Crown Commercial Service (CCS) gebruikte afzonderlijke systemen voor finance en HR, die verouderd, inefficiënt, beperkt in reikwijdte en moeilijk te onderhouden waren. De finance- en HR-teams bij CCS waren tot drie dagen per maand bezig met het afstemmen van data tussen hun respectieve systemen.
Het kostte ze veel handwerk om het eens te worden over de definitieve cijfers. Het vaststellen van de personeelsbezetting en budgetten was tijdrovend, en ze hadden te maken met onkostendeclaraties en absentierapporten die handmatig op papieren formulieren werden ingediend.
Onze finance- en HR-specialisten waren meer bezig met de administratie dan met het toevoegen van strategische waarde aan de organisatie.
Delivery Manager
Eén systeem voor finance en HR.
CCS wilde meer uit zijn nieuwe software halen. Het bedrijf wilde niet alleen oude applicaties vervangen, maar ook de finance- en HR-functies transformeren met behulp van een modern, collaboratief systeem dat één echte versie van de data zou bieden.
Dit hield in dat het senior management, maar ook finance- en HR-specialisten toegang moest hebben tot nauwkeurige informatie om de bedrijfsplanning en besluitvorming te onderbouwen.
Het gebruiksgemak en de uitgebreide functionaliteit van onze systemen waren ook belangrijke factoren voor CCS. Het was belangrijk voor CCS om de legacy-applicaties voor finance en HR te vervangen door een SaaS-systeem dat gemakkelijker te onderhouden en uit te breiden zou zijn in lijn met veranderende gebruikerseisen.
Werknemers meer mogelijkheden bieden en waarde toevoegen.
We hebben CCS geholpen bij het transformeren van de manier waarop de finance- en HR-specialisten werken. Dit hebben we gedaan door papieren processen te vervangen door selfservice-applicaties om absentie te registreren en onkosten te declareren.
Bij de implementatie van Workday heeft CCS zijn finance- en HR-processen herzien en gestroomlijnd. Hiervoor is gebruikgemaakt van standaardrapporten binnen het systeem en zijn waar nodig nieuwe aangepaste rapporten en dashboards ontwikkeld. De finance- en HR-teams kunnen zich nu concentreren op het toevoegen van strategische waarde in plaats van op het managen van transacties en het afstemmen van data.
"Selfservice was een belangrijk onderdeel van onze eisen voor verandering", zegt John Seery, Delivery Manager bij CCS. "Onze lijnmanagers zijn nu verantwoordelijk voor het registreren van ziekteverlof en het goedkeuren van onkosten. Dit alles werd ondersteund door de implementatie van Workday."
We wilden één systeem dat onze finance- en HR-functies samenbracht. Daarom kozen we voor Workday.
Finance Director
Een uniforme datakern.
CCS heeft de kwaliteit van de besluitvorming verbeterd doordat managers en het leadershipteam nu beschikken over één bron van de waarheid. Finance- en HR-specialisten zijn niet langer tijd kwijt met het afstemmen van gegevens: ze kunnen problemen binnen het systeem bespreken en oplossen.
Rapporten die managers van kostencentra relevante realtime budgetinformatie tonen, zijn een enorme tijdsbesparing. Gemiddeld besteedden de finance business partners drie dagen per maand aan de voorbereiding van briefingpakketten voor managers van kostencentra, en zij kunnen nu online live-rapporten bekijken. Dat komt neer op een besparing van 216 dagen per jaar bij zes finance business partners.
Het berekenen van eindejaarsprestaties en beloningsrapporten is ook veel eenvoudiger, zegt Seery. "We kunnen gewoon de namen van mensen naar een matrix van negen vakken slepen en dan de prestaties vergelijken tussen individuen en groepen."
Focus op de toekomst.
CCS staat nog maar aan het begin van het ontsluiten van de functionaliteit van Workday. Het bedrijf heeft al een nieuwe hub voor onboarding en learning gelanceerd, die online cursussen aanbiedt over werknemerwelzijn, cyberveiligheid en zakelijke vaardigheden.
Ook willen ze werving en selectie gaan regelen via Workday. CCS heeft samengewerkt met onze geaccrediteerde software- en servicepartner Kainos om de door de Civil Service Commission vereiste geanonimiseerde kandidaatinformatie mogelijk te maken.
Andere spannende toevoegingen zijn onder meer de introductie van Workday Assistant, een chatbot die het gebruik van spraakopdrachten mogelijk maakt.
Ons senior leadershipteam en de managers van kostencentra kunnen sneller beslissingen nemen omdat ze accurate realtime data bij de hand hebben.
Delivery Manager