Czym jest księgowość, a czym rachunkowość?
Działy księgowości i rachunkowości współpracują ze sobą, aby zapewnić dokładne zarządzanie finansami i podejmowanie świadomych decyzji. W tym przewodniku omawiamy ich różne role, sposób, w jaki się uzupełniają, a także narzędzia i trendy, które pomagają firmom zmaksymalizować ich wpływ.
Księgowość a rachunkowość
Księgowość i rachunkowość to terminy, których można używać zamiennie, ale w rzeczywistości są to odrębne procesy zarządzania kondycją finansową. Księgowość skupia się na rejestrowaniu i organizowaniu codziennych transakcji finansowych. Rachunkowość analizuje te dane w celu podejmowania strategicznych decyzji. Razem tworzą ramy finansowe wspierające zgodność, rozwój i długoterminowy sukces firmy.
Kluczowe wnioski
Księgowość i rachunkowość pełnią odrębne, ale uzupełniające się role w zarządzaniu finansami.
Księgowi koncentrują się na dokładnym rejestrowaniu codziennych transakcji. Specjaliści ds. rachunkowości analizują i interpretują informacje finansowe, aby pomagać w podejmowaniu decyzji.
Firmy potrzebują obu tych funkcji, aby wspierać swoje codzienne działania i długoterminową strategię.
Oprogramowanie do zarządzania finansami integruje i automatyzuje procesy księgowości i rachunkowości.
Czym jest księgowość?
Księgowość to proces rejestrowania transakcji w celu prowadzenia dokładnej i uporządkowanej ewidencji działalności finansowej firmy. Dane księgowe stanowią podstawę do generowania raportów finansowych i wskazywania szerszych trendów. Kluczowe elementy do śledzenia to m.in.:
Aktywa: zasoby majątkowe firmy o określonej wartości, takie jak gotówka, zapasy, sprzęt i nieruchomości.
Zobowiązania: zobowiązania firmy, w tym pożyczki, niezapłacone rachunki, wynagrodzenia i podatki.
Przychody: wpływy generowane ze sprzedaży towarów lub usług.
Wydatki: wszystkie koszty poniesione w związku z prowadzeniem firmy, w tym wynagrodzenia pracowników, materiały, czynsz i media.
Zapasy: stan towarów lub materiałów dostępnych do sprzedaży lub wykorzystania.
Zobowiązania i należności: pieniądze, które firma jest winna (zobowiązania) i pieniądze jej należne (należności).
Kapitał własny: wartość netto firmy obliczana jako aktywa minus zobowiązania.
Lista płac: pensje, wynagrodzenia i świadczenia należne pracownikom.
Księgowość jest kluczowa dla utrzymania przejrzystej dokumentacji finansowej, w tym bilansów, sprawozdań z przepływów pieniężnych oraz rachunków zysków i strat. Bez tego pojawia się ryzyko wystąpienia błędów w raportach, potencjalnych kar i niejasnych informacji finansowych. Z drugiej strony uporządkowane sprawozdania finansowe zapewniają przejrzystość, umożliwiając firmom monitorowanie przepływów pieniężnych i ciągłe odkrywanie okazji do oszczędności i inwestycji.
Czym jest rachunkowość?
Rachunkowość to proces analizowania danych finansowych w celach strategicznych. Podczas gdy księgowość koncentruje się na rejestrowaniu transakcji, rachunkowość obejmuje szerszą perspektywę. Może pomóc liderom finansowym i biznesowym w ocenie rentowności, monitorowaniu wydatków firmy, zrozumieniu ogólnych wyników finansowych i planowaniu przyszłych kroków. Ważne punkty danych w rachunkowości obejmują:
Rentowność: analiza dochodu netto w celu ustalenia, czy firma generuje zysk po uwzględnieniu wydatków, podatków i innych kosztów.
Zarządzanie kosztami: ocena kosztów operacyjnych, kosztów sprzedanych towarów i innych wydatków w celu wskazania nieefektywności i obszarów, w których można obniżyć koszty.
Trendy w przepływach pieniężnych: przegląd wpływów i wypływów pieniężnych na przestrzeni czasu w celu zapewnienia, że firma ma wystarczającą płynność, aby wywiązać się ze swoich zobowiązań i inwestować w możliwości rozwoju.
Wskaźniki finansowe: kluczowe wskaźniki, takie jak marża brutto, wskaźnik bieżącej płynności i wskaźnik zadłużenia w stosunku do kapitału własnego, które pomagają mierzyć kondycję finansową i wyniki w odniesieniu do standardów branżowych.
Zeznania podatkowe: szacowanie należnych podatków i wskazywanie potencjalnych odliczeń lub ulg w celu zminimalizowania obciążeń podatkowych przy jednoczesnym zachowaniu zgodności.
Prognozowanie i budżetowanie: przewidywanie przyszłych przychodów, wydatków i przepływów pieniężnych w celu opracowania praktycznych budżetów i planów finansowych zgodnych z celami strategicznymi.
Ocena ryzyka: identyfikowanie ryzyk finansowych, takich jak zmienne warunki rynkowe lub wysoki poziom zadłużenia, oraz opracowywanie strategii ich ograniczania.
Inteligentna rachunkowość pomaga firmie zachować stabilność finansową poprzez przewidywanie przyszłych trendów i dostosowywanie się do zmian rynkowych. Może pomóc Twoim zespołom skutecznie zarządzać zasobami, aby wykorzystać nadchodzące możliwości i sprostać przyszłym wyzwaniom.
„Możliwość zagłębiania się w szczegółowe dane zapewnia natychmiastowy wgląd i spokój ducha dyrektorowi finansowemu, kontrolerowi i całemu zespołowi księgowemu”.
– Katie Bandy, wiceprezes ds. finansów i rachunkowości, IAT Insurance Group
Rachunkowość a księgowość: 4 główne różnice
Wiemy, że zarówno księgowość, jak i rachunkowość są niezbędne dla utrzymania dobrej kondycji finansowej firmy, ale każda z nich odgrywa wyjątkową rolę w zarządzaniu finansami. Oto cztery główne różnice, które mają znaczenie:
1. Zakres i cele
Księgowość to w dużej mierze codzienna działalność administracyjna. Choć odgrywa kluczową rolę w prowadzeniu dokumentacji finansowej i zachowaniu zgodności, jest to nieskomplikowany proces o jasno określonych wymaganiach. Rachunkowość jest bardziej strategiczną i dynamiczną funkcją skoncentrowaną na analizie informacji i wyciąganiu z danych księgowych istotnych wniosków, które prowadzą do konkretnych działań.
2. Udział w podejmowaniu decyzji
Księgowi nie biorą zazwyczaj udziału w podejmowaniu decyzji. Ich rola polega na rejestrowaniu transakcji finansowych w celu dostarczenia dokładnych i uporządkowanych danych, które inni mogą analizować. Z kolei specjaliści ds. rachunkowości są bezpośrednio zaangażowani w podejmowanie decyzji, a w wielu przypadkach pełnią nawet rolę doradców, udzielając wskazówek w takich obszarach, jak opracowywanie budżetu, strategie podatkowe i planowanie inwestycji.
3. Umiejętności i kwalifikacje
Księgowi muszą cechować się dbałością o szczegóły, biegłością w obsłudze oprogramowania księgowego i solidną znajomością procesów finansowych. Na ogół nie wymaga się jednak od nich wyższego wykształcenia. Amerykańska agencja U.S. Bureau of Labor Statistics wskazuje, że w przypadku księgowych akceptuje się niepełne wykształcenie wyższe, a nawet jego brak. Ponadto wymaga się umiarkowanego przeszkolenia w miejscu pracy.
Specjaliści ds. rachunkowości posiadają bardziej zaawansowane kwalifikacje. Zazwyczaj muszą mieć co najmniej tytuł licencjata z rachunkowości lub finansów, a często certyfikaty, np. biegłego rewidenta. Ich wiedza specjalistyczna obejmuje prawo podatkowe, analizę finansową i zgodność, dzięki czemu potrafią radzić sobie z bardziej złożonymi zadaniami finansowymi. Specjaliści ds. rachunkowości zarabiają też średnio więcej niż księgowi (79 880 USD w porównaniu z 47 440 USD, jak podaje agencja U.S. Bureau of Labor Statistics).
4. Używane narzędzia i technologie
Księgowi polegają głównie na narzędziach transakcyjnych, takich jak arkusze kalkulacyjne i systemy wprowadzania danych, przeznaczonych do wydajnego rejestrowania i organizowania działań finansowych. Koncentrują się one na codziennych procesach finansowych, takich jak fakturowanie, śledzenie wydatków i uzgadnianie wyciągów bankowych.
Specjaliści ds. rachunkowości wykorzystują bardziej zaawansowane technologie do dogłębnej analizy finansowej i prognozowania. Oprogramowanie do rachunkowości może obejmować rozwiązania do modelowania finansowego, systemy do przygotowywania rozliczeń podatkowych i platformy ERP, które integrują wiele strumieni danych.
Dlaczego potrzebujesz księgowości i rachunkowości
Z badań Workday wynika, że 88% liderów finansowych twierdzi, że wspieranie kultury opartej na danych w finansach ma kluczowe znaczenie dla ich przyszłych wyników. Jednak tylko 14% z nich ma pewność co do integralności swoich danych finansowych. Skuteczna księgowość i rachunkowość współpracują ze sobą, aby sprostać temu krytycznemu wyzwaniu.
Współdziałanie księgowości i rachunkowości wykracza poza ich indywidualne role. Chodzi o stworzenie kompleksowego systemu finansowego. Księgowość zapewnia strukturę i wiarygodność potrzebną do prowadzenia dokładnej dokumentacji, podczas gdy rachunkowość przekształca ją w praktyczne analizy. Takie połączenie zapewnia firmom sprawne działanie w perspektywie krótkoterminowej, a jednocześnie umożliwia strategiczne planowanie na przyszłość.
Na przykład dokładna księgowość dostarcza specjalistom ds. rachunkowości informacji potrzebnych do rozpoznawania wzorców w przepływach pieniężnych, zalecania środków oszczędnościowych i terminowego przygotowywania się do audytów lub składania zeznań podatkowych. Bez tej współpracy firmy narażają się na nieefektywność, błędy, utratę szans, a nawet kary.
Razem księgowość i rachunkowość zapewniają nie tylko zgodność z przepisami i porządek, ale także proaktywne podejście do kondycji finansowej i rozwoju firmy. Dzięki integracji obu funkcji firmy mogą budować zaufanie interesariuszy, zachować zwinność na szybko zmieniających się i konkurencyjnych rynkach oraz podejmować pewne, świadome decyzje prowadzące do sukcesu.
Nowe trendy w księgowości i rachunkowości
Księgowość i rachunkowość przechodzą znaczącą transformację, której motorem napędowym są nowe technologie i wymagania biznesowe. Dyrektorzy i liderzy finansowi powinni na bieżąco śledzić trendy w zakresie oprogramowania i ich wpływ na funkcje finansowe. Kluczowe trendy, które warto znać:
1. Sztuczna inteligencja i automatyzacja
Sztuczna inteligencja i automatyzacja to być może najważniejsze i najbardziej rewolucyjne technologie w świecie finansów. Z niezwykłą szybkością i precyzją obsługują one czynności księgowe, takie jak wprowadzanie danych, przetwarzanie faktur i uzgadnianie sald. Jednocześnie sztuczna inteligencja zapewnia bezprecedensowe możliwości w zakresie analizy danych i analityki predykcyjnej.
Według niedawnego badania Workday 80% decydentów biznesowych przyznaje, że będą potrzebować sztucznej inteligencji, aby zachować konkurencyjność. Dział finansów nie stanowi wyjątku. Dla dyrektorów i liderów finansowych będzie to oznaczać znalezienie właściwej równowagi między tymi nowymi technologiami a zespołami złożonymi z ludzi, którzy z nich korzystają.
„Znalezienie równowagi między nowymi technologiami a najważniejszym zasobem firmy – jej pracownikami – będzie kluczowe dla przyszłości finansów”.
– Workday
2. Blockchain
Technologia blockchain, pierwotnie opracowana dla kryptowalut, wkracza do zarządzania finansami. Oferuje ona zdecentralizowaną, bezpieczną i przejrzystą metodę rejestrowania i weryfikacji transakcji. Jak blockchain usprawnia księgowość i rachunkowość:
Niezmienność: po wprowadzeniu zapisów w technologii blockchain nie można ich zmienić, co zapewnia integralność danych finansowych.
Weryfikacja w czasie rzeczywistym: transakcje mogą być natychmiast zatwierdzane, co skraca opóźnienia w procesach, takich jak audyt i uzgadnianie kont.
Zapobieganie oszustwom: przejrzystość i identyfikowalność sieci blockchain minimalizują możliwości prowadzenia nieuczciwych działań.
Technologia blockchain jest szczególnie korzystna dla branż wymagających zwiększonego bezpieczeństwa i zgodności, takich jak finanse, opieka zdrowotna i zarządzanie łańcuchem dostaw. Niemniej jednak znajduje się ona wciąż na wczesnym etapie rozwoju i może wymagać inwestycji w infrastrukturę i wiedzę specjalistyczną.
3. Chmurowe platformy do rachunkowości
Przetwarzanie w chmurze to nowoczesny filar księgowości i rachunkowości. Platformy oparte na chmurze umożliwiają firmom dostęp do danych finansowych w dowolnym czasie i z każdego miejsca. Dodatkowo oferują skalowalność i integrację. Zalety oprogramowania do zarządzania finansami w chmurze to m.in.:
Dostęp zdalny: dane finansowe są dostępne w czasie rzeczywistym, co ułatwia pracę zdalną i współpracę między zespołami.
Opłacalna skalowalność: firmy mogą wybierać plany subskrypcyjne dostosowane do swoich potrzeb, unikając początkowych kosztów rozwiązań lokalnych.
Możliwości integracji: platformy chmurowe zazwyczaj płynnie integrują się z innymi narzędziami biznesowymi, takimi jak systemy CRM i ERP; to niezwykle ważne dla większości dyrektorów finansowych, którzy deklarują, że przy podejmowaniu decyzji opierają się na danych niefinansowych.
Nowe funkcje: zaawansowane platformy chmurowe obejmują teraz analitykę opartą na sztucznej inteligencji, zautomatyzowane kontrole zgodności i algorytmy uczenia maszynowego aby usprawnić podejmowanie decyzji.
„Przed wdrożeniem Workday nie mogłem w trakcie strategicznego spotkania od razu zajrzeć do systemu i znaleźć potrzebnej odpowiedzi. Możliwość natychmiastowego odpowiadania na pytania pozwala nam szybciej podejmować decyzje”.
– wiceprezes, główny specjalista ds. rachunkowości i kontroler, Denny’s
Wdrożenie odpowiedniego rozwiązania
Wymagania w zakresie zarządzania finansami stają się coraz bardziej złożone. Kluczowe staje się więc wdrożenie odpowiednich narzędzi i technologii wspierających zespoły. Łącząc mocne strony księgowości i rachunkowości w ramach nowoczesnych systemów zarządzania finansami, Twoja firma może usprawnić operacje finansowe i uzyskać cenne analizy.
Workday oferuje zintegrowane rozwiązania, które płynnie łączą księgowość i rachunkowość, pomagając właścicielom firm podejmować świadome decyzje oparte na danych. Nasze narzędzia pozwalają zespołom dostosowywać procesy finansowe do celów strategicznych, co pozwala osiągać przełomowe wyniki.