EQ stimuleert operationele agility met Workday

Met Workday houdt ons IT-team meer tijd over om te focussen op het leveren en beheren van onze platforms. Daarnaast blijven we digitaal innoveren, wat nodig is om voorop te blijven lopen in een complexe branche."—Group Financial Controller

Vereenvoudigde bedrijfsprocessen en gestandaardiseerde data voor het hele bedrijf

Grotere flexibiliteit en aanpasbaarheid voor alle activiteiten

Voldoet aan de strengste beveiligingsnormen die voor financiële instellingen gelden

Biedt één overzicht voor finance, HR en payroll

EQ (voorheen Equiniti) levert verschillende financiële diensten, waaronder het beheren van aandelenregisters en het verzorgen van bedrijfspensioenregelingen. EQ doet dit voor 30 miljoen mensen die werken bij ruim 3000 klanten. EQ faciliteert jaarlijks grote hoeveelheden financiële transacties met een totale waarde van vele miljarden.

Door de enorme internationale groei had EQ te maken met gefragmenteerde data in verschillende verouderde systemen voor finance, HR en payroll. De behoefte aan een flexibele oplossing kwam duidelijk naar voren tijdens een acquisitie, waarbij nieuwe financiële en HR-processen moesten worden uitgerold in slechts 16 weken. Dit betekende dat EQ in korte tijd de juiste applicaties moest selecteren om deze eerst bij de over te nemen organisatie uit te rollen - en vervolgens bedrijfsbreed.

Eén goed beveiligd beeld van transacties en personeel. 

EQ wilde alle data in één systeem hebben om informatie van begin tot eind te kunnen volgen en raadplegen. De onderneming moet snel beslissingen kunnen nemen in overeenstemming met de financiële wet- en regelgeving. Ze kozen voor Workday Financial Management en Workday Human Capital Management om deze uitdagingen aan te gaan. Deze applicaties zouden de organisatie in staat stellen om op een plek en op veilige wijze inzicht te krijgen in al hun data, voor betere rapportages, besluitvorming en planning. 

EQ had ook geen gestandaardiseerde datastructuren en vertrouwde op spreadsheets die vaak datavariaties bevatten. Het aggregeren van data en het reconciliëren van verschillen verliep hierdoor moeizaam. Met Workday kan het bedrijf zich richten op het leveren van complexere diensten en beslissingsondersteuning voor klanten, op basis van informatie die voor alle teams eenvoudig toegankelijk is.

Het bedrijf wilde ook nauwkeuriger kunnen voorspellen en met meer vertrouwen kunnen plannen. Workday Adaptive Planning stelt zijn strategen in staat scenario's te creëren en personeelsplannen te standaardiseren voor de groeiende internationale complexe en diverse business units. "Met Workday kunnen we forecasts maken in lokale valuta en die door de hele onderneming consolideren. Zo beschikken we over de juiste informatie om op basis daarvan te plannen", zegt Jon Millam, director, Group Financial Planning and Analysis. "Dat is iets wat onze vorige algemene grootboek en ongelijksoortige payrollsystemen niet konden."

Voordelen. 

Met Workday heeft EQ op één plaats inzicht in alle finance-, HR- en payrolldata, zodat werknemers resources effectiever kunnen inzetten en nauwkeuriger forecasten. Dit gaat van personeelsplanning tot inzicht in specifieke vaardigheden en competenties in de hele organisatie. Dit was met name belangrijk tijdens COVID-19, waardoor 5000 werknemers in vijf landen van huis uit moesten werken.

Onze organisatie is als een miniconglomeraat, met veel verschillende identiteiten. Workday vereenvoudigt onze processen en helpt ons met het managen van de business op basis van gestandaardiseerde data en workflows.

Group Financial Controller

Flexibiliteit en agility. 

EQ koos met name vanwege de agility voor Workday. Dat dit belangrijk is bleek al direct tijdens de coronapandemie. Juist in deze tijd ging het bedrijf wereldwijd live met Workday Financial Management en Workday Human Capital Management. Zo kon het bedrijf eenvoudig en op afstand de boeken sluiten en de payroll uitvoeren. Ook bracht Workday Prism Analytics belangrijke inzichten aan de oppervlakte. 

Eigenlijk heeft EQ vanwege de noodzaak om grote complexe datasets op afstand te onderzoeken, gebruikgemaakt van Workday Prism Analytics, om daarmee binnen een paar weken na de start van COVID-19 meer inzichten te kunnen verkrijgen dan in de 18 maanden daarvoor. "Dat was niet alleen omdat het noodzakelijk was", zegt Robert Bloor, Group Financial Controller, "maar het hebben van de nodige datasets voor interacties gaf ons ook meer creativiteit in het gebruik ervan voor ondersteuning bij besluitvorming."

Eén transactie is van begin tot eind zichtbaar: van het individu naar de payroll tot het financerecord. Al deze informatie wordt weergegeven in één overzicht in plaats van als een reeks transacties die op een of andere manier met elkaar verbonden zijn.

Group Financial Controller

Helder inzicht in het personeelsbestand.

EQ had geen centraal HR-systeem, waardoor het moeilijk was om eenvoudige vragen te beantwoorden, bijvoorbeeld over het aantal medewerkers op een bepaalde afdeling en hun vaardigheden. Rapportages konden weken duren. Met Workday is deze informatie direct beschikbaar, zodat managers beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen om hun teams effectiever in te zetten. 

"Workday heeft het bedrijf een enorme hoeveelheid controle en transparantie gegeven, en ook de mogelijkheid om weloverwogen beslissingen te nemen", zegt Steve Bush, Director of People Operations and Projects. "Met informatie over de locatie van werknemers tijdens COVID-19 kunnen we bijvoorbeeld effectievere beslissingen nemen wat betreft personeelsmanagement."

Plannen voor de toekomst. 

Met Workday Adaptive Planning is het eenvoudiger geworden om te plannen voor de toekomst. EQ kan nu uitgebreider en op continue basis plannen en besluitvormers kunnen vertrouwen op forecasts die zijn gebaseerd op accurate data. Voorheen was het voor groepsplanners moeilijk om forecasts aan te passen of lokale forecasts te consolideren op groepsniveau. Met Workday Adaptive Planning is dit een fluitje van een cent. 

Volgens Transformation Director Ed Watson zijn vragen over de bedrijfsstrategie nu eenvoudig te beantwoorden. "Sinds de lancering van Workday hebben we direct ervaren hoe waardevol het was om afscheid te nemen van de vele verschillende tijdregistratiesystemen en accountingomgevingen", zegt hij. 

"Het is nu echt mogelijk om het volledige plaatje te zien", voegt Watson toe. "Eén bron van tijdige, betrouwbare en nauwkeurige data van Workday is het fundament waarop talloze rapporten kunnen worden gebouwd om effectieve besluitvorming in het hart van onze bedrijven te ondersteunen."

We moeten dynamisch opereren en over up-to-date informatie en inzichten uit zeer complexe datasets. Workday vertaalt onze data naar verhalen die onze investeringsbeslissingen onderbouwen.

Group Financial Controller

Gerelateerde content


Meer klantverhalen

Alle verhalen bekijken

Klaar voor een
gesprek?