Bij JLL kampte HR met een knelpunt op het gebied van talent. Met 1,5 miljoen sollicitaties per jaar waren recruiters overbelast. Het handmatig doorspitten van cv's kostte zo veel tijd dat recruiters al moeite hadden om tien vacatures tegelijk bij te houden. De time-to-fill was daardoor opgelopen tot gemiddeld 52 dagen. "Belangrijke functies bleven onvervuld en we raakten goede kandidaten kwijt aan concurrenten die sneller handelden", herinnert Ajay Pimpalshende, Director Product Management, zich.
In een markt waar toptalent snel beslissingen neemt, schoot het handmatige wervingsproces van JLL tekort, zowel voor kandidaten en recruiters als de organisatie zelf.
In lijn met de strategie van JLL om AI in processen te integreren, pakte Pimpalshende dit probleem aan door AI-gestuurde screening en sourcing te introduceren. Pimpalshende koos voor HiredScore AI for Recruiting* om kandidaten met de beste kwalificaties voorrang te geven en de administratieve rompslomp voor drukbezette recruiters te verminderen.
Slimmere screening, snellere resultaten.
Volgens Pimpalshende was het eerste teken dat de tool concrete voordelen opleverde de opvallend sterke adoptie: 70% van de recruiters maakt actief gebruik van HiredScore. De populairste functie is de mogelijkheid om kandidaten automatisch te rangschikken op basis van functievereisten, zodat recruiters vrij zijn zich te richten op het meest relevante talent. Doordat recruiters nu de tijd hadden voor taken die de meeste waarde opleveren, wist JLL de gemiddelde time-to-fill in slechts 1 kwartaal terug te brengen van 52 naar 48 dagen. Dit resulteerde in een stijging van 64% in het aantal aanstellingen per kwartaal. "Het aantal nieuwe aanstellingen steeg explosief van 3500 in het ene kwartaal naar 5500 in het volgende", legt Pimpalshende uit.
"In plaats van urenlang handmatig cv’s door te spitten, richten onze recruiters zich nu op de meest veelbelovende kandidaten."
Director Product Management
Grotere recruitercapaciteit.
Een van de meest spectaculaire effecten is de impact op de productiviteit van recruiters. Doordat AI een groot deel van de eerste screening en werving voor zijn rekening neemt, beheren recruiters nu 50 vacatures in plaats van 10. Dit is een vervijfvoudiging van de capaciteit. Volgens Pimpalshende kan het team hierdoor effectiever aan de bedrijfsbehoeften voldoen, zonder de headcount te vergroten. "Doordat AI de eerste selectierondes voor zijn rekening neemt, kunnen onze recruiters prioriteit geven aan zinvolle gesprekken en sneller betere beslissingen nemen over aanstellingen", aldus Pimpalshende.
"We kunnen nu sneller en efficiënter toptalent aantrekken dan onze concurrenten."
Director Product Management
Een betere ervaring voor sollicitanten en een eerlijker proces.
Voorheen betekende het grote aantal sollicitanten dat velen nooit een reactie ontvingen. Dit leidde tot klachten dat mensen werden 'geghost'. Nu er intelligente automatisering is ingevoerd, kunnen recruiters bijna 100% van de sollicitanten een reactie sturen. Deze verschuiving heeft gezorgd voor een consistentere en eerlijkere sollicitatieprocedure en heeft de reputatie van JLL als werkgever in een concurrerende markt versterkt.
"Alle kandidaten worden eerlijk beoordeeld en hun kansen worden niet beperkt door de capaciteit van een recruiter.”Director Product Management
Een strategische talentfunctie.
JLL is er ook in geslaagd om het talentacquisitieteam te herpositioneren van een grotendeels reactieve functie, waarbij men voortdurend achter de feiten aanliep, naar een meer strategische rol. "Onze recruiters besteden minder tijd aan repetitieve taken en meer tijd aan het opbouwen van relaties en het adviseren van de organisatie", concludeert Pimpalshende.
*HiredScore is een bedrijf van Workday.