Mehr als ein Jahrhundert lang gehörten riesige Rollen Zeitungspapier und Fässer mit Tinte zu den Standardausgaben der E.W. Scripps Company (Scripps). Im Jahr 2015 sind diese Kosten jedoch verschwunden. Das Management beschloss, sich von dem seit langem schwächelnden Zeitungsgeschäft zu trennen, das einst das Aushängeschild des Unternehmens war. Vielmehr konzentrierten sie sich auf den Aufbau eines lokalen Fernsehsenders und eines nationalen Medienkonzerns, der heute nahezu jedem US-Fernsehhaushalt Inhalte zur Verfügung stellt.
Schon Jahre zuvor sah Scripps, dass sich die Branche aufgrund des technologischen Fortschritts rasch in Richtung digitaler Modelle bewegte. Dies veranlasste das Management, seine Prozesse und die damit verbundenen Workflows zu prüfen, erinnert sich Kevin McDonald, Vice President for People Services and Insights bei The E.W. Scripps Company. „Wir fanden Möglichkeiten, Finanz- und Personalwesen besser miteinander zu verknüpfen, darunter auch Verbesserungen bei der Nutzung von Daten“, sagt er. „Wir entdeckten, dass Reporting, Analyse und Planung oft hinter dem Zeit- und Arbeitsaufwand für die Jagd nach Daten und deren Abgleich zurückstanden.“
Workday hat uns Daten und Einblicke verschafft, mit deren Hilfe wir das Unternehmen strategisch besser und schneller führen können, insbesondere in schwierigen und unsicheren Zeiten.
Vice President, Financial Planning and Analysis
Erst die Mitarbeiter, dann die Finanzen
Der erste Schritt von Scripps zur Änderung dieser Situation war die Digitalisierung der HR-Workflows. Aus diesem Grund haben sie sich für Workday Human Capital Management (HCM) und Workday Payroll entschieden. Laut McDonald verliefen die Anwendungsimplementierungen dank des bewährten Workday Delivery Assurance-Modells und des Workday-Partners OneSource Virtual reibungslos. „Damals befanden wir uns mitten in mehreren Fusionen und Übernahmen“, sagt er. „Deshalb war ich ziemlich besorgt über die Risiken und potenziellen Probleme, die auf uns zukommen würden. Aber Workday erwies sich als eines der reibungslosesten Deployments, das ich in meiner Laufbahn erlebt habe.“
Angesichts des Erfolgs bei der Implementierung von Workday HCM und Entgeltabrechnung – und der positiven Erfahrungen mit Adaptive Planning – haben McDonald, Vice President, und Controller Dan Perschke sowie andere Scripps-Manager sich darauf konzentriert, Workday Financial Management und Workday Prism Analytics in ihre digitalen Unternehmens-Workfows einzubinden. So entstand sowohl eine einheitliche Quelle für Finanz- und Personaldaten im gesamten Unternehmen als auch ein Rahmen für die schnelle Integration der Betriebs- und Finanzdaten einer neuen Akquisition. „Die Finanzdaten sollten auf dieselbe Plattform wie die HR-Daten gestellt werden, um den Integrations- und Wartungsaufwand zu reduzieren“, sagt Perschke. „Das haben wir jetzt erreicht. Wir haben unsere Finanzfunktion mit Workday komplett umgestaltet, einschließlich einer radikalen Reduzierung unserer manuellen Prozesse und der Verwendung von Tabellenkalkulationen.“
Wir haben unsere Finanzfunktion mit Workday komplett umgestaltet, einschließlich einer radikalen Reduzierung unserer manuellen Prozesse und der Verwendung von Tabellenkalkulationen.
Vice President and Controller
Fundierte Beratung schafft bessere Entscheidungen
Workday hatte dramatische Auswirkungen auf den Finanzbetrieb von Scripps. „Workday brachte unsere verschiedenen Finanzfunktionen zusammen und stellte sie auf dieselbe Plattform wie unsere HR-Prozesse – ein großer Schritt nach vorn für Scripps“, sagt McDonald. „Mit vollständig integrierten und einsatzbereiten Workday-Anwendungen konnte das Finanzteam mehr Zeit in die Entwicklung von Analysen sowie Berichts- und Prognose-Dashboards investieren.“
Vagelis Kontopos, Vice President of Financial Planning and Analysis bei The E.W. Scripps Company sagt, dass Workday seinem Team die Lösungen an die Hand gegeben hat, um komplexe Planungs- und Prognoseprozesse zu vereinfachen. „Workday hat uns Daten und Einblicke verschafft, mit deren Hilfe wir das Unternehmen strategisch besser und schneller führen können, insbesondere in schwierigen und unsicheren Zeiten“, sagt er. „Szenarienplanung und häufiges Reporting waren entscheidend, als unsere Werbeeinnahmen während der Pandemie einbrachen. Mit Workday konnten wir unserem Führungsteam helfen, bessere und fundiertere Entscheidungen zu treffen, um bei knappem Cashflow zurechtzukommen.“
Kontopos fügt hinzu, dass die Budgetierung nun schneller erfolgt und das Reporting über die tatsächlichen Ergebnisse im Vergleich zum Budget aktueller ist. „Durch die Verwendung einer gemeinsamen Workday-Plattform für alle unsere Abteilungen ist unser Budgetierungsprozess zentraler geworden, und wir haben unseren Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich reduziert“, sagt er. „Die monatliche Reportingzeit haben wir mit Workday von zwei Tagen auf etwa 30 Sekunden reduziert. Dadurch können wir unserem Management mehr Berichte, Prognosen und Budgtaktualisierungen in Echtzeit zur Verfügung stellen.“
Am ersten Tag haben wir 32 verschiedene Schnittstellen herausgenommen. Dadurch wurde mein Team von einem enormen Verwaltungsaufwand entlastet. Außerdem konnten sich sowohl die Finanzabteilung als auch das HR-Systemteam auf wichtigere Unternehmensinitiativen konzentrieren, von denen es in unserem Umfeld der Fusionen und Übernahmen viele gibt.
Vice President for People Services and Insights
Am ersten Tag 32 Systemschnittstellen eliminiert
Workday hat die Geschäfts- und IT-Systeme von Scripps ebenfalls stark vereinfacht. Ein Großteil davon ist auf die eingebaute Infrastruktur zurückzuführen, einschließlich der Sicherheit sowie des Daten- und Prozessmanagements. „Am ersten Tag haben wir 32 verschiedene Schnittstellen herausgenommen“, sagt McDonald. „Dadurch wurde mein Team von einem enormen Verwaltungsaufwand entlastet. Außerdem konnten sich sowohl die Finanzabteilung als auch das HR-Systemteam auf wichtigere Unternehmensinitiativen konzentrieren, von denen es in unserem Umfeld der Fusionen und Übernahmen viele gibt.“
Der Übergang zu neuen und fortschrittlichen Richtungen war mit einer Vielzahl komplexer Unternehmensverkäufe und -übernahmen verbunden, die viel Zeit hätten in Anspruch nehmen können. „Mit Workday können wir eine Unternehmensumstrukturierung in nur zwei Wochen durchführen“, sagt Perschke. „Vorher hätten wir das nicht geschafft. Workday hat uns wirklich geholfen, das Tempo unserer Übernahmen zu erhöhen und sie viel schneller nahtlos zu integrieren. Wir können unser Unternehmen umstrukturieren, indem wir einfach die Hierarchien ändern. Es ist ein ganz einfaches Ziehen und Ablegen.“
Die monatliche Reportingzeit haben wir mit Workday von zwei Tagen auf etwa 30 Sekunden reduziert. Dadurch können wir unserem Management mehr Berichte, Prognosen und Budgtaktualisierungen in Echtzeit zur Verfügung stellen.
Vice President of Financial Planning and Analysis
Kühne Züge sorgen für kühne Schlagzeilen
Alle drei Scripps-Führungskräfte sind sich einig, dass die gesamte Anwendungssuite von Workday intuitiv zu bedienen ist. „Workday hat es geschafft, dass komplexe Systeme für durchschnittliche Anwender extrem einfach zu verstehen sind, was die Schulungszeit reduziert und den Selfservice erleichtert“, sagt Kontopos. „Die Möglichkeit, in Workday bis auf die unterste Ebene vorzudringen, angefangen von einer Hauptbuchtransaktion bis hin zu einer Rechnung, hat unserem Finanzteam geholfen, völlig unabhängig zu werden.“
Die Zeit- und Kostenersparnis, die Scripps durch Workday erzielen konnte, hat Ressourcen für andere wichtige Unternehmensinitiativen freigesetzt. „Workday ist cloudbasiert und unterstützt daher auch die Mobilität der Anwender und die Flexibilität, von überall aus arbeiten zu können, was für uns sehr wichtig ist“, sagt Kontopos. „Wenn ich also beim Fußballspiel meines Kindes bin und etwas genehmigen muss, kann ich das in zwei Sekunden auf meinem Handy erledigen, anstatt zu warten, bis ich nach Hause komme, oder es sogar zu vergessen. Workday hat unsere Fähigkeit für eine schnelle und effiziente Kommunikation im Unternehmen deutlich verbessert.“
Die Möglichkeit, in Workday bis auf die unterste Ebene vorzudringen, angefangen von einer Hauptbuchtransaktion bis hin zu einer Rechnung, hat unserem Finanzteam geholfen, völlig unabhängig zu werden.
Vice President of Financial Planning and Analysis