HR-transformatie afgestemd op filosofie over lokaal beheer en wereldwijd leiderschap.

"De flexibiliteit van Workday heeft ons geholpen de HR-efficiëntie in de hele groep te verbeteren, zonder dat dit ten koste gaat van onze gedecentraliseerde cultuur en structuur."—Heidi Ethelberg, Group Head of HR Operations

Meer efficiëntie op organisatie- en lokaal niveau

Verbeterde datakwaliteit en workflowtransparantie

Vereenvoudigde audit- en complianceprocessen

Beter onderbouwde, snellere besluitvorming

B2B-retailer STARK Group, met hoofdkantoor in Denemarken, exploiteert meer dan 1150 vestigingen en distributiecentra via dochterondernemingen in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Zweden, Finland, Oostenrijk, Noorwegen, Denemarken en Groenland. De omzet van het bedrijf is sinds 2019 verdubbeld door aanhoudende organische groei en belangrijke overnames. De jaarlijkse netto-omzet van STARK Group bedraagt nu ongeveer zeven miljard euro.

De filosofie van het bedrijf is gebaseerd op 'lokaal beheer en wereldwijd leiderschap' en dankzij de gedecentraliseerde structuur vindt besluitvorming altijd dicht bij de klanten plaats. De cultuur van STARK Group weerspiegelt drie kernwaarden: fatsoen, passie en trots. Deze waarden sturen hun interactie met mensen, ontwikkeling van nieuwe services, streven naar duurzaamheid, en ondersteuning en engagement van meer dan 20.000 werknemers.

Door de forse groei van het bedrijf en de noodzaak tot integratie van grote overnames kwamen de beperkte HR-resources, gefragmenteerde HR-managementsystemen en overwegend handmatige processen van STARK Group onder grote druk te staan. Rapportage van eenvoudige headcountdata was lastig en tijdrovend. Het bedrijf besloot tot een digitale transformatie om een effectievere, efficiëntere en flexibelere HR-oplossing te introduceren die zowel aan organisatorische als lokale vereisten zou voldoen.

Na een uitgebreide evaluatie van mogelijke oplossingen koos STARK Group voor Workday om zijn HR-processen te transformeren. STARK Group constateerde dat Workday een beproefd systeem was dat de flexibiliteit bood om tegemoet te komen aan de gedecentraliseerde structuur van het bedrijf en de specifieke vereisten van de businessunits in verschillende landen.

Zorgvuldige planning zorgt voor een soepele overgang naar verbeterde HR-efficiëntie.

Om de efficiëntie te verbeteren en bedrijfsvoering te stroomlijnen, wilde het HR-team van STARK Group alle HR-data in realtime beschikbaar en op één plek bij elkaar hebben. Daarbij was het essentieel om de juiste balans te bepalen tussen lokale empowerment en behoefte aan eenvoud. Het merendeel van de 20.000 werknemers van het bedrijf werkt in sales en is het grootste deel van de werkdag niet ingelogd op het systeem. Dit maakte het lastig om effectieve tweerichtingscommunicatie te realiseren.

Het Workday-implementatieteam bestond vanwege de operationele complexiteit uit personen die naast een goed begrip van de systeemoplossing ook inzicht hadden in de workflows en bedrijfsprocessen in specifieke businessunits. De belangrijkste stakeholders werden direct geïdentificeerd en er werd alles aan gedaan om hen volledig bij het project te betrekken. Ook werden er in elk land 'change leaders' aangesteld. Hun inzichten en expertise hebben er zeker toe bijgedragen dat het overgangsproces soepeler verliep. De projectimplementatie verliep volgens plan en gefaseerd, te beginnen met de Scandinavische landen, en daarna Duitsland en het Verenigd Koninkrijk.

Doordat we alles op één plek hebben, zijn onze rapportagemogelijkheden aanzienlijk verbeterd. En nu we hoogwaardige, nauwkeurige data in realtime binnen handbereik hebben, is het veel eenvoudiger om dagelijkse HR-taken uit te voeren en weloverwogen beslissingen te nemen.

Heidi Ethelberg, Group Head of HR Operations

"Alles komt rechtstreeks uit Workday." 

Eigen informatie is nu eenvoudig toegankelijk, waardoor STARK-werknemers en -teamleaders in de hele groep sterker staan. Dankzij Workday zijn omslachtige en frustrerende handmatige processen verleden tijd, en is de toegang tot informatie verbeterd en vereenvoudigd. Bovendien biedt het een stabiel en consistent masterdatasysteem.

"Het nieuwe systeem is goed afgestemd op de verschillende businessunits. Daarnaast hebben ze nog enkele modules in hun eigen tempo geïmplementeerd", zegt Ane Christiansen, Senior HR Operations Consultant bij STARK Group.

"Workday is echter de single source of truth en we hebben er alles aan gedaan om te zorgen dat het volledig is geïntegreerd met relevante downstreamsystemen in de verschillende businessunits, zodat alle HR-data rechtstreeks uit Workday komen", vervolgt Christiansen. "Dit betekent dat data slechts op één plek hoeven te worden bijgewerkt. En iedereen is gemotiveerd om de kwaliteit en nauwkeurigheid van data in het mastersysteem te allen tijde te waarborgen."

Christiansen is ook van mening dat de digitale HR-transformatie aanzienlijke compliancevoordelen heeft opgeleverd. "Interne audits van HR-processen verlopen nu veel efficiënter, omdat we één systeem hebben en niet langer hoeven te zoeken naar verschillende datasets uit allerlei uiteenlopende bronnen."

Systeemflexibiliteit houdt rekening met operationele complexiteit en lokale behoeften.

Er is alles aan gedaan om alle werkzaamheden af te stemmen op consistente wereldwijde processen en eenvoudige voorwaarderegels. De flexibiliteit van Workday maakte het echter mogelijk aanpassingen door te voeren om te voldoen aan de lokale behoeften van verschillende businessunits, waarbij specifieke configuratievereisten eenvoudig door het interne team werden uitgevoerd. Hierdoor sloot de nieuwe oplossing goed aan op het gedecentraliseerde bedrijfsmodel van STARK Group, waarbij elke businessunit over een eigen zelfstandig nationaal managementteam beschikt.

Het was ook belangrijk om de HR-activiteiten rond grote overnames zo soepel mogelijk te integreren in STARK Group, eerst in Duitsland en daarna in het Verenigd Koninkrijk. "De veelzijdigheid van Workday hielp ons om dat te realiseren", zegt Heidi Ethelberg, Group Head of HR Operations. "We hebben uitgebreide gesprekken met de betrokken bedrijven gevoerd om de systeemontwerpvereisten en specifieke bedrijfsbehoeften voor elke overname vast te stellen en de meest geschikte systeemconfiguratie te bepalen. Ondanks de complexiteit en omvang van de overgenomen bedrijven zorgden deze grondige voorbereidingen voor een succesvolle adoptie van Workday."

Workday past heel goed bij ons omdat het de ruimte biedt eenvoudige voorwaardentools en wereldwijde processen te ontwikkelen, terwijl het ook de operationele verschillen in de diverse businessunits weerspiegelt.

Ane Christiansen, Senior HR Operations Consultant 


Meer klantverhalen

Alle verhalen bekijken

Klaar om in te spelen op een veranderende wereld?