Czym jest oprogramowanie ERP?

Krótka historia ERP

Podwaliny pod dzisiejsze inteligentne systemy ERP zostały położone w latach 60. XX wieku, gdy J.I. Case, amerykański producent maszyn rolniczych, założył firmy J.I. Threshing Machine Co. i J.I. Case Plow Works.

Zastosowany w nich system do planowania zapotrzebowania materiałowego (MRP) powstał z myślą o zarządzaniu zapasami i produkcją. Zainspirował on wiele firm do stworzenia własnych rozwiązań tego typu. Pierwsze systemy MRP były proste, ale jednocześnie przełomowe, ponieważ pozwalały producentom na bardziej systematyczne monitorowanie stanu surowców i zakupów, co niewątpliwie stanowiło punkt wyjścia do innowacji w kolejnych wersjach tych systemów.

1970–1980: rozwój MRP i pierwszych systemów lokalnych

W latach 70. XX wieku zapotrzebowanie na bardziej dokładną kontrolę zapasów i produkcji doprowadziło do większego rozpowszechnienia systemów MRP. W miarę jak coraz więcej firm korzystało z tych systemów, stawały się one coraz bardziej złożone i obejmowały nowe funkcje, umożliwiające organizacjom automatyzację procesów, doskonalenie prognozowania i optymalizację łańcuchów dostaw.

W latach 80. XX wieku systemy MRP przekształciły się w systemy MRP II, rozszerzone o planowanie zasobów produkcyjnych, monitorowanie przebiegu produkcji, a nawet zarządzanie finansami. Systemy MRP były instalowane na lokalnych serwerach firmy, co wymagało poważnych inwestycji w sprzęt, licencje na oprogramowanie i zatrudnianie specjalnych zespołów IT na potrzeby ich obsługi.

1990–2000: przejście na zintegrowane systemy ERP i rozwój rozwiązań chmurowych

W latach 90. XX wieku powstają systemy ERP, jakie znamy obecnie. Pakiety oprogramowania ERP nie są już wyłącznie narzędziami działu produkcji. Łączą one w jednym systemie: finanse, zasoby ludzkie, zaopatrzenie, łańcuch dostaw i administrację. Przedsiębiorstwa zyskują możliwość usprawnienia procesów przebiegających między działami, jednak rozwiązania te nadal wymagają znacznych początkowych inwestycji w infrastrukturę i bieżące utrzymanie.

Początek XXI wieku przynosi przełomową zmianę w postaci rozwiązań ERP w chmurze. Zamiast kupować drogie licencje na oprogramowanie, firmy mogą teraz korzystać z subskrypcji opartej na modelu SaaS. Maleją koszty, pojawia się możliwość automatycznych aktualizacji, dostępu do danych w czasie rzeczywistym, łatwiej o skalowalność działań. Systemy ERP są bardziej dostępne, również pod względem kosztów, a także bardziej elastyczne niż dotychczas.

2020 i lata późniejsze: przyszłość ERP, czyli AI, automatyzacja i innowacje

A dzisiaj? Nowoczesne systemy ERP są coraz bardziej innowacyjne i wciąż się rozwijają. Wprowadzenie technologii Big Data i sztucznej inteligencji przyspiesza tę transformację, dzięki czemu systemy ERP jeszcze lepiej dostosowują się do zmian i są zdolne do przetwarzania coraz większych ilości informacji. Ponieważ rewolucja w dziedzinie AI na nowo definiuje obszar ERP, to właśnie pierwsi użytkownicy będą w kolejnych latach czerpać największe korzyści z jej stosowania.

Jak działają systemy ERP

Wyobraź sobie ERP jako centralny układ nerwowy Twojej firmy. Obejmuje on wszystko, od list płac i zaopatrzenia, po sprzedaż i strategię, zamieniając odizolowane systemy w zintegrowaną platformę.

Oto przełożenie systemu ERP na praktykę:

• automatyzacja procesów manualnych, np. fakturowania i śledzenia stanu zapasów;

• centralizacja danych umożliwiająca tworzenie raportów w czasie rzeczywistym z mniejszą liczbą błędów;

• integracja między działami, której owocem jest bardziej inteligentna współpraca;

• standaryzacja procesów i zachowanie zgodności z przepisami.

Dzięki Workday wszystko co opisujemy wyżej przebiega w chmurze. Przekłada się to na przyspieszenie realizacji projektów, skrócenie cyklu innowacji i wyeliminowanie obciążeń związanych z utrzymaniem systemu, charakterystycznych dla starszych systemów lokalnych. Oznacza to niższe koszty ogólne działu IT, szybsze innowacje i łatwiejszy dostęp do systemu z dowolnego miejsca na świecie.

Znaczenie systemów ERP dla współczesnych firm

System ERP to więcej niż oprogramowanie. Jest to strategiczny czynnik umożliwiający wzrost, elastyczność i odporność biznesu. Choć konkretne korzyści zależą od branży, większość organizacji decydując się na ERP, zyskuje pewne uniwersalne profity. Oto one:

Większa wydajność

Systemy ERP automatyzują procesy i redukują pracę ręczną, co oszczędza czas i minimalizuje liczbę błędów.

Elastyczność

Nowoczesne systemy ERP „rosną” wraz z Twoją firmą, dostosowując się do zmian.

Zapewnienie zgodności z przepisami i zarządzanie ryzykiem

Centralizacja danych i wbudowane ścieżki audytu ułatwiają zachowanie zgodności z przepisami i ograniczają ryzyko.

Wzmocnienie pozycji pracowników

Narzędzia samoobsługowe i intuicyjne interfejsy użytkownika pozwalają pracować szybciej i efektywniej.

W systemie Workday uwzględniono wszystkie te korzyści, co sprawia, że firmy takie jak Twoja, będą nie tyle na bieżąco, co o kilka kroków przed innymi.

Podstawowe moduły ERP i ich zastosowanie

System ERP to nie jedno rozwiązanie pasujące do wszystkich firm, ale struktura, którą można modyfikować tak, by spełniała potrzeby konkretnego biznesu. Każdy moduł ERP odgrywa kluczową rolę w optymalizacji procesów operacyjnych, zwiększaniu efektywności i napędzaniu wzrostu, począwszy od finansów i HR po zarządzanie zapasami i klientami.

Przyjrzyjmy się bliżej podstawowym funkcjom systemów ERP i ich roli w płynnym prowadzeniu firmy.

Finanse i rachunkowość

Moduł finansowo-księgowy systemu ERP monitoruje i rejestruje przychody, wydatki i budżetowanie w czasie rzeczywistym, jednocześnie automatyzując operacje związane ze zobowiązaniami, należnościami i podatkami. Służy również do generowania raportów, na podstawie których podejmowane są decyzje z zakresu zarządzania finansami.

Zasoby ludzkie

Moduły do zarządzania zasobami ludzkimi zazwyczaj służą do obsługiwania listy płac, świadczeń i akt pracowniczych, jak również zarządzania procesem rekrutacji, wdrażania nowych pracowników i oceny ich wyników. Mogą również posłużyć do przestrzegania przepisów prawa pracy i zapewnienia zgodności z polityką firmy, usprawniając proces zarządzania kadrami.

Zarządzanie zapasami i łańcuchem dostaw

Moduły zarządzania zapasami i łańcuchem dostaw służą do śledzenia stanów magazynowych i ich automatycznej aktualizacji, a także do zarządzania zaopatrzeniem, logistyką i relacjami z dostawcami. Zapobiegają niedoborom zapasów, jednocześnie redukując koszty ich nadwyżek, co skutkuje bardziej wydajnym i zoptymalizowanym kosztowo łańcuchem dostaw.

Zarządzanie sprzedażą i relacjami z klientami

Moduł zarządzania sprzedażą i relacjami z klientami (ang. Customer Relationship Management, CRM) służy do monitorowania interakcji z klientami, procesów sprzedaży i zamówień, a jednocześnie automatyzacji kolejnych kontaktów i kampanii marketingowych. Dostarcza również cennych informacji pozwalających wzmocnić relacje z klientami i poprawić wyniki sprzedaży.

Produkcja i planowanie produkcji

Moduły produkcji i planowania produkcji służą do planowania procesów produkcyjnych, nadzorowania stanu surowców oraz monitorowania kontroli jakości i efektywności. Dzięki redukcji odpadów i optymalizacji procesów produkcyjnych możliwe jest osiągnięcie bardziej płynnych procesów operacyjnych i większej wydajności pracy.

Zaopatrzenie i zarządzanie dostawcami

Moduły do obsługi zaopatrzenia i zarządzania dostawcami usprawniają procesy zakupów, negocjacji z dostawcami i zarządzania umowami, jednocześnie śledząc wydatki, by zapewnić opłacalność zakupów. Odgrywają one również istotną rolę w automatyzacji przetwarzania zleceń zakupu, zwiększaniu wydajności i ograniczaniu ilości pracy wykonywanej ręcznie.

Zarządzanie projektami

Moduły do zarządzania projektami zazwyczaj wykorzystywane są do nadzorowania harmonogramów projektów, budżetów i zasobów, jak również przydzielania zadań, śledzenia postępów i usprawniania współpracy. Gwarantują one, że projekt zostanie zrealizowany zgodnie z planem i w ramach przewidzianego budżetu, co przekłada się na poprawę ogólnej efektywności firmy.

Business intelligence i analityka biznesowa

Moduły business intelligence i analityki biznesowej gromadzą i analizują dane ze wszystkich obszarów działalności firmy, zapewniając dostęp do pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym i szczegółowych raportów. Co najważniejsze, pomagają one również identyfikować trendy i możliwości rozwoju, pozwalając podejmować decyzje na podstawie danych.

Workday łączy wiele z wymienionych modułów w jeden intuicyjny system, który usprawnia współpracę i przejrzystość w działach finansów i HR, a także zmniejsza tarcia między działami, które do tej pory zwykle polegały na odrębnych narzędziach. To zintegrowane podejście pozwala na szybsze podejmowanie decyzji, dokładniejsze raportowanie, a także usprawnienie obsługi pracowników, jak również współpracy i przejrzystości w działach finansów i HR.

Porównanie modeli wdrażania ERP

Jedną z największych zalet systemu ERP jest elastyczność. Każda firma może wybrać model wdrożenia dostosowany do jej budżetu, zasobów IT i potrzeb operacyjnych. Niezależnie od tego, czy zdecyduje się na rozwiązanie w chmurze zapewniające dostępność, system lokalny zapewniający pełną kontrolę, czy podejście hybrydowe łączące zalety obu tych rozwiązań, odpowiednia konfiguracja systemu ERP pomoże zwiększyć jej wydajność, skalowalność i długoterminowy sukces.

W przypadku dużych przedsiębiorstw z oddziałami w wielu miejscach, jeszcze większą elastyczność może zapewnić dwupoziomowa strategia wdrożenia ERP. Polega ona na utrzymywaniu scentralizowanej warstwy 1. systemu ERP na szczeblu korporacyjnym, a jednocześnie bardziej elastycznej warstwy 2. dla mniejszych jednostek biznesowych lub oddziałów regionalnych. To połączenie mocnych stron systemów ERP o różnym charakterze, pozwala zwiększyć efektywność firmy bez utraty kontroli i zdolności adaptacji.

Ile kosztuje system ERP?

Koszt systemu ERP zależy od kilku czynników:

• Wielkość firmy: większe organizacje wymagają większej liczby funkcji i licencji.

• Wybrane moduły: im więcej potrzebnych funkcji, tym wyższy koszt.

• Model wdrożenia: systemy ERP w chmurze zwykle wiążą się z niższymi kosztami początkowymi i łatwiejszymi aktualizacjami.

• Personalizacja: dostosowanie systemu do potrzeb klienta zwiększa jego złożoność i koszty.

• Utrzymanie: systemy lokalne wymagają dedykowanego działu IT; rozwiązania w chmurze, takie jak Workday, obejmują aktualizacje.

Workday oferuje skalowalny model cenowy, który da się dostosować do potrzeb każdego przedsiębiorstwa, zapewniający szybszy zwrot z inwestycji i niższe koszty długoterminowe.

Typowe wyzwania związane z wdrożeniem systemu ERP

Mimo wielu oczywistych korzyści, które niesie ze sobą, wdrożenie systemu ERP może być dość złożonym procesem. Organizacje często stają przed następującymi wyzwaniami:

• Zarządzanie zmianami: uzyskanie akceptacji pracowników i dostosowanie się do nowych procesów wymaga czasu i odpowiedniego planowania.

• Przekroczenie budżetu: koszt projektu może przekroczyć budżet, jeśli zabraknie przejrzystych wymagań lub sprecyzowanego zakresu wdrożenia.

• Migracja danych: przenoszenie danych z wcześniejszych systemów może być czasochłonne i wiązać się z ryzykiem utraty lub niespójności danych.

• Złożoność personalizacji: dostosowanie systemu ERP do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa może wpłynąć na wydłużenie wdrożenia i wzrost kosztów.

• Problemy z integracją: kluczowe jest zapewnienie płynnej współpracy systemu ERP z istniejącymi już systemami i narzędziami innych firm.

W złagodzeniu tych wyzwań   przyspieszeniu procesu wdrażania może pomóc wybór elastycznego, przyjaznego dla użytkownika systemu ERP i stworzenie dedykowanego zespołu projektowego.

Wybór odpowiedniego systemu ERP

Biorąc pod uwagę, jak wiele opcji ERP jest dostępnych, ważne jest znalezienie rozwiązania odpowiedniego dla własnej organizacji. Oto najważniejsze kwestie do rozważenia:

• Cele biznesowe: określenie oczekiwań wobec systemu ERP – może to być np. poprawa przejrzystości finansowej, optymalizacja działań kadrowych czy wzmocnienie zgodności z przepisami.

• Model wdrożenia: do wyboru masz model w chmurze, system lokalny lub hybrydowy. Decyzja będzie zależna od możliwości Twojej infrastruktury IT i potrzeb w zakresie skalowalności.

• Łatwość użytkowania: tempo przyswajania aplikacji przez użytkowników będzie zależało od intuicyjności interfejsu i dostępności narzędzia.

• Integracja: sprawdź, czy system ERP można połączyć z Twoimi istniejącymi systemami i źródłami danych.

• Innowacyjność: wybierz system z nowoczesnymi rozwiązaniami, takimi jak automatyzacja, dostęp na urządzeniach mobilnych i analizy wspomagane sztuczną inteligencją.

Workday oferuje wdrożenie w chmurze, intuicyjny interfejs użytkownika, analizy oparte na sztucznej inteligencji oraz zintegrowane moduły finansowe i HR. Dowiedz się więcej o Workday Financial Management, Workday Human Capital Management i Workday Illuminate™.

Sukces dzięki ERP: historie klientów Workday

Unum

Ta międzynarodowa firma ubezpieczeniowa postanowiła wprowadzić system Workday w miejsce ponad 20 różnych systemów, których używała wcześniej. W ten sposób ograniczyła ilość zadań wykonywanych manualnie i złożoność procesów IT, a jednocześnie zapewniła użytkownikom biznesowym bezpośredni dostęp do danych.

Blue Yonder

Globalna firma oferująca cyfrowe rozwiązania do zarządzania łańcuchem dostaw, która skróciła swój czas zamknięcia miesiąca z 14 do 4 dni i uzyskała możliwość tworzenia raportów w czasie rzeczywistym dzięki narzędziom samoobsługowym Workday.

To tylko nieliczne przykłady tego, jak Workday pomaga w transformacji działalności i przygotowaniu się na przyszłość.

Wyznacz standard ERP z pomocą Workday

We współczesnym środowisku biznesowym systemy ERP są niezbędne do stworzenia warunków odpowiednich do rozwoju, adaptacji i optymalizacji działalności. Jednak nie wszystkie systemy ERP są sobie równe.

Workday obsługuje obszar kadrowy i finansowy w ramach jednej zintegrowanej platformy w chmurze, wzbogaconej o sztuczną inteligencję i narzędzia analityczne, i co równie ważne, zaprojektowanej z myślą o wygodzie użytkownika. Pozwala działać szybko, dostosowywać się do zmian i planować na przyszłość.

Być może rozwijasz swoją firmę, modernizujesz starsze systemy lub przygotowujesz organizację na przyszłość. Niezależnie od sytuacji Workday zapewni Ci elastyczność, wiedzę i prostotę, których potrzebujesz, aby odnieść sukces.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach Workday klasy ERP i o tym, jak pomagają organizacjom rozkwitać.