Elekta verbetert HR-strategie en besluitvorming met Workday.

Met Workday brengt Elekta zijn 3600 werknemers onder in één HR-systeem en realiseert zo een uniforme bron van data en gestandaardiseerde processen.

Eén toegankelijke databron voor HR-data gekregen

Business practices voor alle werknemers gestandaardiseerd

Datagedreven beslissingen versneld

20 afzonderlijke systemen teruggebracht tot 1

Elekta, een pionier in de behandeling van kanker en hersenaandoeningen, ontwikkelt instrumenten en systemen voor bestralingstherapie. De snelgroeiende multinational is een innovatieleader op zijn gebied, maar voor zijn HR-systemen had het bedrijf een nieuwe aanpak nodig. 

Elekta had een HR-oplossing nodig die de meer dan 3600 werknemers in 28 landen kon samenbrengen, en één databron en één set wereldwijde processen kon bieden voor zijn people management. En zo kwam Elekta uit bij Workday.

Van 20 systemen naar 1.

Zoals veel andere bedrijven had Elekta een aantal verschillende HR-systemen. Hiermee werden zelfs eenvoudige taken, zoals het management van de personeelsbezetting, een grote uitdaging. "Het was zelfs al een hele klus om de basisgegevens, zoals het aantal werknemers, te controleren," zegt Raymond L'homme, Global HR Business Application Manager. "We hadden geen centraal systeem met HR-data. We gebruikten Excel-spreadsheets. Als we een headcount nodig hadden, moesten we die informatie opvragen en dan combineren. Dat duurde bijna een week, waarna de informatie alweer verouderd was. We hadden aantallen waarin geen rekening werd gehouden met tijdelijke medewerkers, personeel in deeltijd en personeel met ziekteverlof. Er waren geen eenduidige regels." 

Het Elekta-team had een aantal belangrijke criteria waaraan het nieuwe HR-systeem moest voldoen: het moest een cloudgebaseerde tool zijn die veilig toegankelijk was vanuit alle landen, die de bedrijfsprocessen van Elekta ondersteunde en die realtime rapportage kon bieden voor betere zakelijke beslissingen. "We zijn een innovatief bedrijf en hadden het idee dat Workday wat cultuur betreft wel bij ons zou passen", aldus L’homme. 

Met Workday verving Elekta meer dan 20 verschillende systemen. "Het grootste pluspunt is dat we nu met één systeem werken, wat enorme voordelen oplevert voor onze internationale managers," zegt L'homme. "We hebben dezelfde processen, dezelfde look-and-feel. Als we bijvoorbeeld de salarissen willen verhogen, gebruiken we zowel in China als in Zweden hetzelfde proces. Met steun van het executive management zijn HR, IT en finance overeengekomen dat Workday de enige source of truth moet zijn."

Groei en uitbreiding.

"We zijn uitgegroeid tot een multinational met internationale processen", aldus L'homme. "Die groei brengt veel uitdagingen met zich mee om te zorgen dat alle services samenwerken. De grotere voordelen worden zichtbaar wanneer verschillende landen samenkomen, wanneer regionale organisaties informatie uit alle landen kunnen opvragen en die informatie kunnen gebruiken voor meer context. 

"Onze managers kunnen informatie krijgen over het personeelsverloop: waarom werknemers vertrekken, wat hun profiel is, wat de trends zijn. Zo kunnen we onze kijk op talentmanagement en het behoud van werknemers verbeteren."

De naadloze evolutie van Workday.

Filip Sjögren, Vice President of Compensation and Benefits, is het daarmee eens. "Aangezien Elekta een echt internationaal opererende organisatie is, is het voor mij van cruciaal belang om over data van de afzonderlijke regio's te beschikken. Als we die niet hebben, kunnen we geen effectieve en efficiënte HR leveren", zegt hij. 

Bovendien is Elekta de afgelopen tien jaar, mede dankzij overnames, enorm gegroeid, wat voor HR een aantal uitdagingen met zich heeft meegebracht. Zo moet HR er bijvoorbeeld voor zorgen dat nieuwe werknemers de cultuur vanaf de eerste dag omarmen. "Het samenbrengen van afzonderlijke organisaties na een overname betekent dat er bedrijfsprocessen moeten worden geïntegreerd. Bovendien moeten nieuwe mensen het gevoel krijgen dat ze erbij horen en dat ze deel uitmaken van de Elekta-familie. Workday biedt ons een snel en soepel overgangstraject dat van onschatbare waarde is na een overname", aldus Sjögren. 

Het besluit van Elekta om HR naar de cloud te verplaatsen heeft een aantal grote voordelen. Als SaaS-applicatie biedt Workday regelmatige updates in plaats van de dure upgrades die een belasting vormen voor on-premise softwaresystemen. "HR in de cloud is een betere wereld voor HR en IT", zegt Sjögren. "We hoeven niet te wachten op nieuwe versies van Workday en die dan te kopen om te zorgen dat we de juiste tools hebben. Dat betekent dat we geen businesscase hoeven te bouwen om nieuwe software aan te schaffen. Workday evolueert naadloos met Elekta mee naarmate we verder groeien."

Prima resultaten.

Elekta heeft snel ROI op zijn investering in Workday gerealiseerd en de kosten in ongeveer 12 maanden terugverdiend. "De investering betaalt zichzelf nu al terug, zowel wat betreft de investering vooraf als de licentievergoeding", zegt L'homme.

Een plaats aan tafel voor HR.

"Het executive management begint de data van Workday echt te gebruiken om de strategie van de organisatie te sturen en besluitvorming op basis van data te stimuleren", zegt L'homme. "Moeten we bijvoorbeeld meer aan successieplanning doen? Kunnen we ons talent beter managen? Workday geeft managers meer inzicht in hun teams om betere beslissingen te nemen en vooruit te plannen. Zo kunnen ze inzicht krijgen in bepaalde trends en de gevolgen ervan op onze business. Is dit een wereldwijde trend? Moeten we er iets aan doen?" 

De implementatie van Workday heeft ook het internationale HR-team van Elekta, bestaande uit 40 personen, in staat gesteld om effectief en strategisch werk te doen. Het team kan zich nu concentreren op het sneller en efficiënter maken van jaarlijkse veranderprocessen voor beoordeling en prestatiebeloning voor de werknemers van Elekta. "Vroeger werd HR als laatste van iets op de hoogte gebracht. Nu krijgen we vragen van het management, we zitten zelfs met ze aan tafel", aldus L'homme. 

"Workday is een zeer goede investering in de toekomst van ons bedrijf", concludeert Sjögren. "Zonder betrouwbare data kunnen we geen betrouwbare beslissingen nemen. Nu kunnen we het managementteam de begeleiding geven die het nodig heeft om met vertrouwen verder te gaan. Ze weten dat ze op ons kunnen rekenen."

Gerelateerde content


Meer klantverhalen

Alle verhalen bekijken

Klaar voor een
gesprek?