Privacyverklaring voor recruitment

Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?

Gegevens die u rechtstreeks verstrekt wanneer u

• uzelf voorstelt aan Workday op een evenement of u aansluit bij de Workday Talent Community om in aanmerking te komen voor mogelijke toekomstige functies.

• een kandidaataccount aanmaakt op onze carrièreportal. 

• solliciteert op een functie bij Workday.

• ons ontmoet tijdens Workday-evenementen, gerelateerde evenementen of gesprekken, bijvoorbeeld persoonlijk, telefonisch of tijdens videovergaderingen.

Informatie verkregen uit andere bronnen

Naarmate u het proces doorloopt, genereren onze recruitmentteams en systemen informatie over uw sollicitatie en profiel als kandidaat.

Wanneer we sollicitaties in overweging nemen of naar talent zoeken, verzamelen we conform de geldende wetgeving informatie uit externe bronnen buiten Workday, waaronder: 

• Professionele carrièreplatforms: u kunt solliciteren op een functie bij Workday via applicaties en sites van derden, zoals LinkedIn en SeekOut. Hiermee wordt uw profiel gekoppeld aan Workday-systemen en ons sollicitatieproces.

• Wervingsbureaus, academische instellingen, alumniorganisaties en vergelijkbare partijen die het zoeken naar vacatures ondersteunen.

• Workday-medewerkers die u aanbevelen.

• Aanbieders van antecedentenonderzoek en verificatie.

• Referenten naar aanleiding van referentieverzoeken.

• Openbare bronnen, inclusief eventuele professionele platforms die u gebruikt en andere relevante professionele informatie die online beschikbaar is, zoals artikelen die u mogelijk hebt geschreven, onderzoeksbijdragen of soortgelijke vermeldingen.

• Toekomstige groepsmaatschappijen die zich bij de wereldwijde Workday-structuur aansluiten door een fusie, overname of aankoop van activa. 

Tabel 1 geeft een overzicht van de typische doeleinden voor talent en recruitment, met voorbeelden van de verwerkte persoonsgegevens en, indien van toepassing, de rechtsgrondslag. 

U kunt in tabel 3 en 4 meer lezen over de 'rechtsgrondslagen' waarop wij ons baseren voor de verwerking van persoonsgegevens. 

Tabel 1: persoonsgegevens die we verzamelen en verwerken

Informatie die automatisch wordt verzameld

Wanneer u de Workday Recruitment-site bezoekt, gebruiken we cookies, trackingpixels en scripts. Meer informatie over de technologieën die we gebruiken, waarom we ze gebruiken en hoe u deze technologieën kunt beheren, vindt u in de Cookieverklaring voor de Workday Recruitment-site.

Verwerkt Workday gevoelige persoonsgegevens?

Ja, maar alleen als we daarvoor legitieme zakelijke of wettelijke redenen hebben.

We begrijpen dat bepaalde persoonsgegevens meer bescherming vereisen. De betekenis van 'gevoelige' of 'bijzondere categorieën' persoonsgegevens verschilt wereldwijd, maar omvat doorgaans informatie over uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, biometrische data, data over uw gezondheid, seksuele geaardheid en strafrechtelijk verleden. In sommige rechtsgebieden kan het ook de inhoud van uw communicatie omvatten als Workday niet de beoogde ontvanger is, en uw exacte geolocatie. 

In het algemeen verwerken we geen gevoelige persoonsgegevens over u, tenzij dit verplicht of toegestaan is volgens uw lokale wetgeving. In bepaalde situaties moeten we mogelijk gevoelige persoonsgegevens verzamelen of u verzoeken deze op vrijwillige basis te verstrekken, bijvoorbeeld:

• Gelijkheid voor iedereen: informatie over uw ras of etnische afkomst, geslacht, genderidentiteit, seksuele geaardheid en beperkingen, verzameld om eerlijkheid en non-discriminatie te beoordelen, en om een inclusieve werkomgeving te creëren en te cultiveren, waaronder waar vereist:

  • om te voldoen aan rapportageverplichtingen of doelstellingen voor gelijke kansen op de arbeidsmarkt, en antidiscriminatiewetgeving en toepasselijke rapportageverplichtingen van autoriteiten. 

  • om initiatieven van Workday rond Value, Inclusion, Belonging & Equity te versterken met uw uitdrukkelijke toestemming, waar vereist door de toepasselijke wetgeving.

• U ondersteunen: informatie over uw fysieke of mentale gesteldheid om passende werkgerelateerde voorzieningen te bieden, bijvoorbeeld tijdens een gesprek over uw arbeidsgeschiktheid. U kunt ook gevoelige gegevens verstrekken aan aanbieders van ziektekosten- en andere verzekeringen die Workday voor u regelt als uw sollicitatie succesvol is.

Als we gevoelige persoonsgegevens moeten verzamelen, doen we dit op een wettige manier, informeren we u en leggen we uit hoe we deze gegevens gebruiken.

Workday is met trots een werkgever die gelijke kansen biedt. Workday gebruikt geen gevoelige persoonsgegevens om beslissingen over recruitment of aanstelling te nemen. Als algemene regel geldt dat u kunt weigeren gevoelige persoonsgegevens te verstrekken als u deze liever niet deelt. Het heeft geen negatieve gevolgen voor een sollicitatie als u deze liever niet deelt.

Hoelang bewaart Workday uw persoonsgegevens?

Workday bewaart uw persoonsgegevens veilig gedurende de perioden die nodig zijn om legitieme zakelijke doeleinden te vervullen, inclusief de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven en in overeenstemming met de toepasselijke lokale wetgeving. In samenvatting bewaren we persoonsgegevens: 

• Na voltooiing van een recruitmentproces en wervingsbeslissing, zodat we mogelijke vragen, klachten, juridische of compliancekwesties met betrekking tot de recruitmentactiviteiten van Workday in overweging kunnen nemen en hierop kunnen reageren.  

• Om u indien gewenst op de hoogte te houden van toekomstige vacatures en nauwkeurige gegevens van uw contactvoorkeuren bij te houden. 

U kunt uw voorkeuren met betrekking tot toekomstig contact op elk moment bijwerken, maar houd er rekening mee dat we andere informatie moeten bewaren als we daarvoor een rechtsgrondslag en doel hebben op het moment van het verzoek.  

We hebben processen ingesteld om recruitmentinformatie tussen zes maanden en vier jaar na een niet-succesvolle sollicitatie te verwijderen. De periode verschilt op basis van lokale wetgeving en richtlijnen op de wervingslocatie. Om de juiste bewaartermijn voor persoonsgegevens in onze administratie te bepalen, houden we rekening met vele factoren die relevant zijn voor de bedrijfsvoering van Workday en uw recruitment, waaronder:

• onze wettelijke verplichtingen of beschikbare richtlijnen 

• het risico op claims en verjaringstermijnen  

• geldende legitieme zakelijke behoeften

• de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens 

• het potentiële risico op schade door ongeautoriseerd gebruik of ongeautoriseerde openbaarmaking van uw persoonsgegevens gezien onze technische beveiligingscontroles 

• of we de beoogde doeleinden ook op een andere manier kunnen bereiken

Wat zijn uw privacyrechten?

U kunt specifieke wettelijke rechten hebben met betrekking tot de persoonsgegevens die we over u bewaren. Deze rechten variëren afhankelijk van de wervings- en functielocaties, maar kunnen over het algemeen het volgende omvatten:

• Inzien, corrigeren en verwijderen: u kunt een verzoek indienen om een kopie van de door ons verwerkte persoonsgegevens in te zien, onjuiste persoonsgegevens te corrigeren en te vragen om deze te verwijderen. 

• Bezwaar maken tegen de verwerking door Workday: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens wanneer wij onze legitieme belangen als rechtsgrondslag gebruiken. 

• Verwerking beperken: u kunt ons vragen om tijdelijk de verwerking van uw informatie te beperken. 

• Een verzoek indienen voor overdraagbaarheid: als we uw persoonsgegevens met uw toestemming of onder een contract verwerken, kunt u hiervan een exemplaar aanvragen in een gestructureerde, gangbare en elektronisch leesbare indeling voor eenvoudige overdracht. 

• Uw toestemming te allen tijde intrekken: als u ons toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken, kunt u deze later intrekken. Dit heeft geen invloed op enige verwerking die we hebben uitgevoerd voordat u de toestemming introk, noch op de verwerking die we uitvoeren op basis van een andere rechtsgrondslag.

• Dat u niet wordt onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerde beslissing (inclusief profilering) die juridische of vergaande gevolgen heeft. Volgens de geldende privacywetgeving mogen wij volledig geautomatiseerde besluitvorming die juridische of vergaande gevolgen heeft, alleen in bepaalde omstandigheden en met specifieke waarborgen toepassen binnen onze recruitmentprocessen. Bijvoorbeeld, indien we uw toestemming hiervoor hebben, als het noodzakelijk is om een contract met u aan te gaan of uit te voeren, of als we hiertoe wettelijk bevoegd zijn.  In dergelijke gevallen kunt u contact opnemen met ons talentacquisitieteam en om een menselijke beoordeling vragen.

• Een klacht indienen en verhaal halen. Als u zich zorgen maakt over de omgang met informatie, of als u het gevoel hebt dat er sprake is van een schending van lokale privacywetgeving, kunt u:

  • Een klacht indienen bij het wervende Workday-bedrijf

  • Een klacht indienen bij een lokale toezichthoudende databeschermingsautoriteit 

  • Een zaak aanhangig maken bij een lokale rechtbank of vergelijkbare gerechtelijke instantie

     

Hoe gaat Workday om met verzoeken en klachten?

Workday zal u niet benadelen voor het uitoefenen van uw privacyrechten. We zullen uitleggen hoe elk van de rechten in uw situatie werkt, bijvoorbeeld: 

• Als het recht op uw locatie verschilt of vanwege de rechtsgrondslag voor de verwerkingsactiviteit

• Als Workday zwaarwegende verwerkingsbehoeften heeft en welke dat zijn 

• Hoe de rechten van andere personen of partijen zich verhouden tot uw specifieke verzoek 

   

Hoe kan ik een vraag stellen of mijn privacyrechten uitoefenen?

U, of iemand die bevoegd is om namens u te handelen, kan uw privacyrechten uitoefenen door een verzoek in te dienen via ons online formulier. U kunt hiervoor ook de gegevens gebruiken in het gedeelte 'Wilt u contact met ons opnemen?' In sommige gevallen moeten we mogelijk om verificatie vragen.

Als u details over uw vraag kunt verstrekken, kan dit Workday helpen sneller te reageren. We zullen ons in elk geval inspannen om het verzoek te verwerken en binnen een redelijke termijn te reageren onder de toepasselijke wetgeving. We streven ernaar u op de hoogte te houden. Meestal reageren we binnen een maand na uw verzoek, maar in complexe gevallen kan deze termijn worden verlengd.

Als we uw klacht niet kunnen oplossen, kunt u contact opnemen met de toezichthoudende databeschermingsautoriteit of de rechtbank in uw gebruikelijke woon- of werkplaats, of via de maatschappelijke zetel van de verwerkingsverantwoordelijke.

Het gedeelte 'Aanvullende regiospecifieke informatie' bevat meer informatie over lokale toezichthoudende autoriteiten. U kunt ook de gegevens in het gedeelte 'Wilt u contact met ons opnemen?' gebruiken om een bevestiging aan te vragen over de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor databescherming.

Als we uw zorgen over privacy of datagebruik niet naar tevredenheid hebben opgelost, kunt u ook (kosteloos) contact opnemen met onze externe aanbieder voor geschillenbeslechting via deze link: https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Cross-Border Privacy Rules-systeem van de APEC

De Workday-privacypraktijken, beschreven in deze privacyverklaring, voldoen aan het Systeem van grensoverschrijdende privacyregels van de APEC (APEC Cross-Border Privacy Rules System, 'CBPR'). Het APEC CBPR-systeem biedt organisaties een framework om de bescherming van persoonsgegevens die worden overgedragen tussen deelnemende APEC-economieën te waarborgen. Meer informatie over het APEC-framework vindt u hier.

Hoe beschermt Workday uw persoonsgegevens?

We gebruiken een combinatie van veiligheidsvoorzieningen om uw persoonsgegevens te beschermen. Dit omvat de implementatie van technische, organisatorische en contractuele maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijk verlies, vernietiging, of andere incidenten en risico's.

We eisen ook dat leveranciers passende beveiligingsmaatregelen implementeren op basis van de risico's die verbonden zijn aan hun services en de relevante persoonsgegevens die zij verwerken. Deze maatregelen zijn een aanvulling op eventuele wettelijke plichten, privacy- en beveiligingsfuncties die zij al hebben op grond van de toepasselijke wetgeving.

Houd er rekening mee dat de beveiliging van informatie die via het internet wordt verzonden, nooit kan worden gegarandeerd. U bent verantwoordelijk voor het handhaven van de beveiliging van uw wachtwoord of andere vorm van authenticatie die wordt gebruikt voor toegang tot met een wachtwoord beveiligde of anderszins beveiligde gedeelten van een Workday-recruitmentwebpagina of -proces. Toegang tot en gebruik van met een wachtwoord beveiligde en/of anderszins beveiligde gedeelten vanWorkday-recruitmentwebpagina's of -processen zijn uitsluitend voorbehouden aan geautoriseerde gebruikers.

Draagt Workday uw persoonsgegevens internationaal over?

Ja. Workday heeft zijn hoofdkantoor in de VS en opereert wereldwijd. We dragen uw persoonsgegevens over, slaan ze op, raadplegen ze en verwerken ze op verschillende internationale locaties, waaronder landen:

• waar u solliciteert of voor een functie in overweging wordt genomen.

• buiten uw rechtsgebied. 

• waar Workday of door Workday ingeschakelde externe leveranciers, klanten of relevante externe ontvangers actief zijn.

Certificeringen

Workday houdt zich aan de beginselen van het EU-VS Data Privacy Framework, de uitbreiding naar het VK van het EU-VS Data Privacy Framework en het Zwitserland-VS Data Privacy Framework (gezamenlijk het 'DPF'), die worden beheerd door het Amerikaanse Department of Commerce. Workday baseert zich op het DPF als rechtsgrondslag voor de overdracht van persoonsgegevens naar de VS. Zie voor meer informatie onze Kennisgeving over het Data Privacy Framework hier.

We implementeren ook aanvullende waarborgen om te zorgen voor adequate grensoverschrijdende databescherming. Zie voor meer informatie het gedeelte 'Internationale overdracht van persoonsgegevens'.

Zal Workday wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring?

We kunnen deze privacyverklaring af en toe bijwerken om wijzigingen in onze wettelijke en regelgevende plichten te weerspiegelen, evenals praktijken op het gebied van recruitment, business en technologie.

Hoe we u op de hoogte stellen: we zullen passende maatregelen nemen om u te informeren over significante wijzigingen. 

De actuele versie raadplegen: u kunt zien wanneer deze privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt door de datum bij 'Laatst bijgewerkt' bovenaan deze privacyverklaring te controleren.

Wilt u contact met ons opnemen?

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Het wervende bedrijf van de Workday-groep is een verwerkingsverantwoordelijke met verantwoordelijkheden jegens u. U vindt hier een lijst met Workday-dochterondernemingen en hun verdere contactgegevens (de 'lokale Workday-dochteronderneming'). Op sommige locaties deelt de lokale Workday-dochteronderneming de verantwoordelijkheden voor gegevensbescherming met andere leden van de Workday-groep en het hoofdkantoor die de recruitmentactiviteiten en -strategieën aansturen. Hieronder leest u meer over hoe Workday databescherming binnen de groep garandeert en over de 'gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken' (controllers).

Hoe kan ik privacyvragen stellen?

Webformulier: als u vragen hebt over deze privacyverklaring, onze privacypraktijken voor recruitment, of als u uw privacyrechten wilt uitoefenen, dien uw verzoek dan in via ons webformulier.

Post:

U kunt met al uw vragen over uw persoonsgegevens desgewenst contact opnemen met de Workday-dochteronderneming in het land waar u op een functie hebt gesolliciteerd of op een wervingsoproep hebt gereageerd.

Waar u zich ook bevindt, of hoe u ook contact met ons opneemt, we doen er alles aan om aan de lokale privacywetgeving te voldoen en uw persoonsgegevens te beschermen.