Comprendre les bases : qu'est-ce qu'un système d'information de gestion de la scolarité ?
Découvrez comment un logiciel d'information de gestion de la scolarité permet aux responsables pédagogiques de favoriser la réussite des étudiants, de mettre en place de meilleurs processus de gestion, d'obtenir des insights plus approfondis sur l'ensemble de l'organisation et de faire face au changement.
Les établissements d'enseignement supérieur font face à une pression croissante. Les inscriptions dans l'enseignement supérieur sont en baisse depuis dix ans, avec un recul de 15 % des inscriptions en premier cycle entre 2010 et 2021.
De plus en plus, les étudiants se tournent vers d'autres voies éducatives, telles que des parcours professionnels qui s'écartent des cours traditionnels et de l'apprentissage sur le campus. Et avec un nombre moindre d'étudiants qui s'inscrivent à la sortie du lycée, les établissements vont devoir repenser leur stratégie d'inscription et leurs business models.
« Nous savions déjà que les tendances démographiques allaient affecter les inscriptions dans l'enseignement supérieur et transformer la composition du corps étudiant, puis la pandémie est arrivée, explique Joellen Shendy, Product Strategy Director, Workday Student. Nous avons constaté non seulement une accélération des tendances, mais aussi un changement des attentes. Nous avons introduit des éléments tels que la formation hybride et l'accès aux services 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. L'avenir, c'est cette nouvelle flexibilité. »
Tout cela exige des établissements d'enseignement supérieur qu'ils fonctionnent avec une efficacité maximale pour garantir la satisfaction des étudiants, leur santé financière et leur capacité à s'adapter aux besoins futurs.
Aujourd'hui plus que jamais, les établissements doivent faire preuve de flexibilité et d'agilité, non seulement pour gérer au mieux leur croissance, mais aussi pour disposer d'insights rapides et accessibles sur leurs étudiants, leurs enseignants et leurs opérations.
Qu'est-ce qu'un système d'information de gestion de la scolarité ?
Bien que les établissements d'enseignement utilisent différents logiciels et technologies, les logiciels de gestion de la scolarité font généralement référence à un système d'information de l'enseignement supérieur ou à un système d'information étudiant (SIS). Ce sont des programmes qui aident les établissements à gérer les données et les processus liés au parcours éducatif des étudiants : admission, inscription, dossiers scolaires, conseil pédagogique, gestion des programmes d'études, aide financière, etc.
Dans le monde du travail, les entreprises disposent d'un système de ressources humaines (RH) leur permettant de gérer le « cycle de vie collaborateur », qui englobe différents processus comme le recrutement, l'onboarding, le développement des compétences et plus encore. De la même façon, les établissements supérieurs ont besoin d'un système pour gérer de bout en bout les parcours des étudiants, de leur inscription jusqu'à leur diplôme et au-delà.
Pourquoi les établissements d'enseignement supérieur ont-ils besoin d'un système d'information étudiant ?
La plupart des établissements s'appuient sur des systèmes logiciels datant d'avant l'avènement des messageries électroniques, des réseaux sociaux et d'Internet. Résultat : ils doivent constamment mettre à jour leurs plateformes logicielles dédiées pour intégrer les dernières technologies en date. Mais ces systèmes hybrides, souvent disparates, sont particulièrement mis à l'épreuve par l'évolution des besoins digitaux des étudiants, y compris des étudiants non traditionnels, et par les nouveaux modes d'enseignement.
Les établissements d'enseignement supérieur sont en train de se rendre compte que l'agilité organisationnelle est devenue essentielle à la croissance et à l'innovation digitale sur le long terme.
Tandis que le monde de l'enseignement ne cesse d'évoluer, les établissements cherchent de plus en plus à maintenir le contact avec leurs étudiants tout au long de leur parcours, ce qui nécessite un accès à des données permettant de répondre aux besoins des étudiants en matière de cours, d'activités extrascolaires, d'encadrement, et ainsi de suite. Une expérience étudiant réussie est une expérience étudiant fluide. En stockant toutes les données pertinentes en un seul endroit, les établissements et les étudiants peuvent y accéder où et quand ils le veulent.
L'objectif d'un logiciel de gestion de la scolarité est d'être vecteur de succès pour les étudiants. À cette fin, les administrateurs, le corps enseignant et les étudiants ont besoin d'un système aussi intuitif et facile à utiliser que toutes les autres technologies du quotidien.
Quels sont les avantages d'un système d'information de gestion de la scolarité moderne ?
Les systèmes traditionnels sont hétéroclites, obsolètes et peu adaptés au fonctionnement actuel des établissements d'enseignement supérieur. De nombreux éléments faisant aujourd'hui partie intégrante de ces établissements n'existaient tout simplement pas il y a 20 ou 30 ans, lorsque les systèmes traditionnels ont été conçus.
Qui plus est, les établissements d'enseignement supérieur sont en train de se rendre compte que l'agilité organisationnelle est devenue essentielle à la croissance et à l'innovation digitale sur le long terme. Mais cela ne signifie pas que le monde de l'enseignement supérieur soit prêt à accélérer sa transformation digitale. Selon l'étude internationale Workday Combler son retard : vers une transformation digitale pérenne, 60 % des dirigeants de l'enseignement supérieur affirment que le rythme de la transformation digitale a ralenti par rapport à il y a un an, ou s'attendent à ce qu'il ralentisse à l'avenir.
L'étude suggère que de nombreux établissements sont aux prises avec des défis de transformation digitale exacerbés par la pandémie et sont incapables de faire évoluer les stratégies de manière adéquate. Pour résoudre ce problème, ainsi que les lacunes sous-jacentes de leur stratégie digitale, ils doivent d'abord prendre une mesure plus fondamentale. Il s'agit d'élaborer et de mettre en place une stratégie en matière de données. Mais la capacité à réaliser des investissements judicieux dans le digital dépend de la qualité des données disponibles pour guider les décisions.
Quelle est l'utilité d'un système d'information étudiant vis-à-vis des données ?
Les campus et établissements supérieurs sont comme de petites villes, aux composantes multiples qui ont toutes un impact les unes sur les autres. Pour mieux comprendre le fonctionnement des universités et les parcours étudiants, il faut des analyses et un suivi plus détaillés, qui s'appuient avant tout sur les données. Il est difficile et fastidieux d'obtenir des données significatives au niveau de granularité requis à l'aide de feuilles de calcul. Et même si un système est plus moderne, le challenge est d'extraire toutes ces données à partir de nombreuses sources disparates. Dans le meilleur des cas, les dirigeants de l'enseignement supérieur disposent d'analyses rétrospectives.
En modernisant leur infrastructure technologique, c'est-à-dire en remplaçant des systèmes fragiles et fragmentés par une plateforme qui unifie les données de manière fluide et sécurisée à l'échelle de l'établissement, les dirigeants de l'enseignement supérieur facilitent un accès en temps réel à des données précises et exploitables pour la prise de décision.
L'enseignement supérieur doit donc pouvoir transformer ces données en un atout stratégique pour que les établissements puissent répondre aux besoins de leurs étudiants, de leurs enseignants et de leurs infrastructures, et dans la limite de leurs budgets, maintenant et à l'avenir.
La vue complète sur les données permet d'identifier quels cursus sont rentables ou non, puis d'analyser les données en fonction du programme d'études.
Grâce à une plateforme agile, les responsables de l'enseignement supérieur sont en mesure de favoriser la réussite des étudiants, de mettre en place de meilleurs processus de gestion, d'obtenir des insights plus approfondis sur l'ensemble de l'organisation et de faire face au changement.
Qu'est-ce que Workday Student, le système d'information étudiant (SIS) de Workday ?
Workday Student, le logiciel de gestion de la scolarité de Workday est un système Cloud, parfaitement compatible avec Workday Human Capital Management pour la gestion du capital humain et Workday Financial Management pour la gestion financière. Grâce à Workday, les établissements d'enseignement supérieur peuvent intégrer tout un campus dans une seule plateforme moderne, agile et facile à utiliser.
Workday a conçu un logiciel d'enseignement supérieur adapté aux apprenants d'aujourd'hui. Nos partenaires du secteur de l'enseignement ont confié à Workday que les systèmes de gestion de la scolarité actuels sont hétéroclites, obsolètes et ne reflètent pas leurs méthodes de travail. Workday Student a été conçu sur le principe que les administrateurs, le corps enseignant et les étudiants ont besoin d'un système aussi intuitif et pratique que toutes les autres technologies qu'ils utilisent au quotidien.
Workday a créé un SIS qui offre une expérience moderne et la flexibilité nécessaire pour effectuer des tâches à tout moment et en tout lieu, que ce soit sur un ordinateur portable à la bibliothèque ou sur un smartphone à la plage.
Workday Student est un système conçu en étroite collaboration avec des entreprises de développement partenaires afin de proposer un système d'information étudiant véritablement moderne. C'est le seul produit complet dédié aux étudiants qui est déjà en production chez des clients.
En quoi Workday Student est-il différent des autres systèmes d'information étudiant ?
La plupart des établissements utilisent un SIS qui a au moins 20 ans, soit plus âgé que la plupart de leurs étudiants. Ces établissements sont aux prises avec des systèmes obsolètes et souhaitent passer à une solution Cloud qui offre une expérience digitale cohérente et user-friendly, avec un engagement plus personnalisé, permettant aux étudiants de s'inscrire à des cours, de suivre leurs heures de travail-étude, de gérer leur aide financière et de demander un rendez-vous de conseil, le tout via un appareil mobile. Nous sommes vraiment en mesure de répondre aux besoins de ces étudiants où qu'ils soient, un avantage plus crucial que jamais.
Chez Workday, nous estimons que la base de tout logiciel moderne d'enseignement supérieur est de pouvoir offrir un aperçu complet de toutes les données (Finance, RH, étudiants) dans un seul système Cloud pour pouvoir mieux y accéder et les analyser.
En stockant toutes les données en un seul endroit, le personnel et les étudiants peuvent y accéder où et quand ils le veulent.
À l'aide d'un système moderne de gestion de la scolarité tel que Workday Student, les responsables de l'enseignement supérieur peuvent utiliser des tableaux de bord pour suivre les tendances d'inscription, évaluer la demande pour un cours, gérer les postes d'enseignants à pourvoir, suivre les frais de scolarité par programme et surveiller les choix de cours selon les inscriptions pour assurer une dotation en personnel adéquate.
Quant aux étudiants, ils peuvent utiliser les tableaux de bord pour s'inscrire à des cours en ligne, recevoir des alertes concernant les dates limites et la confirmation immédiate de leur inscription, et suivre leurs progrès jusqu'à l'obtention de leur diplôme. À partir des données complètes des profils d'étudiant, la plateforme Workday Student peut également recommander divers programmes de soutien scolaire pour améliorer l'expérience des étudiants.
La vue complète des données permet d'identifier notamment quels cursus sont rentables ou non, et d'analyser les données en fonction du programme d'études. Avec les données contenues dans Workday Student, les établissements peuvent accéder à des insights data-driven tels que l'état du vivier de candidats, les tendances des étudiants et les demandes de cours, ce qui leur permet de prendre des décisions plus avisées, aujourd'hui et demain.
Découvrez le logiciel de gestion de la scolarité Workday Student.