Istituto accademico tra i primi d'Australia, la Deakin University nei suoi oltre 40 anni di storia si è sempre distinta per lo spirito innovativo e le iniziative all'avanguardia. I suoi 61.000 studenti usufruiscono di strutture d'eccellenza, didattica di alta qualità e apprendimento flessibile, nel campus e online.
Nell'ambito di un progetto di digitalizzazione per il Finance, l'ateneo doveva sostituire il suo vecchio gestionale di Enterprise Resource Planning (ERP). "Non vedeva un upgrade da dieci anni", spiega la CFO Kerrie Parker. "L'ERP era inserito in un ambiente di integrazione complesso e nel corso dei suoi 20 anni di vita aveva subito massicci interventi di personalizzazione."
"Si trattava di un'opportunità unica per riesaminare la nostra visione per il Finance qui alla Deakin e mettere a punto una soluzione per il futuro", dichiara la Deputy CFO Vanessa Evans. "Abbiamo deciso di rimpiazzare il nostro vecchio sistema con un ERP all'avanguardia."
Continua Evans: "Il nostro obiettivo era rendere il Finance un partner interno migliore per la Deakin, che offrisse analisi più rapide e informative a supporto delle decisioni da prendere. Volevamo prenderci più tempo per le attività importanti, migliorando la velocità e l’efficacia dei nostri servizi in modo da poterci dedicare a quello che volevamo veramente fare. Volevamo anche promuovere uniformità, coerenza e best practice. Sapevamo che un nuovo gestionale ci avrebbe garantito maggiore trasparenza e controllo."
Perché Workday?
"Alla fine la decisione non si è rivelata difficile. Workday rispondeva meglio alle nostre esigenze rispetto a tutti gli altri gestionali ERP che abbiamo esaminato", dichiara Vanessa. "Volevamo le tecnologie più avanzate e funzionali. L'elevata configurabilità di Workday ci ha colpito positivamente. Nel complesso, era la soluzione più in linea con le nostre esigenze, dunque era in cima alla nostra lista. I nostri dipendenti sono rimasti positivamente colpiti dall'interfaccia utente, nemmeno paragonabile a quella di alcuni dei sistemi più vecchi e ridondanti.”
Amy Fuller, Program Director Finance, afferma che Workday ha fornito alla Deakin una piattaforma principale affidabile per il futuro. "Volevamo un prodotto che fosse in linea con la nostra visione del futuro, che ci risparmiasse personalizzazioni massicce così da non diventare obsoleto. L'investimento di Workday nell'innovazione e nello sviluppo continuo del prodotto ha fatto sì che la sua soluzione spiccasse nettamente rispetto alle alternative che abbiamo preso in considerazione. Ci hanno colpito anche le opportunità di assistenza offerte dalla sua community globale di utenti."
Abbiamo passato una settimana con Workday nell'ambito del processo di acquisto. Alla fine ci siamo convinti che Workday era la soluzione migliore per noi e che sarebbe stato l'inizio di una collaborazione proficua a lungo termine.
CFO
Benefit
Da quando è stato implementato Workday, chi si occupa di gestione finanziaria alla Deakin ha un quadro assai più completo e articolato di come funziona l'istituto. Grazie alla disponibilità di una fonte unica di informazioni finanziarie, la Deakin può contare su una maggiore efficienza, migliori capacità di rendicontazione e una maggiore visibilità delle transazioni nel momento in cui vengono create e durante il loro viaggio attraverso l'azienda.
Trasparenza e controllo
"In Workday il Foundation Data Model (che corrisponde al nostro vecchio piano dei conti) ci consente di avere la cosiddetta 'multidimensionalità dei dati'. Si tratta della capacità di taggare i dati transazionali con attributi specifici in modo da poter produrre analisi, report e piani a livello di ateneo, ma anche in un ambito più ristretto.
È difficile spiegare come funziona se non lo si è provato con mano, ma per noi è stata una vera e propria rivoluzione. Siamo ancora nella fase in cui stiamo iniziando a comprenderne tutte le possibilità applicative. C'è di sicuro del valore importante da cogliere."
Adozione entusiastica da parte degli utenti
Vanessa spiega che altri clienti Workday hanno consigliato al team di progetto di coinvolgere gli utenti il prima possibile.
"Ci vuole una certa dose di coraggio a divulgare quello che succede dietro le quinte. Coinvolgere troppe persone troppo presto, prima che ci sentissimo pronti, ci preoccupava. Ma abbiamo riconosciuto il vantaggio concreto di far apprendere ai futuri utenti come usare il sistema mentre questo veniva implementato, affinché capissero il perché delle decisioni che venivano prese. Più coinvolgi il personale, più questo sarà preparato per le sfide che potranno insorgere a causa del cambiamento al momento del go-live."
"I nostri dipendenti hanno adottato di buon grado la nuova tecnologia. Abbiamo avuto tassi elevati d'adozione in tutta la nostra comunità. Workday ha un'interfaccia utente intuitiva ed elegante.
Tutti adorano la funzionalità di ricerca molto simile a quella di Google."
Diciamo a tutti: 'Se sei in grado di fare acquisti su internet, sei sicuramente in grado di imparare a usare Workday'.
Deputy CFO
Una community globale di utenti
La Deakin è stata la prima università in Australia a implementare Workday, per cui il team è stato contento di poter ricevere assistenza da una vasta community globale di utenti.
"È la prima volta che vedo una community di questo genere", dichiara Vanessa. "Possiamo vedere le storie di altri clienti e imparare dalle soluzioni adottate da altri. Possiamo partecipare a eventi in cui i clienti si riuniscono allo scopo di condividere le proprie esperienze. Attualmente stiamo cercando di creare un gruppo di utenti dedicato ai dati finanziari per Australia e Nuova Zelanda."
Jacinta Savage, Manager Financial Systems, racconta di non aver capito che frequentare fin dall'inizio la community degli utenti era davvero importante. "È una risorsa incredibile. Ora ci rendiamo conto di non aver dedicato abbastanza tempo alla community durante l'implementazione e di non aver saputo usufruire della disponibilità degli utenti Workday. La prossima volta comincerò a frequentare la community prima e farò in modo che il personale sia coinvolto al 100% con la community durante l'implementazione."
Miglioramento costante
Jacinta racconta che la Deakin ha già effettuato due aggiornamenti dopo l'implementazione di Workday, uno dei quali giusto una settimana dopo l'attivazione. "Non si può stare fermi. Workday ci tiene aggiornati e ci costringe a operare il grande cambio di mentalità necessario per stare al passo con cambiamenti rapidi."
Invece di aspettare alcuni anni prima di effettuare un aggiornamento, Workday ha una serie di nuove funzionalità da implementare ogni due settimane. È un ottimo promotore di miglioramento costante.
Program Director Finance