Czym jest oprogramowanie ERP?
W miarę jak prowadzenie działalności gospodarczej staje się coraz bardziej złożone, wiele nowoczesnych przedsiębiorstw polega na zintegrowanych systemach ERP, dzięki którym mogą skutecznie zarządzać i podejmować decyzje na podstawie zgromadzonych w systemie danych. Dowiedz się, w jaki sposób oprogramowanie ERP może pomóc w scentralizowaniu podstawowych funkcji przedsiębiorstwa w jednej, współdzielonej bazie danych, zapewniając efektywność działania całego przedsiębiorstwa.
Wprowadzenie do oprogramowania ERP
Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning, ERP) łączy podstawowe sfery działalności firmy, m.in. finanse, zasoby ludzkie i łańcuch dostaw w jeden zintegrowany system. Dzięki wyeliminowaniu izolowanych zasobów danych i możliwości współpracy działów w czasie rzeczywistym z jednym widokiem danych, oprogramowanie ERP pozwala na podejmowanie trafniejszych decyzji w całej organizacji.
Podstawowym celem systemu ERP jest połączenie wielu różnych funkcji, co pozwala zestandaryzować procesy i zautomatyzować powtarzalne zadania. Co najważniejsze, gromadząc jednocześnie informacje z różnych sfer działalności przedsiębiorstwa, takich jak księgowość, sprzedaż, łańcuch dostaw czy marketing, można tworzyć bardziej dokładne i skuteczne prognozy strategiczne.
Określenie ERP nie oznacza jednego odrębnego produktu, ale całą kategorię oprogramowania o wielu różnych zastosowaniach. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób moduły ERP łączą się, tworząc cały system.
Czym jest system ERP?
System ERP obejmuje szereg zintegrowanych modułów, które korzystają ze wspólnej bazy danych, wspierając ciągłość procesów biznesowych. Baza danych łączy szereg różnych funkcji przedsiębiorstwa w jedną, łatwą w użyciu platformę.
Systemy ERP często działają od samego momentu wdrożenia i zawierają różne wbudowane moduły, takie jak zarządzanie magazynem, zaopatrzeniem, czy zasobami ludzkimi. Niektóre firmy ze względu na specyficzne potrzeby biznesowe decydują się jednak na wprowadzenie dodatkowych modułów i funkcjonalności. Jeśli w Twojej firmie zachodzi potrzeba wykorzystania danych w jakimś określonym zakresie, najprawdopodobniej istnieje już moduł ERP przeznaczony właśnie do tego celu.
Krótka historia ERP
Podwaliny pod dzisiejsze inteligentne systemy ERP zostały położone w latach 60. XX wieku, gdy J.I. Case, amerykański producent maszyn rolniczych, założył firmy J.I. Threshing Machine Co. i J.I. Case Plow Works.
Zastosowany w nich system do planowania zapotrzebowania materiałowego (MRP) powstał z myślą o zarządzaniu zapasami i produkcją. Zainspirował on wiele firm do stworzenia własnych rozwiązań tego typu. Pierwsze systemy MRP były proste, ale jednocześnie przełomowe, ponieważ pozwalały producentom na bardziej systematyczne monitorowanie stanu surowców i zakupów, co niewątpliwie stanowiło punkt wyjścia do innowacji w kolejnych wersjach tych systemów.
1970–1980: rozwój MRP i pierwszych systemów lokalnych
W latach 70. XX wieku zapotrzebowanie na bardziej dokładną kontrolę zapasów i produkcji doprowadziło do większego rozpowszechnienia systemów MRP. W miarę jak coraz więcej firm korzystało z tych systemów, stawały się one coraz bardziej złożone i obejmowały nowe funkcje, umożliwiające organizacjom automatyzację procesów, doskonalenie prognozowania i optymalizację łańcuchów dostaw.
W latach 80. XX wieku systemy MRP przekształciły się w systemy MRP II, rozszerzone o planowanie zasobów produkcyjnych, monitorowanie przebiegu produkcji, a nawet zarządzanie finansami. Systemy MRP były instalowane na lokalnych serwerach firmy, co wymagało poważnych inwestycji w sprzęt, licencje na oprogramowanie i zatrudnianie specjalnych zespołów IT na potrzeby ich obsługi.
1990–2000: przejście na zintegrowane systemy ERP i rozwój rozwiązań chmurowych
W latach 90. XX wieku powstają systemy ERP, jakie znamy obecnie. Pakiety oprogramowania ERP nie są już wyłącznie narzędziami działu produkcji. Łączą one w jednym systemie: finanse, zasoby ludzkie, zaopatrzenie, łańcuch dostaw i administrację. Przedsiębiorstwa zyskują możliwość usprawnienia procesów przebiegających między działami, jednak rozwiązania te nadal wymagają znacznych początkowych inwestycji w infrastrukturę i bieżące utrzymanie.
Początek XXI wieku przynosi przełomową zmianę w postaci rozwiązań ERP w chmurze. Zamiast kupować drogie licencje na oprogramowanie, firmy mogą teraz korzystać z subskrypcji opartej na modelu SaaS. Maleją koszty, pojawia się możliwość automatycznych aktualizacji, dostępu do danych w czasie rzeczywistym, łatwiej o skalowalność działań. Systemy ERP są bardziej dostępne, również pod względem kosztów, a także bardziej elastyczne niż dotychczas.
2020 i lata późniejsze: przyszłość ERP, czyli AI, automatyzacja i innowacje
A dzisiaj? Nowoczesne systemy ERP są coraz bardziej innowacyjne i wciąż się rozwijają. Wprowadzenie technologii Big Data i sztucznej inteligencji przyspiesza tę transformację, dzięki czemu systemy ERP jeszcze lepiej dostosowują się do zmian i są zdolne do przetwarzania coraz większych ilości informacji. Ponieważ rewolucja w dziedzinie AI na nowo definiuje obszar ERP, to właśnie pierwsi użytkownicy będą w kolejnych latach czerpać największe korzyści z jej stosowania.
Jak działają systemy ERP
Wyobraź sobie ERP jako centralny układ nerwowy Twojej firmy. Obejmuje on wszystko, od list płac i zaopatrzenia, po sprzedaż i strategię, zamieniając odizolowane systemy w zintegrowaną platformę.
Oto przełożenie systemu ERP na praktykę:
automatyzacja procesów manualnych, np. fakturowania i śledzenia stanu zapasów;
centralizacja danych umożliwiająca tworzenie raportów w czasie rzeczywistym z mniejszą liczbą błędów;
integracja między działami, której owocem jest bardziej inteligentna współpraca;
standaryzacja procesów i zachowanie zgodności z przepisami.
Dzięki Workday wszystko co opisujemy wyżej przebiega w chmurze. Przekłada się to na przyspieszenie realizacji projektów, skrócenie cyklu innowacji i wyeliminowanie obciążeń związanych z utrzymaniem systemu, charakterystycznych dla starszych systemów lokalnych. Oznacza to niższe koszty ogólne działu IT, szybsze innowacje i łatwiejszy dostęp do systemu z dowolnego miejsca na świecie.
Znaczenie systemów ERP dla współczesnych firm
System ERP to więcej niż oprogramowanie. Jest to strategiczny czynnik umożliwiający wzrost, elastyczność i odporność biznesu. Choć konkretne korzyści zależą od branży, większość organizacji decydując się na ERP, zyskuje pewne uniwersalne profity. Oto one:
Większa wydajność
Systemy ERP automatyzują procesy i redukują pracę ręczną, co oszczędza czas i minimalizuje liczbę błędów.
Elastyczność
Nowoczesne systemy ERP „rosną” wraz z Twoją firmą, dostosowując się do zmian.
Zapewnienie zgodności z przepisami i zarządzanie ryzykiem
Centralizacja danych i wbudowane ścieżki audytu ułatwiają zachowanie zgodności z przepisami i ograniczają ryzyko.
Wzmocnienie pozycji pracowników
Narzędzia samoobsługowe i intuicyjne interfejsy użytkownika pozwalają pracować szybciej i efektywniej.
W systemie Workday uwzględniono wszystkie te korzyści, co sprawia, że firmy takie jak Twoja, będą nie tyle na bieżąco, co o kilka kroków przed innymi.
Podstawowe moduły ERP i ich zastosowanie
System ERP to nie jedno rozwiązanie pasujące do wszystkich firm, ale struktura, którą można modyfikować tak, by spełniała potrzeby konkretnego biznesu. Każdy moduł ERP odgrywa kluczową rolę w optymalizacji procesów operacyjnych, zwiększaniu efektywności i napędzaniu wzrostu, począwszy od finansów i HR po zarządzanie zapasami i klientami.
Przyjrzyjmy się bliżej podstawowym funkcjom systemów ERP i ich roli w płynnym prowadzeniu firmy.
Finanse i rachunkowość
Moduł finansowo-księgowy systemu ERP monitoruje i rejestruje przychody, wydatki i budżetowanie w czasie rzeczywistym, jednocześnie automatyzując operacje związane ze zobowiązaniami, należnościami i podatkami. Służy również do generowania raportów, na podstawie których podejmowane są decyzje z zakresu zarządzania finansami.
Zasoby ludzkie
Moduły do zarządzania zasobami ludzkimi zazwyczaj służą do obsługiwania listy płac, świadczeń i akt pracowniczych, jak również zarządzania procesem rekrutacji, wdrażania nowych pracowników i oceny ich wyników. Mogą również posłużyć do przestrzegania przepisów prawa pracy i zapewnienia zgodności z polityką firmy, usprawniając proces zarządzania kadrami.
Zarządzanie zapasami i łańcuchem dostaw
Moduły zarządzania zapasami i łańcuchem dostaw służą do śledzenia stanów magazynowych i ich automatycznej aktualizacji, a także do zarządzania zaopatrzeniem, logistyką i relacjami z dostawcami. Zapobiegają niedoborom zapasów, jednocześnie redukując koszty ich nadwyżek, co skutkuje bardziej wydajnym i zoptymalizowanym kosztowo łańcuchem dostaw.
Zarządzanie sprzedażą i relacjami z klientami
Moduł zarządzania sprzedażą i relacjami z klientami (ang. Customer Relationship Management, CRM) służy do monitorowania interakcji z klientami, procesów sprzedaży i zamówień, a jednocześnie automatyzacji kolejnych kontaktów i kampanii marketingowych. Dostarcza również cennych informacji pozwalających wzmocnić relacje z klientami i poprawić wyniki sprzedaży.
Produkcja i planowanie produkcji
Moduły produkcji i planowania produkcji służą do planowania procesów produkcyjnych, nadzorowania stanu surowców oraz monitorowania kontroli jakości i efektywności. Dzięki redukcji odpadów i optymalizacji procesów produkcyjnych możliwe jest osiągnięcie bardziej płynnych procesów operacyjnych i większej wydajności pracy.
Zaopatrzenie i zarządzanie dostawcami
Moduły do obsługi zaopatrzenia i zarządzania dostawcami usprawniają procesy zakupów, negocjacji z dostawcami i zarządzania umowami, jednocześnie śledząc wydatki, by zapewnić opłacalność zakupów. Odgrywają one również istotną rolę w automatyzacji przetwarzania zleceń zakupu, zwiększaniu wydajności i ograniczaniu ilości pracy wykonywanej ręcznie.
Zarządzanie projektami
Moduły do zarządzania projektami zazwyczaj wykorzystywane są do nadzorowania harmonogramów projektów, budżetów i zasobów, jak również przydzielania zadań, śledzenia postępów i usprawniania współpracy. Gwarantują one, że projekt zostanie zrealizowany zgodnie z planem i w ramach przewidzianego budżetu, co przekłada się na poprawę ogólnej efektywności firmy.
Business intelligence i analityka biznesowa
Moduły business intelligence i analityki biznesowej gromadzą i analizują dane ze wszystkich obszarów działalności firmy, zapewniając dostęp do pulpitów nawigacyjnych w czasie rzeczywistym i szczegółowych raportów. Co najważniejsze, pomagają one również identyfikować trendy i możliwości rozwoju, pozwalając podejmować decyzje na podstawie danych.
Workday łączy wiele z wymienionych modułów w jeden intuicyjny system, który usprawnia współpracę i przejrzystość w działach finansów i HR, a także zmniejsza tarcia między działami, które do tej pory zwykle polegały na odrębnych narzędziach. To zintegrowane podejście pozwala na szybsze podejmowanie decyzji, dokładniejsze raportowanie, a także usprawnienie obsługi pracowników, jak również współpracy i przejrzystości w działach finansów i HR.
Porównanie modeli wdrażania ERP
Jedną z największych zalet systemu ERP jest elastyczność. Każda firma może wybrać model wdrożenia dostosowany do jej budżetu, zasobów IT i potrzeb operacyjnych. Niezależnie od tego, czy zdecyduje się na rozwiązanie w chmurze zapewniające dostępność, system lokalny zapewniający pełną kontrolę, czy podejście hybrydowe łączące zalety obu tych rozwiązań, odpowiednia konfiguracja systemu ERP pomoże zwiększyć jej wydajność, skalowalność i długoterminowy sukces.
W przypadku dużych przedsiębiorstw z oddziałami w wielu miejscach, jeszcze większą elastyczność może zapewnić dwupoziomowa strategia wdrożenia ERP. Polega ona na utrzymywaniu scentralizowanej warstwy 1. systemu ERP na szczeblu korporacyjnym, a jednocześnie bardziej elastycznej warstwy 2. dla mniejszych jednostek biznesowych lub oddziałów regionalnych. To połączenie mocnych stron systemów ERP o różnym charakterze, pozwala zwiększyć efektywność firmy bez utraty kontroli i zdolności adaptacji.
Koszt początkowy
Lokalny system ERP
Wysoki początkowy koszt inwestycji.
System ERP w chmurze
Oparty na subskrypcji, niższe koszty początkowe.
Hybrydowy system ERP
Umiarkowane koszty początkowe, połączenie posiadania na własność i subskrypcji.
Utrzymanie
Lokalny system ERP
Wymaga wewnętrznego działu IT.
System ERP w chmurze
Aktualizacje zarządzane przez dostawcę.
Hybrydowy system ERP
Wspólna odpowiedzialność, niektóre aktualizacje realizowane są wewnętrznie.
Dostępność
Lokalny system ERP
Ograniczony do sieci biurowej.
System ERP w chmurze
Dostępny z dowolnego miejsca na świecie.
Hybrydowy system ERP
Łączy bezpieczeństwo systemu lokalnego z elastycznością chmury.
Skalowalność
Lokalny system ERP
Ograniczona, wymaga modernizacji sprzętu.
System ERP w chmurze
Łatwe skalowanie w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa.
Hybrydowy system ERP
Skalowalny, ale może wymagać dodatkowych integracji.
Bezpieczeństwo i kontrola
Lokalny system ERP
Pełna kontrola nad danymi i bezpieczeństwem.
System ERP w chmurze
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami zarządzane przez dostawcę.
Hybrydowy system ERP
Zapewnia i kontrolę, i dostępność w chmurze.
Personalizacja
Lokalny system ERP
Wysoce konfigurowalny, ale trudny w aktualizacji.
System ERP w chmurze
Mniej konfigurowalny, ale regularnie aktualizowany.
Hybrydowy system ERP
Rozwiązania dostosowane do potrzeb firmy plus korzyści z chmury.
Dla kogo:
Lokalny system ERP
Duże przedsiębiorstwa ze ścisłymi wymaganiami w zakresie bezpieczeństwa i kontroli.
System ERP w chmurze
Firmy potrzebujące elastyczności, zdalnego dostępu i niższych kosztów IT.
Hybrydowy system ERP
Firmy potrzebujące zarówno bezpieczeństwa wewnętrznego, jak i skalowalności w chmurze.
Ile kosztuje system ERP?
Koszt systemu ERP zależy od kilku czynników:
Wielkość firmy: większe organizacje wymagają większej liczby funkcji i licencji.
Wybrane moduły: im więcej potrzebnych funkcji, tym wyższy koszt.
Model wdrożenia: systemy ERP w chmurze zwykle wiążą się z niższymi kosztami początkowymi i łatwiejszymi aktualizacjami.
Personalizacja: dostosowanie systemu do potrzeb klienta zwiększa jego złożoność i koszty.
Utrzymanie: systemy lokalne wymagają dedykowanego działu IT; rozwiązania w chmurze, takie jak Workday, obejmują aktualizacje.
Workday oferuje skalowalny model cenowy, który da się dostosować do potrzeb każdego przedsiębiorstwa, zapewniający szybszy zwrot z inwestycji i niższe koszty długoterminowe.
Typowe wyzwania związane z wdrożeniem systemu ERP
Mimo wielu oczywistych korzyści, które niesie ze sobą, wdrożenie systemu ERP może być dość złożonym procesem. Organizacje często stają przed następującymi wyzwaniami:
Zarządzanie zmianami: uzyskanie akceptacji pracowników i dostosowanie się do nowych procesów wymaga czasu i odpowiedniego planowania.
Przekroczenie budżetu: koszt projektu może przekroczyć budżet, jeśli zabraknie przejrzystych wymagań lub sprecyzowanego zakresu wdrożenia.
Migracja danych: przenoszenie danych z wcześniejszych systemów może być czasochłonne i wiązać się z ryzykiem utraty lub niespójności danych.
Złożoność personalizacji: dostosowanie systemu ERP do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa może wpłynąć na wydłużenie wdrożenia i wzrost kosztów.
Problemy z integracją: kluczowe jest zapewnienie płynnej współpracy systemu ERP z istniejącymi już systemami i narzędziami innych firm.
W złagodzeniu tych wyzwań przyspieszeniu procesu wdrażania może pomóc wybór elastycznego, przyjaznego dla użytkownika systemu ERP i stworzenie dedykowanego zespołu projektowego.
Wybór odpowiedniego systemu ERP
Biorąc pod uwagę, jak wiele opcji ERP jest dostępnych, ważne jest znalezienie rozwiązania odpowiedniego dla własnej organizacji. Oto najważniejsze kwestie do rozważenia:
Cele biznesowe: określenie oczekiwań wobec systemu ERP – może to być np. poprawa przejrzystości finansowej, optymalizacja działań kadrowych czy wzmocnienie zgodności z przepisami.
Model wdrożenia: do wyboru masz model w chmurze, system lokalny lub hybrydowy. Decyzja będzie zależna od możliwości Twojej infrastruktury IT i potrzeb w zakresie skalowalności.
Łatwość użytkowania: tempo przyswajania aplikacji przez użytkowników będzie zależało od intuicyjności interfejsu i dostępności narzędzia.
Integracja: sprawdź, czy system ERP można połączyć z Twoimi istniejącymi systemami i źródłami danych.
Innowacyjność: wybierz system z nowoczesnymi rozwiązaniami, takimi jak automatyzacja, dostęp na urządzeniach mobilnych i analizy wspomagane sztuczną inteligencją.
Workday oferuje wdrożenie w chmurze, intuicyjny interfejs użytkownika, analizy oparte na sztucznej inteligencji oraz zintegrowane moduły finansowe i HR. Dowiedz się więcej o Workday Financial Management, Workday Human Capital Management i Workday Illuminate™.
Sukces dzięki ERP: historie klientów Workday
Unum
Ta międzynarodowa firma ubezpieczeniowa postanowiła wprowadzić system Workday w miejsce ponad 20 różnych systemów, których używała wcześniej. W ten sposób ograniczyła ilość zadań wykonywanych manualnie i złożoność procesów IT, a jednocześnie zapewniła użytkownikom biznesowym bezpośredni dostęp do danych.
Blue Yonder
Globalna firma oferująca cyfrowe rozwiązania do zarządzania łańcuchem dostaw, która skróciła swój czas zamknięcia miesiąca z 14 do 4 dni i uzyskała możliwość tworzenia raportów w czasie rzeczywistym dzięki narzędziom samoobsługowym Workday.
To tylko nieliczne przykłady tego, jak Workday pomaga w transformacji działalności i przygotowaniu się na przyszłość.
Wyznacz standard ERP z pomocą Workday
We współczesnym środowisku biznesowym systemy ERP są niezbędne do stworzenia warunków odpowiednich do rozwoju, adaptacji i optymalizacji działalności. Jednak nie wszystkie systemy ERP są sobie równe.
Workday obsługuje obszar kadrowy i finansowy w ramach jednej zintegrowanej platformy w chmurze, wzbogaconej o sztuczną inteligencję i narzędzia analityczne, i co równie ważne, zaprojektowanej z myślą o wygodzie użytkownika. Pozwala działać szybko, dostosowywać się do zmian i planować na przyszłość.
Być może rozwijasz swoją firmę, modernizujesz starsze systemy lub przygotowujesz organizację na przyszłość. Niezależnie od sytuacji Workday zapewni Ci elastyczność, wiedzę i prostotę, których potrzebujesz, aby odnieść sukces.
Dowiedz się więcej o rozwiązaniach Workday klasy ERP i o tym, jak pomagają organizacjom rozkwitać.