Sopra Steria jest wiodącą europejską firmą konsultingową i technologiczną, znaną z doświadczenia w zakresie transformacji cyfrowej, innowacji i zrównoważonego rozwoju. W Skandynawii Sopra Steria wyróżnia się jako czołowa firma konsultingowa, wspierająca organizacje sektora publicznego i prywatnego w przejmowaniu przywództwa w dziedzinie cyfryzacji.
Zatrudniając ponad 3800 pracowników w ponad 15 biurach w głównych miastach Skandynawii, w 2024 roku firma wygenerowała przychody w wysokości ponad 5,9 miliarda koron norweskich.
Zaangażowana w ciągłe doskonalenie, skandynawska firma Sopra Steria starała się rozwijać swoje działania HR, aby lepiej wspierać różnorodnych pracowników i ambicje organizacyjne.
Przezwyciężanie złożoności dzięki inteligentniejszym procesom HR
Przed implementacją Workday skandynawskie oddziały Sopra Steria zmagały się z nieefektywnymi procesami w obszarze HR. Samo wdrożenie wymagało około dziesięciu e-maili wysyłanych między działami, co powodowało opóźnienia i pogarszało proces zatrudniania nowych pracowników. „Uruchomienie procesu wdrażania wymagało wysłania kilku e-maili od różnych osób w firmie. Teraz ogranicza się to do wysłania jednej wiadomości e-mail” – mówi Ingvild Bjerke Fosse, menedżerka ds. technologii HR.
Zarządzanie zmianami danych pracowników również wymagało uzyskania złożonych zatwierdzeń między działami HR, finansów i innymi zespołami, co zwiększało obciążenie administracyjne. Chcąc temu zaradzić, firma wdrożyła Workday, aby ujednolicić procesy HR na jednej platformie i poprawić dokładność danych.
Wynikiem tej optymalizacji jest mniejsza ilość pracy ręcznej i lepsze doświadczenia, a 94% nowych pracowników stwierdziło, że jest zadowolonych lub bardzo zadowolonych z procesu wdrażania.
I na tym się nie kończy. Ta transformacja wykracza poza powitanie nowych pracowników. Usprawniając procesy HR i dając pracownikom większą kontrolę nad ich danymi, Sopra Steria wspiera bardziej wydajne miejsce pracy.
Zmniejszenie tarć administracyjnych pomaga pracownikom skupić się na pracy, zwiększając ich zaangażowanie i retencję na konkurencyjnym rynku.
„Staramy się ułatwiać codzienne zadania, eliminując pracę wykonywaną ręcznie. Dzięki temu pracownicy mają więcej czasu na skupienie się na swoich zadaniach. Jest to klucz do retencji talentów, a Workday bardzo w tym pomaga”.
Menedżerka ds. technologii HR, Sopra Steria, Skandynawia
Wzmocnienie pozycji pracowników i menedżerów poprzez samoobsługę
Kolejnym dużym usprawnieniem w skandynawskich oddziałach Sopra Steria było wdrożenie możliwości samoobsługi. Wcześniej nawet niewielkie zmiany w danych pracowników, takie jak nazwy stanowisk lub linie raportowania, musiały przechodzić przez zespół HR, który następnie ręcznie przekazywał aktualizacje do działów finansów, płac i innych. „Jeśli ktoś był na urlopie, przepływ pracy mógł utknąć na wiele dni” – wspomina Fosse. „A czasami rzeczy po prostu ginęły w łańcuchach e-maili”.
Problemy te zostały rozwiązane za mocą zintegrowanych procesów roboczych, które umożliwiają teraz użytkownikom samodzielne wprowadzanie zmian – od aktualizacji struktur zespołów po inicjowanie zadań związanych z wdrażaniem – wszystko w ramach jednego systemu.
„Menedżerowie po prostu wchodzą do systemu, wprowadzają zmianę i jest ona zatwierdzana przez wszystkie właściwe osoby” – wyjaśnia Fosse. „Następnie jest ona automatycznie aktualizowana w systemie”.
Wyniki okazały się znaczące: „Prawie 35% zadań jest inicjowanych lub wykonywanych przez menedżerów lub samych pracowników” – zauważa Fosse. „A reszta działa automatycznie poprzez integracje, co oznacza, że zespół HR nie inicjuje żadnych transakcji”.
„Wcześniej przepływy pracy mogły utknąć na wiele dni lub zaginąć w łańcuchach wiadomości e-mail. Obecnie menedżerowie i pracownicy samodzielnie wykonują około 35% zadań, a reszta przebiega automatycznie”.
Menedżerka ds. technologii HR, Sopra Steria, Skandynawia
Dane analityczne w czasie rzeczywistym wzmacniają integracyjne miejsce pracy
W Sopra Steria analityka danych i technologia są kluczowe dla podejmowania trafniejszych decyzji i budowania bardziej inkluzywnej kultury. Pulpity nawigacyjne przedstawiające dane w czasie rzeczywistym zapewniają menedżerom, rekruterom i działowi finansowemu natychmiastowy dostęp do informacji o pracownikach, poprawiając przejrzystość i elastyczność. „Największą zaletą danych w Workday jest to, że są one zawsze aktualne. Nawet jeśli ktoś zauważy błąd, może zaktualizować system i dane są znów aktualne i poprawne” – podkreśla Fosse.
Te zawsze aktualne dane odgrywają również kluczową rolę w zwiększaniu integracji. Zapewniając jasny wgląd we wskaźniki różnorodności i równości wynagrodzeń, Sopra Steria może zidentyfikować luki i określić obszary wymagające poprawy. Bez dokładnych danych wypełnienie tych luk byłoby bardzo trudne.
Inkluzywność wykracza również poza liczby. Proste funkcje, takie jak umożliwienie pracownikom określenia swoich preferowanych zaimków i płci, pokazują zaangażowanie firmy w szacunek i przynależność. „Wydaje się, że to niewielka zmiana, ale ma ona duże znaczenie dla naszych pracowników” – zauważa Fosse. Te spersonalizowane akcenty podkreślają, że podejście oparte na danych jest również głęboko ludzkie.
Łącząc analitykę w czasie rzeczywistym z przemyślanymi, inkluzywnymi funkcjami, Sopra Steria tworzy miejsce pracy, które jest zarówno wydajne, jak i przyjazne – takie, w którym pracownicy czują się docenieni i wzmocnieni.
„Największą zaletą Workday jest to, że dane są zawsze aktualne i natychmiast dostępne. W razie potrzeby aktualizacje odbywają się w czasie rzeczywistym, dzięki czemu informacje są zawsze aktualne i wiarygodne”.
Menedżerka ds. technologii HR, Sopra Steria, Skandynawia
W perspektywie: wykorzystanie AI do transformacji pracy
Sopra Steria dostrzega ogromny potencjał sztucznej inteligencji w poprawie doświadczenia pracowników i przekształcaniu roli HR. „Sztuczna inteligencja pomoże nam przyciągnąć najlepszych ludzi, jeśli będziemy wiedzieć, jak ją dobrze wykorzystać” – mówi Fosse. „Uwolni nas to od nudnych zadań, dzięki czemu będziemy mogli skupić się na pracy mającej znaczenie”.
Organizacja przewiduje przyszłość, w której sztuczna inteligencja nie tylko zautomatyzuje rutynowe zadania, ale także zapewni spersonalizowane doświadczenia szkoleniowe dostosowane do indywidualnych celów i ścieżek kariery. Mogłoby to przyspieszyć rozwój i zbudować bardziej odporną, gotową na przyszłość kadrę. „Gotowość na zmiany” – zauważa Fosse – „będzie najważniejszą umiejętnością w miejscu pracy opartym na sztucznej inteligencji”.
Zmiana ta nie tylko zwiększy wydajność, ale także sprawi, że HR stanie się istotnym czynnikiem wpływającym na zadowolenie pracowników i rozwój organizacji w coraz bardziej scyfryzowanym miejscu pracy.