Sinds de oprichting in 2008 heeft Mister Spex, omnichannel-retailer voor brillen, te kampen gehad met een flinke uitdaging waar veel snelgroeiende retailers niet aan ontkomen: decentralisatie.
"Beslissingen worden ver van het hoofdkantoor genomen, en dat is de plek waar doorgaans de processen, procedures en kwaliteitsnormen voor functies zoals HR en finance worden beheerd", aldus Max Weber, Head of People, Workplace & Controlling.
Inzicht krijgen in de personeelsbehoefte van elke winkel.
"Het is een behoorlijke uitdaging om de kwaliteit te waarborgen in onze ruim 70 winkels, van Zweden tot Zwitserland", zegt Weber. "Je bent constant bezig met het oplossen van problemen die gepaard gaan met snelle groei, zoals onderbezetting en personeelsplanning. Ondertussen probeer je de winstgevendheid te vergroten en processen te verbeteren, en daar zijn kosten aan verbonden."
Maar als Workday-klant beschikt het bedrijf over een bijzonder efficiënte oplossing, die zich het afgelopen jaar overtuigend heeft bewezen. "We hebben toegang tot alle data in Workday en weten daardoor precies hoeveel personeel we in een bepaalde winkel in een bepaalde week nodig hebben, zodat we ons daarop kunnen voorbereiden", zegt Weber. "Dit heeft ons het afgelopen jaar de meeste waarde opgeleverd bij het optimaliseren van onze HR-functie."
We kunnen de tijd van onze medewerkers efficiënter indelen door nauwkeurig te berekenen wanneer ze nodig zijn op de werkvloer.
Max Weber, Head of People, Workplace & Controlling
Tijd besparen, winst vergroten.
Weber heeft gekwantificeerd hoeveel tijd en resources er worden bespaard door het gebruik van Workday.
"Elke filiaalmanager is nu per week ongeveer 40 minuten minder tijd kwijt aan HR-zaken", zegt Weber. Tel die minuten bij elkaar op en je kunt ongeveer één filiaalmanager per jaar uitsparen, of die tijd benutten om de verkoop te stimuleren."
Weber benadrukt hoe Mister Spex dankzij verbeterde planning nog meer voordelen kan behalen. "We kunnen de tijd van onze medewerkers efficiënter indelen door nauwkeurig te berekenen wanneer ze nodig zijn op de werkvloer."
Dit levert een tastbaar financieel voordeel op voor de business. Zoals Weber zegt: "Het betekent dat we elke maand enorme bedragen kunnen besparen om de winstgevendheid te vergroten. Dat is een van de geweldige voordelen van het project."
Voordelen voor het hele bedrijf.
De positieve impact van de Workday-implementatie bij Mister Spex is te merken in het hele bedrijf. Volgens Weber zijn deze voordelen zichtbaar van tijdregistratie en werving tot training en businesspartnerships.
"De voordelen die we ervaren door betere planning gaan verder dan onze retailafdeling", legt Weber uit. "Daarom gaan we onze geoptimaliseerde tijdregistratie ook uitbreiden naar logistiek en productie, die kampen met veel soortgelijke uitdagingen."
Weber wijst ook op de voordelen van de extra Workday-oplossingen die het bedrijf heeft ingevoerd. "Dankzij Workday Recruiting lukt het om kandidaten soepel van onze vacaturepagina naar payroll te begeleiden, met een sterk verbeterd conversiepercentage", aldus Weber. "Ook de functionaliteiten van Workday Learning worden steeds vaker benut. Zo kunnen onze retail- of productie-experts trainingscontent ontwikkelen om onze huidige workforce beter te ondersteunen."
Een andere belangrijke verbetering is het businesspartnership met HR, dat veel verder gaat dan alleen het coachen van de managers binnen het bedrijf. "We hebben onlangs Workday Peakon Employee Voice geïntroduceerd om managers te helpen begrijpen wat hun werknemers denken en voelen", zegt Weber. "Hierdoor kunnen ze hun eigen strategieën opstellen en identificeren welke projecten nodig zijn om de employee experience te verbeteren."
Dankzij Workday Recruiting lukt het om kandidaten soepel van onze vacaturepagina naar payroll te begeleiden, met een sterk verbeterd conversiepercentage.
Max Weber, Head of People, Workplace & Controlling
Ruimte om te focussen op wat echt belangrijk is.
Weber is ook enthousiast over de manier waarop Workday investeringen in AI versnelt, iets wat Mister Spex bedrijfsbreed toepast.
Weber: "Je kunt zien dat Workday al jaren in AI investeert en AI-applicaties ontwikkelt die echt in een bedrijfsproces passen. Apps die daadwerkelijk nuttig zijn. Dat zie je niet vaak bij andere platforms."
"Dankzij AI kan het personeel 80% van het werk vergeten en zich focussen op de 20% die hen echt interesseert", aldus Weber. "Dat zie je duidelijk gebeuren met Workday en dat is precies waar Workday zich mee onderscheidt. Er wordt in elke fase voorzien in de behoeften van je bedrijf, vanaf het prille begin tot aan de status van grote onderneming.
"Aangezien een snelgroeiend bedrijfsmodel zichzelf vaak opnieuw moet uitvinden, heb je een partner nodig die dat ook kan. Ik kan het niet vaak genoeg zeggen: Workday is een geweldige keuze", besluit Weber.