Zrozumienie planowania scenariuszy
Planowanie scenariuszy jest dziś niezbędne do osiągnięcia sukcesu w dynamicznym środowisku biznesowym. Ten przewodnik opisuje działanie tego procesu, wspomagające go narzędzia i pozytywne skutki dla rozwoju stosujących go organizacji.
Planowanie scenariuszy w niepewnym świecie biznesu
Każda firma mierzy się z niepewnością. Rynki się zmieniają, konkurencja rośnie, a zakłócenia mogą pojawić się bez ostrzeżenia. Planowanie scenariuszy pomaga firmom radzić sobie z tymi niewiadomymi poprzez przygotowanie się na wiele możliwych wariantów przyszłości – nie tylko te, których oczekują lub pragną. Oznacza to myślenie przyszłościowe, testowanie strategii i podtrzymanie gotowości do działania bez względu na sytuację.
Planowanie scenariuszy różni się od statycznych planów zakładających jedną drogę naprzód. Zamiast tego rozważa szereg opcji i zachęca liderów do zaakceptowania potencjalnych zakłóceń. Według badania Harvard Business Review (HBR), robią to najlepsze firmy.
Badania HBR pokazują, że trzy czwarte firm odnotowujących największy wzrost i najwyższe zyski jest motorem zmian w swoich branżach. Firmy myślące mniej przyszłościowo plasują się w środku stawki.
Według ekspertów HBR: „Najlepsze firmy nie boją się dużych zmian. W ciągu najbliższego roku 63% z nich znacząco zmieni swój model biznesowy. Mają też dziewięć razy większe szanse na jego całkowite przekształcenie. Znacznie bardziej pozytywnie postrzegają też te zmiany”.
Planowanie scenariuszy jest kluczem do uzyskania tego poziomu przewidywania i pewności strategicznej. Pozwala nakierować zespoły na wspólne cele i sprawnie radzić sobie z niepewnością.
Kluczowe wnioski
Planowanie scenariuszy pomaga firmom przygotować się na niepewność poprzez rozważanie wielu potencjalnych sytuacji.
Proces planowania scenariuszy obejmuje określenie najważniejszych zmiennych, opracowywanie scenariuszy i tworzenie strategii, które można dostosowywać.
Planowanie scenariuszy usprawnia podejmowanie decyzji i zarządzanie ryzykiem oraz zwiększa elastyczność firmy.
Częste wyzwania stojące przed planowaniem scenariuszy to ramy czasowe, dokładność danych i złożoność realizacji.
Technologia upraszcza planowanie scenariuszy dzięki narzędziom do modelowania, analizy i współpracy.
„Najlepsze firmy nie boją się dużych zmian. W ciągu najbliższego roku 63% z nich znacząco zmieni swój model biznesowy”.
– Harvard Business Review
Czym jest planowanie scenariuszy?
Planowanie scenariuszy to proces wykorzystywany przez firmy do znajdowania najważniejszych niewiadomych dotyczących przyszłości, oceniania wpływu potencjalnych scenariuszy na firmę i tworzenie elastycznych planów, które można dostosowywać do różnych wyników. Czynniki analizowane zazwyczaj podczas planowania scenariuszy obejmują:
Warunki rynkowe: zmiany ekonomiczne, presja ze strony konkurencji i trendy branżowe
Ryzyko operacyjne: słabe punkty łańcucha dostaw, niedobory zasobów lub zakłócenia
Zmiany w przepisach: nowe przepisy, wymogi zgodności lub decyzje rządów
Rozwój technologii: pojawiające się innowacje, które mogą zakłócić lub usprawnić działalność biznesową
Zachowanie klientów: zmiany popytu, preferencji lub wzorców zakupów.
Proaktywna ocena tych czynników pozwala osobom decyzyjnym zidentyfikować zagrożenia i szanse oraz odpowiednio przygotować działalność. Nie muszą już polegać na domysłach ani trzymać kciuków w nadziei na konkretne wyniki. Zamiast tego mogą budować odporne strategie, które odniosą sukces w różnych warunkach dzięki dalekowzroczności i elastycznemu planowaniu strategicznemu.
Jak działa planowanie scenariuszy?
Skuteczne planowanie scenariuszy wymaga systematycznego i precyzyjnego podejścia. Zespoły muszą zadbać o gromadzenie istotnych informacji w jednym miejscu i dostęp do odpowiednich narzędzi do modelowania i podejmowania decyzji. Oto istotne kroki podczas planowania scenariuszy:
1. Określ kluczowe zmienne
Pierwszym krokiem w planowaniu scenariuszy jest zidentyfikowanie czynników, które najprawdopodobniej wpłyną na przyszłość organizacji. Zmienne te powinny obejmować czynniki zewnętrzne, takie jak zmiany gospodarcze, aktualizacja przepisów lub ewoluujące preferencje klientów, a także dynamikę wewnętrzną, taką jak dostępność zasobów, zdolności operacyjne lub liczebność kadry.
Projekt planowania scenariuszy należy rozpocząć od zebrania informacji od kluczowych interesariuszy z różnych działów. Różnorodne perspektywy są niezbędne, bo pozwalają uwzględnić perspektywy niemieszczące się w konkretnym obszarze kompetencji. Po sporządzeniu listy nadaj ustal hierarchię czynników w oparciu o dwa kryteria:
- Potencjalny wpływ: które z nich mogą mieć największy wpływ na cele i operacje?
- Prawdopodobieństwo: jak prawdopodobna jest zmiana czynnika w sposób wpływający na firmę?
Ustalanie priorytetów zmiennych najbardziej istotnych dla firmy pozwala zapewnić, że tworzone plany obejmują najważniejsze wyzwania i możliwości.
2. Opracuj scenariusze
Następny krok to przygotowanie wielu scenariuszy uwzględniających istotne czynniki, aby zobrazować szereg potencjalnych przebiegów zdarzeń. Każdy scenariusz powinien przedstawiać odrębną wizję potencjalnej przyszłości i określać ramy dla analizy jej skutków. Oto jak zorganizować proces tworzenia scenariusza:
1. Określ ramy scenariuszy: zdefiniuj zakres każdego scenariusza. Skoncentruj się na potencjalnych wydarzeniach w określonym okresie, np. w następnym kwartale, roku lub cyklu rynkowym.
2. Zdefiniuj scenariusze: stwórz od 3 do 5 szczegółowych scenariuszy obejmujących szereg wyników:
- Najlepsza sytuacja: optymalna przyszłość, w której warunki ulegają znacznej poprawie.
- Najgorsza sytuacja: trudna przyszłość, w której spełniają się obawy.
- Najbardziej prawdopodobna sytuacja: scenariusz oparty na trendach i uzasadnionych założeniach.
Dodaj do każdego scenariusza warunki i liczby, aby można było je zmierzyć. Opracuj dla każdego scenariusza narrację wyjaśniającą jego kluczowe czynniki, oczekiwane skutki i najważniejsze wyzwania. Celem jest stworzenie scenariuszy jednocześnie realistycznych i pomocnych w podejmowaniu decyzji.
3. Przeanalizuj potencjalny wpływ
Po przygotowaniu scenariuszy pora ocenić, jak każdy z nich może wpłynąć na cele, działania i strategie firmy. Wymaga to dogłębnego przeanalizowania potencjalnych zagrożeń i możliwości, jakie niesie ze sobą każdy scenariusz.
Zacznij od zadania tych istotnych pytań:
- Jakie konkretne ryzyko wiąże się z tym scenariuszem?
- Jak wpłynąłby on na nasze cele finansowe, zdolności operacyjne lub kadry?
- Jakie możliwości może nam zaoferować?
Tam, gdzie to możliwe, próbuj zmierzyć wpływ. Oblicz skutki finansowe każdego scenariusza, oszacuj zmiany w zapotrzebowaniu na zasoby i określ, jak mogą zmienić się wskaźniki, takie jak marże zysku, produktywność lub zadowolenie klientów. Taka analiza stanowi podstawę do tworzenia strategii umożliwiających podejmowanie działań.
4. Określ strategie
Po przeanalizowaniu wpływu każdego scenariusza czas na opracowanie strategii dostosowanych do każdego z nich. Skoncentruj się na tych trzech obszarach:
Przeanalizuj ryzyko: Określ konkretne działania w celu złagodzenia potencjalnych problemów. Na przykład, w najgorszej sytuacji obejmującej opóźnienia w łańcuchu dostaw można zdywersyfikować dostawców lub zwiększyć rezerwy zapasów.
Wykorzystaj okazje: Zaplanuj, jak wykorzystać sprzyjające warunki. W najlepszej sytuacji może to oznaczać skalowanie produkcji w celu zaspokojenia rosnącego popytu lub wejście na nowe rynki.
Wspieraj elastyczność: Twórz plany awaryjne pozwalające na szybkie dostosowanie strategii. Strategia zatrudniania może na przykład obejmować rekrutację etapową, którą w zależności od scenariusza można wstrzymać lub przyspieszyć.
Każda strategia powinna obejmować jasne kroki, przypisane obowiązki i mierzalne cele. Dzięki temu zespół wie, co ma robić i jak zostaną ocenione efekty działań, niezależnie od tego, który scenariusz się sprawdzi.
5. Przeglądaj i dopracowuj
Planowanie scenariuszy jest procesem ciągłym. W miarę pojawiania się nowych informacji należy weryfikować scenariusze, aby upewnić się, że są one nadal trafne i przydatne. Może to obejmować aktualizację czynników, zmianę założeń lub dodanie nowych wariantów w celu odzwierciedlenia pojawiających się trendów.
W cyklach planowania należy uwzględnić regularne przeglądy, aby zapewnić dostosowanie strategii do bieżącej sytuacji. Dla przykładu kwartalny przegląd może ujawnić, że zmienna o niskim priorytecie, taka jak wprowadzenie nowego produktu przez konkurencję, stała się czynnikiem o krytycznym znaczeniu.
Opracowanie długoterminowych opcji strategicznych wymaga zachowania zdolności do adaptacji w każdym nowym cyklu życia firmy. Ciągłe udoskonalanie scenariuszy i strategii pozwoli organizacji zachować gotowość i reagować bez względu na zmieniające się warunki.
„W dowolnym momencie możemy teraz dokładnie zobaczyć, jak prezentują się liczby, i rozpatrywać różne przyszłe scenariusze”.
– Wes Cordingley, dyrektor operacyjny, Beyond Blue
Jak oprogramowanie do planowania scenariuszy może pomóc
Szybki rozwój technologii zmienił czasochłonny proces ręcznego planowania scenariuszy w dynamiczny proces oparty na danych. Nowoczesne narzędzia do planowania scenariuszy pozwalają organizacjom szybko modelować sytuacje, analizować skomplikowane relacje między danymi i dostosować się do nowych informacji.
Oto najważniejsze funkcje, które sprawiają, że oprogramowanie do planowania scenariuszy jest istotną częścią procesu:
Integracja danych
Oparte na chmurze narzędzia do planowania mogą łączyć dane z wielu źródeł i lokalizacji w całej firmie, takich jak systemy finansowe, narzędzia do śledzenia łańcucha dostaw i platformy do zarządzania klientami, w jednym centralnym miejscu. Dzięki temu zespoły zajmujące się planowaniem mają dobry dostęp do danych, a scenariusze opierają się na kompletnych i dokładnych informacjach.
Analityka predykcyjna oparta na AI
Oprogramowanie do planowania scenariuszy jest wyposażone w funkcje analizy predykcyjnej oparte na sztucznej inteligencji. Pozwalają one badać dane historyczne i trendy na dużą skalę i rozpoznawać wzorce, których nie może wykryć konwencjonalna analiza. Dzięki tym narzędziom organizacje mogą przeprowadzać bardziej zaawansowane analizy danych i sprawdzać, jak zmieniające się zmienne wpływają na scenariusze w czasie rzeczywistym.
Współpraca w czasie rzeczywistym
Narzędzia oparte na chmurze ułatwiają współpracę, umożliwiając zespołom z różnych działów i lokalizacji geograficznych udział w procesie planowania scenariuszy. Aktualizacje w czasie rzeczywistym dostarczają wszystkim aktualne dane, aby zapobiegać nieporozumieniom i dbać o spójność w całym procesie.
Wizualizacja i raportowanie
Oprogramowanie do planowania scenariuszy zawiera pulpity nawigacyjne i wizualizacje, które ułatwiają interpretację i analizę złożonych danych, nie wymagając przy tym doświadczenia w pracy z danymi. Funkcje te pozwalają liderom szybko porównywać scenariusze, oceniać ich wpływ i prezentować wyniki interesariuszom w jasny, atrakcyjny sposób.
Dynamiczne aktualizacje
W odróżnieniu do statycznych planów narzędzia do planowania scenariuszy oparte na technologii pozwalają na ciągłe aktualizacje. W miarę udostępniania nowych danych organizacje mogą szybko korygować scenariusze i strategie, przez co plany są wciąż dokładne i przydatne.
Planowanie scenariuszy w różnych branżach
Planowanie scenariuszy pozwala organizacjom w każdej branży przygotować się na przyszłość. Oto autentyczne przykłady klientów Workday, które pokazują, jak firmy wykorzystują planowanie scenariuszy na różny sposób, aby odnosić sukcesy.
Public Trust: usprawnianie procesu podejmowania decyzji finansowych
Public Trust to dostawca usług finansowych w Nowej Zelandii. Firma musiała wzmocnić proces podejmowania decyzji w niepewnych czasach. Przestarzałe procesy ręczne przestały wystarczać. Pojawiła się potrzeba lepszego i szybszego sposobu planowania finansowego.
„Nasze ręczne procesy były narażone na ryzyko związane z niezbędnymi osobami. Procesy planowania finansowego były długie i pracochłonne” – Dan Devcich, dyrektor finansowy Public Trust. „Mieliśmy ograniczone możliwości planowania scenariuszy, a coraz częściej oczekiwali tego nasi interesariusze. Ze względu na wymagający charakter ról straciliśmy nasz zespół finansowy”.
Firma Public Trust poszukiwała rozwiązania opartego na chmurze, aby zmodernizować procesy i umożliwić bardziej kompleksowe, zaawansowane planowanie scenariuszy. Oprogramowanie do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa Workday Adaptive Planning pozwoliło Public Trust skrócić czas cyklu budżetowego o 20 dni, wyeliminować ryzyko stwarzane przez stare procesy i tworzyć hipotetyczne scenariusze, aby lepiej dostosowywać się do zmian na rynku.
Denny’s: utrzymanie zwinności działań
Amerykańska sieć restauracji Denny’s używała przestarzałego systemu finansowego, który wymagał ręcznej pracy i wielu arkuszy kalkulacyjnych. Użytkownicy podchodzili do tego procesu z niepokojącą niechęcią. Firma Denny’s postanowiła zmodernizować proces poprzez wdrożenie Workday Adaptive Planning.
Zastosowanie narzędzia do zarządzania wydajnością zmieniło zdolność firmy do planowania przyszłości. Firma Denny’s ponad dwukrotnie zwiększyła liczbę rocznych prognoz, skróciła roczny czas cyklu budżetowego o 25%, wygenerowała o 60% więcej hipotetycznych scenariuszy i skróciła czas ich modelowania z tygodni do dni – a nawet jeszcze bardziej.
Kierownik ds. planowania i analizy w Denny’s mówi: „Możemy modelować scenariusze w ciągu zaledwie kilku godzin, aby przewidzieć pozycję firmy za 12 miesięcy. To ogromna wartość”.
Beyond Blue: zwiększenie wsparcia w zakresie zdrowia psychicznego
Beyond Blue to jeden z czołowych dostawców usług ochrony zdrowia psychicznego w Australii. Firma musiała zwiększyć skalowalność, aby sprostać rosnącym wymogom w społecznościach, którymi się zajmowała. Ściślej rzecz ujmując, potrzebowała sposobu na modelowanie scenariuszy w celu przydzielania zasobów.
Oprogramowanie Workday Adaptive Planning pomogło Beyond Blue poprawić widoczność czynników wpływających na wartość biznesową, przyspieszyć raportowanie na koniec miesiąca i zbudować większe zaufanie wśród interesariuszy, jednocześnie podejmując szybsze i trafniejsze decyzje.
Wes Cordingley, dyrektor operacyjny Beyond Blue, mówi: „W dowolnym momencie możemy teraz dokładnie zobaczyć, jak prezentują się liczby, i rozpatrywać różne przyszłe scenariusze. Widzimy, co trzeba dostosować, aby sprostać zmianom w zapotrzebowaniu na wsparcie w zakresie zdrowia psychicznego”.
„Możemy modelować scenariusze w ciągu zaledwie kilku godzin, aby przewidzieć pozycję firmy za 12 miesięcy. To ogromna wartość”.
– kierownik ds. planowania finansowego i analiz, Denny’s
Wprowadzanie planowania scenariuszy w życie
Pełna wartość planowania scenariuszy polega na potencjale zamiany niepewności w okazję. Daje kierownikom możliwość podejmowania trafnych decyzji pozwalających zachować odporność firmy nawet w obliczu nieoczekiwanych wyzwań. Poprzez włączenie planowania scenariuszy do regularnych operacji firmy mogą przygotować się i dostosować do każdej nowej sytuacji, która pojawi się na ich drodze.