University of Minnesota Physicians (M Physicians) is een academische artsenpraktijk met meerdere specialisaties in Minneapolis. Een paar jaar geleden ontdekte de praktijk dat zijn systeem voor learning management het leren juist bemoeilijkte.
Learningobstakels overwinnen.
Artsen en administratief personeel konden niet gemakkelijk zien welke cursussen ze nodig hadden of zich voor de cursussen inschrijven als ze die eenmaal gevonden hadden. Alle cursussen moesten worden opgezet door het vierkoppige Learning-team, dat overstelpt werd met aanvragen. Dit resulteerde in een achterstand van een maand.
De tijd die nodig was om een deelnemerspubliek op te zetten, een cursus toe te wijzen en rapportage te bieden, zorgde dat er aanzienlijk minder resources beschikbaar waren om boeiende content van hoge kwaliteit te creëren.
Nu hebben werknemers via Workday Learning op één plek de beschikking over alle benodigde content voor learning en de ontwikkeling van vaardigheden.
HRIS/Workday Operations
Arbeidsintensief compliance-management.
Als medische instelling heeft M Physicians strikte richtlijnen voor de vereiste opleiding. Vóór Workday konden instructeurs niet de aanwezigheid bijhouden en konden managers niet zien welke training elke werknemer had gevolgd. Het Learning-team moest handmatig data van werknemers verzamelen via e-mail en deze data samenvoegen in een spreadsheet. Dit kostte minstens vier uur per rapport. Daarna stuurden ze de werknemers herinneringsmails om de toegewezen cursussen te volgen.
"We hadden een manier nodig waarop onze mensen zelf content konden maken en plaatsen, en voor managers om gemakkelijk toegang te krijgen tot rapporten en compliance in realtime te volgen", zegt Brad Aleman, Learning Partner bij M Physicians.
Een nieuwe manier van leren.
Workday Learning biedt werknemers en managers van M Physicians veilige toegang tot alle learningcontent via dezelfde interface als andere Workday-applicaties. Met één login hebben onze mensen toegang tot alles wat ze nodig hebben, van het inwerken van nieuwe werknemers en benefitregistratie tot compliance en leadershiptraining.
Bovendien kan M Physicians met Workday Extended Enterprise for Learning de trainingcontent voor interne werknemers nu ook gebruiken in zijn partnerorganisaties. Dit zorgt voor een consistente training en vereenvoudigt het management voor cursusbeheerders.
De mogelijkheid van Workday Learning om mensen uit campagnes te halen was voor ons een enorme winst.
Lead Learning Business Partner
Meer mogelijkheden voor cursusbeheerders.
Campagnes in Workday stellen het kleine Learning-team in staat om learning voor de hele organisatie van 3500 mensen te regelen. Beheerders kunnen doelgroepcriteria definiëren en learningvereisten, content en cursusherinneringen genereren op basis van gedetailleerde data die al in Workday aanwezig zijn. Het systeem kan gemakkelijk learning toewijzen aan een doelpopulatie en daarbij diegenen eruit filteren die de cursus al hebben voltooid of niet nodig hebben.
"Vroeger hoorden we misschien van 100 mensen dat ze cursusnotificaties kregen die niet relevant waren", zegt Jason Holmes, Lead Learning Business Partner voor M Physicians. "De mogelijkheid van Workday Learning om mensen uit campagnes te halen was een enorme winst."
Het Workday Learning-dashboard van elke werknemer vermeldt de vereiste cursussen, waarvoor ze zich een simpele klik kunnen inschrijven. Bovendien toont het aanbevolen learningcontent, samengestelde content op basis van rollen of interesses, en meer. Managers kunnen op elk moment actuele rapporten over de trainingsstatus van hun personeel opvragen via het compliance-dashboard.
Workday Learning biedt ook standaard integraties met externe contentproviders, zoals LinkedIn Learning, Skillsoft, Udemy, Harvard ManageMentor en YouTube. Dit zorgt ervoor dat er meer learningcontent beschikbaar is vanuit Workday en vermindert de integratieproblemen voor learningmanagers.
We maken veel uitgebreider gebruik van de beveiliging in Workday dan veel andere organisaties.
HRIS/Workday Operations
Contentontwikkeling in handen van Subject Matter Experts (SME's).
Gebruikersvriendelijke tools voor contentmanagement en robuuste beveiliging maken het voor SME's gemakkelijk om peer-to-peer- content te maken en in Workday te posten. Dit vereenvoudigt en versnelt de ontwikkeling van cursussen. Configureerbare goedkeuringsprocessen garanderen de kwaliteit en nauwkeurigheid van de content zonder tussenkomst van het Learning-team.
"We maken veel gebruik van de beveiliging in Workday", zegt Lisa Umerley, HRIS/Workday Operations bij
M Physicians. "Het zijn niet alleen standaardrollen voor cursusbeheerders, maar ook alle andere administrator-, partner- en coördinatorrollen die interactie mogen hebben met het systeem."
Voltooiingspercentage van 98% behaald in 30 dagen.
Dankzij de geautomatiseerde herinneringen, tracking via het compliance-dashboard, aangepaste berichten en gemakkelijke inschrijving bij Workday Learning, heeft het Learning-team binnen 30 dagen na lancering een voltooiingspercentage van 98 procent behaald in de HIPAA-training van 2019. Voorheen behaalde M Physicians een voltooiingspercentage van slechts 80% in dezelfde tijdsperiode.
Personeelslicenties en certificeringen worden automatisch geüpload in Workday. Op basis hiervan worden waarschuwingen en mailinglijsten voor campagnes gegenereerd, om het personeel te informeren over cursussen die nodig zijn voor certificering. Nu duurt het slechts 20 minuten om een voltooiingsrapport te maken, in plaats van de 4 uur die het voorheen kostte.
Ik neem nu de codertraining live up en upload die naar Workday zodat coders de training kunnen bekijken als ze tijd hebben.
Senior Billing Manager
Versnelt peer-to-peer learning.
Workday Learning gezorgd dat content voor peer-to-peer training sneller wordt gemaakt. Klinische afdelingshoofden kunnen de presentaties van specialisten opnemen en uploaden naar Workday voor personeel dat niet aanwezig kon zijn. Hetzelfde geldt voor administratieve SME's.
"Vroeger presenteerde ik 'coder brown bags' live en veel coders woonden de presentatie bij via Skype", zegt Cara Detlefsen, Senior Billing Manager. "Ik neem nu de codertraining live up en upload die naar Workday zodat coders de training kunnen bekijken als ze tijd hebben." De decentralisatie van peer-to-peer-content heeft de doorlooptijd teruggebracht van een maand tot slechts een dag.
Workday hielp ons over te stappen op een formule voor maandelijkse verplichte learning, die werknemers in staat stelt de content beetje bij beetje tot zich te nemen.
HRIS/Workday Operations
Overal en altijd toegang tot learning.
Snelle veranderingen in de klinische setting vereisen dat het personeel snel over nieuwe kennis beschikt. Artsen gaan voortdurend van patiënt naar patiënt, dus vertrouwen ze op hun mobiele apparaten in plaats van op een computer. Met Workday Learning heeft het personeel overal toegang tot content en cursussen op mobiele apparaten.
"Workday hielp ons over te stappen op een formule voor maandelijkse verplichte learning, die werknemers in staat stelt de content beetje bij beetje tot zich te nemen, één onderwerp tegelijk, meestal in 10 tot 30 minuten", zegt Umerley. "Nu hebben ze met Workday Learning via één interface de beschikking over alle benodigde content voor learning en de ontwikkeling van vaardigheden.