Colleges en universiteiten koesteren individualiteit. Elke instelling is anders en alle instellingen bevatten opleidingen en units met een eigen identiteit. Maar er is nog steeds een drang naar efficiëntie, vooral in dit tijdperk van afnemende resources. Hoe combineer je de gedecentraliseerde eisen van een universiteit met de behoefte om efficiënter te werken?
Voor Cornell University bieden Workday Human Capital Management en Payroll Solutions het antwoord.
"We zijn een van de grootste particuliere onderzoeksuniversiteiten van het land, met zeven undergraduate-colleges op de Ithaca-campus en drie professionele colleges", aldus Mary Opperman, vice-president Human Resources and Safety Services.
"We draaien niet als een bedrijf. Onze innovaties komen van de faculteit en de samenwerking tussen disciplines. We hebben administratieve systemen nodig die dit ondersteunen, die zich zeer snel kunnen aanpassen en die de faculteit niet in de weg zitten", zei ze. De administratieve functies moesten worden gestroomlijnd om resources vrij te maken voor de kerntaken van de universiteit.
"We zijn erg gedecentraliseerd en we erkennen dat we dingen om zeer belangrijke redenen op verschillende manieren doen", vervolgde ze. "We hebben de flexibiliteit nodig die past bij onze academische onderneming. En dat is wat Workday ons biedt."
We zijn erg gedecentraliseerd en we erkennen dat we dingen om zeer belangrijke redenen op verschillende manieren doen. We hebben flexibiliteit nodig die past bij onze academische onderneming. En dat is wat Workday ons biedt.
VP of Human Resources and Safety Services
Klaar voor de toekomst met Workday.
De beslissing om Workday binnen te halen maakte deel uit van een initiatief, genaamd Reimagining Cornell, bedoeld om een nieuw licht te werpen op de universiteit en zijn administratieve functies. Het initiatief bestond uit twee componenten: ten eerste ervoor zorgen dat de universiteit alles in het werk stelde om de administratieve werkzaamheden te stroomlijnen, en ten tweede mensen en middelen afstemmen op de langetermijndoelstellingen van de universiteit op het gebied van academici, wetenschap, onderzoek en dienstverlening. Voor één aspect van de administratieve herziening stelde een vooruitziend team onder leiding van de decaan van informatiewetenschappen voor om cloudtechnologie voor administratieve systemen te overwegen.
"Workday sprong er voor ons echt uit omdat het past bij de manier waarop we onze zaken doen", aldus Opperman. Omdat Cornell-werknemers en -managers hun eigen routinetransacties kunnen uitvoeren, kan het HR-team de transactiekosten verlagen en meer resources richten op strategisch HR-werk. En omdat de gebruikersinterface van Workday uitzonderlijk vriendelijk is, vinden werknemers het gemakkelijk te gebruiken. "Onze academische afdelingsmanagers hebben de desktopapplicatie bekeken en ze vinden hem erg intuïtief", zei ze.
Workday Payroll voegt nieuwe efficiëntie toe.
Voor Cornell was de combinatie van payroll met het HR-systeem een belangrijk voordeel. "Veel onderdelen van het hoger onderwijs gaan erg snel", zei Opperman. "Het is niet altijd zichtbaar hoe levendig de workforce werkelijk is. Op ons onderzoeksgebied moeten we bijvoorbeeld wanneer we een grote research award ontvangen, zeer snel veel mensen inhuren. Het is belangrijk dat de systemen gekoppeld worden zodat we die prijs zeer snel in werking kunnen zetten", vervolgde zij.
"We hebben al vroeg besloten dat we de beslissing om veranderingen aan te brengen in het HR-salarissysteem als gemeenschap zouden nemen", zei Opperman. "Het is een grote beslissing en als we het doen, doen we het samen." De universiteit heeft afdelingsmanagers, business leaders van de colleges, IT-personeel, payrollspecialisten en belangrijke HR-medewerkers gevraagd het systeem te beoordelen. Het resultaat? "We zijn er allemaal erg enthousiast over", zei Opperman.
Hetzelfde maar verschillend.
Met Workday kan Cornell goedkeuringsprocessen automatiseren, maar deze nog steeds specifiek maken voor individuele colleges en units. "Die functie is voor ons een zeer belangrijk verkoopargument", aldus Opperman. "Op dit moment zijn we veel bezig met bedrijfsprocessen om ervoor te zorgen dat waar we hetzelfde kunnen zijn, we samen de verplichting zijn aangegaan om hetzelfde te zijn, omdat dat het meest efficiënt is. Maar waar het zinvol is voor colleges en universiteiten om verschillende goedkeuringsprocessen of -procedures te hebben, stelt het systeem ons in staat om dat ook te doen", zei ze.
"Met Workday kunnen we op het gebied van HR heel veel doen wat tot nu toe niet konden doen", vervolgde Opperman. "Een groot voordeel is dat we sneller kunnen gaan. We worden niet opgehouden door moeilijke en tijdrovende upgrades." Workday laat de universiteit beslissen welke functies bij elke update worden ingeschakeld.
"Het is ook een zeer efficiënt systeem wat betreft de mogelijkheid om ze te kopen en ze in te schakelen", zei ze. De aantrekkingskracht van lagere onderhoudskosten en minder complexiteit waren voor hen doorslaggevende factoren.