Quels sont les coûts cachés de la maintenance des systèmes FP&A traditionnels ?
Les équipes FP&A s'appuient depuis longtemps sur les systèmes traditionnels. Mais alors que les coûts associés augmentent (des exigences de maintenance aux inefficacités opérationnelles), de plus en plus de dirigeants financiers et informatiques remettent en question les pratiques établies.
La problématique de départ
Si vous vous appuyez sur des systèmes qui génèrent inévitablement des données limitées et obsolètes ainsi que des interruptions régulières pour maintenance, il est normal de remettre en question l'utilisation de tels outils. Les systèmes traditionnels obsolètes et lourds coûtent cher à plus d'un titre, pourtant de nombreuses entreprises et fonctions, y compris la FP&A, s'y accrochent encore.
Pourquoi ? Il y a certainement un effet d'inertie et d'habitude. Mais les dirigeants financiers et informatiques reconnaissent de plus en plus que conserver ces systèmes traditionnels fragiles et obsolètes entraîne des coûts considérables, depuis le budget et le temps consacrés aux exigences de maintenance et de mise à jour jusqu'aux risques financiers associés aux protocoles de sécurité dépassés et aux rapports inexacts.
Selon une étude, les DAF considèrent d'ailleurs la dette technique, y compris le temps nécessaire pour maintenir des systèmes traditionnels disparates en fonctionnement, comme l'un des obstacles majeurs à la réalisation de valeur de la fonction IT.
En plus de faire perdre du temps et de l'argent au service IT, les systèmes traditionnels peuvent également constituer un obstacle coûteux à la recherche d'innovation et de flexibilité.
Encore 30 % des entreprises utilisent des feuilles de calcul comme principal outil de budgétisation et de prévision.
Les systèmes traditionnels obsolètes ne peuvent pas fournir l'automatisation et les insights dont les entreprises ont besoin, et de nombreuses applications traditionnelles sont difficiles à intégrer à des technologies telles que l'analytics et la technologie mobile.
Près de 60 % des directeurs techniques des services financiers interrogés par Forrester déclarent que leur pile technologique traditionnelle est trop coûteuse et ne convient pas aux applications modernes. Dans une autre enquête Deloitte, 57 % des dirigeants affirment que le manque d'agilité de l'entreprise est lié aux systèmes traditionnels.
Pour les équipes FP&A qui cherchent à fournir les analyses et les informations exploitables sur lesquelles comptent de plus en plus les directeurs financiers et autres décideurs au sein de l'entreprise, les coûts liés au maintien de systèmes traditionnels fragiles et obsolètes sont trop importants pour être ignorés.
Les limites des systèmes FP&A traditionnels
De nombreux systèmes traditionnels utilisés par les équipes FP&A ont été conçus il y a plusieurs dizaines d'années. Ils n'ont pas été pensés pour gérer le volume et la véracité des données financières que les équipes traitent aujourd'hui, ni pour offrir les capacités d'analyse que leur travail exige désormais. Les fonctions Finance adoptent souvent des applications ponctuelles et se tournent vers des outils d'analyse distincts pour pallier les limitations de ces systèmes traditionnels. Le résultat est un assemblage fragile de données cloisonnées et fragmentées dont l'exploration peut nécessiter un temps et une attention considérables.
Bien que les feuilles de calcul soient couramment utilisées par les professionnels de la finance pour organiser les données, elles n'offrent pas toujours la meilleure visibilité dans le paysage financier complexe d'aujourd'hui. En fait, encore 30 % des entreprises utilisent les feuilles de calcul comme principal outil de budgétisation et de prévision ; un pourcentage qui reste inchangé depuis 2014. Pourtant, l'utilisation de feuilles de calcul statiques n'est pas sans danger : elle entrave la collaboration en temps réel et amplifie le risque de travailler avec des données obsolètes.
Les systèmes traditionnels sont plus vulnérables aux problèmes de sécurité et entraînent des coûts de mise en compatibilité.
Alors que les directeurs financiers assument une position plus stratégique au sein de nombreuses entreprises, les attentes autour du rôle de la FP&A augmentent également. Or, le plus souvent, les systèmes FP&A hérités constituent des goulots d'étranglement et des freins plutôt que des leviers stratégiques.
La peur du changement
Les systèmes traditionnels perdurent pour des raisons diverses et, à bien des égards, compréhensibles. Le fait qu'ils soient bien connus et solidement implantés est synonyme de confort d'utilisation, et les entreprises ont organisé leurs workflows en fonction d'eux. Et comme tout le monde y est habitué, le changement peut sembler insurmontable ou inutile.
Les entreprises s'inquiètent également des coûts et de la complexité de la modernisation de ces systèmes. Mais la peur de l'inconnu freine les entreprises, ce qui se traduit par des informations clés, une agilité et une croissance limitées.
Le coût réel de la maintenance des systèmes traditionnels
Les systèmes traditionnels entraînent souvent des coûts économiques et opérationnels qui ne font qu'augmenter plus vous les conservez longtemps. Cela tient en partie à la loi de l'offre et de la demande : avec l'arrivée de nouvelles options sur le marché, les compétences pour utiliser et gérer les anciens systèmes se font plus rares, ce qui nécessite d'investir plus de temps et d'argent pour les maintenir en fonctionnement. Selon une enquête de Deloitte, les services IT affectent déjà plus de 55 % de leur budget tech au maintien des opérations de l'entreprise, mais seulement 19 % au développement de solutions innovantes.
Les systèmes traditionnels sont également plus vulnérables aux problèmes de sécurité et s'accompagnent d'un coût de mise en compatibilité lié à la nécessité d'adapter ces systèmes aux nouvelles mises à jour de sécurité. Cette inadéquation technologique exige du nouveau code, des middlewares et des solutions sur mesure, autant d'éléments qui représentent un investissement financier. S'ajoute ensuite le coût des failles de cybersécurité en tant que telles : 4,45 millions de dollars en 2023, sans tenir compte de l'atteinte à la réputation.
La productivité pâtit également des systèmes traditionnels. Les systèmes plus anciens nécessitent davantage de maintenance et de temps d'arrêt, et les collaborateurs doivent consacrer plus de temps à des tâches routinières, comme le rapprochement des données. Dans les systèmes FP&A modernes, ces tâches sont automatisées, ce qui leur permet de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l'analyse financière.
Un obstacle souvent sous-estimé auquel se heurtent les directeurs techniques qui remplacent les systèmes FP&A traditionnels est la résistance des équipes.
Comme l'a souligné le responsable de la gouvernance des données et de l'EPM chez Doctolib après que ce service européen de santé numérique en pleine croissance a remplacé son système FP&A traditionnel par une solution moderne : « Mes collègues consacrent désormais beaucoup moins de temps au traitement des données et peuvent se concentrer davantage sur le business partnership et l'analyse stratégique. C'est non seulement plus épanouissant pour l'équipe, mais aussi beaucoup plus productif, et cela apporte des bénéfices tangibles à l'entreprise. »
La clé d'une transition réussie
Si changer de système peut faire peur, il s'agit souvent d'un pas en avant bénéfique pour votre entreprise. Quelles que soient vos inquiétudes, la prudence est de mise, car certains points essentiels méritent réflexion avant de vous lancer dans une démarche de modernisation.
La modernisation des systèmes traditionnels peut se faire de plusieurs manières. Certaines entreprises mettent tout à jour en même temps. D'autres préfèrent une démarche plus progressive, permettant des ajustements graduels. La meilleure approche pour votre entreprise dépendra des besoins, de la tolérance au risque et de la disponibilité des ressources. Il vous faudra travailler avec les autres responsables de l'entreprise pour concevoir une stratégie de migration des données garantissant un transfert fiable et exact des données historiques et l'interopérabilité avec les autres systèmes IT utilisés.
Un obstacle souvent sous-estimé auquel se heurtent les directeurs techniques qui remplacent les systèmes FP&A traditionnels est la résistance des équipes. Le changement n'est pas toujours bien accueilli et l'idée de devoir apprendre à maîtriser de nouveaux systèmes peut faire peur.
Afin de renforcer la confiance des collaborateurs réticents, développez des programmes de formation complets intégrant des sessions pratiques, mettez à leur disposition des guides de résolution de problèmes, et ouvrez des canaux de communication pour fournir un soutien personnalisé. Il est également utile de désigner des « ambassadeurs du changement » qui peuvent aider à promouvoir le nouveau système et mettre en avant ses avantages, comme le fait qu'il favorise la montée en compétences.
Les entreprises qui sont passées à un système FP&A moderne observent rapidement un retour sur investissement. Il n'a fallu que deux mois au géant britannique de l'optique Specsavers pour déployer complètement un système FP&A moderne. La multinationale consacre désormais beaucoup moins de temps à la budgétisation sur ses 60 sites. Les dirigeants ont également une meilleure compréhension des différents facteurs de coûts, ce qui aide à identifier les opportunités de croissance à l'échelle de l'entreprise.
Les avantages de la modernisation des systèmes ERP et comptables
Les systèmes ERP et comptables vieillissants finissent toujours par montrer leurs limites. Les feuilles de calcul étaient révolutionnaires au siècle dernier, mais elles ne tiennent plus la cadence dans l'économie hyperconnectée d'aujourd'hui.
Les outils modernes de FP&A offrent des fonctionnalités inégalées avec lesquelles les systèmes traditionnels ne peuvent rivaliser.
Les systèmes modernes comme Workday Adaptive Planning, qui ingèrent et analysent les événements dès qu'ils se produisent, sont mieux équipés pour gérer l'environnement économique actuel. Ils s'intègrent également à une plus grande variété de sources de données que les anciens systèmes ERP, offrant aux équipes FP&A et aux dirigeants d'entreprise une vision plus globale de l'activité.
Certes, la modernisation des anciens systèmes demande des efforts, mais elle facilite grandement les évolutions futures. Les solutions Workday Cloud permettent de gagner en flexibilité et en évolutivité, et de s'adapter plus facilement à l'évolution des besoins de l'entreprise. Si vous êtes prêt à investir dans un système ERP moderne, n'ayez aucun doute sur le fait que votre investissement sera rentabilisé et que le ROI s'amplifiera même avec le temps.
L'avenir de la FP&A : au-delà des systèmes traditionnels
Les outils modernes de FP&A offrent des fonctionnalités inégalées que les systèmes traditionnels ne peuvent égaler, notamment en termes d'analyses en temps réel, de compatibilité Cloud, de tableaux de bord user-friendly et d'efficacités opérationnelles. La préparation représente la moitié du processus de modernisation. Pour commencer, auditez votre système FP&A actuel, en portant une attention particulière à ses lacunes. Une fois que vous avez identifié un système de remplacement répondant à vos besoins FP&A les plus urgents, définissez des processus sûrs et sécurisés pour la migration des données et l'intégration aux systèmes ERP existants. Avant de passer en production, vous pouvez tester vos données dans le nouveau système pour vérifier qu'il n'y a pas de problèmes.
Alors que les systèmes FP&A continuent d'évoluer rapidement, l'écart entre ceux qui en ont un et ceux qui n'en ont pas va se creuser. Les innovations dans l'IA vont complètement mettre à l'arrêt les solutions traditionnelles déjà lentes. Mais les entreprises qui se projettent pleinement dans l'avenir seront récompensées par des technologies révolutionnaires comme les insights en temps réel et les analyses prédictives, et auront le pouvoir de transformer chaque aspect de leur activité.
Prêt à laisser les systèmes traditionnels derrière vous et à révolutionner vos pratiques FP&A ? Découvrez comment Workday peut vous accompagner dans votre parcours de transformation.