Collegare i dipendenti ad un unico sistema può essere difficile: deve poter essere accessibile a tutti e facile da usare. Deve poter anche aiutare HR a gestire i processi e tutti i dati relativi ai dipendenti. Questo può risultare difficile per molte aziende a causa dell’entità del lavoro richiesto e può diventare ancora più impegnativo quando l’azienda ha bisogno di un sistema accessibile da dispositivi mobili.
Secondo Theresa Tan, vicepresidente HR, questa è stata la principale sfida per il team HR della compagnia aerea Scoot, con sede a Singapore.
“La maggior parte del personale non viene in ufficio nemmeno una volta al mese. Con l’orario di lavoro irregolare del personale di bordo, la sfida era trovare un sistema che potesse tenere aggiornati i dipendenti e attraverso il quale potessero accedere alle operazioni aziendali necessarie, come le applicazioni per la gestione delle assenze. Non siamo come la maggior parte delle aziende: i sistemi tradizionali non supportano il nostro modello di business”, afferma Tan.
E le sfide crescono man mano che l’azienda continua ad evolversi. Keith Ng, responsabile di People Operations e IR, Human Resources, presso Scoot, dice: “Non avevamo bisogno solo di un sistema HR. Avevamo la necessità di trovare qualcosa che fosse flessibile per soddisfare la nostra crescita, l’evoluzione dei processi aziendali e le sfide che ne derivano.”
In fatto di automazione cerchiamo sempre di migliorarci. In questo ci sentiamo molto supportati da Workday, perché aggiorna le sue applicazioni con nuove funzionalità ogni sei mesi per assisterci al meglio.
Head of People Operations - Asia Pacifico
La ricerca di un sistema HR a prova di futuro
Fondata da Singapore Airlines nel 2011, Scoot è la compagnia aerea sussidiaria low-cost per le rotte a medio e lungo raggio. Ha iniziato con meno di 1000 dipendenti a Singapore e oggi ha circa 2200 dipendenti in 6 sedi nella regione Asia-Pacifico.
In quanto start-up, l’azienda non disponeva di un sistema legacy, utilizzava un sistema molto semplice, più per scopi finanziari che per quelli di HR, che consentiva all’azienda solo di archiviare le informazioni di base sulle risorse umane e i dati dei dipendenti. “Molti degli altri processi, come le revisioni delle performance o dei talenti, dovevano essere svolti manualmente attraverso fogli di calcolo Excel”, afferma Ng.
La crescita costante all’interno del business e del numero di personale ha portato Scoot a cercare un sistema più valido. Il self-service e la digitalizzazione erano le sue prime priorità per consentire ai dipendenti di trovare informazioni, richiedere ferie o permessi o gestire le richieste di rimborso spese senza passare attraverso una terza parte - e il tutto con un clic.
“Crediamo che la responsabilizzazione sia molto importante, quindi volevamo un sistema con una funzione self-service”, dice Tan. “Con una forza lavoro mobile, per noi non è facile connettersi direttamente con il personale: poter disporre di tutte le informazioni e poter accedere ai processi in modo facile era quindi una priorità.”
Ng aggiunge: “Il passaggio al digitale ci libera dai processi di gestione delle risorse: qualsiasi sistema utilizziamo deve essere sul cloud. In questo modo l’interfaccia e le informazioni potevano poi essere accessibili ai dipendenti virtualmente e ovunque, pur mantenendo un alto grado di sicurezza”.
Dare un senso al business
Dopo quasi due mesi di ricerca, nel 2013, il team di Scoot ha finalmente deciso per il sistema Workday, e non si è mai pentito.
“Quando abbiamo iniziato la nostra ricerca per un sistema unico abbiamo incontrato molti fornitori”, afferma Tan. “Alcuni dei principali contendenti portavano significativi vantaggi a livello di costo. Ma ciò che ha fatto la differenza è stato il fatto che i nostri processi aziendali e le nostre esigenze sono uniche rispetto alla maggior parte delle altre aziende e le personalizzazioni offerte da Workday ci sarebbero costate molto di più”.
Molteplici funzionalità, molteplici vantaggi
Dopo aver superato la barriera della personalizzazione, Workday ha dimostrato di essere esattamente ciò di cui Scoot aveva bisogno.
Ng afferma: “Il sistema sul cloud per le applicazioni di gestione del capitale umano soddisfa le nostre esigenze di self-service e ci garantisce la flessibilità di gestire i cambiamenti al loro interno. Offre inoltre un alto livello di configurazione per consentire agli utenti finali di manipolare e cambiare i processi secondo le proprie preferenze.
“Ci sono inoltre molte funzionalità che possiamo integrare e a cui è possibile accedere tramite un unico accesso per i nostri dipendenti. Ora è possibile accedere alle richieste di permesso, assenze e retribuzione in un’unica suite, il che è un grande vantaggio per noi e per loro. Il passaggio a Workday ha inoltre consentito ai nostri dipendenti di utilizzare in modo più produttivo il loro tempo al lavoro”, afferma Ng.
E i dipendenti sono soddisfatti del sistema, assicurano Ng e Tan. Tale apprezzamento per un sistema facile da usare è diventato ancora più evidente quando i dipendenti di Tiger Airways si sono uniti a Scoot dopo una fusione nel 2016.
“I dipendenti di Tiger Airways amano il nuovo sistema. Apprezzano l’interfaccia utente e la facilità con cui possono navigare nel sistema per reperire informazioni”, dice Ng.
E non sono solo i dipendenti a beneficiarne, ma anche i manager. Workday HCM permette loro di creare reportistica in tempo reale e di generare report per conto proprio utilizzando i dashboard del sistema, o di condurre delle analisi per il reporting predittivo.
Workday Talent Management permette ai manager di semplificare tutti i report e le valutazioni per le revisioni delle performance e la pianificazione della successione. “Prima dovevo fare tutte queste operazioni in Excel, ora posso vedere tutto in una sola schermata tramite un semplice drag and drop. Questo è ciò che ci ha fatto decidere di passare a Workday”, dice Ng.
“Come professionista HR, posso dire che questo è il miglior sistema per gestire i nostri talenti nell’azienda, indipendentemente da dove ci troviamo”, afferma Tan.
Una partnership che rafforza
L’implementazione simultanea di Workday HCM e Expenses non ha richiesto molto tempo e non ha causato tempi di inattività. Ci sono voluti solo tre mesi. Inoltre, c’è stata un’implementazione collaborativa con il team di Scoot, il quale durante questo processo ha imparato come eseguire e mantenere il sistema in futuro.
“Per i miglioramenti più specifici abbiamo ancora bisogno del supporto di Workday, che è sempre molto rapida nei suoi interventi. Ma per i cambiamenti minori o per qualsiasi altra cosa che rientra nella nostra conoscenza, il nostro team ha le competenze per occuparsene”, dice Ng. “Condividiamo regolarmente il feedback con Workday sulle performance delle applicazioni e su come queste potrebbero essere ulteriormente perfezionate per supportare meglio i nostri processi aziendali”.
Workday si adatta alle esigenze di business uniche dei suoi clienti. Scoot utilizza FlexiCredits - indennità flessibili per il suo personale - ma all’inizio della partnership Scoot-Workday non c’era nessuna applicazione disponibile per tenerne traccia. Workday è stata in grado di combinare Workday Expenses e Workday Compensation per aggirare i suoi limiti.
“L’applicazione Workday Compensation modificata per Scoot dispone ora di una funzione di pagamento dei rimborsi che opera in modo simile alla nostra precedente soluzione FlexiCredit. Workday non aveva una soluzione pronta e siamo molto grati per l’impegno dimostrato”, dice Tan.
Workday ha anche supportato Scoot quando era in difficoltà con la funzionalità legata al processo di merito. Scoot ha perso alcuni dettagli nelle note di versione di un aggiornamento del sistema, andando incontro a problemi tecnici e non riuscendo a pagare gli incrementi salariali ai dipendenti. Scoot ha inoltrato la richiesta di risoluzione del problemi tramite canali di assistenza ai clienti standard, tuttavia le differenze di fuso orario delle sedi di supporto remoto hanno comportato tempi di risoluzione più lunghi.
L’impegno del team di assistenza Workday. “Grazie allo spirito di famiglia in Workday, gli account manager, i consulenti e i formatori sono intervenuti tutti per aiutare, anche se non era loro dovere”, dice Tan. “Siamo stati in grado di risolvere il problema abbastanza rapidamente, conferendo gli incrementi ai dipendenti senza ritardi eccessivi.”
Scoot attualmente sta integrando Workday Recruiting nel suo sistema. In precedenza, Workday non disponeva di un’applicazione che potesse essere utilizzata come Applicant Tracking System (ATS), ma ora l’applicazione è stata aggiornata con una funzionalità in grado di supportare la complessità dei processi di Scoot. L’applicazione permette ai responsabili HR di trasferire i dati personali dei potenziali candidati durante l’avanzamento del processo di assunzione, semplificando notevolmente i compiti amministrativi.
“Workday condivide la nostra stessa mentalità e i nostri obiettivi. Di recente abbiamo anche discusso dei chatbot come una potenziale funzionalità e abbiamo scoperto che anche questi sono in fase di sviluppo. I chatbot sono ancora relativamente nuovi nel settore; esamineremo quelli di Workday e valuteremo se potremmo usarli presto”, afferma Ng.
Un partner che cresce con te
Con il prossimo anno finanziario Scoot cercherà di potenziare in modo significativo la collaborazione con Workday e prevede che Workday potrà sostenere l’azienda nell’aumentare l’efficienza della sua forza lavoro. “Non abbiamo intenzione di tagliare il numero dei dipendenti, anzi desideriamo rendere il ruolo di ogni dipendente più efficiente attraverso il sistema”, afferma Tan.
Le applicazioni Workday si evolvono alla velocità del business, presentando nuove opportunità per Scoot. “In fatto di automazione cerchiamo sempre di migliorarci”, afferma Ng. “È un processo continuo. In questo ci sentiamo molto supportati da Workday, perché aggiorna le sue applicazioni con nuove funzionalità ogni sei mesi per assisterci al meglio”.
“Apprezziamo anche il fatto che Workday sia molto realistica - fin dall’inizio ci ha detto che dovevamo essere flessibili perché non tutti i processi di lavoro sarebbero potuti essere configurati nel sistema Workday”, dice Tan. “Sono stati anche onesti nel dirci se le loro applicazioni potevano supportare i nostri requisiti di business o meno”. È un vero partner, non vende solo il suo sistema, ma cerca costantemente di trovare il modo di supportare la crescita della nostra attività”.