BNB is sinds de oprichting in 2003 snel uitgegroeid tot een middelgrote onderneming. Het is nu een toonaangevende organisatie voor technologieadviesdiensten met dochterondernemingen in Argentinië, Italië, Mexico, Spanje, Zwitserland en het VK. De groeiende vraag naar de oplossingen van BNB had echter invloed op het vermogen om flexibel te blijven, effectieve beslissingen te nemen en een goede klantervaring te bieden.
Naarmate BNB groeide en zich naar nieuwe geografische gebieden bewoog, maakten de afzonderlijke finance- en HR-systemen van het bedrijf het steeds moeilijker om de business performance te bewaken, met het groeiende personeelsbestand om te gaan en veranderingen tijdig door te voeren.
De katalysator voor verandering.
De noodzaak om de manier waarop projecten werden beheerd te transformeren, was de grootste drijfveer voor verandering. Geconfronteerd met een toenemend aantal klantopdrachten en consultants voor professionele diensten, had BNB behoefte aan een accurater en informatiever inzicht in gebieden zoals project- en resourcemanagement, uren- en onkostenregistratie en analytics.
Javier Delgado, managing partner bij BNB, vertelt: "We waren afhankelijk van aparte, handmatige systemen om klantgerichte, factureerbare opdrachten te monitoren, en er was heel weinig operationeel inzicht in elke opdracht. Het was soms moeilijk om resources aan een klantproject toe te wijzen of inzicht te krijgen in de marge op een project. Bovendien werd alle forecasting handmatig gedaan, wat tot fouten kon leiden. Als er bijvoorbeeld een geschil was over het aantal uren dat een consultant aan een opdracht had gewerkt, hadden we geen manier om die tijd te valideren en het onvermijdelijke gevolg was een verlies aan inkomsten."
En daar bleef het niet bij. Daarnaast werden de financiële en personeelsplanning handmatig uitgevoerd via spreadsheets. Voor de rapportage waren veel tijd en resources nodig om de data uit verschillende systemen te verzamelen. Ook zorgden vragen over de kwaliteit van de data ervoor dat budgettering, planning en forecasting vaak vertraging opliepen.
"Er is geen plaats voor zelfgenoegzaamheid in het snelle zakelijke klimaat van vandaag", zegt Delgado. "Om onze stijgende groeicurve te continueren moesten we innoveren. Met moderne cloudservices moesten we onze business flexibeler maken om zo de kwaliteit van onze services te waarborgen. Eén systeem voor financieel management, HR en automatisering van zakelijke dienstverlening zou dit allemaal kunnen verhelpen."
Eén systeem voor finance en HR.
BNB beoordeelde Workday naast andere oplossingen en kwam al snel tot de conclusie dat Workday de visie, functies en flexibiliteit bood die het bedrijf nodig had. "Al tijdens de eerste demo waren we enorm onder de indruk van Workday. Dankzij dit systeem voor finance en HR hebben we volledig inzicht in de business", aldus Delgado. "We kunnen al onze werknemers actief betrekken, waar ter wereld ze zich ook bevinden en welk apparaat ze ook gebruiken. En de systemen kunnen snel worden aangepast aan veranderingen die zich aandienen. Het is een gamechanger."
En, zegt Delgado: "De CEO van BNB en het management stonden volledig achter de beslissing om Workday te gebruiken en wilden het zo snel mogelijk live hebben." Toen de beslissing eenmaal was genomen, heeft het team hard gewerkt om Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) en Workday Professional Services Automation (PSA) binnen slechts een paar maanden uit te rollen. Delgado voegt hieraan toe: "Het project is goed verlopen en we hebben slechts een kwart van het gereserveerde budget voor het uitrollen van Workday uitgegeven. Het was allemaal heel rechttoe rechtaan."
BNB realiseert nu al de voordelen van één systeem voor finance en HR. Zo werken de HR-professionals nu samen in één systeem voor personeelsplanning en talentmanagement, waardoor ze volledig inzicht hebben in het personeelsbestand van BNB. Door mensen centraal te stellen in het bedrijf, kan BNB medewerkers beter werven, begeleiden en opleiden. En diezelfde medewerkers profiteren van een intuïtieve en aantrekkelijke user experience die toegankelijk is via het apparaat van hun voorkeur.
Snellere en nauwkeurigere financiële besluitvorming.
Workday Financial Management, onderdeel van één systeem met Workday HCM, voorziet BNB van transacties, accounting en analytics op één plek. Nu kan het senior management snellere, beter geïnformeerde beslissingen nemen op basis van één compleet beeld van de business. "Het verandert nu al onze manier van werken", zegt Delgado. "Met name gedetailleerd inzicht in realtime transacties, rekeningafschriften en andere financiële analytics zorgen voor een snellere en nauwkeurigere besluitvorming."
Workday PSA heeft ook een grote impact gehad op de klantgerichte factureerbare projecten van het bedrijf. Alle activiteiten worden nu gekoppeld aan projecten, waardoor tijdregistratie en onkostenvergoeding sneller verlopen. Daarnaast heeft BNB het inzicht om de vraag naar resources te voorspellen, waardoor de inzet van resources wordt geoptimaliseerd en projecten winstgevend kunnen worden opgeleverd.
"De projectwinstmarge is van cruciaal belang, maar vroeger hadden we dit soort analytics niet. "Dankzij Workday kennen we nu de precieze marge en nemen we beslissingen op basis van deze informatie", zegt Delgado. "Als de marge bijvoorbeeld onder een bepaalde drempel komt, wordt de projectmanager geïnformeerd en kan hij of zij passende maatregelen nemen. In dit opzicht is er geen twijfel dat Workday helpt om de winstgevendheid van BNB te verhogen."
En de rest van de werknemers van BNB is net zo enthousiast over Workday als Delgado. Werknemers hebben nu een grotere mate van autonomie en verantwoordelijkheid, terwijl managers zich meer empowered voelen. Het executive-team is bijzonder tevreden en geniet van de onmiddellijke rapportagemogelijkheden en mobiele functionaliteit. "Er is een grote mate van tevredenheid over Workday hier bij BNB", zegt hij, "en we kijken ernaar uit om in de toekomst te blijven profiteren van de voordelen van Workday."