Che cos'è un sistema di gestione finanziaria (FMS)?
Questa guida illustra tutto ciò che devi sapere sui sistemi di gestione finanziaria, le nuove esigenze della funzione Finance e come le aziende possono adattarsi a un mondo che cambia con le giuste tecnologie.
Scopri di più sui sistemi di gestione finanziaria
Le aziende hanno bisogno di valutare regolarmente la propria stabilità finanziaria, ed è per questo che è così importante un sistema di gestione finanziaria (FMS) completo. In poche parole, un sistema di gestione finanziaria è un modo per tenere traccia delle transazioni finanziarie. Le aziende utilizzano tali dati per varie attività:
Analisi delle performance
Preparazione dei budget
Creazione dei report
Previsione delle tendenze
Verifica della compliance ai requisiti normativi
Con il corretto FMS, l'azienda può assicurarsi un successo a lungo termine. Ciò è ancora più evidente in un mondo in costante cambiamento in cui per mantenere una solida salute finanziaria servono approcci più intelligenti, rapidi e flessibili.
Oggi, l'AI, la gestione dei dati e gli analytics avanzati aiutano i responsabili Finance a prendere decisioni migliori e più consapevoli. Per mantenere le loro aziende competitive, è fondamentale che i business leader scelgano il software finanziario e di contabilità più adatto all'evoluzione delle loro esigenze.
In questa guida spieghiamo:
Che cos'è un sistema di gestione finanziaria aziendale, perché è importante e come sta evolvendo
Come sta cambiando il ruolo del CFO e del suo team
Perché un FMS può essere un fattore decisivo per il successo a lungo termine
Come funzionano i sistemi di gestione finanziaria legacy?
I sistemi di gestione finanziaria sono stati creati per semplificare le attività di contabilità e supportare la creazione di report finanziari periodici. In passato, questo processo era rigoroso e semplice: si partiva dalla registrazione dei movimenti contabili e si finiva con l'aggiornamento del libro mastro generale. Durante l'elaborazione contabile delle operazioni, alcuni dettagli vengono eliminati e le voci riassunte vengono utilizzate per aggiornare i saldi. Questi sistemi consentono solo di generare report finanziari basati sui segmenti contabili impostati in fase iniziale.
Per offrire insight aziendali e report di gestione finanziaria più completi, le aziende devono integrare queste soluzioni con data warehouse, soluzioni di Business Intelligence e strumenti di reportistica. L'uso di tecnologie complementari implica la creazione e la gestione di integrazioni costose, con un lavoro di riconciliazione maggiore e il rischio di potenziali errori, che si traducono spesso in silo di dati disconnessi e rendiconti finanziari imprecisi.
Con sistemi separati per contabilità, consolidamento, riconciliazione, acquisti, ricavi, compliance e altro, la gestione finanziaria di un'azienda diventa ancora più complessa. I sistemi frammentati ostacolano gli insight in tempo reale, la crescita e l'adattabilità. Adattare o modificare questi sistemi è un'operazione lenta, costosa e talvolta quasi impossibile per le aziende.
Perché i sistemi di gestione finanziaria cloud sono diversi?
I sistemi di gestione finanziaria cloud sono progettati per eliminare i processi rigidi che riassumono le transazioni necessarie alla creazione dei report finanziari.
Un sistema come Workday Financial Management consente di conservare tutti i dettagli delle transazioni e di replicarli istantaneamente in tutti i report finanziari, di gestione e operativi. L'AI integrata inoltre fornisce automazione, supporta previsioni intelligenti e protegge la privacy.
Grazie a un unico sistema cloud che registra tutte le transazioni e supporta i processi di base, i team Finance hanno la possibilità di accedere a informazioni aziendali approvate in tempo reale. Disporre di una singola fonte di informazioni per i dati aziendali consente alle aziende di gestire pianificazione, esecuzione e analisi in un unico sistema.
Perché è importante un sistema cloud di gestione finanziaria?
I processi finanziari di un'azienda sono alla base del suo successo e ai team Finance è richiesto sempre più spesso di farsi carico del processo decisionale. Un sistema cloud di gestione finanziaria consente ai reparti Finance di prendere decisioni migliori e di fornire insight agli stakeholder in tutta l'azienda – marketing, vendite, prodotto e Operations – per orientare la strategia e comprendere l'impatto economico dei nuovi processi aziendali.
Per raggiungere questo obiettivo, Workday ritiene fondamentali due elementi: un accesso facile in tempo reale ai dati finanziari e sui collaboratori e la possibilità di integrare diverse origini dati per ottenere report e analisi multidimensionali.
I dati non finanziari, in particolare le informazioni provenienti dai sistemi operativi, consentono di interpretare meglio i numeri e i fattori utili a migliorare le performance. Che si tratti di gestione del magazzino o del flusso di cassa, comprendere i dati in modo approfondito è essenziale per prendere decisioni efficaci.
I sistemi cloud di gestione finanziaria sono progettati per eliminare i processi rigidi che riassumono le transazioni necessarie alla creazione dei report finanziari.
In che modo la tecnologia influisce sui processi finanziari?
Un sistema finanziario orientato al futuro richiede una tecnologia back-end avanzata per gestire centralmente le funzionalità più importanti come le transazioni, i report e le analisi. In questo modo il team Finance può pianificare, effettuare transazioni, analizzare e creare report sui dati senza cambiare sistema. Con un sistema cloud di gestione finanziaria tutto questo è possibile.
La combinazione di transazioni e analisi in un unico sistema permette di elaborare, consolidare e generare report istantaneamente usando i dati finanziari archiviati nel sistema FMS. Questo sistema elabora simultaneamente transazioni e analisi e fornisce accesso in tempo reale ai dati finanziari. Qualsiasi nuova transazione elaborata può essere utilizzata immediatamente dal sistema per i report e l'analisi.
I team Finance possono generare report consolidati giornalieri per più entità giuridiche e valute, riducendo il tempo necessario per la contabilità clienti e la chiusura dei libri contabili. Grazie ai flussi di lavoro automatizzati, le aziende possono facilmente creare o modificare i processi per adattarli ai cambiamenti di settore o alle normative.
In breve, un sistema FMS dovrebbe:
Offrire un quadro completo, preciso e in tempo reale della tua azienda
Fornire ai tuoi leader insight aziendali pertinenti e contestuali
Consentire ai CFO e ai loro team di implementare le modifiche organizzative, di processo e di reportistica senza interrompere le attività
In che modo un FMS cloud aiuta i team Finance ad affrontare le nuove sfide?
Negli ultimi anni, il ruolo del CFO si è evoluto da responsabile della contabilità a partner strategico responsabile della creazione di valore. I CEO si aspettano dal Finance insight completi e orientati al futuro per gestire i rischi, individuare nuove opportunità e ammortizzare i contraccolpi economici e la volatilità. Il valore corrente e futuro dell'azienda e la qualità dei suoi insight sono ormai interconnessi.
Alla funzione Finance viene richiesto di fornire insight a un pubblico più ampio e in un ambiente aziendale sempre più dinamico. È tuttavia indispensabile che il Finance faccia ascoltare la propria voce e adotti soluzioni tecnologiche avanzate per avere un ruolo più strategico nell'azienda.
Per riuscirci, i team Finance devono offrire informazioni che vadano oltre la semplice estrazione dei dati del libro mastro generale, come accade nei sistemi legacy.
Eppure, molti team Finance faticano a raggiungere questo obiettivo. Sono ancora occupati in attività transazionali classiche e dedicano la maggior parte del tempo a raccogliere i dati anziché ad analizzarli per diventare i partner strategici di cui l'azienda ha realmente bisogno. Con sistemi di gestione finanziaria frammentati o obsoleti è difficile, se non impossibile, ricavare i dati necessari al momento giusto.
In molte aziende, i dati più importanti sono bloccati in sistemi legacy (o persino in fogli di calcolo) e in silo aziendali. Ciò significa che i team non riescono ad accedere a queste informazioni e a combinarle con origini dati esterni per creare i modelli di dati e formulare le previsioni di cui hanno bisogno.
Combinando i flussi di dati delle moderne organizzazioni aziendali in un sistema ERP, è possibile registrare, analizzare e creare report con dati finanziari e di altro tipo per creare valore per gli stakeholder (un sistema ERP è una suite di applicazioni software necessarie per l'operatività di un'azienda, che può comprendere Finance, HR, supply chain, CRM o gestione dell'inventario).
Un FMS cloud consente ai reparti Finance di prendere decisioni migliori e di fornire insight approfonditi agli stakeholder di tutta l'azienda con cui orientare la strategia e comprendere l'impatto dei nuovi processi aziendali sul risultato finale.
Perché nella gestione finanziaria i dati in tempo reale sono importanti
Ogni giorno nelle aziende transitano enormi volumi di dati. Chi è in grado di utilizzare questi dati e analizzarli in modo efficace può prendere decisioni migliori in tempi più brevi.
Ad esempio, le aziende possono utilizzare gli analytics per individuare in tempo reale i clienti più redditizi, un'analisi che in genere richiede una soluzione di analytics separata dal sistema FMS.
Funzioni come il marketing utilizzano i dati per migliorare la customer experience e offrire un'esperienza più personalizzata. I responsabili aziendali riescono a individuare nuove fonti di profitto, offrendo, oltre ai prodotti principali, servizi basati sui dati. Tuttavia, il principale fattore di differenziazione è la velocità con cui i sistemi cloud di gestione finanziaria automatizzati possono aiutare i leader a generare insight e creare valore.
L'analisi avanzata dei dati può migliorare le previsioni dei ricavi rendendole più sofisticate e accurate. La combinazione tra dati finanziari e di altro tipo (ad esempio, i dati dei consumatori o provenienti da altri sistemi operativi) può dare origine a nuovi insight o addirittura portare a nuovi KPI più utili e moderni.
Archiviati nel cloud, i dati aziendali completi possono essere resi disponibili anche tramite scorecard e dashboard finanziari accessibili da dispositivo mobile. La leadership può quindi ottenere istantanee in tempo reale dell'azienda e monitorare rapidamente le metriche più importanti. Ciò significa dire addio alle sorprese e ai ritardi nel reagire ai cambiamenti del mercato.
Quali sono le caratteristiche principali di un sistema cloud di gestione finanziaria?
Qualsiasi sistema di gestione finanziaria moderno dovrebbe permettere ai CFO e ai loro team di andare oltre la gestione dei controlli e delle transazioni finanziarie e fornire informazioni preziose in grado di trasformare l'azienda e creare valore.
Workday ha reinventato l'approccio alla gestione finanziaria proponendo un unico sistema cloud per tutti i processi finanziari, un sistema che permette alle aziende di:
Orientare l'attività con insight reali. Un sistema cloud nativo con un modello a oggetti in-memory che acquisisce le transazioni in tempo reale, supporta i processi di base e consente ai team Finance di prendere decisioni operative in tempi più brevi.
Consolidare e chiudere le attività finanziarie in tutta sicurezza. L'architettura cloud di Workday elimina i processi lineari lunghi e complessi e offre un approccio più rapido, agile e preciso. Anziché dover attendere la fine del mese, del trimestre o dell'anno per una visione consolidata dell'attività, le aziende possono accedere a queste informazioni in qualsiasi momento, avvicinandosi all’obiettivo della chiusura a zero giorni.
Pianificare e prepararsi al futuro. Workday combina transazioni Finance e HR con funzionalità di reporting e pianificazione, evitando il trasferimento e la riconciliazione dei dati, per creare un processo di pianificazione più iterativo ed efficiente basato su dati transazionali reali.
Gestire in maniera efficace e proattiva il rischio. Workday va oltre il semplice monitoraggio delle transazioni, offrendo un audit trail sempre attivo e in grado di registrare qualsiasi modifica. Le aziende possono gestire, controllare e configurare i limiti di approvazione, impostare soglie e distribuire compiti, riducendo i rischi e le possibili frodi.
Mettere l'innovazione in primo piano. I cambiamenti sono continui e in Workday è possibile apportare modifiche e implementare configurazioni in qualsiasi momento. Inoltre, una volta configurate, le modifiche vengono applicate in tempo reale alla struttura organizzativa, alle transazioni e ai report corrispondenti nelle funzioni Finance, HR e pianificazione.
Con il giusto FMS cloud, le aziende non avranno solo uno strumento per monitorare le transazioni finanziarie, ma anche un modo per aumentare l'agilità organizzativa, velocizzare i processi di pianificazione e previsione e affrontare al meglio le sfide future in un mondo che cambia.