Comprendre les systèmes GRH

GRH vs SIRH

La principale différence entre les systèmes GRH et SIRH réside dans leur champ d'application. Un système SIRH stocke, organise et traite les dossiers des collaborateurs, ce dont profitent généralement davantage les petites entreprises. Un système GRH s'appuie sur cette base en ajoutant des outils de gestion des effectifs et des processus tout au long du cycle de vie des collaborateurs, ce qui est idéal pour les entreprises qui dépassent le stade de la gestion de base des données des collaborateurs.

GRH vs HCM

La stratégie constitue la principale différence entre les systèmes GRH et HCM. Les systèmes GRH gèrent les tâches essentielles des RH et l'administration des effectifs. Les systèmes HCM sont plus complexes, en reliant les RH à la stratégie de l'entreprise avec des outils pour le recrutement des talents, la planification de la succession et le développement des effectifs. Workday est un exemple de solution HCM.

Quelles sont les fonctionnalités centrales d'un système GRH ?

Un système GRH bien configuré fournit des outils de gestion de la paie, de planification et de suivi des performances qui éliminent les tâches fastidieuses, garantit la conformité organisationnelle et génère des rapports clairs et exploitables pour faciliter le fonctionnement des RH.

Gestion des données des collaborateurs

Un système GRH agit comme un système de base de données des collaborateurs. Tout est regroupé en un seul endroit, y compris les informations personnelles, l'historique des emplois, les contrats et les formulaires de vérification de l'admissibilité à l'emploi (comme le formulaire I-9 aux États-Unis). Bénéficiez de mises à jour rapides, de recherches instantanées et d'enregistrements rationalisés et organisés. Bien qu'ils ne disposent pas des fonctionnalités complètes de gestion des talents des systèmes HCM, les systèmes GRH peuvent néanmoins suivre la formation, les progrès et les performances des collaborateurs afin de soutenir leur développement.

Gestion de la paie et des avantages sociaux

Un système GRH moderne s'appuie sur les fonctionnalités d'un système autonome de gestion de la paie, telles que le contrôle des salaires et l'administration des avantages sociaux. Les intégrations permettent le transfert de données propres vers la comptabilité sans effort manuel ni besoin de plusieurs plateformes. Les logiciels d'automatisation RH intégrés vous permettent de synchroniser la paie et les avantages sociaux afin de réduire les erreurs, d'accélérer les approbations et de payer les collaborateurs avec précision pour chaque cycle.

Gestion des temps et des présences

Un système GRH peut enregistrer les heures, les périodes de travail et les demandes d'absence en temps réel afin d'éviter les conflits d'horaires et d'assurer une couverture adéquate. De nombreuses plateformes permettent aux collaborateurs de pointer sur leurs appareils mobiles ou leurs ordinateurs portables, tandis que le backend suit les schémas de présence et les heures supplémentaires automatiquement. Des alertes et des rapports vous informent à tout moment pour contrôler les coûts de main-d'œuvre et rester en conformité.

Portails en self-service pour les collaborateurs

Avec les systèmes GRH modernes, les collaborateurs peuvent gérer eux-mêmes une grande partie de leurs données et de leurs demandes grâce à un accès en self-service. La mise à jour des dossiers personnels, la vérification des prestations et la consultation des fiches de paie sont des fonctionnalités courantes des plateformes GRH. Ces outils réduisent le nombre de demandes soumises aux équipes RH, qui peuvent ainsi se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, et permettent aux collaborateurs d'accéder plus rapidement aux informations dont ils ont besoin.

Outils de conformité et de reporting

Remplacez une plateforme d'analyse RH déconnectée par un système GRH unifié pour produire des rapports sur la paie, les heures supplémentaires, les avantages sociaux et les données démographiques des effectifs dès que vous en avez besoin à des fins juridiques et d'audit. Les plateformes GRH d'entreprise protègent également les informations sensibles grâce au chiffrement et à l'accès par rôle, afin que les entreprises restent conformes et que les données des collaborateurs soient sécurisées.

Pourquoi investir dans un système GRH ?

Un investissement dans un système GRH peut commencer à créer de la valeur dans les mois qui suivent sa mise en œuvre. Dans les ETI, les équipes sont souvent opérationnelles en quatre à six mois lorsqu'elles optent pour un programme préconfiguré. Les grandes entreprises déploient généralement le système en plusieurs phases sur une période plus longue, mais elles peuvent rapidement générer un ROI après chaque phase.

L'implémentation stratégique de votre système GRH peut apporter des avantages significatifs à l'ensemble de votre entreprise, notamment une plus grande conformité et une infrastructure solide qui évolue avec vous.

Plus d'efficacité et d'automatisation

L'automatisation et le self-service mobile réduisent le travail manuel des équipes RH, ce qui peut stimuler l'efficacité et la productivité dans l'ensemble de l'entreprise.

Lorsqu'Asda a implémenté Workday HCM, l'entreprise a unifié les RH pour 140 000 collaborateurs répartis sur plus de 700 sites, ce qui a permis aux dirigeants d'avoir une visibilité plus claire et en temps réel de leurs effectifs et aux collaborateurs de consulter les informations relatives aux congés et aux formations sur leurs téléphones. Cela a également permis aux RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. « Après la mise en production, nous avons bénéficié d'un parcours de recrutement véritablement complet, a expliqué Loretta Smith, Senior Director for HR Transformation. Désormais, les candidats progressent dans le système de manière parfaitement fluide, ce qui permet de réduire le travail manuel et d'améliorer globalement l'efficacité. »

Amélioration de la précision des données et de la conformité

Des données précises réduisent les erreurs de paie et les risques de non-conformité. Les systèmes GRH relient directement les données à la paie, aux avantages sociaux et aux dossiers des collaborateurs, ce qui permet de réduire les corrections manuelles et les risques qui en découlent souvent.

Lorsque Land O'Lakes a migré la paie vers Workday, la précision a dépassé les 99,9 % et a réduit les corrections hors cycle et les processus de paie sur papier, tout en renforçant la conformité réglementaire.

Amélioration de l'expérience et de l'engagement collaborateur

Les systèmes GRH intègrent des logiciels de gestion des performances afin de proposer à chaque collaborateur les tâches, applications et mises à jour appropriées. Ils personnalisent l'onboarding et le développement, ce qui peut se traduire par un meilleur engagement et des résultats de formation plus cohérents pour les managers et les équipes.

Après avoir intégré Workday à ses processus, Sun Life a amélioré sa gestion des connaissances et sa capacité à adapter le développement professionnel à chaque collaborateur. Cela a permis d'accroître l'engagement et la productivité des collaborateurs dans l'ensemble de l'entreprise.

Une infrastructure évolutive pour l'augmentation des effectifs

Les systèmes déconnectés subissent généralement la pression des augmentations d'effectifs, mais les plateformes unifiées sont conçues pour faire face à cette évolution. Un système intégré utilise un seul modèle de données, ce qui vous permet d'ajouter des collaborateurs et des sites sans travail supplémentaire.

Lorsque l'entreprise Opteon a commencé à utiliser Workday pour harmoniser 31 sociétés acquises dans un seul modèle opérationnel, elle a pu connecter les données, la technologie et les processus pour aligner les stratégies dans l'ensemble de l'organisation. « Plus nous disposerons d'un ensemble de technologies et de données connectées et intégrées, plus nous aurons de succès », a expliqué James Harkness, Chief Strategy and Finance Officer chez Opteon.

Questions couramment posées

Quelles fonctionnalités dois-je rechercher dans un système GRH ?

Les systèmes GRH comprennent généralement les fonctionnalités indispensables à la plupart des entreprises, tels que l'administration de la paie et des avantages sociaux et la gestion des temps et des présences. Des fonctionnalités de conformité et de reporting ainsi que des outils de gestion sécurisée des données des collaborateurs sont également nécessaires. Bien que cela ne soit pas toujours essentiel, un système proposant des outils en self-service pour les collaborateurs avec accès sur appareil mobile peut réduire les tâches administratives des RH et stimuler la satisfaction des collaborateurs.

Combien coûte la mise en œuvre d'un système de gestion des RH ?

Le coût d'un système GRH dépend généralement de la taille de l'entreprise et de ses besoins. Les petites entreprises paient souvent un forfait mensuel par collaborateur, tandis que les grandes entreprises peuvent payer six chiffres par an pour davantage de fonctionnalités. Outre le coût de votre abonnement, prévoyez le temps et les frais liés à la configuration, à la formation et à la migration des données.

Quel logiciel RH convient le mieux aux équipes à distance ?

Les équipes à distance ont besoin de systèmes qui fonctionnent partout, c'est pourquoi de nombreuses entreprises qui favorisent le télétravail donnent la priorité aux logiciels Cloud. Les collaborateurs peuvent se connecter de n'importe où à l'aide de leurs ordinateurs portables ou de leurs appareils mobiles et accéder à leurs propres comptes pour demander des congés, mettre à jour des détails ou vérifier leur fiche de paie depuis leur domicile ou lors de leurs déplacements.

Quels sont les avantages de l'automatisation des processus RH ?

L'automatisation facilite pratiquement tout pour les équipes RH. Les outils automatisés accélèrent les tâches de routine, telles que le traitement de la paie et l'approbation des congés, réduisant ainsi le travail manuel des RH. De plus, les collaborateurs bénéficient d'une rémunération précise et de réponses rapides. Les entreprises peuvent réinvestir le temps gagné grâce aux outils automatisés dans l'élaboration de stratégies visant à soutenir la croissance.

Quelle est la différence entre les systèmes GRH, SIRH et HCM ?

Les systèmes GRH, SIRH et HCM ont des champs d'application différents. Les systèmes SIRH sont ceux qui offrent le champ d'application le plus limité, car ils assurent essentiellement le stockage et l'organisation des données relatives aux collaborateurs. Les systèmes GRH offrent les fonctionnalités des SIRH, mais y ajoutent des processus tels que le traitement de la paie, la planification et la gestion de base des talents. Les systèmes HCM les complètent par d'autres fonctionnalités axées sur la stratégie, telles que la formation et le développement, ainsi que la planification des effectifs.

Quelles sont les fonctionnalités de conformité essentielles dans les systèmes RH ?

Les meilleurs systèmes RH offrent un stockage sécurisé, des journaux d'audit et un reporting fiable pour se conformer aux réglementations et aux normes d'audit. Ces systèmes doivent également rechercher et signaler automatiquement les problèmes tels que les certifications qui arrivent à expiration ou les heures supplémentaires excessives, afin d'éviter qu'ils ne s'aggravent. Si votre entreprise est implantée sur plusieurs sites, recherchez un système RH qui synchronise ses processus avec les évolutions du droit du travail et de la fiscalité.