Voordat Workday in 2021 werd geïmplementeerd, vertrouwde de HR-functie van Formula 1 op een combinatie van legacysystemen en handmatige processen. "We zagen dat er efficiëntie was te behalen met de implementatie van een systeem dat al onze databronnen met personeelsdata verbindt en alles wat we nodig hebben op één centrale plek samenbrengt", zegt Alastair Goss, HR Systems Lead.
Als relatief kleine organisatie met een wereldwijde operationele aanwezigheid en grote publieke bekendheid had Formula 1 te maken met unieke complexiteit. Er was duidelijk behoefte aan agile verbonden systemen.
Een nieuw niveau van agility en efficiëntie.
"Onze manier van werken is niet eenvoudig", legt Goss uit. "We werken gedurende het seizoen met contractanten voor het uitvoeren van een aantal kernactiviteiten, zoals broadcasting. Daarnaast zijn we een beursgenoteerde organisatie, wat complicaties met zich meebrengt op het gebied van compliance."
Formula 1 koos na een marktanalyse voor Workday en ziet de voordelen nog steeds toenemen. "Hoe meer tijd er verstrijkt, hoe meer de verbeteringen die we ervaren bevestigen dat we de juiste beslissing hebben genomen", zegt Goss.
We zagen dat er efficiëntie was te behalen met een systeem dat al onze databronnen met personeelsdata verbindt en alles wat we nodig hebben op één centrale plek samenbrengt.
HR Systems Lead
Volle kracht vooruit met een verbeterde employee experience.
De gefaseerde go-live van Formula 1 begon in september 2022 met Workday Human Capital Management, Payroll, Afwezigheidsbeheer en Recruiting, gevolgd door Tijdregistratie, Talentmanagement en Learning begin 2023. Met ondersteuning van implementatiepartner CloudRock kreeg Formula 1 snel inzicht in alle databronnen.
"Vóór Workday bewaarden we alles apart: data over prestaties, afwezigheid, payroll en recruitment. Nu is het allemaal gewoon beschikbaar", zegt Goss.
De impact was merkbaar tot ver buiten het hoofdkantoor. "Veel van onze werknemers zijn gevestigd in het VK, maar reizen de hele wereld over. Het is fantastisch om een app te hebben waarmee ze overal toegang hebben tot data. Als ze na een Grand Prix naar huis reizen, boeken ze eenvoudig verlof vanaf hun telefoon. Dat is voor hen echt een pluspunt", aldus Goss.
Recruitment in de hoogste versnelling met AI en HiredScore.
In 2024 stond Formula 1 voor een groeiend wervingsprobleem: 78.000 sollicitaties voor slechts 150 functies, een gemiddelde van 520 sollicitanten per functie. "Ons talentacquisitieteam kwam echt om in het werk. We liepen geweldige kandidaten mis", herinnert Goss zich.
Na het zien van een HiredScore-demo tijdens Workday Elevate in Londen was de waarde onmiddellijk duidelijk. "De businesscase sprak voor zich. We hadden twee opties: meer mensen aannemen of een slimmere oplossing vinden."
Begin 2025 integreerde Formula 1 HiredScore in Workday Recruiting. Hoewel de technische implementatie soepel verliep, vormde interne compliance de grootste uitdaging. "We moesten onze juridische, audit- en dataprivacyteams geruststellen over het feit dat AI voor het eerst kandidaatdata zou verwerken", legt Goss uit. "Het was essentieel om hen er vroeg bij te betrekken."
De voordelen werden al snel duidelijk. "We hadden één functie met 600 sollicitanten, maar bijna allemaal kregen ze een A- of B-score, omdat de functiebeschrijving te vaag was", aldus Goss. "Na herschrijving zagen we onmiddellijk een betere spreiding. Zo snel ging dat."
HiredScore en AI geven ons talentacquisitieteam de ruimte om te focussen op wat echt belangrijk is: betere gesprekken voeren, een sterkere kandidaatervaring bieden en meer tijd besteden aan het ondersteunen van hiringmanagers.
HR Systems Lead
Sneller resultaat met HiredScore en Workday.
F1 ziet nu al de eerste resultaten:
De screeningtijd is gehalveerd: van gemiddeld 14,5 dagen in Workday naar slechts 7 dagen met HiredScore voor gloednieuwe sollicitanten. "Dat betekent dat het recruitmentteam snel en efficiënter toptalent screent en benadert. Ze verspillen geen tijd met het handmatig beoordelen van alle cv's", zegt Goss.
76% van de voorkeurskandidaten bereikt de gespreksronde dankzij AI-ondersteunde beoordeling van zowel nieuwe als bestaande sollicitanten. Dit verbeterde percentage werd al in enkele weken na de go-live behaald.
Het verandert ook de talentacquisitiecultuur. "Er is vaak druk om snel te handelen", zegt Goss, "maar we hebben geleerd dat de tijd die we nemen voor betere functiebeschrijvingen, later in het proces enorme waarde oplevert."
Het talentacquisitieteam omarmde de tool vanaf het begin. "HiredScore en AI geven ons talentacquisitieteam de ruimte om te focussen op wat echt belangrijk is: betere gesprekken voeren, een sterkere kandidaatervaring bieden en meer tijd besteden aan het ondersteunen van hiringmanagers."
Het F1 FORMULA 1-logo, F1-logo, F1, FORMULA 1, FIA FORMULA ONE WORLD CHAMPIONSHIP, GRAND PRIX en gerelateerde merken zijn handelsmerken van Formula One Licensing BV, een Formula 1-bedrijf. Alle rechten voorbehouden.