De stratovulkaan Mount Rainier en de zeearm Puget Sound maken van Pierce County een iconische plaats in de staat Washington. De county strekt zich van het Cascadegebergte tot de Stille Oceaan over meer dan 4600 km2 uit. Het natuurschoon en de bruisende economie geven countywerknemers een passie voor hun werk.
Met meerdere Fortune 100-bedrijven, een belangrijke haven in het noordwesten en de grootste militaire basis aan de westkust levert de overheid van Pierce County honderden essentiële diensten: van countybestuur, openbare veiligheid en justitie tot economische ontwikkeling en parken. Countymedewerkers hebben een passie voor het ondersteunen van de plaatselijke gemeenschap, het bouwen aan een sterke economie en het beschermen van het natuurschoon van de regio.
Pierce County heeft als doel klantgerichte diensten voor overheidstechnologie te leveren om de leefbaarheid in de county te verbeteren. Hun missie draait om technologische uitmuntendheid, efficiëntie en economie.
Daarom wendde Pierce County zich tot Workday om de diensten voor payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden en tijdregistratie te stroomlijnen.
We waren niet alleen onder de indruk van de geplande updates, maar profiteren ook van de ervaringen van andere Workday-klanten op dezelfde up-to-date versie.
Director of Budget & Finance
Een langetermijnvisie.
Met meer dan 3000 werknemers deelt Pierce County veel behoeften en uitdagingen met grote bedrijven. De 27 afdelingen van de county hebben wel allemaal verschillende business drivers en HR-behoeften.
Vroeger draaide het HR-systeem van de county op een legacymainframe in combinatie met elektronische spreadsheets en handmatige tijdregistratie op papier. Het oude systeem vergde veel handmatige inspanning en leidde vaak tot overbodige datavermeldingen en dubbele registraties. Managers en directieleden in de hele organisatie kregen moeilijk toegang tot realtime informatie.
De county voerde een businesscaseanalyse uit en stelde vast dat het mainframesysteem aan vervanging toe was. Een projectteam documenteerde de vereisten, startte een offerteprocedure en beoordeelde potentiële leveranciers. Het team was op zoek naar een systeem dat de kosten zou verlagen, de servicedelivery zou verbeteren en het energie- en papierverbruik zou verminderen. Kortom: Pierce County zocht een systeem dat lang mee kon gaan.
"We hadden een ouder systeem", zegt Larry Gezelius, IT Software Development Manager. "En we maakten ook altijd lang gebruik van dezelfde systemen. Toen we op zoek gingen naar een systeem om ons mainframesysteem te vervangen, wisten we dat die oplossing de komende 15 tot 20 jaar mee moest gaan."
Het team had er vertrouwen in dat Workday's SaaS-systeem (Software-as-a-Service) de county vele jaren zou ondersteunen. Workday biedt één uniform systeem voor HR, payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden en tijdregistratie. Met zo'n systeem kan de county zijn businesspraktijken stroomlijnen, het aantal integraties verminderen en werknemers en managers selfservicetools bieden. Als cloudservice heeft Workday een beduidend lagere Cost of Ownership dan het legacysysteem. "Workday staat aan de voorhoede van een blijvende technologische trend", zegt Gezelius. "Er zijn veel systemen die tegen het einde van het technologische tijdperk aanlopen, dus dan zouden we binnen de kortste keren weer moeten overstappen."
Minder kosten, meer productiviteit.
Vroeger verliepen de processen van Pierce County op papier, wat leidde tot overbodige datavermeldingen en dubbele registraties. De samenvoeging van Workday Human Capital Management (HCM), Workday Payroll en Workday Time Tracking geeft managers en personeel meer controle en zicht op de dagelijkse processen. Bovendien kan Pierce County nu papieren prikkaarten vervangen door selfservice-tijdregistratie, wat tijd én papier bespaart.
Pierce County schat dat Workday de county ten minste $ 100.000 per jaar zal besparen.
Workday verhoogt niet alleen sterk de productiviteit, maar het systeem maakt ook een einde aan veel kosten die met on-premise software gepaard gaan, waaronder upgrades, back-ups en herstelprocedures.
"Met Workday hoefden we de infrastructuur niet uit te bouwen om het systeem uit te voeren", legt Gezelius uit. "Het had ons zo'n drie maanden werk gekost om nog maar gewoon de omgeving voor te bereiden, en dan is er nog geen sprake van training, testen of gebruik."
Met de keuze voor Workday vermeed de county dure en tijdrovende upgrades van het legacysysteem. "We waren niet alleen onder de indruk van de geplande updates, maar profiteren ook van de ervaringen van andere Workday-klanten op dezelfde up-to-date versie", zegt Gary Robinson, Director of Budget & Finance.
De voordelen van één uniforme oplossing.
Dankzij een uniforme oplossing van Workday heeft Pierce County de flexibiliteit en controle over payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden. Dat was met het vorige payrollsysteem niet mogelijk.
"De moderne architectuur, elegante user experience en gebruiksvriendelijke selfservicemogelijkheden van Workday Payroll bleven indruk maken", zegt Robinson. "Met Workday kunnen werknemers zich bijvoorbeeld via selfservice aanmelden voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Die inhoudingen zien ze dan automatisch op hun loonstrookjes."
Toen het systeem werd geïntroduceerd bij de HR- en financewerknemers die zich met payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden bezighouden, waren ze onder de indruk van de manier waarop Workday veel administratieve taken automatiseert en personeel de tijd geeft om zich op belangrijke taken zoals data-analyse te focussen.
Tijdens de demo van Workday Payroll waren ongeveer 50 gebruikers aanwezig en toen ze de interface zagen, was iedereen enthousiast over de verandering.
Pierce County kijkt ernaar uit om van de analyticsmogelijkheden van Workday te profiteren. Met hun legacyoplossingen was rapporteren niet intuïtief of geïntegreerd, dus de kracht van actionable analytics in Workday werd al vroeg in de selectieprocedure duidelijk. Gebruikers zijn enthousiast over drilldown-rapporten die snel en eenvoudig tot de kern van de zaak komen.
Beveiliging en compliance zonder zorgen.
Hoewel het team bij Pierce County op zoek was naar een moderne applicatie, werden de beveiligings- en compliancemogelijkheden van Workday zorgvuldig onderzocht. Lokale overheden hebben strenge beveiligingseisen, en het managen van openbare gegevens kan een uitdaging zijn. Workday had alle juiste antwoorden.
"We hadden alle gebruikelijke zorgen over cloudleveranciers", geeft Gezelius toe. "Zijn hun oplossingen wel veilig? Is de mate van beschikbaarheid hoog? Hoe zit het met de prestaties? Workday kon al die vragen perfect beantwoorden."
Betere overheidsdiensten.
Robinson is van mening dat Workday de county de ideale mix van standaardisering en configureerbaarheid biedt. "We wilden aan onze eisen voldoen zonder dat er aanpassingen nodig waren", zegt hij. "We zien Workday als het invoeren van een nieuw standaard bedrijfsproces."
"We beginnen steeds meer te standaardiseren, maar gezien de uiteenlopende functies in het countybestuur hebben we natuurlijk andere bedrijfspraktijken dan organisaties die geen overheidsinstellingen zijn", zegt Robinson. "Met Workday konden we onze processen standaardiseren en ook configureren voor onze individuele behoeften."
De conclusie voor Robinson? De inwoners van de county zullen onmiddellijk de voordelen zien, omdat het countypersoneel zich nu op belangrijke dienstverlening kan richten in plaats van op administratieve taken.
Hij verwacht dat Pierce County veel beter op de behoeften van inwoners zal kunnen reageren omdat het personeel dankzij Workday meer tijd heeft om hen van dienst te zijn.