Jakie są ukryte koszty utrzymania starszych systemów w FP&A?

Dowiedz się więcej o starszych systemach FP&A

Organizacje polegające na systemach zapewniających ograniczone, nieaktualne dane, które nieuchronnie powodują przestoje konserwacyjne, powinny zastanowić się, dlaczego wciąż z nich korzystają. Nieporęczne, przestarzałe systemy wiążą się z wieloma kosztami, ale wiele organizacji i działów, w tym planowania i analizy finansowej (FP&A) wciąż ich używa.

Dlaczego? Bezwładność i przyzwyczajenie z pewnością nie są tu bez znaczenia. Jednak liderzy działów finansowych i IT coraz częściej zdają sobie sprawę, że trzymanie się mało odpornych i przestarzałych systemów wiąże się z poważnymi kosztami. Mowa tu nie tylko o pieniądzach i czasie pochłanianymi przez konserwację i uaktualnianie systemów, ale także o ryzyku finansowym, które wiąże się z przestarzałymi protokołami bezpieczeństwa i niedokładnymi raportami.

Dług technologiczny, w tym czas wymagany na obsługę różnych starszych systemów, był nawet jednym z wyzwań najczęściej wymienianych przez prezesów w ramach ankiety na temat głównych przeszkód w uzyskiwaniu wartości z funkcji IT.

Starsze systemy zużywają nie tylko czas i budżet. Mogą również stanowić kosztowną przeszkodę w dążeniu do innowacyjności i zwinności.

30% organizacji nadal tworzy budżety i prognozy głównie w arkuszach kalkulacyjnych.

Przestarzałe systemy nie są w stanie zapewnić automatyzacji ani analiz, których potrzebują przedsiębiorstwa. Wiele starszych aplikacji trudno zintegrować z takimi technologiami jak analityka i urządzenia przenośne.

Prawie 60% dyrektorów ds. technologii w sektorze usług finansowych biorących udział w badaniu firmy Forrester stwierdziło, że używane przez nich starsze technologie są zbyt kosztowne i nie nadają się do nowoczesnych zastosowań. W osobnym badaniu firmy Deloitte 57% liderów firm przyznało natomiast, że brak zwinności to problem związany ze starszymi systemami.

Koszty utrzymania mało odpornych, przestarzałych systemów są zbyt poważne, aby mogły je zignorować zespoły FP&A pragnące dostarczać informacje i analizy umożliwiające podejmowanie decyzji, których coraz częściej oczekują dyrektorzy finansowi i inni członkowie zarządu.

Zrozumienie systemów starego typu w obszarze FP&A

Wiele starszych systemów, z których korzystają zespoły FP&A, powstało dekady temu. Nie zaprojektowano ich z myślą o ilości i dokładności danych, które przetwarzają współczesne zespoły, ani o dokładności analiz, których wymaga ich praca. Działy finansowe często używają jednorazowych aplikacji i oddzielnych narzędzi do analizy, aby obejść ograniczenia starych systemów. Tworzy to niestabilną mozaikę oddzielnych i rozproszonych danych. Korzystanie z nich może wymagać dużo czasu i wysiłku.

Chociaż arkusze kalkulacyjne są powszechnie używane przez specjalistów ds. finansów do porządkowania danych, we współczesnym skomplikowanym środowisku finansowym mogą one nie wystarczyć do zapewnienia klarowności informacji. W rzeczywistości 30% organizacji nadal tworzy budżety i prognozy głównie w arkuszach kalkulacyjnych. Ten procent nie uległ zmianie od 2014 r. Jednak statyczne arkusze kalkulacyjne niosą ze sobą zagrożenia. Utrudniają współpracę w czasie rzeczywistym i zwiększają ryzyko użycia przestarzałych lub mało elastycznych danych.

Starsze systemy są bardziej podatne na problemy z bezpieczeństwem i niosą ze sobą koszty związane ze zgodnością.

Dyrektorzy ds. finansowych zajmują teraz bardziej strategiczne stanowisko w wielu firmach, a wskutek tego rosną oczekiwania wobec działów FP&A. Najczęściej tradycyjne systemy FP&A powodują raczej przestoje i tworzą bariery, a nie służą jako strategiczne narzędzia wspomagające.

Dlaczego firmy nadal korzystają ze starszych systemów

Starsze systemy przetrwały z różnych, często zrozumiałych przyczyn. Są znane, wygodne i mocno zakorzenione, a firmy dostosowały do nich swoje procesy pracy. Ta znajomość i przyzwyczajenia mogą sprawić, że zmiana wydaje się niemożliwa lub niepotrzebna.

Firmy obawiają się również kosztów i złożoności przejścia na nowe systemy. Strach przed nieznanym przeszkadza jednak firmom w rozwoju, uzyskiwaniu informacji i zwiększaniu zwinności.

Prawdziwy koszt utrzymania starszych systemów

Starsze systemy często wiążą się z kosztami ekonomicznymi i operacyjnymi, które rosną z czasem. Częściowo powoduje to popyt i podaż. Gdy na rynek wchodzą nowe rozwiązania, coraz trudniej znaleźć umiejętności wymagane do obsługi starych systemów, co mnoży inwestowane w nie czas i pieniądze. Według badania firmy Deloitte działy IT przeznaczają już ponad 55% swoich budżetów technologicznych na utrzymanie operacji firmy, ale tylko 19% na opracowywanie innowacyjnych rozwiązań.

Starsze systemy są również bardziej podatne na problemy z bezpieczeństwem i wiążą się z kosztami zapewnienia zgodności wynikającymi z konieczności instalowania nowych aktualizacji zabezpieczeń. Ta przepaść technologiczna wymaga tworzenia nowego kodu, oprogramowania pośredniczącego i specjalnych rozwiązań, a to wszystko generuje wydatki. Do tego dochodzą koszty samych naruszeń cyberbezpieczeństwa. W 2023 r. wyniosły one 4,45 mln USD, nie uwzględniając uszczerbku dla reputacji.

Starsze systemy tracą również na wydajności. Częściej wymagają konserwacji i przestojów, a pracownicy muszą poświęcać więcej czasu na podstawowe zadania, takie jak uzgadnianie danych. Zadania te są zautomatyzowane w nowoczesnych systemach FP&A, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej istotnych czynnościach, np. na analizie finansowej.

Opór pracowników to wyzwanie stojące przed dyrektorami finansowymi chcącymi wymienić stare systemy FP&A, o którym rzadko się mówi.

Jak zauważył menedżer ds. zarządzania danymi i EPM w Doctolib, szybko rozwijającej się europejskiej firmie z branży telemedycyny, po zastąpieniu starego systemu FP&A: „Pracownicy poświęcają teraz mniej czasu na przetwarzanie danych, a więcej na partnerstwo biznesowe i przydatne analizy. Nie tylko zwiększa to satysfakcję zespołu, ale poprawia produktywność i przynosi firmie wymierne wyniki”.

Jak wymienić stare systemy

Wymiana starego systemu może wydawać się trudna, ale to często ważny krok przynoszący firmie korzyści w przyszłości. Niezależnie od powodów budzących wątpliwości, warto zachować ostrożność, a przed rozpoczęciem modernizacji rozważyć pewne kwestie.

Modernizację starszych systemów można przeprowadzić na wiele sposobów. Niektóre firmy aktualizują wszystko naraz. Inne rozbijają proces na etapy pozwalające stopniowo wprowadzać zmiany. Najlepsze podejście dla Twojej firmy będzie zależeć od jej potrzeb, tolerancji dla ryzyka i dostępności zasobów. Wymaga to współpracy z innymi liderami firmy w celu utworzenia planu migracji i bezpiecznego przeniesienia danych historycznych oraz zapewnienia zgodności z innymi systemami używanymi w firmie.

Opór pracowników to wyzwanie stojące przed dyrektorami finansowymi chcącymi wymienić stare systemy FP&A, o którym rzadko się mówi. Zmiany bywają trudne, a nowe systemy mogą budzić obawy.

Aby pomóc rozwiać obawy pracowników, zorganizuj programy szkoleniowe obejmujące czas na zajęcia praktyczne, łatwe poradniki rozwiązywania problemów i otwarte kanały komunikacyjne pozwalające uzyskać indywidualne wsparcie. Przydatne może być też mianowanie „ambasadorów zmian”, którzy mogą pomóc promować nowy system i jego korzyści, takie jak okazja do podnoszenia kwalifikacji.

Firmy, które zdecydowały się na wdrożenie nowoczesnego systemu FP&A, szybko odnotowują zwrot z inwestycji. Międzynarodowej sieci sklepów optycznych z siedzibą w Wielkiej Brytanii, Specsavers, wystarczyły dwa miesiące, aby w pełni wdrożyć zaktualizowany system FP&A. Firma poświęca teraz znacznie mniej czasu na tworzenie budżetów w swoich 60 lokalizacjach. Liderzy mają także większą wiedzę na temat różnych czynników wpływających na koszty, co pomaga im identyfikować możliwości rozwoju dla całej organizacji.

Modernizacja systemów ERP i księgowości

Tradycyjne systemy ERP i księgowe działają dobrze, dopóki nie ulegają awarii. Arkusze kalkulacyjne były idealnym rozwiązaniem w epoce połączeń wdzwanianych w XX wieku, ale nie nadążają za szybkim tempem nowoczesnych transakcji biznesowych.

Nowoczesne narzędzia FP&A oferują funkcje nowej jakości, z którymi nie mogą równać się starsze systemy.

Nowoczesne systemy, takie jak Workday Adaptive Planning, mogą pobierać i natychmiast analizować zdarzenia, więc lepiej sprawdzają się we współczesnym środowisku biznesowym. Integrują się także z większą liczbą źródeł danych niż stare systemy ERP, zapewniając zespołom FP&A i liderom firm pełniejszy obraz działalności.

Choć przejście ze starszych systemów może być trudne, proces ten ułatwi przeprowadzanie aktualizacji w przyszłości. Rozwiązania Workday oparte na chmurze zapewniają większą elastyczność i skalowalność oraz upraszczają proces dostosowywania firmy do zmieniających się potrzeb. Jeśli zdecydujesz się zainwestować w nowoczesny system ERP, inwestycja szybko się zwróci, a później nawet pomnoży zyski.

Przyszłość FP&A: pożegnanie starych systemów

Nowoczesne narzędzia FP&A oferują niezrównane funkcje niedostępne w starszych systemach, takie jak analiza w czasie rzeczywistym, zgodność z chmurą, przyjazne dla użytkownika pulpity nawigacyjne i wydajność operacyjna. W przypadku modernizacji przygotowanie stanowi połowę sukcesu. Na początek przeprowadź audyt obecnego systemu FP&A, zwracając szczególną uwagę na luki w obszarze możliwości. Po znalezieniu systemu zastępczego spełniającego najpilniejsze potrzeby w zakresie planowania i analizy finansowej opracuj bezpieczne procesy migracji danych i integracji z istniejącymi systemami ERP. Możesz przetestować swoje dane w nowym systemie przed jego wdrożeniem, aby wykryć ewentualne problemy.

Z upływem czasu przepaść między firmami posiadającymi nowoczesne systemy FP&A i tymi, które ich nie posiadają, będzie się pogłębiać. Innowacje w dziedzinie sztucznej inteligencji zatrzymają i tak już powolne rozwiązania starszej generacji. Jednak organizacje, które odważnie stawią czoła wyzwaniom przyszłości, zostaną nagrodzone przełomowymi technologiami, takimi jak analizy w czasie rzeczywistym i analityka predykcyjna, dodatkowo zyskując możliwość zrewolucjonizowania każdego obszaru swojej działalności.

Chcesz porzucić przestarzałe systemy i zrewolucjonizować swoje metody FP&A? Odkryj, w jaki sposób Workday może towarzyszyć Ci podczas tej transformacji.