McMillan Shakespeare Limited (MMS) is de grootste Australische aanbieder van beloningspakketten en novatieleasingdiensten, en een toonaangevende aanbieder van vloot- en assetmanagement, evenals consumenten- en vlootfinanciering. Na een decennium van snelle groei en diversificatie via acquisities runde MMS de business met spreadsheets en een legacy-payrollsysteem. Vanwege deze handmatige processen moest werk vaak dubbel of driedubbel worden gedaan. MMS beschikte niet over één betrouwbare databron (single source of truth) en kon niet snel genoeg inspelen op de dynamische bedrijfsbehoeften. Het bedrijf had betere data en meer wendbaarheid nodig om zijn interne klanten een uitzonderlijke service te leveren en compliance te realiseren op de verschillende markten.
Waarom Workday?
MMS vond Workday in verschillende opzichten een goede match. Als abonnementsservice zou Workday geen extra druk leggen op het reeds overbelaste IT-team van het bedrijf. Als cloudplatform was Workday flexibel genoeg om overal en altijd toegankelijk te zijn voor iedereen bij MMS. Ook intuïtieve tools voor selfservice zaten in het pakket. "We zagen ook dat Workday de skillsets en functionaliteiten binnen het HR-team zou ontwikkelen om onze werkprocessen beter op onze eisen af te stemmen en wendbaarder te maken", zei Suzanne Shepherd, Group Executive, Human Resources.
Workday zou ook naadloos samengaan met de andere systemen bij MMS, zodat de gehele employee lifecycle in learning-, finance- en IT-systemen kon worden geïntegreerd. "We waren enthousiast over de mogelijkheid om rapportages tussen IT en finance effectiever en efficiënter te managen om zo de financiën van onze onderneming te ondersteunen, met één betrouwbare databron met betrekking tot ons personeelsbestand", zegt Suzanne.
Enorme tijdwinst.
Vóór Workday waren alle formulieren en processen bij MMS handmatig via spreadsheets, Word-documenten en e-mails. Na de go-live stelde konden leaders personeelsgerelateerde processen dankzij de automatisering in een fractie van de tijd uitvoeren, zoals werving en selectie, loopbaanontwikkeling, tijdmanagement, prestaties, afwezigheid en vertrek.
"Nog een groot voordeel van Workday was de mogelijkheid om zelf correcties en updates uit te voeren", zegt Belinda Marshall-Clayton, Head of Reward, Policy & HRIS. "Vroeger moesten we alles rechtstreeks naar de payrollafdeling e-mailen zodat zij de updates of correcties konden doen. Zo bespaarden we zowel de business als het payrollteam veel tijd."
Dankzij de efficiënties van Workday bespaarden we het bedrijf meer dan $ 600.000.
Group Executive, Human Resources
Snel rendement op de investering.
Voor Suzanne was het rendement van Workday op de lange termijn dat MMS hiermee een zeer complexe business kon blijven uitbouwen zonder de headcount uit te breiden. Maar het systeem had zichzelf al lang terugbetaald voordat dat strategische voordeel merkbaar werd. "Al in het tweede jaar na de go-live bespaarden we de business $ 600.000 als gevolg van automatisering en de ingevoerde processen", zegt ze.
"Een van de eerste gebieden waarop we konden besparen, was recruitment. Met de efficiënties van Workday kon ik mijn expertise in talentacquisitie intern veel slimmer en waardevoller inzetten. We zijn nu nog maar nauwelijks afhankelijk van bureaus."
Het belangrijkste was voor ons de tijd die leaders konden besparen aan het uitvoeren van processen.
Head of Reward, Policy & HRIS
Rijke en tijdige rapportages.
Het feit dat HR nu kan voldoen aan de databehoeften van de business op het gebied van compliance, financiële rapportage en arbeidsmodelleringen, heeft een wezenlijk verschil uitgemaakt. Deze verbetering is van cruciaal belang gebleken voor de reactie van MMS op COVID-19. "Wat we momenteel doormaken laat zien waarom Workday zo'n goed product is", zegt Belinda. "Toen de pandemie uitbrak, wisten we gewoon niet hoe het met mensen ging, alleen op welk kantoor en op welke verdieping ze zaten. Nu kunnen we met Workday volgen wanneer mensen ontslag of verlof nemen, wat cruciaal is voor onze FTE-rapportage."
Zonder Workday zouden we tijdens de coronapandemie niet in staat geweest zijn om onze executives de benodigde data te verstrekken voor het nemen van personeelsbeslissingen.
Head of Reward, Policy & HRIS