La società energetica neozelandese Trustpower voleva sostituire il vecchio sistema di contabilità, che era difficile da aggiornare e forniva un servizio self-service molto limitato. Per Kevin Palmer, Chief Financial Officer, è stata un’opportunità per ripensare al modo in cui veniva fornito il servizio. “Ci siamo seduti e ci siamo posti delle domande complesse: Perché possediamo il software? Perché lo abbiamo in sede? Siamo sempre stati propensi alla personalizzazione dei sistemi. Ma volevamo invertire la tendenza, ci sembrava un approccio ormai superato. Abbiamo deciso che non volevamo più trovarci in quella situazione, con un sistema obsoleto e senza possibilità di aggiornarlo. Non è stato difficile scegliere il software-as-a-service.”
A ciò si aggiunge il fatto che Trustpower ha sempre avuto una mentalità innovativa e autonoma. “Avevamo una cultura di persone che volevano prendere decisioni anche dai livelli aziendali più bassi,” afferma Kevin. Volevamo quindi un sistema che permettesse a chi non si occupa di finanza di interagire facilmente con il sistema, sia per trovare informazioni che nel ciclo process-to-pay.”
Alla ricerca di un sistema finanziario integrato, olistico e automatizzato
Trustpower aveva bisogno di un sistema che offrisse la flessibilità e la capacità di reportistica necessarie per consentire alle persone di prendere decisioni autonomamente. “Volevamo che chi prendeva le decisioni in ambito ingegneristico o di vendita al dettaglio potesse prendere anche decisioni finanziarie. Non volevamo che le persone si rivolgessero al Finance per ottenere i dati. Volevamo che fossero autonome e trovassero la propria strada nel contesto commerciale. L’idea era quella di lasciare che il Finance diventasse un partner aziendale che analizzava proattivamente i dati e comunicava le tendenze all’azienda prima che questa si accorgesse di avere un problema.”
Siamo un’azienda innovativa e flessibile che non vede l’ora di decollare. Abbiamo scelto Workday come parte integrante della nostra cultura trasformativa.
Chief Financial Officer
Esecuzione in background
Kevin è stato felice di constatare che Workday ha permesso di eseguire rapidamente i processi finanziari dietro le quinte, praticamente inosservati. “Oggi facciamo cose che fino a pochi anni fa sarebbero state inaudite, come le approvazioni esecutive da telefono tramite l’applicazione Workday mentre si è in taxi. È incredibile quanto velocemente ci siamo adattati a queste straordinarie funzionalità. Workday rimane sullo sfondo, permettendo alle persone di fare il proprio lavoro, senza stare a pensare quanto sia incredibile. Ed è proprio questo che cercavamo. Se le persone notano il sistema dei moduli di richiesta di rimborso spese, non è una buona cosa. Workday alimenta il nostro processo decisionale in modo equilibrato e misurato. Le persone hanno dimenticato che una volta dovevano andare nel dipartimento Finance e consultare un foglio di calcolo. Ora possono semplicemente ottenere le informazioni di cui hanno bisogno, confrontarle rapidamente con le previsioni, approfondire tramite un clic. Ciò significa che disponiamo degli strumenti per supportare le decisioni commerciali a qualsiasi livello aziendale.”
Workday rende più fluido il processo decisionale e ormai fa parte del tessuto della nostra azienda.
Chief Financial Officer
Supporto alla chiusura virtuale dell’anno
Il nuovo sistema Workday è stato messo alla prova sei mesi dopo l’implementazione, quando il team Finance ha dovuto eseguire la sua primissima chiusura virtuale durante la pandemia di COVID-19. “Nonostante fosse la nostra prima chiusura d’anno con Workday, siamo riusciti a pubblicare il nostro report annuale completo due mesi dopo la data di chiusura, il che è piuttosto sorprendente,” afferma Kevin.
I dipendenti sono davvero entusiasti di utilizzare Workday, amano lavorare in un’azienda in cui la tecnologia è all’avanguardia.
Chief Financial Officer
Approvvigionamento standardizzato in tutta l’azienda
Prima dell’implementazione di Workday, il processo di approvvigionamento era diverso per ogni divisione, ora è standardizzato e in linea con il nuovo sistema. “Quando abbiamo implementato il sistema, abbiamo deciso di realizzarlo il più possibile già pronto per l’uso,” afferma Kevin. “Ritenevamo che Workday avesse già preso in considerazione le migliori pratiche nel modo in cui le cose venivano fatte. Ciò significava che alcune persone dovevano cambiare il loro modo di fare le cose, ma per avere processi standard ne valeva la pena.”
Pronto al cambiamento
Workday dà a Kevin la certezza che il team Finance sarà in grado di adattarsi a cambiamenti importanti, come l’imminente vendita dell’attività retail. “Quando venderemo quella parte dell’attività, ci ritroveremo con un’azienda completamente diversa, con requisiti di reportistica diversi, un piano contabile diverso, strutture diverse,” spiega. “Ed è proprio qui che il vantaggio di utilizzare Workday diventerà tangibile. Perché abbiamo uno strumento in grado di rispondere ai grandi cambiamenti, anche dopo l’implementazione. Il team è entusiasta, perché con Workday siamo certi di poterci muovere rapidamente e di poter andare avanti, indipendentemente dall’entità del cambiamento.”