SiteMinder è la piattaforma di acquisizione ospiti leader nel settore alberghiero globale, annoverata tra i pionieri della tecnologia per le sue soluzioni semplici e intelligenti che mettono a disposizione degli ospiti, ovunque si trovino e in ogni fase del loro viaggio, le strutture alberghiere.
Dopo quasi un decennio di rapida scalabilità della sua attività di software-as-a-service (SaaS), SiteMinder si è resa conto che i suoi sistemi e processi non erano al passo con il suo modello di business multinazionale e multiprodotto. “Quando si tratta di un’azienda in forte crescita che si sposta rapidamente in diversi Paesi, può accadere che ogni ufficio crei i propri account. Noi ci siamo ritrovati con oltre 1.500 account”, spiega Nick Glass, Global Finance Director.
Sfide
Le difficoltà maggiori derivavano dai consolidamenti manuali basati su Excel, dall’assenza di un flusso di lavoro per l’approvazione delle spese e dalle limitazioni dei segmenti di codifica che rendevano impossibile ottenere informazioni a livello aziendale. “Era difficile separare l’interferenza dei cambi (FX) dall’andamento effettivo dell’attività.”
L’eccessiva elaborazione manuale faceva sì che la chiusura di fine mese durasse 20 giorni, il che era estenuante per un team di professionisti della finanza di talento, desiderosi di dedicarsi a questioni più strategiche come l’identificazione delle opportunità di guadagno.
L’inefficienza che ne derivava, la mancata ottimizzazione dei talenti e la mancanza di responsabilità e di insight sui costi ostacolava la crescita e l’espansione del business. Nick era anche preoccupato per i singoli punti di errore e per il fatto che la mancanza di flussi di lavoro aumentava il rischio e il potenziale di frode. “Volevamo automazione, struttura e maggiore controllo.”
Perché Workday?
In quanto azienda SaaS, il processo di selezione del software di SiteMinder non si è limitato all’acquisto di un prodotto, ma ha scelto un’azienda di cui si fidava per evolvere nella giusta direzione. Come spiega Nick: “Con il SaaS ci sono aggiornamenti regolari. Non è tanto importante che un’azienda offra una funzione di cui hai bisogno oggi, ma se lo farà in futuro, quando la tua attività ne avrà necessità. Volevamo automazione, struttura e maggiore controllo, e Workday financial management è stata la scelta giusta per raggiungere questo obiettivo.”
“Eravamo certi che Workday potesse adattarsi, crescere ed evolvere con noi. Avevo già lavorato con loro e la mia esperienza è stata che, ogni volta che avevamo un problema, ci ascoltavano e coinvolgevano immediatamente le persone giuste. In definitiva, questa capacità di collaborare con noi per risolvere i problemi e portare a termine il progetto è il motivo per cui lavoriamo con Workday.”
Workday ci offre una grande agilità e la capacità di scalare l’attività al ritmo desiderato.
Global Finance Director
Processi decisionali migliori
Utilizzando gli strumenti self-service di Workday, le linee di business di SiteMinder producono ora i propri report, accessibili da qualsiasi dispositivo. Gli utenti aziendali possono passare dalla panoramica generale al dettaglio fatture e ottenere una maggiore comprensione delle voci di ricavo e di redditività, analizzando i dati a piacimento. I dashboard sono personalizzati per soddisfare le esigenze dei singoli reparti, rendendo le informazioni altamente fruibili. Dal punto di vista del controllo, il CEO ha pieno accesso a tutti i dati, mentre il responsabile di un singolo centro di costo vedrà solo i KPI e le metriche rilevanti per il proprio dipartimento.
Il nuovo sistema ha creato una maggiore responsabilità per i titolari di budget e ha migliorato la gestione dei costi, collegando i budget ai dati effettivi in modo più stretto rispetto al passato e consentendo di prendere decisioni più intelligenti sulle spese.
Il team Finance ha acquisito il controllo completo delle sue operazioni multivaluta, sfruttando sette diversi tassi di cambio per generare efficienze significative per il business.
Miglioriamo continuamente la reportistica per adattarla alle esigenze dell’azienda e ottenere insight sempre più significativi. È fantastico vedere le persone entrare in Workday e condurre le proprie analisi.
Global Finance Director
Più tempo e maggiore controllo
Con un piano dei conti semplificato, un consolidamento in tempo reale e una contabilità fornitori completamente automatizzata, la chiusura di fine mese di 20 giorni di SiteMinder è stata dimezzata. Il team Finance non deve più approvare manualmente le spese. Il sistema è completamente automatizzato: i dipendenti caricano le foto delle ricevute dai loro telefoni e sono in grado di tenere traccia dello stato dell’approvazione.
Il team Finance utilizza i giorni extra, compreso il tempo risparmiato dalle linee di business per creare i propri report, per collaborare strategicamente con l’azienda.
Ora possiamo completare la chiusura di fine mese in metà tempo, possiamo correggere la rotta e agire rapidamente in base agli insight, creando un effetto moltiplicatore per l’azienda.
Global Finance Director
Sicurezza completa e audit
Workday ha rivoluzionato gli audit di SiteMinder. “I nostri revisori hanno ora un proprio login con cui possono accedere e reperire informazioni autonomamente”, spiega Nick. Le funzionalità di controllo e governance sono integrate nel cuore del sistema Workday, aumentando la sicurezza e consentendo un maggior numero di test di controllo. Anche il controllo e la responsabilità sono migliorati grazie Workday, che ha prodotto una modalità di controllo chiara e cronologica per ogni approvazione.