Het sluiten van silo's opent deuren naar een betere ondersteuning van de gemeenschap.

De missie van Duet is: "Develop, Unite, Empower, Together". En het is duidelijk dat de medewerkers van de non-profitorganisatie, opgericht om kinderen en volwassenen met verstandelijke beperkingen en ontwikkelingsstoornissen te ondersteunen, deze missie belichamen. Duet kwam tot leven in 1968, dankzij een lokale beweging van mensen met een handicap, hun familie en bezorgde burgers. Het is de eerste community-based dienstverlener op het gebied van ontwikkelingsstoornissen in de VS. Duet biedt woning- en dagdiensten, werkgelegenheidsondersteuning en jobcoaching, belangenbehartiging van de gemeenschap, geestelijke gezondheidszorg en andere diensten. De organisatie biedt werkgelegenheid via drie bedrijven: een recyclingbedrijf, een vintagewinkel die gespecialiseerd is in opgeknapte meubels, en een zaagwinkel die palen maakt voor bouwbedrijven en landmeters. Daarnaast werkt Duet samen met andere bedrijven om werkgelegenheid te bieden op de dagservicelocaties. Deze mogelijkheden betekenen dat iedereen die door Duet wordt ondersteund de kans heeft om een salaris te verdienen. Bovendien dragen de inkomsten van elk bedrijf bij aan de financiering die Duet krijgt van de staat Nebraska en via subsidies.

Nieuwe wegen inslaan, maar niet in IT.

Volgens Deputy Director Sarah Graham was de aanpak van Duet baanbrekend. Mensen konden instellingen verlaten en onafhankelijkheid vinden, zodat ze vol vertrouwen in hun gemeenschap konden leven, werken en genieten. Ze zegt: "Als eerste organisatie in de VS die diensten op gemeenschapsniveau verleende, hebben we veel baanbrekend werk verricht. Maar in onze dagelijkse processen zijn we niet met onze tijd meegegaan." De vorige uitvoerend directeur van Duet ging in 2017 na 40 jaar dienst met pensioen. Op dat moment had de organisatie slechts 50 computers voor 700 mensen. Het resultaat? Processen en workflows waren meestal handmatig en op papier gebaseerd. "Soms werd een stuk papier door maar liefst 10 mensen aangeraakt", zegt Graham. Dit maakte alles ingewikkeld en tijdrovend, van het betalen van de rekeningen en werknemers van Duet tot het verlenen van ondersteunende diensten. Silo-systemen hielpen ook niet. "Onze finance-, HR- en payroll-teams bestaan elk uit slechts een paar mensen, maar ze ondersteunen ook nog eens 200 mensen in onze zusterorganisaties", aldus Graham. "We hadden drie groepen mensen die telkens drie keer dezelfde informatie invoerden. Dit pijnlijk noemen is een understatement."

Tijd om IT te moderniseren en processen te automatiseren.

Toen Debbie Herbel het roer overnam als nieuwe uitvoerend directeur van Duet, wilde de organisatie de IT moderniseren en de processen en workflows efficiënter maken via automatisering. "We hebben veel verschillende software-aanbiedingen geëvalueerd, maar hoe meer we deden, hoe duidelijker het werd dat Workday het platform was dat we nodig hadden", zegt Graham. "We hebben besloten om al onze nieuwe Workday-oplossingen tegelijkertijd te implementeren. Dit hebben we gedaan met de hulp van Workday-partner Avaap, die ons bij elke stap heeft begeleid." De overstap van papieren naar digitale workflows vormde een uitdaging voor het personeel van Duet. "Zoals bij de meeste non-profitorganisaties het geval is, dragen onze mensen meerdere petten. De meesten zijn al tientallen jaren bij ons en hebben nooit technologie gebruikt om hun werk te doen", zegt Graham. "We hadden een steile leercurve voor het personeel, maar het intuïtieve ontwerp van Workday hielp de acceptatie te versnellen. Door de tijdwinst kunnen we ons meer richten op de dienstverlening." Workday heeft ook de finance-, HR- en payrollsystemen van Duet geconsolideerd. "Nu verrichten onze kleine maar machtige finance-, HR- en payrollteams minder data-invoer en meer waardevol werk zoals het analyseren van data, die veel betrouwbaarder zijn omdat ze uit één bron komen", aldus Graham. "Met Workday hebben we onze maandelijkse afsluitingscyclus met twee derde verkort." Rapportage is veel gemakkelijker."

Meer transparantie vermindert overwerk met bijna 30%.

Algemene medewerkers gebruiken Workday Time Tracking het meest, en dit laat zien hoe Workday de transparantie in de organisatie van Duet heeft verbeterd. Het goedkeuringsproces voor vakantieaanvragen is hier een voorbeeld van. Werknemers die om vakantie vroegen, gaven soms vriendjespolitiek de schuld als iemand anders diezelfde dagen vrij kreeg en zij niet. "Maar nu keuren we verzoeken goed op basis van wie als eerste was, en die verzoeken krijgen in Workday een tijdstempel, dus dat probleem is opgelost. Het is zelfs zo dat veel werknemers Workday zijn gaan waarderen door online vakantieverzoeken", zegt Graham. "Met Workday kunnen we ook de overuren in kaart brengen, waardoor we die met 30% hebben kunnen verminderen."

Online toegang op afstand tot het cloudgebaseerde Workday maakte een enorm verschil voor de activiteiten van Duet toen de pandemie toesloeg in 2020. "We hebben al onze dagdiensten en kantoren vanaf de lente tot het midden van de zomer gesloten", zegt Graham. "Met ons vorige systeem was onze business stil komen te liggen. Maar met Workday, vooral de selfservice, hebben we niets gemist." Volgens Graham zijn de mogelijkheden van Workday Grants Management ook nuttig gebleken. Een van de zusterprofitorganisaties van Duet betaalt veel werknemers uit subsidies. "Nu kunnen ze met Workday elk uur dat mensen werken aan een specifieke subsidie koppelen", zegt ze. "Voorheen was dat nooit mogelijk."