Informativa sulla privacy per il recruiting

Quali dati personali vengono raccolti e trattati?

Informazioni fornite direttamente quando

• Ti presenti a Workday durante un evento o entri a far parte della Workday Talent Community per essere considerato per potenziali ruoli futuri.

• Crei un account candidato sul nostro portale dedicato alle carriere. 

• Ti candidi per un ruolo in Workday.

• Ci incontri durante eventi o colloqui organizzati da Workday o ad essa associati, ad esempio di persona, al telefono o durante meeting online.

Informazioni ottenute da altre fonti

Man mano che avanzi nel processo, i nostri team di selezione e i nostri sistemi generano informazioni sulla tua domanda e la tua candidatura.

Quando valutiamo le candidature o cerchiamo personale di talento, ci affidiamo alle normative in vigore nel raccogliere informazioni da fonti esterne a Workday, tra cui: 

• Piattaforme professionali per la ricerca di lavoro: puoi candidarti per un ruolo in Workday utilizzando applicazioni e siti di terze parti, come LinkedIn e SeekOut. In questo modo il tuo profilo viene collegato ai sistemi Workday e al nostro processo di candidatura.

• Agenzie di recruiting, istituti accademici, associazioni di ex alunni e soggetti simili che offrono supporto nella ricerca di impiego.

• Personale Workday che ti propone o ti segnala.

• Fornitori di servizi di verifica e background check.

• Nominativi di riferimento in risposta alle richieste di referenze.

• Fonti pubbliche, comprese le piattaforme professionali che utilizzi e altre informazioni professionali rilevanti disponibili online, come articoli che hai scritto, contributi di ricerca o riferimenti simili.

• Future società del gruppo che entreranno a far parte della struttura globale di Workday attraverso fusione, acquisizione o acquisto di beni aziendali. 

La tabella 1 riassume le finalità tipiche relative alla gestione dei talenti e al recruiting, con esempi dei dati personali trattati e, ove applicabile, la base giuridica. 

Per saperne di più sulle "basi giuridiche" che utilizziamo per il trattamento dei dati personali, consultare le Tabelle 3 e 4. 

Tabella 1: Dati personali che raccogliamo e trattiamo

Dati raccolti automaticamente

Quando visiti il sito di recruiting Workday, utilizziamo cookie, pixel di tracciamento e script. Per ulteriori informazioni sulle tecnologie che utilizziamo, sul perché le utilizziamo e su come controllarle, ti invitiamo a consultare l'Informativa sui cookie del sito per il recruiting di Workday.

Workday tratta dati personali sensibili?

Sì, ma soltanto in presenza di legittime esigenze aziendali o motivi legali.

Siamo consapevoli che alcuni dati personali richiedono una maggiore protezione. Il significato di dati personali "sensibili" o appartenenti a "categorie speciali" varia a livello globale, ma in genere include informazioni sul gruppo etnico di appartenenza, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati biometrici, dati relativi alla salute, orientamento sessuale e precedenti penali. In alcune giurisdizioni può includere anche il contenuto delle tue comunicazioni quando Workday non è il destinatario previsto e la tua geolocalizzazione precisa. 

Di norma, non trattiamo dati personali sensibili che ti riguardano, a meno che non sia richiesto o consentito dalla normativa locale. In alcuni casi, potremmo dover raccogliere o richiedere dati personali sensibili forniti su base volontaria, ad esempio:

• Equità per tutti: informazioni sul gruppo etnico, sesso, identità di genere, orientamento sessuale e disabilità raccolte per valutare l'equità e la non discriminazione e per creare e coltivare un ambiente di lavoro inclusivo, anche laddove necessario:

  • per adempiere agli obblighi o agli obiettivi di reporting in merito alle pari opportunità lavorative e alle leggi contro la discriminazione, nonché agli obblighi di comunicazione alle autorità competenti; 

  • per rafforzare le iniziative di Workday in materia di valori, inclusione, appartenenza ed equità con il tuo esplicito consenso ove richiesto dalle normative applicabili.

• Supporto: informazioni sulle tue condizioni fisiche o mentali per fornire accomodamenti relativi al lavoro, ad esempio nell'ambito di confronti sull'idoneità lavorativa. In caso di esito positivo della candidatura, potresti anche dover fornire dati sensibili ai fornitori di benefit sanitari e assicurativi predisposti da Workday per te.

Se dovessimo avere bisogno di raccogliere dati personali sensibili, lo faremo in modo lecito, informandoti e spiegandoti come verranno utilizzati.

Workday è orgogliosa di essere un luogo di lavoro che garantisce le pari opportunità. Workday non utilizza dati personali sensibili per prendere decisioni in merito a selezione o assunzione. Come regola generale, puoi rifiutarti di fornire dati personali sensibili se preferisci non rivelarli. La scelta di non rivelarli non avrà alcun impatto negativo sulla candidatura.

Per quanto tempo Workday conserva i dati personali?

Workday archivia e conserva in modo sicuro i tuoi dati personali per il tempo necessario a perseguire legittime finalità aziendali, incluse quelle descritte nella presente Informativa sulla privacy, nel rispetto delle leggi locali vigenti. In sintesi, conserviamo i dati personali: 

• Una volta completato il processo di selezione e presa la decisione di assunzione, per poter valutare e gestire eventuali richieste, reclami o questioni legali o di conformità relative alle attività di selezione di Workday.  

• Per fornirti informazioni sulle future posizioni vacanti, se lo desideri, e per mantenere registrazioni accurate delle tue preferenze di contatto. 

Puoi aggiornare in qualsiasi momento le tue preferenze in merito ai contatti futuri, ma tieni presente che potremmo dover conservare altre informazioni qualora, al momento della richiesta, sussistano basi giuridiche e finalità legittime per farlo.  

I dati di selezione vengono eliminati in base a processi definiti, in un arco di tempo che va da sei mesi a quattro anni dopo una candidatura non andata a buon fine. Il periodo varia in base alle normative locali e alle linee guida applicabili nel luogo in cui si svolge il processo di selezione. Per determinare il periodo di conservazione appropriato per i dati personali nei nostri archivi, prendiamo in considerazione molti fattori rilevanti per l'attività di Workday e il tuo processo di selezione, tra cui:

• I nostri obblighi legali e normativi o eventuali linee guida disponibili. 

• Rischio di reclami e termini di prescrizione.  

• Esigenze aziendali legittime prevalenti.

• La quantità, la natura e la sensibilità dei dati personali. 

• Il potenziale rischio di danni derivanti dall'uso o dalla divulgazione non autorizzati dei tuoi dati personali, alla luce delle nostre misure di sicurezza tecniche. 

• Se possiamo conseguire gli obiettivi prioritari con altri mezzi.

Quali sono i miei diritti in materia di privacy?

In relazione ai dati personali che conserviamo su di te, potresti godere di specifici diritti legali che variano a seconda delle sedi in cui si svolge il processo di selezione e del ruolo, ma generalmente possono includere la possibilità di:

• Accedere, correggere ed eliminare: puoi richiedere di vedere una copia dei dati personali da noi trattati, correggere quelli inesatti e chiederne l'eliminazione. 

• Opporti al trattamento da parte di Workday: puoi opporti al trattamento dei tuoi dati personali quando Workday li tratta sulla base dei propri interessi legittimi. 

• Limitare il trattamento: puoi chiederci di limitare temporaneamente il trattamento dei tuoi dati. 

• Richiedere la portabilità: se trattiamo i tuoi dati personali con il tuo consenso o in base a un contratto, puoi richiederne una copia in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico per poterli trasferire facilmente. 

• Revocare il tuo consenso in qualsiasi momento: se ci hai fornito il consenso al trattamento dei tuoi dati personali, puoi revocarlo in un secondo momento. La revoca del consenso non pregiudica i trattamenti effettuati prima della revoca stessa e non incide sui trattamenti che svolgiamo sulla base di una diversa base giuridica.

• Non sottostare a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato (inclusa la profilazione) che produca effetti giuridici o analogamente significativi. Ai sensi delle leggi applicabili in materia di privacy, possiamo utilizzare nei nostri processi di selezione strumenti completamente automatizzati che producono effetti giuridici o significativi solo in determinate circostanze e con garanzie specifiche. Ad esempio, se abbiamo il tuo consenso, se ciò è necessario per stipulare o eseguire un contratto con te o se siamo autorizzati dalla legge.  In tali casi, puoi contattare il nostro team Talent Acquisition e richiedere una revisione da parte di una persona.

• Presentare un reclamo e fare ricorso. In caso di dubbi sulla gestione delle informazioni o se ritieni che vi sia stata una violazione delle normative locali in materia di privacy, puoi:

  • Presentare un reclamo alla società di recruiting di Workday.

  • Presentare un reclamo presso un'autorità locale di controllo per la protezione dei dati. 

  • Avviare un procedimento presso un tribunale locale o un organo giudiziario analogo.

     

In che modo Workday gestisce richieste e reclami?

Workday non adotterà misure discriminatorie nei tuoi confronti per l'esercizio dei tuoi diritti in materia di privacy. Ti spiegheremo come tali diritti si applicano al tuo caso, ad esempio: 

• Se il diritto varia a seconda della sede in cui ti trovi o della base giuridica dell'attività di trattamento.

• Se Workday ha esigenze di trattamento prevalenti e quali sono. 

• Come interagiscono i diritti di altre persone o parti con la tua specifica richiesta. 

   

Come posso porre una domanda o esercitare i miei diritti in materia di privacy?

Puoi esercitare i tuoi diritti in materia di privacy, direttamente o tramite una persona autorizzata ad agire per tuo conto, inviando una richiesta tramite il nostro modulo online. Puoi anche utilizzare le informazioni riportate nella sezione "Come contattarci". In alcuni casi potremmo richiedere una verifica.

Fornendo i dettagli del problema puoi aiutare Workday a rispondere più rapidamente. In ogni caso, ci impegneremo a elaborare la richiesta e a rispondere entro tempistiche ragionevoli ai sensi della normativa in vigore. Il nostro obiettivo è tenerti sempre al corrente. In genere rispondiamo entro un mese dalla richiesta, ma in casi complessi le tempistiche potrebbero allungarsi.

Se non riusciamo a risolvere il tuo reclamo, puoi rivolgerti all'autorità di controllo per la protezione dei dati, al tribunale del luogo in cui risiedi o lavori abitualmente, oppure a quello competente per la sede legale del titolare del trattamento.

La sezione "Comunicazioni aggiuntive specifiche per area geografica" fornisce ulteriori informazioni sulle autorità di controllo locali. Puoi anche richiedere la conferma all'autorità di controllo competente per la protezione dei dati utilizzando i dettagli nella sezione "Come contattarci".

Se non ritieni soddisfacente la risposta ai tuoi dubbi su privacy o utilizzo dei dati, puoi anche contattare gratuitamente il nostro fornitore terzo di servizi di risoluzione delle controversie a questo link: https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Sistema di norme transfrontaliere sulla privacy dell'APEC

Le pratiche relative alla privacy attuate da Workday e descritte nella presente Informativa sulla privacy sono conformi alle regole del sistema Cross Border Privacy Rules System (CBPR) dell'APEC. Il sistema CBPR stabilisce un quadro di principi a cui le aziende possono fare riferimento per assicurare la protezione dei dati personali trasferiti tra le economie che fanno parte dell'APEC. Per ulteriori informazioni sul framework APEC fare clic qui.

In che modo Workday protegge i tuoi dati personali?

Utilizziamo una combinazione di misure di sicurezza per proteggere i tuoi dati personali. Questo include l'implementazione di misure tecniche, aziendali e contrattuali per proteggere i dati personali da perdita accidentale, distruzione o altri incidenti e rischi.

Richiediamo inoltre ai fornitori di implementare adeguate misure di sicurezza calibrate sui rischi associati ai loro servizi e sui relativi dati personali che gestiscono. Queste misure si sommano agli obblighi legali, di privacy e di sicurezza già applicabili ai sensi della normativa vigente.

È importante tenere presente che la sicurezza delle informazioni trasmesse tramite Internet non può mai essere garantita al 100%. Hai la responsabilità di mantenere sicura la tua password e qualsiasi altro metodo di autenticazione utilizzato per accedere alle aree protette o riservate di qualsiasi pagina web o processo di selezione di Workday. L'accesso e l'utilizzo delle aree protette da password e/o delle aree sicure di qualsiasiprocesso o pagina web di selezione di Workday sono limitati ai soli utenti autorizzati.

Workday trasferisce i dati personali a livello internazionale?

Sì. Workday ha sede negli Stati Uniti e opera a livello internazionale. Trasferiamo, conserviamo, accediamo e trattiamo i tuoi dati personali in varie sedi internazionali, compresi i paesi:

• in cui ti candidi o in cui la tua candidatura viene presa in considerazione per un ruolo;

• al di fuori della tua giurisdizione; 

• in cui operano Workday, i fornitori terzi incaricati da Workday, i clienti o i relativi destinatari terzi interessati.

Certificazioni

Workday aderisce ai principi del quadro UE-USA per la protezione dei dati personali, alla UK Extension del quadro UE-USA per la protezione dei dati personali e al quadro Svizzera-USA per la protezione dei dati personali (collettivamente il "DPF"), gestiti dal Department of Commerce degli Stati Uniti. Workday si basa sul DPF come base giuridica per il trasferimento dei dati personali negli USA. Per ulteriori informazioni, consultare l'Informativa sul framework per la privacy dei dati disponibile qui.

Inoltre, adottiamo ulteriori garanzie per assicurare un adeguato livello di protezione dei dati nei trasferimenti internazionali. Per maggiori dettagli, consulta la sezione "Trasferimento internazionale dei dati personali dell'utente".

Workday apporterà modifiche a questa Informativa sulla privacy?

Potremmo aggiornare periodicamente la presente Informativa sulla privacy per riflettere eventuali modifiche ai nostri obblighi legali e normativi, nonché alle pratiche di selezione, aziendali e tecnologiche.

Come ti avviseremo: adotteremo misure appropriate per informarti di modifiche significative. 

Accesso alla versione attuale: puoi vedere quando questa Informativa sulla privacy è stata aggiornata l'ultima volta controllando la data di "ultimo aggiornamento" riportata all'inizio della presente Informativa sulla privacy.

Come contattarci

Chi è il titolare del trattamento?

La società del gruppo Workday che gestisce la selezione del personale è titolare del trattamento dei tuoi dati personali. Puoi trovare l'elenco delle affiliate Workday e i relativi recapiti qui (la "filiale locale di Workday"). In alcune sedi, la filiale locale di Workday condivide le responsabilità in materia di protezione dei dati con altre società del gruppo Workday e con la sede centrale che guida le attività e le strategie di recruiting. Puoi trovare maggiori informazioni su come Workday garantisce la protezione dei dati all'interno del gruppo e sui "contitolari del trattamento" qui di seguito.

Come posso porre quesiti relativi alla Privacy?

Modulo web: in caso di domande sulla presente Informativa sulla privacy, sulle nostre pratiche in materia di privacy durante il recruiting o se desideri esercitare i tuoi diritti in materia di privacy, ti preghiamo di inviare la tua richiesta tramite il nostro modulo web.

Posta:

Se hai domande sui tuoi dati personali, puoi contattare la filiale di Workday nel paese in cui hai inviato la tua candidatura o partecipato a un processo di selezione per un ruolo.

Indipendentemente da dove ti trovi o da come ci contatti, ci impegniamo a rispettare le normative locali sulla privacy e a proteggere i tuoi dati personali.