Was Sie über Szenarioplanung wissen sollten
Szenarioplanung ist für den Erfolg im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld unverzichtbar. Dieser Leitfaden bietet detaillierte Einblick in die Szenarioplanung, unterstützende Tools sowie deren Mehrwert für den Erfolg von Unternehmen unterschiedlicher Branchen.
Szenarioplanung in einem unsicheren Geschäftsumfeld
Jedes Unternehmen wird mit Unwägbarkeiten konfrontiert – Märkte verändern sich, Wettbewerber treten in Erscheinung und Disruptionen geschehen ohne jegliche Warnung. Mit Szenarioplanung können Unternehmen diese Unsicherheiten meistern, indem sie mehrere mögliche Zukunftsszenarien aufstellen – anstatt ausschließlich auf ein bestimmtes Szenario zu hoffen. Es ist eine Möglichkeit, vorausschauend zu denken, Strategien auf ihre Robustheit zu testen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in jeder Situation handlungsfähig bleibt.
Im Vergleich zu statischen Plänen mit nur einem vorhersehbaren Entwicklungspfad umfasst die Szenarioplanung ein breites Spektrum an Möglichkeiten und befähigt Führungskräfte, Disruption als Chance zu begreifen – eine Eigenschaft, die laut Harvard Business Review (HBR) die erfolgreichsten Unternehmen kennzeichnet.
Wie Untersuchungen von HBR belegen, sind drei Viertel der wachstums- und gewinnstärksten Unternehmen Vorreiter der Disruption in ihrer Branche – während weniger visionäre Wettbewerber im Mittelfeld stagnieren.
„Top-Performer haben keine Angst vor großen Veränderungen“, so die HBR-Experten. Innerhalb des nächsten Jahres werden 63 % ihr Geschäftsmodell grundlegend ändern, und die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihr Geschäftsmodell in diesem Jahr vollständig transformieren, ist neunmal so hoch. Sie stehen Veränderungen im Geschäftsmodell erheblich positiver gegenüber.“
Mit Szenarioplanung lässt sich dieses Maß an Weitblick und strategischer Sicherheit erschließen, Teams werden auf gemeinsame Ziele ausgerichtet und Unsicherheiten können mit Ruhe und Entschlossenheit bewältigt werden.
Das Wichtigste in Kürze
Die Szenarioplanung ermöglicht es Unternehmen, sich auf Unsicherheiten einzustellen, indem mehrere Zukunftsszenarien aufgestellt werden.
Der Prozess der Szenarioplanung umfasst die Identifizierung wichtiger Variablen, die Entwicklung verschiedener Szenarien und die Erarbeitung adaptiver Strategien.
Die Szenarioplanung verbessert Entscheidungsfindung, Risikomanagement und organisatorische Flexibilität.
Typische Herausforderungen in der Szenarioplanung sind zeitliche Anforderungen, Datengenauigkeit und Komplexität bei der Umsetzung.
Technologie vereinfacht die Szenarioplanung mit Modellierungs-, Analyse- und Kollaborationstools.
„Top-Performer haben keine Angst vor großen Veränderungen. Innerhalb des nächsten Jahres werden 63 % ihr Geschäftsmodell wesentlich verändern.“
– Harvard Business Review
Was ist Szenarioplanung?
Die Szenarioplanung ist ein Prozess, mit dem Unternehmen kritische zukünftige Unsicherheitsfaktoren identifizieren, die Folgen möglicher Szenarien für das Unternehmen evaluieren und flexible Pläne erstellen, die sich an unterschiedliche Ergebnisse anpassen können. Folgende Faktoren werden typischerweise während der Szenarioplanung analysiert:
Marktbedingungen: konjunkturelle Veränderungen, Wettbewerbsdruck und Branchentrends
Betriebliche Risiken: Schwachstellen in der Lieferkette, Ressourcenbeschränkungen oder Disruption
Regulatorische Änderungen: neue Gesetze, Compliance-Anforderungen oder behördliche Richtlinien
Technologische Entwicklungen: neue Innovationen mit Disruptions- oder Wachstumspotenzial für das Unternehmen
Kundenverhalten: Veränderte Nachfrage, Präferenzen oder Kaufentscheidungen
Durch eine proaktive Evaluierung dieser Faktoren sind Entscheidungsträger in der Lage, Risiken und Chancen frühzeitig zu identifizieren und ihr Unternehmen entsprechend vorzubereiten. Sie müssen sich nicht länger auf Vermutungen verlassen oder darauf hoffen, dass ein bestimmtes Ergebnis eintritt. Stattdessen können sie durch Vorausschau und flexible strategische Planung resiliente Strategien entwickeln, die unter verschiedensten Marktbedingungen zum Erfolg führen.
Wie funktioniert die Szenarioplanung?
Eine erfolgreiche Szenarioplanung erfordert eine strukturierte und durchdachte Vorgehensweise. Für Teams ist es wichtig sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen an einem Ort konsolidiert sind und sie Zugang zu den richtigen Tools für Modellierung und Entscheidungsfindung haben. Diese wichtigen Schritte sollten Sie bei der Szenarioplanung berücksichtigen:
1. Zentrale Variablen identifizieren
Der erste Schritt der Szenarioplanung besteht darin, die Faktoren zu identifizieren, die voraussichtlich den größten Einfluss auf die Zukunft Ihres Unternehmens haben. Diese Variablen sollten externe Kräfte wie Konjunkturschwankungen, regulatorische Änderungen oder wechselnde Kundenpräferenzen sowie interne Faktoren wie Ressourcenverfügbarkeit, operative Kapazität oder Personalgröße einschließen.
Starten Sie das Szenarioplanungsprojekt, indem Sie Input wichtiger Stakeholdern aus verschiedenen Abteilungen einholen. Unterschiedliche Perspektiven sind essentiell, um sämtliche Variablen außerhalb der einzelnen Fachgebiete zu berücksichtigen. Nachdem Sie eine Liste zusammengestellt haben, ordnen Sie die Faktoren nach zwei Kriterien:
- Potenzielle Auswirkung: Welche Variablen könnten die größten Auswirkungen auf Ihre Ziele und Aktivitäten haben?
- Wahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist es, dass sich einzelne Variablen verändern und Ihr Unternehmen beeinflussen?
Durch die gezielte Priorisierung der Variablen mit der höchsten Relevanz für Ihr Unternehmen sorgen Sie dafür, dass Ihre Pläne die wichtigsten Herausforderungen und Chancen berücksichtigen.
2. Szenarien entwickeln
Entwickeln Sie anschließend mehrere Szenarien basierend auf Ihren priorisierten Variablen, um unterschiedliche Zukunftsperspektiven zu visualisieren. Jedes Szenario sollte eine in sich geschlossene Darstellung möglicher Zukunftsperspektiven liefern und ein Framework zur Analyse der damit verbundenen Konsequenzen bieten. So strukturieren Sie den Prozess der Szenarioentwicklung:
1. Szenarien eingrenzen: Legen Sie den Umfang jedes Szenarios fest. Konzentrieren Sie sich darauf, was in einem bestimmten Zeitfenster geschehen könnte – beispielsweise im kommenden Quartal, Jahr oder Marktzyklus.
2. Szenarien definieren: Erstellen Sie 3 bis 5 detaillierte Szenarien, um verschiedene mögliche Ergebnisse abzudecken:
- Best Case: eine optimale Zukunftsperspektive mit wesentlich günstigeren Bedingungen.
- Worst Case: ein ungünstiges Zukunftsszenario, in dem sich Risiken manifestieren.
- Das wahrscheinlichste Szenario: ein auf Trends und fundierten Annahmen basierendes Modell.
Stellen Sie die Messbarkeit sicher, indem Sie für jedes Szenario genaue Bedingungen und quantitative Angaben festlegen. Entwickeln Sie für jedes Szenario ein Narrativ, das die Haupttreiber, erwarteten Auswirkungen und zentralen Herausforderungen erläutert. Das Ziel ist die Entwicklung von Szenarien, die sowohl realistisch als auch für die Entscheidungsfindung hilfreich sind.
3. Potenzielle Auswirkungen analysieren
Mit diesen Szenarien im Blick gilt es nun zu bewerten, wie sich jedes einzelne auf die Ziele, Abläufe und Strategien Ihres Unternehmens auswirken könnte. Dies erfordert eine umfassende Analyse der potenziellen Risiken und Chancen, die jedes Szenario mit sich bringt.
Beginnen Sie mit folgenden wichtigen Fragen:
- Welche spezifischen Risiken birgt dieses Szenario?
- Wie würde es sich auf unsere finanziellen Ziele, die operative Kapazität oder unsere Belegschaft auswirken?
- Welche Chancen könnten wir in diesem Szenario nutzen?
Quantifizieren Sie die Auswirkungen, wo dies möglich ist. Ermitteln Sie die finanziellen Auswirkungen für jedes Szenario, schätzen Sie Veränderungen beim Ressourcenbedarf und analysieren Sie, wie sich Kennzahlen wie Gewinnmargen, Produktivität oder Kundenzufriedenheit verändern könnten. Diese Analyse liefert die Grundlage zur Gestaltung handlungsorientierter Strategien.
4. Strategien entwickeln
Nach Erfassung der Auswirkungen eines jeden Szenarios können jetzt jeweils maßgeschneiderte Strategien entwickelt werden. Konzentrieren Sie sich auf die folgenden drei Bereiche:
Risikomanagement: Identifizieren Sie konkrete Maßnahmen zur Minimierung potenzieller Herausforderungen. Zum Beispiel: Bei einem Worst-Case-Szenario, das Lieferkettenunterbrechungen beinhaltet, könnten Sie Ihre Lieferanten diversifizieren oder Ihre Lagerbestände erhöhen.
Chancen nutzen: Entwickeln Sie Pläne, um günstige Bedingungen zu Ihrem Vorteil zu nutzen. In einem Best-Case-Szenario könnte dies die Anpassung der Produktionskapazität an die steigende Nachfrage oder die Erschließung neuer Märkte sein.
Flexibilität schaffen: Entwickeln Sie Notfallpläne, die schnelle Anpassungen ermöglichen. Beispielsweise könnte eine Einstellungsstrategie ein phasenweises Recruiting umfassen, das je nach Szenario pausiert oder intensiviert werden kann.
Jede Strategie sollte konkrete Schritte, zugewiesene Verantwortungen und messbare Ziele beinhalten. So wird gewährleistet, dass Ihr Team weiß, was zu tun ist und wie der Erfolg gemessen wird, unabhängig vom eingetretenen Szenario.
5. Prüfen und verfeinern
Die Szenarioplanung ist ein kontinuierlicher Prozess. Passen Sie Ihre Szenarien an, sobald neue Informationen vorliegen, um ihre Relevanz und ihren Mehrwert zu gewährleisten. Hierzu können Variablen aktualisiert, Annahmen neu bewertet oder neue Szenarien hinzugefügt werden, um sich abzeichnende Trends zu reflektieren.
Integrieren Sie regelmäßige Prüfungen in Ihre Planungszyklen, damit Ihre Strategien stets mit den aktuellen Bedingungen im Einklang stehen. Beispielsweise könnte eine quartalsweise Prüfung zeigen, dass eine Variable mit zuvor geringer Priorität, wie die Neueinführung eines Konkurrenzprodukts, zu einem kritischen Faktor geworden ist.
Die Entwicklung langfristiger strategischer Optionen setzt voraus, dass Sie in jeder neuen Phase des Unternehmenslebenszyklus anpassungsfähig bleiben. Indem Sie Ihre Szenarien und Strategien kontinuierlich weiterentwickeln, sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen vorbereitet und reaktionsfähig bleibt, unabhängig davon, wie sich die Bedingungen entwickeln.
„Wir können zu jedem Zeitpunkt genau nachvollziehen, wie die Zahlen aussehen und verschiedene Zukunftszenarien modellieren.“
– Wes Cordingley, COO, Beyond Blue
Vorteile von Szenarioplanungssoftware
Die schnelle technologische Entwicklung hat die Szenarioplanung von einem manuellen, zeitintensiven Verfahren in einen dynamischen und datengestützten Prozess verwandelt. Mit modernen Szenarioplanungstools können Unternehmen mühelos Szenarien modellieren, komplexe Datenbeziehungen analysieren und bei neuen Informationen schnell den Kurs wechseln.
Folgende wesentliche Features machen Szenarioplanungssoftware für den Prozess unverzichtbar:
Datenintegration
Mit cloudbasierten Planungslösungen lassen sich Daten aus mehreren Quellen und Standorten eines Unternehmens – darunter Finanzsysteme, Lieferketten-Tracking-Tools, Kundenmanagement-Plattformen und mehr – an einem zentralen Ort zusammenführen. Hierdurch werden Daten für Planungsteams sichtbar und zugänglich gemacht und dafür gesorgt, dass die Szenarien auf umfassenden, präzisen Informationen basieren.
KI-gestützte prädiktive Analysen
Szenarioplanungssoftware bietet prädiktive Analysefunktionen auf der Basis von KI. Diese Funktionen können historische Daten und Trends umfassend analysieren und erkennen dabei Muster, die bei ausschließlich menschlicher Analyse verborgen blieben. Mit diesen Tools können Unternehmen fortschrittlichere Datenanalysen durchführen und in Echtzeit erfassen, wie sich veränderte Variablen auf unterschiedliche Szenarien auswirken.
Echtzeit-Zusammenarbeit
Cloudbasierte Lösungen erleichtern die Zusammenarbeit, indem sie Teams aus unterschiedlichen Abteilungen und Regionen ermöglichen, zum Szenarioplanungsprozess beizutragen. Durch Echtzeit-Updates wird sichergestellt, dass alle Beteiligten mit den aktuellsten Daten arbeiten, was Kommunikationsprobleme verringert und die Abstimmung während des gesamten Prozesses optimiert.
Visualisierung und Reporting
Mit Dashboards und Visualisierungen ermöglicht Szenarioplanungssoftware selbst Teammitgliedern ohne Datenexpertise, komplexe Informationen mühelos zu erfassen und zu interpretieren. Diese Features ermöglichen es Führungskräften, Szenarien schnell zu vergleichen, Auswirkungen zu bewerten und Stakeholdern die Ergebnisse auf verständliche, überzeugende Art darzustellen.
Dynamische Aktualisierungen
Im Unterschied zu statischen Plänen erlauben technologiegestützte Szenarioplanungstools kontinuierliche Aktualisierungen. Sobald neue Daten verfügbar sind, können Unternehmen ihre Szenarien und Strategien schnell aktualisieren und sicherstellen, dass ihre Pläne relevant und aktionsfähig bleiben.
Szenarioplanung für alle Branchen
Durch Szenarioplanung werden Unternehmen in sämtlichen Branchen befähigt, sich auf die Zukunft vorzubereiten. Die folgenden Beispiele aus der Praxis von Workday-Kunden demonstrieren die vielfältigen Möglichkeiten, wie Unternehmen mit Szenarioplanung Erfolge erzielen.
Public Trust: Optimierung finanzieller Entscheidungen
Public Trust, ein neuseeländischer Finanzdienstleister, musste seine Entscheidungsfindung in unsicheren Zeiten optimieren. Aufgrund veralteter manueller Prozesse benötigte er eine bessere, schnellere Methode für die Finanzplanung.
„Unsere Prozesse fanden rein manuell statt und waren stark personengebunden. Die Finanzplanungsprozesse waren langwierig und personalintensiv“, so Dan Devcich, Head of Finance bei Public Trust. „Unsere Optionen für die Szenarioplanung waren eingeschränkt – eine Funktion, die unsere Stakeholder jedoch verstärkt nachfragten.“ Wir mussten einen Verlust unseres Finanzpersonals hinnehmen, da die Rollen sehr fordernd waren.“
Public Trust war auf der Suche nach einer cloudbasierten Lösung, um seine Prozesse zu modernisieren und eine umfassendere, differenziertere Szenarioplanung durchführen zu können. Durch den Einsatz der Enterprise Performance Management-Software Workday Adaptive Planning verkürzte Public Trust seine Budgetzykluszeit um 20 Tage, eliminierte die Risiken veralteter Prozesse und konnte What-If-Szenarien generieren, um flexibler auf Marktveränderungen zu reagieren.
Denny’s: Sicherung unternehmensweiter Agilität
Die US-amerikanische Diner-Kette Denny’s hatte ein veraltetes Finanzsystem im Einsatz, das manuelle Aufgaben und zahlreiche Spreadsheets erforderte. Die Endanwender zeigten ein alarmierendes Desinteresse gegenüber dem Prozess. Denny’s entschied sich für die Einführung von Workday Adaptive Planning, um den Prozess zu modernisieren.
Die Implementierung einer Enterprise Performance Management-Lösung hat die Fähigkeit der Kette transformiert, für die Zukunft zu planen. Denny’s konnte die Anzahl seiner jährlichen Prognosen mehr als verdoppeln, verkürzte die jährliche Budgetzykluszeit um 25 %, generierte 60 % mehr What-If-Szenarien und reduzierte die Szenariomodellierungszeit von Wochen auf Tage – oder weniger.
„Innerhalb weniger Stunden können wir Szenarien modellieren und einen Ausblick auf die Unternehmenszahlen in 12 Monaten erhalten“, erklärte der Financial Planning und Analysis Manager bei Denny’s. Das ist überaus hilfreich.“
Beyond Blue: Erweiterung der Unterstützung für psychische Gesundheit
Beyond Blue, ein führender Mental Healthcare-Anbieter in Australien, musste seine Skalierbarkeit optimieren, um auf die wachsenden psychischen Belastungen in den unterstützten Communitys zu reagieren. Genauer gesagt sollten Szenarien modelliert werden, die eine optimale Zuweisung von Ressourcen ermöglichen.
Beyond Blue konnte mit Workday Adaptive Planning die Einblicke in Mehrwert-Treiber des Unternehmens verbessern, das Monatsabschluss-Reporting beschleunigen und ein stärkeres Vertrauen mit Stakeholdern aufbauen – und gleichzeitig schnellere, intelligentere Entscheidungen treffen.
„Wir können zu jedem Zeitpunkt genau nachvollziehen, wie die Zahlen aussehen und verschiedene Zukunftszenarien modellieren“, betont COO Wes Cordingley. „Wir können erkennen, wo Anpassungen erforderlich sind, um auf mögliche Veränderungen im Bereich der psychischen Gesundheitsversorgung zu reagieren.“
„In nur wenigen Stunden können wir Szenarien modellieren und einen Ausblick auf die Unternehmenszahlen in 12 Monaten erhalten. Das ist überaus hilfreich.“
– Financial Planning and Analysis Manager, Denny´s
Szenarioplanung operativ umsetzen
Der ganze Nutzen der Szenarioplanung zeigt sich in ihrer Fähigkeit, Unsicherheiten in Chancen zu verwandeln. Sie versetzt Führungskräfte in die Lage, intelligente Entscheidungen zu treffen, die die Resilienz ihres Unternehmens gewährleisten – auch in Zeiten unerwarteter Herausforderungen. Mit der Einbindung der Szenarioplanung in die täglichen Abläufe stellen Unternehmen sicher, dass sie auf jede neue Herausforderung vorbereitet sind und sich anpassen können.