고등 교육 학사 정보 시스템이란?

고등 교육 기관이 처한 현실은 녹록지 않습니다. 대학 등록자 수는 10년 동안 감소해 왔으며, 학부 등록자 수는 2010년부터 2021년까지 15% 줄었습니다.

학생들은 전통적인 수업이나 캠퍼스 기반 학습을 넘어선 커리어 패스 같은 다른 교육적 선택지를 점점 더 많이 찾고 있습니다. 예전처럼 고등학교 졸업 후 바로 대학에 진학하는 학생들이 줄어들면서, 대학들은 입학 전략과 기존 비즈니스 모델을 재고해야 할 것입니다.

"인구통계학적 추세가 고등 교육 등록에 영향을 미치고 학생 구성 자체를 바꾸게 될 것이라는 점은 이미 알고 있었습니다. 그런데 팬데믹이 왔습니다."라고 Workday 학생의 제품 전략 책임자인 Joellen Shendy는 말합니다. "지금 이러한 추세가 가속화되었을 뿐 아니라 기대치도 달라지고 있습니다. 하이브리드 학습과 24시간 연중무휴 서비스 등이 도입되었죠. 새로운 유연성의 미래"

고등 교육 기관에서 학생 만족도, 재정 건전성, 미래 니즈에 대비한 역량을 확보하려면 운영 효율성을 획기적으로 개선해야 합니다.

지금은 그 어느 때보다 고등 교육 기관에 유연성과 민첩성이 필요합니다. 이는 성장을 가장 효과적으로 관리하기 위해서뿐 아니라, 대학이 학생, 교수진, 운영에 대한 인사이트를 빠르고 쉽게 얻을 수 있도록 하기 위해서이기도 합니다.

고등 교육 학사 정보 시스템이란?

교육 기관은 다양한 소프트웨어와 기술을 사용하지만, 고등 교육 학사 정보 소프트웨어는 일반적으로 고등 교육 정보 시스템 또는 학사 정보 시스템(SIS)을 의미합니다. 학생들의 교육 과정에 관한 데이터 및 프로세스를 관리하는 데 도움이 되는 프로그램입니다. 입학, 등록, 학사 정보, 학사 상담, 학사 관리, 학자금 지원 등이 포함됩니다.

이는 기업에서 '직원 라이프사이클'을 관리하는 HR(Human Resource) 시스템과 비슷합니다. 여기에는 채용, 온보딩, 스킬 개발 등과 같은 프로세스가 포함됩니다. 대학 역시 학생 모집, 입학, 졸업 등 교육 여정 전반을 관리하는 시스템이 필요합니다.

고등 교육 기관에 학사 정보 시스템이 필요한 이유

교육 기관의 소프트웨어 시스템 대부분은 이메일, 소셜 미디어, 인터넷이 주류로 자리잡기 전에 구축되었습니다. 이 고등 학사 정보 소프트웨어 플랫폼을 최신 기술과 통합하기 위해서는 주기적인 업데이트가 필요합니다. 그러나 여러 요소를 덧붙여 만든 경우가 많은 이러한 하이브리드 시스템은 비전통적인 학생을 포함한 학생들의 변화하는 디지털 요구와 새로운 교육 방식 때문에 특히 고전하고 있습니다.

고등 교육 기관은 애자일 조직이 장기적인 성장 및 디지털 혁신의 열쇠임을 깨닫기 시작했습니다.

학습 트렌드와 학생 집단의 통계적 속성이 계속 변화하는 가운데, 각 학교는 교육 경험의 전 범위에서 학생과 더 가깝게 소통하는 한편 각 학생에게 적합한 교육 과정, 과외 활동, 상담가, 멘토 등을 연결하기 위해 정보를 활용할 방법을 모색합니다. 완벽한 교육 환경은 최고의 학생 경험을 의미합니다. 모든 데이터가 한군데에 있고 교육 기관과 학생이 필요하다면 언제 어디서나 인사이트를 얻을 수 있어야 합니다.

궁극적으로 고등 교육 소프트웨어는 학생들의 성공을 뒷받침해야 합니다. 이를 위해서는 관리자, 교직원, 학생이 일상에서 접하는 여느 기술처럼 직관적으로 쉽게 사용할 수 있는 시스템이 필요합니다.

현대 고등 교육 학사 정보 시스템의 이점

레거시 시스템은 단절되었고 낡았으며 오늘날 교육 기관의 운영 방식과 맞지 않습니다. 현대 고등 교육 기관의 중요한 기능 중 상당수는 기존 시스템이 구축되었던 20~30년 전에는 존재하지 않았습니다.

아울러 고등 교육 기관에서도 애자일 조직이 장기적인 성장과 디지털 혁신의 열쇠임을 깨닫기 시작했습니다. 하지만 그렇다고 해서 고등 교육 분야가 디지털 트랜스포메이션의 시험대에 올랐다는 의미는 아닙니다. Workday의 글로벌 설문조사 '가속 격차 해소: 지속 가능한 디지털 트랜스포메이션의 해법'에 의하면, 고등 교육 리더의 60%는 디지털 트랜스포메이션의 속도가 1년 전보다 느려졌거나 앞으로 느려질 것으로 예상한다고 답했습니다.

이 연구는 많은 대학이 팬데믹으로 심화된 디지털 트랜스포메이션 과제로 인해 어려움을 겪고 있으며, 전략을 충분히 발전시키지 못하고 있음을 시사합니다. 이 문제와 기본적인 디지털 전략 격차를 해결하기 위해 교육 기관들은 먼저 근본적인 조치를 해야 합니다. 이는 데이터 전략을 수립하고 실행하는 것을 의미합니다. 하지만 디지털에 현명하게 투자하려면 의사결정을 내리는 데 필요한 정확한 데이터가 있어야 합니다.

학사 정보 시스템에서 데이터를 관리하는 방법

캠퍼스를 비롯한 고등 교육 기관은 마치 소도시처럼 다양한 부속 시설이 서로 연동하며 영향을 주고받습니다. 대학 운영과 학생들에 대해 더 깊이 이해하려면 더 심층적인 인사이트와 추적이 필요하며, 이는 데이터에서 시작됩니다. 스프레드시트를 사용하여 필요한 세부 수준까지 의미 있는 데이터를 확보하는 것은 어렵고 시간이 많이 걸립니다. 그리고 아무리 최신 시스템이라 하더라도, 여러 이기종 소스에서 이 모든 데이터를 추출하는 것은 만만치 않은 과제입니다. 최선의 경우라 해도, 고등 교육 리더는 과거를 돌아보는 수준의 인사이트를 얻는 데 그칩니다.

고등 교육 리더는 기술 인프라를 현대화함으로써, 정확하고 의사결정에 바로 활용할 수 있는 데이터에 실시간으로 액세스하게 할 수 있습니다. 이를 위해서는 취약하고 파편화된 시스템을 기관 전반의 데이터를 원활하고 안전하게 통합하는 플랫폼으로 교체해야 합니다.

고등 교육은 교육 기관이 현재와 미래에 학생, 예산, 교직원, 부대시설 관련 니즈를 최대한 해결할 수 있도록 데이터를 전략적 자산으로 변환해야 합니다.

데이터에 대한 전방위적 시각을 통해, 교육 기관은 어떤 프로그램이 코스트센터이고 어떤 프로그램이 수익을 창출하는지 파악하고 연구 프로그램별 데이터를 분석할 수 있습니다.

교육 기관의 리더는 애자일 고등 교육 플랫폼을 통해 학생의 성공을 지원하고, 더 효과적인 비즈니스 프로세스를 개발하며, 조직의 전 범위에서 더 깊이 있는 인사이트를 얻고, 변화의 흐름에 동참할 수 있습니다.

Workday의 학사 정보 시스템(SIS) - Workday 학생 관리 솔루션

Workday 학생 시스템이라는 이름의 Workday 고등 교육 소프트웨어는 Workday HCM(Human Capital Management) 및 Workday 재무 관리 솔루션과 완벽하게 통합되는 단일 클라우드 기반 시스템입니다. Workday를 선택한 고등 교육 기관은 캠퍼스 전체를 현대적이고 사용하기 쉬운 단일 애자일 플랫폼으로 통합할 수 있습니다.

Workday는 오늘날의 학습자를 위해 설계된 고등 교육 소프트웨어를 개발했습니다. Workday의 교육 기관 파트너는 단절되고 낡았으며 현재의 운영 방식에 맞지 않는 기존 학생 시스템으로 인한 어려움을 토로합니다. Workday 학생 시스템은 관리자, 교직원, 학생이 일상에서 접하는 여느 기술처럼 직관적으로 쉽게 사용할 수 있는 시스템의 필요성을 염두에 두고 개발되었습니다.

Workday는 학생들에게 현대적인 경험을 제공하는 SIS를 개발했으며, 이에 학생과 관리자가 도서관의 노트북이나 해변의 스마트폰 등 언제 어디서든 유연하게 업무를 수행하도록 지원합니다.

Workday 학생 솔루션은 고객의 디자인 파트너가 제공하는 인사이트를 바탕으로 개발하여 상용화한 가장 현대적인 학사 정보 시스템이며, 실제 고객이 사용하고 있는 유일한 엔드투엔드 학생용 제품입니다.

Workday 학생 관리 솔루션과 다른 학사 정보 시스템의 차이점

대다수의 교육 기관은 최소 20년 이상 된 SIS를 사용하고 있으며, 이는 많은 학생들의 나이보다 더 오래된 시스템입니다. 이들 기관은 오래된 시스템으로 인해 어려움을 겪고 있으며, 더 개인화된 참여와 함께 일관되고 사용하기 쉬운 디지털 경험을 제공하는 클라우드 기반 솔루션으로 전환하기를 원합니다. 이를 통해 학생은 모바일 디바이스만으로 수강 신청을 하고, 근로장학 시간을 추적하며, 학자금 지원을 관리하고, 상담 예약을 요청할 수 있습니다. 학생들이 있는 어느 곳에서든 이들을 완벽하게 만날 수 있으며, 이는 그 어느 때보다 중요한 이점입니다.

Workday가 생각하는 현대적인 고등 교육 소프트웨어의 기준점은 전체 데이터 분석을 실행하고 정보에 쉽게 액세스할 수 있는 단일 클라우드 기반 시스템에서 HR, 재무, 학생 등의 모든 데이터를 통합 관리하는 기능입니다.

모든 데이터를 한곳에서 관리하면 언제, 어디서나 인사이트를 얻을 수 있습니다.

Workday 학생 관리 솔루션과 같은 현대적인 고등 교육 관리 시스템에서는 고등 교육 관계자가 대시보드를 사용하여 등록 추이 모니터링, 교육 과정 수요 관찰, 교수진 공석 현황 관리, 프로그램별 수업료 수익 추적, 등록별 선택 과정 확인 등 다양한 작업을 수행하면서 시의적절하게 인력을 충원할 수 있습니다.

학생은 대시보드를 사용하여 온라인으로 수업에 등록하고, 기한에 관한 알림을 받고, 수강 신청 성공 여부에 관한 즉각적인 피드백을 받고, 졸업까지의 학사 과정을 추적할 수 있습니다. Workday 학생 플랫폼에서는 학생 프로필의 방대한 데이터를 활용하여 더 유익한 학생 경험을 위한 학사 지원 프로그램을 추천합니다.

데이터에 대한 전방위적 시각을 통해, 교육 기관은 어떤 프로그램이 코스트센터이고 어떤 프로그램이 수익을 창출하는지 파악하고 연구 프로그램별 데이터를 분석할 수 있습니다. Workday 학생 솔루션을 도입한 교육 기관에서는 지원자 Pool, 학생 트렌드, 교육 과정 수요 등에 관한 데이터 기반 인사이트를 확보하여 현재와 미래의 정보에 근거한 의사결정을 내릴 수 있습니다.