Je zou verwachten dat het wervingsproces bij 7-Eleven, als een van de grootste retailers van het land, net zo snel en soepel verloopt als hun business. Maar de winkels van 7-Eleven kampten met problemen rond de centralisatie van recruiters. Dit leidde tot een onsamenhangende en moeizame ervaring voor zowel kandidaten als recruiters. Daarom wilde 7-Eleven omschakelen: hun franchisewinkels moesten een gedecentraliseerde aanpak gaan hanteren, waarbij de storemanagers zelf verantwoordelijk waren voor het aannemen van personeel. Maar managers hadden niet de mentale ruimte om zowel de winkelactiviteiten als de logistiek rond personeelswerving af te handelen. Het resultaat was een traag recruitmentproces met veel uitval.
"Tegen de tijd dat er een afspraak met de sollicitanten was gemaakt, hadden ze al ergens anders een baan gevonden", aldus Rachel Allen, Head of Talent Acquisition bij 7-Eleven.
De gecentraliseerde winkels in bedrijfseigendom stonden voor vergelijkbare uitdagingen. Het kostte hen tien dagen om één vacature te vullen. Toen 7-Eleven Speedway en de ruim 3800 nieuwe, gedecentraliseerde locaties overnam, besloot het bedrijf zijn managers de juiste resources voor werving en selectie te geven.
Het wervingsproces automatiseren.
7-Eleven startte een strategische herziening van de TA-technologie om de time-to-hire te verkorten en het wervingsproces voor gecentraliseerde en gedecentraliseerde locaties te stroomlijnen. Om dit te realiseren, gingen ze een samenwerking aan met Workday Paradox, dat al op kleine schaal door Speedway was geïmplementeerd. De twee bedrijven bouwden samen een end-to-end wervingssysteem, dat volledig wordt aangestuurd door een AI-agent, Rita genaamd.
Rita is 24/7 beschikbaar via een widget op de carrièresite, vacatureadvertenties of QR-codes in de winkel. Via sms begeleidt ze kandidaten in enkele minuten door de eerste fasen van het sollicitatieproces en na het gesprek zorgt ze dat de afhandeling van de correspondentie voor iedereen vlekkeloos verloopt. Nu Rita de administratieve taken op zich heeft genomen, hebben recruiters en storemanagers de handen vrij voor waardevol werk.
Paradox is de eerste oplossing die echt begreep hoe je grootschalige recruitment aanpakt. Het is een gamechanger geweest.
Hoofd van talentacquisitie
Een sollicitatieprocedure die net zo simpel is als een sms'je sturen.
Met Rita verandert 7-Eleven sollicitaties in eenvoudige gesprekken. Als kandidaten vragen hebben, staat Rita meteen klaar met een antwoord. Wanneer een kandidaat klaar is om te solliciteren, zorgt Rita voor een interessant en simpel selectieproces. Alles wordt via een paar simpele sms-berichten afgehandeld. "Het heeft een aardverschuiving veroorzaakt in ons wervingsproces en de kandidaatervaring", aldus Allen.
Rita stroomlijnt ook de planning van sollicitatiegesprekken door geschikte kandidaten een sms te sturen met beschikbare tijdstippen voor een gesprek, afhankelijk van de beschikbaarheid van de storemanager of de recruiter. Rita stelt de interviewer direct automatisch op de hoogte wanneer de kandidaat een tijdstip heeft gekozen en blokkeert de tijd in diens agenda. En storemanagers, die als geen ander weten wanneer het druk is in hun winkel en wanneer ze wat ruimte hebben, stellen Rita zo in dat ze alleen voor specifieke tijdsvakken gesprekken inplant. Dit zorgt voor een soepele bedrijfsvoering op hun locatie.
De tijdwinst is verbluffend. Het is fantastisch dat winkels die uren weer terugkrijgen.
Hoofd van talentacquisitie
Een nieuw system of record: Workday Paradox Conversational ATS.
55 procent van de 7-Eleven-winkels wordt door franchisenemers geëxploiteerd. 7-Eleven ondersteunt deze locaties met Workday Paradox Conversational ATS, een AI-gedreven platform voor kandidatenbeheer. Workday Paradox Conversational ATS is ontwikkeld om op grote schaal personeel voor eerstelijnsfuncties te werven en maakt vacaturebeheer even eenvoudig als het omzetten van een schakelaar. Zodra een manager een vacature opent, doet Rita de rest: screening, planning, aanbiedingen na het sollicitatiegesprek en onboarding. Indien gewenst kunnen storemanagers volumelimieten instellen om optimalisatie te verhogen, of met een paar muisklikken handmatig actie ondernemen voor bepaalde kandidaten.
Integratie met Workday Recruiting benutten.
De eigen locaties van 7-Eleven rapporteren aan een centraal TA-team, dat Workday Recruiting gebruikt. Voor deze locaties besloot 7-Eleven verandermanagement te minimaliseren en Workday Paradox Candidate Experience Agent in hun bestaande ATS te integreren. Rita screent en plant kandidaten nog steeds binnen enkele minuten in deze workflow in. Kandidaatdata worden vervolgens naadloos opgeslagen in een back-endsysteem dat recruiters kennen en dagelijks gebruiken.
Recruiters werven. Managers managen. En AI doet de rest.
Hoofd van talentacquisitie
Een nieuwe rol voor recruiters en een betere ervaring in de winkel.
Doordat Rita 95% van het wervingsproces voor haar rekening neemt, zet 7-Eleven vrijgekomen resources nu in voor nieuwe kansen en functies binnen het centrale recruitmentteam. "De mensen die altijd met routinewerk werden opgezadeld, krijgen nu de ruimte om als consultants en adviseurs te fungeren en meer mensgericht werk te doen", aldus Allen.
Ook franchiselocaties profiteren van de voordelen. Dankzij de duizenden uren die wekelijks vrijkomen, hebben managers de ruimte zich te richten op het aannemen van de juiste kandidaten. Deze versterken op hun beurt de verbeterde klantervaring die mogelijk wordt gemaakt door Rita's geautomatiseerde screening en planning.