Czym jest planowanie strategiczne?
Czy Twoja firma jest przygotowana na kolejne zachwianie rynku?
Gospodarka zmienia się z dnia na dzień, wymagania klientów szybko rosną, a o „być albo nie być” firmy może decydować jej zdolność do adaptacji. Wiele organizacji ma jednak trudności z utrzymaniem przewagi konkurencyjnej w stale zmieniającym się świecie.
Chociaż żadna strategia nie jest w stanie pomóc w przewidywaniu przyszłości, planowanie strategiczne pomaga firmom w przezwyciężaniu wątpliwości, umożliwiając im dostosowanie się do zmian, optymalizację działań i utrzymanie konkurencyjności.
W tym artykule wyjaśniamy, czym jest planowanie strategiczne, dlaczego ma ono istotne znaczenie dla organizacji, i jak je wprowadzić.
Definicja planowania strategicznego
Planowanie strategiczne polega na nakreśleniu działań wymaganych do osiągnięcia określonego celu lub celów. Tworząc szczegółowy plan, można sprecyzować niezbędne zasoby i określić priorytety kolejnych kroków.
Planowanie strategiczne nie ogranicza się jednak do stworzenia wstępnego planu działania. Przeciwnie, obejmuje ono stopniowy proces planowania, przy pomocy którego strategie firmy są dostosowywane do zmieniających się okoliczności. Proaktywność i responsywność pozwoli podejmować przemyślane decyzje w czasie rzeczywistym, polegające w razie potrzeby na alokacji zasobów i korygowaniu strategii.
Na czym polega różnica między planowaniem strategicznym a tradycyjnym?
Każda firma przyjmuje swoje własne podejście, ale generalnie planowanie tradycyjne opiera się na modelu o pewnej strukturze, który zakłada, że przyszłość można przewidzieć. Warto jednak mieć na uwadze, że w dzisiejszych szybko zmieniających się warunkach rynkowych nieoczekiwane zmiany potrafią szybko zniweczyć nawet najstaranniej opracowane strategie.
Z drugiej strony, w planowaniu strategicznym niepewność jest stale brana pod uwagę, jako że obejmuje ono ciągłe monitorowanie, elastyczność i wprowadzanie zmian w czasie rzeczywistym. Oto ich porównanie:
Podejście
Planowanie tradycyjne
Statyczne, określone z góry.
Planowanie strategiczne
Elastyczne, nieustannie ewoluujące.
Założenie
Planowanie tradycyjne
Przyszłość jest przewidywalna.
Planowanie strategiczne
Przyszłość jest niepewna i dynamiczna.
Podejmowanie decyzji
Planowanie tradycyjne
Reaktywne: korekty następujące po pojawieniu się problemów.
Planowanie strategiczne
Proaktywne: ciągła ocena i korekta kursu.
Zdolność do adaptacji
Planowanie tradycyjne
Ograniczona: adaptacja wymaga poważnych zmian.
Planowanie strategiczne
Nieograniczona: dostosowuje się do zmian rynkowych w czasie rzeczywistym.
Ograniczanie ryzyka
Planowanie tradycyjne
Opiera się na wstępnych prognozach i założeniach.
Planowanie strategiczne
Ma naturalną odporność zawdzięczaną monitorowaniu działań na bieżąco.
Korzyści z planowania strategicznego
Jeśli firma rozważa wprowadzenie planowania strategicznego, warto wiedzieć, jakie korzyści może ono przynieść. Organizacja może czerpać korzyści ze zwinnej metody planowania na trzy sposoby. Wymieniamy je poniżej.
Zwiększona produktywność
Produktywność może wzrosnąć już dzięki samemu określeniu przejrzystego celu. Wyznaczenie celów strategicznych i ich podział na mniejsze etapy pozwala zrealizować więcej w krótszym czasie i z bardziej zmotywowanym zespołem. W ten sposób można skupić się na działaniach i celach przynoszących większą wartość dodaną.
Większa koncentracja na celach i ich przejrzyste sformułowanie
Zamiast sztywnej struktury, strategia poddawana ciągłym korektom i aktualizacjom pozwala mieć jasną wizję celów i misji firmy. Dzięki temu zamiast skupiać się na detalach pracownicy mogą dostrzec szerszą perspektywę. Zgodnie z raportem dostępnym na platformie Digital.ai zatytułowanym „17th State of Agile Report”*, zespoły, które stosowały zwinne podejście, odnotowały o 57% większe dostosowanie do potrzeb firmy.
Lepsza organizacja czasu
Zaplanowanie czasu na konkretne zadania pomaga unikać odkładania ich na później i gwarantuje, że zostaną wykonane w terminie. Techniki, takie jak blokowanie czasu czy planowanie zadań, są kluczowymi elementami procesu planowania strategicznego i pomagają optymalizować zarządzanie czasem, zapewniając jednocześnie elastyczność, gdy pojawi się odpowiednia potrzeba.
Wyzwania związane z planowaniem strategicznym
Choć planowanie strategiczne oferuje rozmaite korzyści, nie jest ono pozbawione trudności. Wdrożenie tak znaczącej zmiany w dużej mierze zależy od charakteru danej branży. Jeśli rozważasz przyjęcie planowania strategicznego w swojej firmie lub zespole, pamiętaj o tych ważnych czynnikach.
Czasochłonne przygotowania
Wprowadzenie zmian zawsze wymaga czasu i chociaż wiele metodologii planowania strategicznego opiera się w dużej mierze na narzędziach do zarządzania projektami, przejście na nowy sposób pracy wymaga akceptacji przez całą firmę. Daj swojemu zespołowi czas na zapoznanie się z procesem planowania strategicznego i narzędziami niezbędnymi do jego realizacji.
Przesadne planowanie i wąskie gardła
W teorii koncepcja planowania strategicznego ma na celu uniknięcie wąskich gardeł. Jednak gdy zostanie ona doprowadzona do skrajności, pojawia się ryzyko poświęcania zbyt dużej ilości czasu i energii na tworzenie planów na każdą ewentualność, co ogranicza elastyczność firmy i jej zdolność do adaptacji. Warto wygospodarować czas na próbę planowania strategicznego, aby wykreować wydajny przepływ zadań i uniknąć tworzenia nadmiernie szczegółowych planów działania.
Trzy etapy skutecznego wprowadzenia planowania strategicznego
Przejście na model planowania strategicznego nie nastąpi z dnia na dzień. Można go wdrożyć w następujących trzech etapach.
1. Analiza obecnego rozwiązania.
Podejście do planowania strategicznego musi być zgodne z celami i potrzebami firmy. Dlatego przed rozpoczęciem planowania należy przeprowadzić analizę SWOT (Strengths – mocne strony, Weaknesses – słabe strony, Opportunities – szanse, Threats – zagrożenia). Pozwoli ona stworzyć kompleksowy obraz wewnętrznych i zewnętrznych czynników wpływających na firmę, pozwalając przygotować się na każdą okoliczność.
Przykładowa struktura analizy SWOT na potrzeby planowania strategicznego:
Mocne strony: silna kadra kierownicza, która zarządza opracowaniem strategii i ponosi za nią odpowiedzialność.
Słabe strony: ograniczone zasoby wewnętrzne uniemożliwiające pełne poświęcenie na tworzenie planów.
Szanse: zsynchronizowanie działów z jednolitą wizją, poprawa wydajności.
- Zagrożenia: opór pracowników wobec zmian ze względu na przyzwyczajenie do dotychczasowych procesów.
2. Wyznaczenie przejrzystych celów i określenie priorytetów zadań.
Wyjdź od wizji idealnego punktu docelowego. Określ konkretne, mierzalne i osiągalne cele krótko- i długoterminowe – na przykład w oparciu o model SMART (z ang. Specific (konkretne), Measurable (mierzalne), Achievable (osiągalne), Relevant (istotne) i Time-bound (określone w czasie)). Następnie zaplanuj działania, które do tego punktu Cię doprowadzą. Identyfikując ważne kamienie milowe, unikniesz niepotrzebnych zmian wprowadzanych na ostatnią chwilę.
Przykładowe cele SMART na potrzeby planowania strategicznego:
Konkretne: wdrożenie działającego w chmurze systemu HCM w celu sprawniejszego zarządzania płacami, świadczeniami i pracownikami.
Mierzalne: zmniejszenie liczby błędów przy przetwarzaniu płac o 30% w ciągu 6 miesięcy dzięki zautomatyzowanemu sprawdzaniu poprawności i raportowaniu.
Osiągalne: przeszkolenie 50% pracowników działu kadr w zakresie nowego systemu w ciągu 3 miesięcy, aby zapewnić jego sprawne wdrożenie.
Istotne: poprawa wskaźnika retencji pracowników o 15% w ciągu roku dzięki wykorzystaniu wniosków wspomaganych AI do sprawniejszego zarządzania talentami.
- Określone w czasie: pełna migracja procesów HR do nowego systemu HCM w ciągu 9 miesięcy, zapewniająca płynną zmianę.
3. Regularne sprawdzanie postępów.
Ważne jest, by śledzić wyniki przy pomocy wskaźników KPI, regularnie sprawdzać postępy w realizacji celów i korygować plan na podstawie informacji zwrotnych oraz zmieniających się okoliczności. Regularne monitorowanie wyników pozwala trzymać się wyznaczonego planu, zachowując skuteczność i zgodność z celami firmy. Dzięki mierzeniu postępów oraz wczesnemu rozpoznawaniu sukcesów i trudności, kadra kierownicza może podejmować przemyślane decyzje z zamiarem ciągłego doskonalenia.
Narzędzia i techniki usprawniające planowanie strategiczne
O ile ogólne zasady planowania obowiązują zawsze, w przypadku planowania strategicznego wymagane jest podejście uzależnione od konkretnego zespołu, organizacji czy branży. Decydujące znaczenie ma wybór odpowiedniej technologii dopasowanej do potrzeb danej firmy.
Poszukiwanie właściwego narzędzia
Przed wdrożeniem planowania strategicznego należy zbadać, jakie rozwiązania lub rozwiązanie będzie odpowiednie dla strategicznych celów organizacji.
Jeśli Twój zespół ma przykładowo trudności z zarządzaniem różnymi terminami realizacji zadań, warto rozważyć wdrożenie narzędzia do zarządzania projektami jako podstawowego rozwiązania umożliwiającego współpracę między działami i zapewniającego lepszą widoczność działań. Takie oprogramowanie umożliwi zespołom dobrą organizację pracy, śledzenie postępów i zarządzanie zadaniami, również wtedy, gdy firma składa się z licznych zespołów i działa w różnych strefach czasowych.
Jeśli celem jest z kolei uzyskanie głębszej analizy danych, pomocnej w podejmowaniu decyzji, można wybrać narzędzie do planowania i analizy finansowej, takie jak Workday Adaptive Planning, przeznaczone specjalnie do wspierania poszczególnych etapów procesu planowania.
Lider w branży konsultingowej, firma Deloitte, z dużym powodzeniem wykorzystuje Workday Adaptive Planning, uzyskując głębszy wgląd w to, co sprawdza się najlepiej w odniesieniu do jej pracowników i działalności. Przyjmując bardziej elastyczne podejście, firma Deloitte poprawiła jakość współpracy i zwiększyła produktywność, jednocześnie ograniczając pobór danych z 93% do 40%.
Każda strategia ukierunkowana na długoterminowy sukces, jeśli nie będzie połączona z aktywnym podejściem do planowania, z pewnością napotka poważne przeszkody. Trzymając się opisanych etapów i stosując odpowiednie rozwiązania, można przewidzieć potencjalne wyzwania, dostosować się do zmian i działać w zgodzie z celami całej organizacji.
Wnioski
Planowanie strategiczne to nie tylko patrzenie w przyszłość – to także gotowość na poradzenie sobie z nieoczekiwanym. Dysponując odpowiednimi narzędziami można szybko się przestawić na inne tory, skorzystać z nowych możliwości, a nawet wyprzedzić konkurencję. Jeśli zabraknie elastyczności, nawet najlepiej ułożone plany mogą się rozsypać.
System z wbudowaną sztuczną inteligencją, taki jak Workday Adaptive Planning, eliminuje niepewność, dostarczając dokładniejsze prognozy, na bieżąco dostosowując się do zmian oraz zapewniając spójność działań różnych części firmy. Nie jest obciążony ograniczeniami przestarzałych statycznych metod, a w związku z tym prowadzi do bardziej trafnych i skutecznych decyzji.
Oto trzy podstawowe zastosowania Workday Adaptive Planning:
Planowanie finansowe: elastyczne budżetowanie, planowanie scenariuszy i raportowanie mające na celu usprawnienie procesu podejmowania decyzji.
Planowanie siły roboczej: narzędzia umożliwiające dostosowanie strategii zatrudnienia do celów organizacji.
Planowanie operacyjne: integracja danych w czasie rzeczywistym w celu optymalizacji wykorzystania zasobów.
Dowiedz się, jak Workday Adaptive Planning może wesprzeć Twoje inicjatywy związane z planowaniem.
Źródła