Im vergangenen Jahrzehnt hat sich Welltech von einem Start-up zu einem Fitness- und Wellness-Technologieunternehmen mit einem Umsatz von einer halben Milliarde Dollar entwickelt, das Millionen von Anwendern weltweit erreicht. Heute arbeiten fast 800 Mitarbeiter an Standorten in der Ukraine, in Polen, auf Zypern, in Spanien und in Großbritannien. Die Belegschaft umfasst mehr als 30 Nationalitäten.
Welltech ist in einem schnelllebigen digitalen Markt tätig und stellt sich einer der größten Herausforderungen in der Gesundheitstechnologie: Menschen langfristig zu motivieren und Verhaltensänderungen nachhaltig zu fördern. Die größte Chance liegt darin, genau dieses Problem zu lösen. Dies erfordert kontinuierliches Experimentieren, Lernbereitschaft und die Fähigkeit, Menschen zu gewinnen, die Herausforderungen mit hoher Tragweite suchen.
Als das Unternehmen rasant wuchs, war der Führungsspitze klar, dass nachhaltiges Wachstum eine solide operative Basis erforderte – ohne die mitarbeiterorientierte Kultur zu verlieren, die Welltech auszeichnet.
Skalieren einer schnell wachsenden, missionsgetriebenen Organisation
Das schnelle Wachstum brachte sowohl im Personal- als auch im Finanzbereich mehr Komplexität mit sich. Die Systeme und Daten waren fragmentiert, und selbst grundlegende Fragen zu Headcount, Fluktuation oder Organisationsstruktur ließen sich nur schwer verlässlich beantworten.
„Mit der Weiterentwicklung des Unternehmens sind auch die Anforderungen an unsere Organisation gestiegen“, erklärte Nataliia Rudnyk, Vice President of People. „Wir haben unsere Arbeitsweise grundlegend verändert und zugleich die richtigen Systeme implementiert, um diesen Wandel nachhaltig zu gestalten.“
Das Finanzwesen sah sich mit ähnlichen Beschränkungen konfrontiert. „Unsere Umgebung war stark fragmentiert; Systeme, Reporting und die gesamte Benutzererfahrung waren isoliert“, sagte CFO Svitlana Biletska. Dadurch wurden manuelle Spreadsheets zum Rückgrat der täglichen Abläufe – zeitaufwendig, arbeitsintensiv und mit erhöhtem Risiko. Diese Abhängigkeit schränkte die Transparenz ein, verlangsamte Entscheidungen und verringerte die Fähigkeit des Teams, zeitnah Erkenntnisse zu liefern oder das Unternehmen effektiv zu unterstützen, während es schneller wuchs und komplexer wurde.
Beide Bereiche benötigten eine skalierbare Lösung – ohne einfach zusätzliches Personal einzustellen. „Es ging nie darum, den Headcount zu reduzieren“, betonte Biletska. „Es ging darum, Teams von manueller Arbeit zu entlasten, damit sie tatsächlich Mehrwert generieren können.“
Mit Workday haben wir mehr Klarheit gewonnen, als das Wachstum die Komplexität erhöhte. So konnten wir Menschen, Strukturen und Systeme im gesamten Unternehmen aufeinander abstimmen.
Vice President of People
Die Basis für Expansion, Erkenntnisse und Automatisierung
Statt Innovation isoliert voranzutreiben, setzte Welltech zunächst auf die Schaffung einer soliden Basis. „Innovation beginnt mit sauberen Daten und einem starken Fundament“, sagte Biletska. „KI oder Automatisierung lassen sich nicht einfach auf fehlerhafte Prozesse aufsetzen.“
Workday wurde mit Blick auf einen langfristigen Zeithorizont ausgewählt. Welltech wollte eine einheitliche Unternehmensplattform einführen, die Best Practices integriert, schnelles Wachstum unterstützt und das Risiko fragmentierter, ad hoc entstandener Workflows bei zunehmender Komplexität senkt.
Von Anfang an war eine cloudbasierte Lösung unverzichtbar – nicht nur, um den unmittelbaren Bedarf zu decken, sondern auch, um einen nahenden Systemwechsel zu vermeiden. Nicht weniger geschäftskritisch war der klare Blick auf die Technologie- und KI-Strategie von Workday. Das verschaffte dem Unternehmen die Gewissheit, dass die Plattform weiter reift und auch bei wandelndem Geschäft und Markt relevant bleibt.
Für das Personalwesen schuf Workday eine zentrale Lösung, die die Mitarbeitererfahrung in einer Phase ständigen Wandels stabilisierte. „Eine gute Struktur macht den gesamten Prozess einfacher“, sagte Rudnyk. „Workday hat uns mehr Transparenz im Unternehmen verschafft und macht es möglich, Personalentscheidungen schneller und fundiert auf Basis von Daten zu treffen.“
Im Finanzbereich reduzierte die Automatisierung den administrativen Aufwand und verbesserte unter anderem Prognosen und die Transparenz über die Liquidität. „Wir benötigten Echtzeit-Erkenntnisse zu unserer Liquidität und unseren finanziellen Verpflichtungen“, sagte Biletska.
Mit Workday löste sich das Finanzteam von manuellen Aufgaben und gewann Echtzeit-Einblicke in Liquidität, finanzielle Verpflichtungen und Prognosen, um das Unternehmen besser zu unterstützen.
CFO
Eine Plattform, mit der HR und Finanzen gemeinsam schneller vorankommen
Welltech implementierte Workday Human Capital Management im September 2024, gefolgt von Workday Financial Management im April 2025. Der Betrieb beider Lösungen auf einer Plattform zahlte sich schnell aus.
Die Neugestaltung der HR-Funktion wurde zuerst abgeschlossen und dann beim Go-live des Finanzteams genutzt. Für die Genehmigungs-Workflows kamen dieselben Kostenstellenmanager zum Einsatz. So war die Struktur bereits vorhanden und ließ sich ohne Nacharbeit wiederverwenden. „Da die Basis bereits vorhanden war, war kaum manuelle Zuordnung nötig“, sagte Biletska. „Wir konnten die Struktur im Finanzbereich direkt übernehmen und vom ersten Tag an effizient weiterarbeiten.“
Auch die Beschaffung markierte einen weiteren Wendepunkt. Anfragen, die früher über Slack oder E-Mail eingingen, wurden auf eine zentrale Anlaufstelle umgestellt. „Uns fehlten Transparenz und Verhandlungsspielraum“, erklärte Biletska. „Jetzt haben wir eine bessere Planung, stärkere Governance und eine deutlich reibungslosere Erfahrung für die Antragstellenden.“
Über die Effizienz hinaus veränderte das gemeinsame Datenmodell die Zusammenarbeit der Teams. „Workday hat uns geholfen, Datensilos aufzubrechen“, sagte Rudnyk rückblickend. „Wir haben Verantwortlichkeiten geklärt, die sich im Laufe der Zeit etabliert hatten, und denken nun nicht mehr in Funktionen, sondern in durchgängigen Prozessen.“
Da HR und Finanzen auf derselben Workday-Plattform arbeiten, mussten wir nicht alles zweimal neu gestalten. So konnten wir mit deutlich weniger Nacharbeit und wesentlich mehr Zuversicht vorangehen.
CFO
Eigenständigkeit und Daten für ein zukunftsorientiertes Unternehmen
Mitarbeiterorientiertes Design ist inzwischen eine Kernkompetenz im Personalteam von Welltech. Personas werden sauber abgebildet, verbesserte Workflows entstehen heute gezielter und wesentlich einfacher als früher, und neue Lösungen gehen erst in den Pilotbetrieb, bevor sie skaliert werden.
In diesem Zusammenhang spielt auch Workday Peakon Employee Voice eine entscheidende Rolle, denn damit kann Welltech kontinuierlich Mitarbeiter-Feedback erfassen, statt sich auf punktuelle Beurteilungen zu verlassen. Was früher mehr als eine Woche manueller Konsolidierung erforderte, ist heute strukturiert, in Echtzeit aufbereitet und direkt in Maßnahmen umsetzbar.
Führungskräfte und Manager können Stimmungstrends im Zeitverlauf verfolgen, Trends zwischen Teams vergleichen und Engagement-Daten unmittelbar mit organisationsweiten Veränderungen verbinden. „Damit hat sich unsere Reaktion auf das Feedback unserer Talente grundlegend verändert“, betonte Rudnyk. „Statt verzögerter Erkenntnisse verfügen wir heute über einen kontinuierlichen Feedback-Kreislauf, der echte Entscheidungen unterstützt – ob wir nun Teams neu aufstellen, Arbeitspensen anpassen oder Führungskräfte durch Veränderungen begleiten.“
Mitarbeiter-Engagement-Befragungen gewannen schnell an Bedeutung – mit einer Beteiligung von rund 90 % und einer hohen Akzeptanz bei Managern. „Manager schauen nicht nur auf die Ergebnisse“, sagte Rudnyk weiter. „Sie analysieren Trends, reagieren auf Kommentare und nutzen die Daten, um das Mitarbeiter-Engagement zu verbessern.“
Um dieses Modell des kontinuierlichen Feedbacks weiter zu stärken, werden derzeit Pulsbefragungen getestet. So kann Welltech organisatorische Veränderungen früh erkennen und reagieren, bevor Probleme eskalieren. Die hohe Akzeptanz stärkt auch die Verantwortlichkeit: Manager sind in Dashboards präsent, kommentieren Erkenntnisse und setzen die Daten ein, um Teamgespräche zielgerichtet zu führen.
Der Blick nach vorn zeigt: Welltech treibt die Automatisierung im Finanzbereich mit Workday Accounting Center und Prism Analytics weiter voran und verbindet nach wie vor Performance, Vergütung, Talent und Kompetenzen im Personalwesen.
Gleichzeitig investiert das Unternehmen gezielt in stärkere Szenariomodellierung, mehr Handlungsfähigkeit bei Unsicherheit und eine schnellere Anpassung der Planung in einem dynamischen Marktumfeld.
KI markiert den nächsten Schritt des Unternehmens – sie wird als Enabler, nicht als Ersatz betrachtet. „Maschinen sollten die Basisfunktionen übernehmen“, sagte Biletska. „So kann sich die Belegschaft auf Erkenntnisse, Partnerschaft und die schwierigen Entscheidungen konzentrieren, die wirklich zu Ergebnissen führen.“
Mit Workday lassen sich mitarbeiterorientiertes Design, Daten und KI-Bereitschaft zusammenführen. Das Ergebnis: Technologie stiftet echten Mehrwert und verbessert die Arbeitserfahrung von Menschen nachhaltig.
Vice President of People