Che cos'è la gestione dei contratti per l'healthcare?

Le attività quotidiane di un fornitore di servizi sanitari includono la gestione dei contratti attraverso processi per lo più manuali, come documenti cartacei, e-mail, fogli di calcolo e unità condivise, che possono compromettere l'efficienza del sistema di gestione ospedaliera.

In media, le aziende perdono il 9,2% dei loro ricavi annui per problemi causati da sistemi di gestione dei contratti inadeguati. Uno studio condotto da Black Book nel 2019 ha rivelato che circa il 96% delle strutture sanitarie americane utilizza processi manuali di gestione dei contratti oppure sistemi obsoleti non adatti a fornire un'assistenza sanitaria di valore.

Nel settore healthcare la necessità di ridurre i costi è sempre più pressante. L'automazione della gestione dei contratti rappresenta una soluzione promettente che consente di ridurre significativamente le perdite annuali causate da processi manuali o obsoleti. Una riduzione dei costi può essere ottenuta implementando un software per la gestione dei contratti (CLM) altamente efficiente, basato su un modello tariffario incentrato sul valore.

1. Monitoraggio efficace di scadenze e rinnovi

A differenza del metodo manuale, con un software per la gestione dei contratti per l'healthcare ogni contratto viene automaticamente monitorato fino alla data di rinnovo. Questo assicura il rispetto delle scadenze contrattuali e il regolare svolgimento dei contratti a lungo termine.

I migliori software sono dotati anche di promemoria automatici per avvisare entrambe le parti di importanti appuntamenti, definiti dall'utente, prima delle scadenze.

Grazie a questa tecnologia, gli ospedali non rischiano di trascurare audit, compliance, pagamenti, scadenze e rimborsi.

2. Minore rischio di fughe di dati contrattuali e di problemi di riservatezza

I migliori software di gestione dei contratti per l'healthcare sono dotati di un solido framework di sicurezza, con crittografia a 256 bit, un ulteriore livello di sicurezza tramite autenticazione a due fattori e protezione antivirus. Tutte queste funzionalità rendono i contratti ospedalieri sicuri e protetti.

Le funzionalità di sicurezza avanzate impediscono qualsiasi fuga di dati o tentativo di hacking da parte di fonti esterne. Mettono inoltre al riparo dagli inconvenienti tipici dei sistemi basati su carta, in cui persone non autorizzate, come dipendenti meno qualificati, possono accedere a documenti sensibili per caso durante attività amministrative manuali (come la fotocopiatura o la consegna di documenti).

3. Sistema di gestione più semplice

Grazie all'automazione, il carico di lavoro complessivo per la gestione di un gran numero di contratti si riduce notevolmente. L'uso del software può aiutare ad alleggerire alcuni compiti, come le negoziazioni contrattuali, l'analisi dei rischi del procurement e la rendicontazione delle spese totali di specifici fornitori e business partner.

4. Creazione più semplice dei contratti

A differenza dei sistemi manuali in cui la stipula di ogni nuovo contratto richiede una documentazione estesa, l'uso del software aiuta ad automatizzare la creazione dei contratti con relativa facilità. È possibile creare numerosi contratti contemporaneamente tramite un modello automatizzato ben progettato che elimina qualsiasi possibile rischio di errore dovuto al sovraccarico dell'elaborazione manuale dei contratti.

1. Utilizzare in modo efficace gli strumenti di automazione

Attraverso l'inserimento di determinati dati e l'invio di avvisi automatici per velocizzare le operazioni di gestione, l'automazione permette di evitare attività ripetitive e noiose.

2. Combinare la gestione dei contratti e il CRM

Integrare la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) in un software di gestione dei contratti efficace permette di evitare ridondanze e garantisce l'accesso ai contratti sia dai record del paziente che da quelli del fornitore.

3. Adeguare i contratti alle politiche di regolamentazione

A differenza dei sistemi di gestione manuale dei contratti, in cui è praticamente impossibile tenere traccia delle politiche che regolamentano un contratto, un software permette di abbinare facilmente ogni contratto alle relative politiche. Ciò aiuta a mantenere tutto estremamente organizzato.

4. Eseguire regolarmente controlli di conformità

È importante effettuare controlli di conformità frequenti e coerenti sui contratti per individuare eventuali inadempienze nel sistema o cambiamenti nel livello di conformità. Nel tempo possono verificarsi casi di non conformità che possono creare discrepanze tra le normative federali e statali. Per questo motivo è necessario avvalersi regolarmente di revisori esterni per effettuare controlli sul sistema e assicurarsi che non sia sfuggito qualcosa di importante.