegweisende Geschäftsergebnisse erzielen wollen.
Ob Talentakquise, Mitarbeiter-Engagement oder langfristige Personalplanung – generative KI ist längst zu einem entscheidenden Instrument für die Modernisierung des Personalwesens geworden. Damit leistet sie sowohl einen strategischen Beitrag zu den übergeordneten Unternehmenszielen als auch zu den täglichen HR-Aufgaben.
Doch um diese Wirkung zu erzielen, müssen Sie die richtigen Anwendungsfälle und Ansätze für die Skalierung von KI auf Unternehmensebene kennen.
Inzwischen nutzen 66 % der HR-Teams generative KI, um bahnbrechende Geschäftsergebnisse zu erzielen.
Studie
Generative KI bezeichnet KI-Systeme, die neue Inhalte wie Texte, Code, Bilder oder strukturierte Erkenntnisse erstellen, indem sie Muster in vorhandenen Daten erkennen und erlernen. Für das Personalwesen bedeutet das: Tätigkeitsbeschreibungen, E-Mails an Kandidaten, Performance-Feedback oder Studien zu wichtigen Personaltrends lassen sich praktisch per Knopfdruck erstellen.
Die größten Vorteile generativer KI im Personalwesen sind Geschwindigkeit und Skalierbarkeit. Durch die Zusammenführung umfangreicher Informationen – wie Kandidatenprofile, Richtliniendokumente, Lernmaterialien, Echtzeit-Feedback und Personaldaten – generiert die Technologie innerhalb von Sekunden prüfbereite Ergebnisse.
Einer Studie von Workday zufolge berichten mehr als drei Viertel (85 %) der Mitarbeitenden, dass sie dank KI produktiver arbeiten und bis zu sieben Stunden pro Woche einsparen. Die HR-Abteilung bildet hier keine Ausnahme. Doch oft zeigt sich ein Paradoxon: Ein erheblicher Teil der gewonnenen Zeit geht durch Nacharbeiten verloren. So müssen etwa allgemeine Inhalte überarbeitet, fehlerhafte Ergebnisse korrigiert oder isolierte Tools in Kauf genommen werden.
Im HR-Alltag äußert sich dieses Paradoxon beispielsweise wie folgt:
Im Personalwesen bietet generative KI die meisten Vorteile, wenn sie vollständig in die Kernsysteme und Workflows integriert ist. So kann sie auf die Daten, Richtlinien und Compliance-Kontrollen zurückgreifen, auf die sich HR bereits stützt. Da Integration das A und O ist, kommt es neben der Einführung der Technologie ebenso darauf an, die richtigen, effektiven Anwendungsfälle zu identifizieren und gezielt zu implementieren.
Nicht alle Anwendungsfälle generativer KI bieten für jede HR-Organisation denselben Mehrwert. Bevor KI in einen Prozess integriert wird, sollten Führungskräfte prüfen, inwieweit der jeweilige Anwendungsfall zu den übergeordneten Prioritäten des Unternehmens und der Belegschaft passt. Zudem ist zu bewerten, ob das Unternehmen über die erforderliche Dateninfrastruktur, Governance-Richtlinien und Change-Management-Strategien verfügt, um die Lösung langfristig und nachhaltig zu managen.
Letztendlich setzt langfristiger Erfolg voraus, dass Sie generative KI in die bestehenden Abläufe und Zukunftspläne Ihrer HR-Organisation integrieren – und nicht umgekehrt. Zu den derzeit wichtigsten Anwendungsfällen für generative KI im Personalwesen zählen:
2. HR-Servicemodell und Mitarbeitererfahrung
3. Weiterbildung und Entwicklung
4. Performance- und Talentmanagement
5. Personalplanung und -analyse
6. HR-Abläufe, Richtlinien und Kommunikation bei Veränderungen
Die Inhaltsgenerierung zählte zu den ersten und am weitesten verbreiteten Einsatzfeldern generativer KI – eine Entwicklung, die sich in der Talentakquise deutlich bemerkbar gemacht hat. Recruiting-Teams erstellen große Mengen an Inhalten – Stellenausschreibungen, Nachrichten zur Kontaktaufnahme, Interview-Leitfäden, Updates für Kandidaten –, die korrekt und auf die Marken- sowie Kompetenzstrategie abgestimmt sein müssen.
Lösungen mit generativer KI sind besonders effektiv in Umgebungen, in denen Unternehmen in großem Umfang Einstellungen für verschiedene Rollen, Standorte und Geschäftsbereiche vornehmen müssen. Einstellungsteams sind gefordert, schnell zu handeln und dabei auf Qualität und Fairness zu achten.
Beispiele für generative KI in der Talentakquise:
Entwurf von Tätigkeitsbeschreibungen auf Basis von Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Einstufungskriterien. Recruiter und einstellende Manager können diese Entwürfe vor der Ausschreibung einfach überarbeiten.
Generierung personalisierter E-Mails zur Kontaktaufnahme mit Kandidaten, die Ihr Arbeitgeber-Branding perfekt transportieren und auf bestimmte Profile oder Talentpools zugeschnitten sind.
Erstellung strukturierter Interview-Fragen und Scorecards, die auf die für die jeweilige Rolle erforderlichen Kenntnisse und Kompetenzen abgestimmt sind.
Zusammenfassung von Lebensläufen, Bewertungen und Interview-Notizen zu kurzen Briefings, mit denen sich einstellende Manager auf ihre Gespräche vorbereiten können.
Kanalübergreifende Wiederverwendung von Inhalten mit Arbeitgeber-Branding: So wird beispielsweise aus einem Beitrag über die Unternehmenskultur ein maßgeschneiderter Content für Ihre Karriere-Website, Stellenausschreibungen und Follow-up-Nachrichten.
Richtig eingesetzt verschafft generative KI Recruitern mehr Zeit, Beziehungen zu Kandidaten und einstellenden Managern aufzubauen, indem sie den Aufwand für das Erstellen und Überarbeiten von Inhalten verringert.
Lösungen mit generativer KI können auch die Art und Weise verändern, wie die HR-Abteilung ihre Services für Mitarbeitende und Manager bereitstellt. Ähnlich wie Kundenservice-Teams KI nutzen, um schneller zu reagieren und höhere Volumen zu managen, kann die HR-Abteilung generative KI einsetzen, um präzise Antworten zu verfassen, relevante Richtlinien zu ermitteln und aus häufig gestellten Fragen neue Ressourcen zu erstellen.
Anstatt bei null anzufangen oder mehrere Systeme durchsuchen zu müssen, erhalten HR- und Manager einen KI-generierten Entwurf, der den Kontext der gestellten Frage bereits aufgreift.
Beispielsweise im Hinblick auf folgende Aspekte:
Wenn diese Funktionen in eine einheitliche Plattform für das HR-Servicemodell integriert werden, können sie das Fallvolumen reduzieren und für ein einheitlicheres Kundenerlebnis sorgen. Die HR-Fachkräfte behalten weiterhin die Kontrolle über die endgültigen Antworten.
Da Unternehmen zunehmend auf kompetenzbasierte Talentstrategien umstellen, müssen HR- und Learning-Teams die berufliche Entwicklung umfassend personalisieren. Dieser Ansatz ist erfolgreich, wenn Mitarbeitende ihre aktuellen Kompetenzen mühelos erfassen, kritische Entwicklungslücken identifizieren und problemlos auf Learning-Angebote zugreifen können, die auf ihre Rollen und Karriereziele zugeschnitten sind.
Generative KI hilft dabei, die Lücke zwischen Talent-Rohdaten und der Art und Weise zu schließen, wie die Mitarbeitenden Orientierungshilfen für die Weiterentwicklung tatsächlich annehmen. Genauso wie KI komplexe Datasets in allgemein verständliche Erkenntnisse für Führungskräfte umwandelt, kann sie dies auch für Mitarbeitende tun, die sich handlungsorientierte, leicht nachvollziehbare nächste Schritte für Karriereentwicklung und Learning-Programme wünschen.
Beispielsweise im Hinblick auf folgende Aspekte:
Erstellung personalisierter Learning-Pfade, die auf Kenntnisdaten, Rollenerwartungen und Karriereinteressen basieren, um anschließend die relevantesten Inhalte oder Erfahrungen zu empfehlen.
Zusammenfassung umfangreicher Lernmaterialien, Studien oder Playbooks in kurze, leicht verständliche Learning-Assets, die sich leichter bewältigen lassen.
Übersetzung komplexer oder fachspezifischer Richtlinien in benutzerfreundliche Erläuterungen und Szenarien für Manager und Mitarbeitende.
Entwurf von Entwicklungsplänen, die Feedback, bisherige Performance und angestrebte Rollen berücksichtigen.
Ermittlung angrenzender Kenntnisse und Karrierepfade basierend auf dem aktuellen Mitarbeiterprofil und den Anforderungen des Unternehmens, die Mitarbeitende möglicherweise noch nicht in Betracht gezogen haben.
Indem die HR-Abteilung Lösungen mit integrierter generativer KI und eine umfassende Kompetenzbasis sowie hochwertige Learning-Inhalte miteinander kombiniert, kann sie zeitnah maßgeschneiderte Entwicklungsmöglichkeiten anbieten, ohne dass der Verwaltungsaufwand in gleichem Maße zunimmt.
Genauso wie KI komplexe Datasets in Erkenntnisse für Führungskräfte umwandelt, kann sie dies auch für Mitarbeitende tun, die sich handlungsorientierte nächste Schritte für ihre Karriereentwicklung wünschen.
Performance-Management und Talent-Reviews sind zutiefst menschliche Prozesse. Doch sie erfordern auch eine aufwendige Erstellung und Aufbereitung von Inhalten. Manager müssen Beurteilungen verfassen, Feedback aus verschiedensten Quellen bündeln und Entwicklungsmaßnahmen identifizieren. Die HR-Abteilung sammelt Informationen, um Talent-Reviews und datengestützte Entscheidungen zu unterstützen.
Generative KI kann den manuellen Aufwand drastisch reduzieren und lässt gleichzeitig Raum für menschliches Urteilsvermögen und Nuancen.
Beispielsweise im Hinblick auf folgende Aspekte:
Zusammenfassung von Feedback aus verschiedenen Quellen und von Performance-Daten zu einer ersten Fassung, die Manager und Mitarbeitende gemeinsam überarbeiten können.
Erstellung von Review-Kommentaren oder Anmerkungen zu Check-ins, basierend auf den Zielen, Erfolgen und dem Feedback der jeweiligen Beurteilungsperiode.
Vorschläge für Ziele und Entwicklungsmaßnahmen, die auf Rollenerwartungen, Kompetenzlücken und geschäftliche Prioritäten abgestimmt sind.
Umwandlung von Feedback-Rohdaten in Erkenntnisse für HR Business Partner – beispielsweise durch Hervorhebung allgemeiner Stärken oder Problemfelder innerhalb eines Teams oder einer Funktion.
Erstellung von Talent-Review-Zusammenfassungen, in denen Informationen zu Nachfolgern, Risiken und Einsatzbereitschaft in prägnanten Narrativen für Gespräche auf Führungsebene konsolidiert werden.
Hier geht es nicht darum, dass die KI Reviews für Manager verfasst. Ziel ist es, ihnen bessere Ansatzpunkte zu bieten, damit sie sich auf sinnvolle Gespräche mit ihren Teams konzentrieren können.
Von HR-Führungskräften und Partnern im Finanzwesen wird zunehmend erwartet, dass sie komplexe Personaldaten in klare Erkenntnisse umwandeln, die dem Management als Entscheidungsgrundlage dienen. Sie müssen darlegen, wie die aktuelle Talentsituation aussieht, was das Unternehmen in Zukunft benötigen wird und wie sich verschiedenen Personalszenarien auswirken könnten.
Generative KI kann diesen narrativen Teil der Personalplanung – ähnlich wie im Finanzwesen – automatisieren und skalieren, indem sie Daten zu klaren, handlungsorientierten Empfehlungen zusammenfasst.
Beispielsweise im Hinblick auf folgende Aspekte:
Erstellung von Personalübersichten für Führungsteam oder Vorstand, beispielsweise zu Headcount, Austritten, interner Mobilität sowie Abdeckung geschäftskritischer Kompetenzen – direkt in den Stammdatensystemen.
Verständliche Einordnung, warum sich wichtige Kennzahlen verändert haben – etwa bei plötzlichen Fluktuationsspitzen, Schwankungen beim Engagement oder Einbrüchen bei der Einstellung –, basierend auf historischen Trends und Treibern.
Gegenüberstellung von Belegschaftsszenarien (beispielsweise alternative Einstellungspläne, Redeployment-Strategien oder Weiterqualifizierungsoptionen) samt Analyse der jeweiligen Auswirkungen auf Kosten, Risiken und Kapazitäten.
Aufbereitung komplexer Personaldaten in klare Erkenntnisse für Führungskräfte, maßgeschneidert für die jeweilige Zielgruppe (HR, Finanzen, Operations, Vorstand).
Zugänglichere HR-Analysen auch für Führungskräfte ohne detailliertes technische Kenntnisse: Sie können ihre Fragen einfach in natürlicher Sprache stellen und erhalten sofort klare Erläuterungen in Form von Live-Daten.
Statt also von allen Führungskräften zu erwarten, dass sie sich mühsam durch Dashboards klicken, liefert ihnen generative KI relevante Erkenntnisse direkt in ihrer alltäglichen Sprache.
Das HR steht bei großen organisatorischen Umbrüchen oft im Zentrum des Geschehens – sei es bei neuen Richtlinien, Betriebsmodellen, Gesamtvergütungsprogrammen oder veränderten Arbeitsweisen. Mit solchen Initiativen ist in der Regel ein hoher Aufwand für Prozesse und Kommunikation verbunden. Viele Aufgaben dabei sind jedoch Routinearbeiten, die sich hervorragend für die Unterstützung durch generative KI eignen.
Generative KI hilft Produkt- und Innovationsteams dabei, Ideen zu entwickeln und frühe Projektphasen schneller voranzubringen. Auch HR-Teams können diese Technologie einsetzen, um schneller vom ersten Richtlinienentwurf zu klarer, gezielter Kommunikation und effektivem Enablement zu gelangen.
Beispielsweise im Hinblick auf folgende Aspekte:
Vorformulierung von Richtlinien, FAQs und Infomaterialien auf Basis von Vorgaben aus dem Personalwesen, der Rechtsabteilung und der Compliance – natürlich stets verbunden mit einer menschlichen Prüfung und entsprechender Freigabe.
Erstellung maßgeschneiderter Kommunikationsvarianten bei Veränderungen für unterschiedliche Zielgruppen, etwa für Frontline-Manager, Führungskräfte oder spezifische Regionen und Abteilungen.
Generierung von Projektartefakten für HR-Initiativen – wie Status-Updates, Zusammenfassungen für Stakeholder oder Präsentationen für den Lenkungsausschuss –, direkt gespeist aus den Ergebnissen der Kernsysteme.
Entwurf von zentralen Argumenten und Fragen und Antworten für Führungskräfte, die anstehende HR-Veränderungen konsistent und souverän ins Team tragen müssen.
Zusammenfassung von Feedback und Ergebnissen einer Befragung rund um Veränderungsinitiativen zu zentralen Themen und Handlungsempfehlungen für HR und Leadership.
Wenn das Personalwesen generative KI als echten Partner für operative Transformationsaspekte begreift, gewinnt es wertvollen Freiraum, um sich verstärkt auf Strategie, aktives Zuhören und die Unternehmenskultur zu konzentrieren.
HR-Führungskräfte müssen generative KI als integralen Bestandteil ihrer zentralen Personalsysteme verstehen.
Für die meisten Unternehmen geht es längst nicht mehr um das Ob, sondern um das Wie: Wie schaffen sie beim Einsatz von generativer KI im Personalwesen den Sprung von isolierten Experimenten hin zu konsistenter, unternehmensweiter Wirkung?
Viele frühe Implementierungen versanden in Silos: Hier ein Schreibassistent für Stellenanzeigen, dort ein Chatbot für HR-Fragen und anderswo ein Helfer für Analysen. Zwar lassen sich mit diesen vereinzelten KI-Lösungen kurzfristige Gewinne erzielen, doch sie bergen stets das Risiko einer massiven Fragmentierung.
Isolierte Lösungen machen es deutlich schwerer, folgende Aspekte zu gewährleisten:
Einheitliche Governance-Richtlinien und Schutzmechanismen im Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten konsequent durchzusetzen
Eine verbindliche Single Source of Truth für Richtlinien, Kompetenzen und Informationen zur Belegschaft zentral zu verwalten
Vertrauen bei Mitarbeitenden aufzubauen, die womöglich unsicher sind, wann und in welcher Form KI bei HR-Entscheidungen eine Rolle spielt
Erfolgreiche Anwendungsfälle flächendeckend über Regionen, Geschäftsbereiche und HR-Teams hinweg zu skalieren
Um diese Hürden zu überwinden, müssen HR-Führungskräfte generative KI als einen fundamentalen Teil ihrer zentralen Personalsysteme begreifen und nicht als Ansammlung isolierter Lösungen. Konkret bedeutet das: Die KI muss nahtlos in die HCM-Plattform und in exakt jene Workflows integriert werden, in denen die HR-Kernprozesse ohnehin stattfinden – vom Recruiting über das Onboarding und Learning bis hin zu Performance, Talentmanagement und Personalplanung.
Generative KI kann die menschliche Seite des Personalwesens nie ersetzen – und das sollte sie auch gar nicht. Doch bei einer durchdachten Implementierung automatisiert sie genau die Routineaufgaben, die das Personalwesen im Alltag ausbremsen. Sie fördert verborgene Erkenntnisse aus Daten zutage und gibt den HR-Teams endlich den Freiraum zurück, sich auf die Momente zu konzentrieren, die für die Mitarbeitenden wirklich zählen.
Spüren Sie die Auswirkungen schneller Marktveränderungen auf Ihre Talentstrategie? Entwickeln Sie einen Plan, um das Potenzial der Belegschaft mit der richtigen Skills-Technologie in diesem Workday-Kaufleitfaden zu erschließen.
Studie
Das wahre ROI-Problem liegt in der Diskrepanz zwischen dem investierten Aufwand und der tatsächlichen Wirkung. Entdecken Sie die Lösung.