Workday est-il un fournisseur de services de paie ?

Comment Workday gère-t-il la paie ?

Workday gère l'intégralité du cycle de paie, du calcul des salaires à l'exécution des paiements par virement direct, en passant par l'application des retenues d'impôt appropriées Sa plateforme HCM et Finance unifiée regroupe toutes les informations relatives aux collaborateurs, à la paie et à la conformité fiscale dans un modèle de données déterministe unique, c'est-à-dire le socle fiable et auditable dont les agents IA ont besoin pour opérer en toute sécurité sur des tâches stratégiques, et utilise ces données pour traiter la paie avec précision et dans les délais.

Les ETI bénéficient également d'une prise en charge native de la gestion des temps et des présences avec la solution de paie Workday GO, afin de garantir des calculs de paie basés sur les heures réellement travaillées. Les programmes d'avantages sociaux de niche et les autres besoins complexes peuvent être gérés via le réseau de partenaires Workday GO ou des outils de gestion des avantages sociaux qui s'intègrent à la plateforme. Avec Workday Payroll, votre entreprise peut configurer les règles et processus de paie pour les adapter à la façon dont votre équipe travaille, et les ajuster à mesure que votre activité se développe. L'agent Paie Sana identifie les problèmes en continu, signalant précisément les données erronées ou manquantes et guidant les administrateurs tout au long de la correction, afin que les équipes de paie gardent une longueur d'avance plutôt que d'attendre l'échec d'un traitement.

Workday Payroll comparé aux fournisseurs de paie traditionnels

Workday Payroll se distingue des autres solutions de paie en proposant la paie dans le cadre d'une plateforme unifiée qui connecte les RH, la Finance et les opérations. De nombreux fournisseurs de paie traditionnels se concentrent principalement sur la gestion de la paie. Avec Workday, votre entreprise peut également gérer les avantages sociaux, suivre le temps de travail, surveiller l'inventaire, superviser le recrutement et générer des rapports financiers depuis un seul système.

Les avantages de Workday Payroll pour les ETI

Workday GO réunit la paie, les RH et la Finance dans une seule plateforme Cloud, permettant aux ETI de connecter les données pour visualiser les coûts de main-d'œuvre, le temps de travail et les informations fiscales en un seul et même endroit. Découvrez les nombreux avantages d'un système de paie Cloud pour les clients Workday GO.

Des données RH et de paie unifiées dans un seul système

La gestion de la paie est plus fluide lorsque votre entreprise conserve les données de performance, les changements de poste, les taux de rémunération et les informations fiscales au sein d'un même système. Workday relie la paie directement aux dossiers RH, de sorte que les nouvelles embauches, les promotions et les fins de contrat mettent automatiquement à jour les composants de rémunération, les imputations et les options fiscales, sans que les responsables aient à le faire manuellement.

À titre d'exemple, Webedia, une ETI mondiale du secteur des médias, a réalisé des gains de temps importants grâce à la mise en œuvre de Workday Payroll dans le cadre de la plateforme Workday GO. Après le déploiement, l'entreprise a gagné trois jours sur le traitement et observé une hausse de 75 % de l'efficacité de la paie.

Conformité et déclarations fiscales automatisées

Workday Payroll automatise les calculs fiscaux et les déclarations en appliquant des mises à jour réglementaires en temps réel. Le système enregistre chaque modification de paie dans un journal d'audit, garantissant que les ajustements, tels que les nouvelles déductions ou les mises à jour de taux, suivent la chaîne d'approbation appropriée. Workday propose également des tableaux de bord de conformité configurables qui permettent aux équipes de paie de surveiller les déclarations, les échéances et les versements fiscaux au même endroit. Automatiser la conformité dans Workday permet de réduire les interventions manuelles et de prévenir les erreurs coûteuses qui pourraient autrement apparaître lors des audits. L'agent Paie s'appuie sur ce socle pour identifier les problèmes en continu tout au long du traitement et n'achemine que les anomalies les plus complexes aux administrateurs de paie humains, accompagnées de tout le contexte nécessaire.

Intégration flexible avec les fournisseurs de paie partenaires

Certaines ETI travaillent avec un fournisseur de paie local pour bénéficier de règles fiscales ou syndicales spécifiques. Avec Workday GO, les équipes des ETI peuvent choisir parmi de nombreux partenaires de paie certifiés via le réseau de partenaires Workday GO, chacun disposant d'intégrations unifiées avec la plateforme Workday. Au fur et à mesure que votre ETI grandit, vous pouvez adapter Workday Payroll grâce à ses partenaires internationaux certifiés, avec une paie internationale native pour plus de 75 pays directement intégrée dans Workday, ainsi qu'une couverture étendue assurée par des partenaires là où vous en avez besoin.

Accès en self-service pour les collaborateurs

Si Workday Payroll offre de nombreux avantages aux entreprises qui l'utilisent, les collaborateurs ne sont pas en reste. Grâce à un accès à distance simple d'utilisation, les collaborateurs peuvent interroger l'agent Self-service en langage naturel, lui demander par exemple « Quel était mon salaire net lors du dernier cycle ? » ou « Pourquoi ma retenue a-t-elle changé ? », et obtenir une réponse instantanée et précise basée sur leurs données RH et de paie. Ils peuvent également consulter leurs bulletins de paie, mettre à jour leurs coordonnées bancaires et télécharger leurs formulaires fiscaux de fin d'année depuis n'importe quel appareil. Les collaborateurs ont la flexibilité de gérer et de consulter leurs informations de paie quand ils le souhaitent. De plus, les RH n'ont pas besoin d'intervenir pour ces tâches simples, ce qui simplifie et fait gagner du temps dans la gestion des salaires des collaborateurs.

Prise en charge multi-États et multi-pays

À mesure qu'une ETI se développe vers de nouveaux sites, elle peut être amenée à respecter de nouvelles règles fiscales et réglementations en matière de paie. Workday Payroll centralise les données des collaborateurs et les configurations fiscales, puis applique les calculs appropriés pour chaque juridiction. Vous pouvez gérer des équipes multi-États aux États-Unis avec plusieurs fournisseurs. Vous pouvez également vous connecter à des fournisseurs opérant dans les pays où votre entreprise se développe, afin de vous aider à respecter les exigences locales grâce à des mises à jour automatiques des règles et des contrôles de conformité. Pour les ETI qui se développent à l'international sans entité locale, les services d'employeur de Workday GO vous permettent d'embaucher dans plus de 90 pays en seulement 2 à 3 jours, avec une intégration complète à Workday.

Comment mettre en œuvre Workday Payroll efficacement

Grâce à un déploiement structuré de Workday Payroll, les ETI peuvent gérer efficacement les rémunérations, les taxes et les données des collaborateurs. Les meilleurs résultats surviennent généralement lorsque les entreprises alignent la paie avec les opérations financières et RH dès le départ. De nombreuses ETI réalisent un déploiement fluide de Workday Payroll avec des bénéfices à long terme en suivant les étapes ci-dessous.

1. Évaluer les processus de paie actuels et les défis rencontrés

Comprenez exactement comment la paie fonctionne actuellement au sein de votre entreprise grâce à un examen de ses processus, des outils associés et des workflows. Analysez notamment qui saisit les données et à quel endroit, quelles erreurs ou quels goulets d'étranglement surviennent fréquemment, et combien de temps il faut pour clôturer les cycles. En vous basant sur ces informations, déterminez quels points de friction récurrents, tels que les calculs manuels ou les dépôts tardifs, Workday Payroll peut aider à automatiser. Documentez les étapes de tous les workflows liés à la paie et les dépendances entre les tâches, afin que l'équipe Workday puisse vous aider à configurer Payroll de manière appropriée.

2. Définir le cadre et les besoins

Déterminez si vous allez gérer la paie entièrement dans Workday ou vous connecter à un partenaire certifié du réseau de paie internationale. Les équipes internes doivent confirmer les régions, les lots de paie et les juridictions à gérer directement. Ceux qui envisagent de travailler avec un prestataire doivent rechercher des partenaires Workday spécialisés dans la paie pour les petites entreprises, qui offrent une assistance client fiable, une tarification transparente et une bonne connaissance des règles de paie propres à leur secteur.

3. Configurer les modules de paie dans Workday HCM

Commencez par configurer les lots de paie, les codes de rémunération, les choix fiscaux et les autres modules de paie pertinents dans Workday. La plateforme propose de nombreux modèles, ce qui vous évite de repartir de zéro. Utilisez ces modèles pour définir des calendriers de paie ou établir des règles de validation afin d'automatiser le signalement des incohérences. Les outils de configuration intégrés permettent aux administrateurs de la paie d'ajuster les paramètres selon leurs besoins, ce qui peut être particulièrement utile au début, lorsque l'équipe détermine quelles configurations correspondent le mieux à ses cycles de paie, à ses besoins en matière de reporting et à ses workflows d'approbation.

4. Tester la conformité et l'automatisation fiscale

Simulez plusieurs cycles de paie en utilisant des données d'exemple avant d'exécuter la paie en production, afin de vous assurer que les calculs et les déductions fonctionnent comme prévu. Évaluez également les cas moins courants, comme les résiliations ou les modifications rétroactives de la paie. Ensuite, examinez les tableaux de bord de conformité pour vous assurer que tous les dépôts, versements et taxes sont enregistrés correctement. Un taux d'erreur de 1 % ou moins est généralement acceptable avant de mettre votre système de paie en production.

5. Former les équipes et activer l'accès self-service des collaborateurs

Une formation pratique appropriée destinée aux administrateurs de paie et aux responsables qui superviseront la saisie des données et les approbations peut garantir des taux d'adoption élevés et une confiance accrue dans l'utilisation du système. Planifiez des sessions en petits groupes qui guident les utilisateurs à travers des scénarios de paie réels, comme l'examen des rapports d'audit, afin qu'ils puissent s'exercer dans un environnement de test. Faites un suivi avec des guides de référence rapide ou des démos enregistrées pour renforcer ce qu'ils ont appris avant de travailler avec le système en production.

Présentez également le portail self-service de paie aux collaborateurs et expliquez ce qu'ils peuvent faire, comme mettre à jour leurs informations fiscales et gérer les virements directs. Une brève présentation PowerPoint, une vidéo ou un e-mail détaillé peuvent les aider à comprendre la fonctionnalité et ses avantages.

Comment Workday accompagne la transformation de la paie pour les ETI

Un système de paie pour les ETI doit suivre le rythme des réglementations, des évolutions des effectifs et de la croissance de l'entreprise. La plateforme Workday GO unifie les RH, la paie et la Finance, permettant aux équipes des ETI d'améliorer la précision de la paie et de respecter les normes de conformité dans plus de 75 pays. Les agents IA Sana, notamment l'Agent Paie, l'Agent Self-service et l'Agent Déploiement, automatisent les tâches et les workflows pour réduire la complexité, gagner du temps et garantir la cohérence, grâce aux rails déterministes pour lesquels Workday est reconnu, afin que l'IA accomplisse un travail réel sans mettre la paie en danger. Avec Workday Payroll, les équipes des ETI peuvent choisir entre la paie en interne ou des intégrations tierces issues du réseau de partenaires Workday GO pour trouver le juste équilibre entre contrôle et croissance.

Principales fonctionnalités de Workday Payroll pour les ETI :

• RH et paie unifiées : le traitement de la paie reflète automatiquement les changements de postes, d'heures ou de rémunération en fonction des données des collaborateurs en temps réel.

• Calcul dynamique des salaires et des taxes : Workday ajuste les calculs au fur et à mesure des mises à jour dans le système afin de maintenir la conformité des ETI.

• Conformité fiscale intégrée et automatisation : la plateforme effectue les déclarations fiscales, envoie des alertes pour les approbations lorsque cela est nécessaire et propose des pistes d'audit détaillées pour aider les responsables à superviser la conformité.

• Portail self-service collaborateur : les collaborateurs peuvent gérer leurs préférences fiscales et leurs informations de virement depuis le portail self-service ou simplement interroger l'Agent Self-service en langage naturel. Le portail propose également des bulletins de paie digitaux à consulter ou à imprimer.

• Agent Paie Sana : analyse en continu les problèmes de paie, identifie précisément ce qui est incorrect ou manquant et guide les administrateurs dans la résolution des problèmes, afin que les équipes anticipent les exécutions de paie plutôt que de réagir aux erreurs.

• Évolutivité Cloud : Workday adapte les configurations de paie des ETI au fur et à mesure qu'elles ajoutent de nouveaux sites, pays ou rôles.

• Sécurité des données de niveau entreprise : les équipes des ETI peuvent protéger leurs données de paie et fiscales grâce à des contrôles stricts d'accès et de chiffrement sur la plateforme Workday.

• Réseau de partenaires Workday GO : accédez à des partenaires de paie certifiés pour des besoins de services gérés ou spécifiques à certains pays, tous intégrés à Workday, et bénéficiez de leurs solutions et services dans le cadre de votre relation avec Workday.

Workday Payroll en action

La paie devient moins manuelle et davantage automatisée grâce à des agents IA qui effectuent le travail, et ne se contentent pas de le suggérer. Avec Workday GO, votre ETI peut connecter les données de paie, RH et Finance à travers votre entreprise sur un modèle de données unifié, garantissant que le système dispose toujours des données d'effectifs les plus récentes pour gérer des cycles de paie précis. L'Agent Paie Sana travaille en amont de chaque cycle, et les garde-fous déterministes de Workday garantissent que cette intelligence offre la certitude qu'exige la paie. Transformer votre paie avec Workday GO pourrait libérer un temps précieux pour vous concentrer sur des stratégies de croissance de votre ETI et lui donner un avantage concurrentiel. ETI : It's a new work day

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