Comprendre les bases : Qu'est-ce que le sourcing stratégique ?

Sourcing stratégique vs gestion des achats

Si les deux sont essentiels à une stratégie de gestion des dépenses au sens large, le sourcing et la gestion des achats ne sont pas interchangeables.

Le sourcing fait référence à ce que l'on désigne généralement par le processus en amont de l'acquisition de biens ou de services. Il s'agit notamment d'envoyer des appels à propositions, d'évaluer les offres des fournisseurs, de sélectionner des fournisseurs partenaires, de négocier des contrats, puis de gérer les relations avec les fournisseurs une fois le partenaire sélectionné.

La gestion des achats, quant à elle, implique des processus en aval tels que la création de demandes, l'émission de bons de commande et le paiement au fournisseur des biens ou services convenus. Combinés, le sourcing et la gestion des achats constituent le processus source-to-pay (S2P) général, c'est-à-dire la façon dont votre ordinateur portable (ainsi que les logiciels qu'il contient) passe du fournisseur à vous.

Exemples de sourcing stratégique

Prenons un exemple hypothétique pour mieux illustrer concrètement le sourcing stratégique.

Imaginez que les dirigeants de l'entreprise A soient à la recherche d'une nouvelle solution logicielle de gestion financière pour les aider à automatiser leurs processus et à obtenir de meilleurs insights à partir de leurs données Finance. L'équipe de sourcing stratégique de l'entreprise A rencontre d'abord les acteurs impliqués, en l'occurrence les DAF, pour comprendre ce qu'ils attendent du nouveau logiciel. Avec ces exigences en tête, elle peut alors rédiger et diffuser un appel à propositions auprès de plusieurs fournisseurs de logiciels.

Une fois que les fournisseurs ont répondu, l'équipe de sourcing de l'entreprise A compare ces réponses, ou propositions, afin de déterminer quel fournisseur correspondrait le mieux à ses besoins et à son budget. Après avoir identifié son fournisseur de logiciel financier, l'équipe entame des négociations contractuelles pour décider de la durée du service, des modalités de paiement et du renouvellement éventuel du contrat.

Le rôle du sourcing stratégique ne s'arrête toutefois pas à la signature des contrats. Cette fonction joue également un rôle essentiel dans l'évaluation et l'amélioration de la performance des fournisseurs, et veille à ce que le fournisseur choisi respecte ses obligations contractuelles. Cela exige une stratégie globale de gestion des fournisseurs.

Souvent, lors de l'approvisionnement en biens et services, les équipes de sourcing stratégique collaborent avec leurs principaux acteurs impliqués pour développer des catégories d'évaluation telles que la conformité, la cybersécurité, les données financières, et plus encore. Elles évaluent ensuite les fournisseurs potentiels en fonction de ces catégories et sélectionnent le fournisseur de leur choix. Après avoir conclu un partenariat avec le fournisseur, les équipes de sourcing stratégique effectuent des évaluations régulières pour s'assurer qu'il continue de répondre aux exigences de l'entreprise et identifier les éventuelles lacunes. La gestion stratégique des fournisseurs est essentielle pour permettre aux équipes de sourcing de déterminer quels partenaires respectent leurs obligations contractuelles et ceux qui ne le font pas.

À mesure que les entreprises se développent et font face à de nouveaux défis économiques, elles ne peuvent plus se permettre de négliger leurs services de sourcing et de gestion des achats.

Qu'est-ce qui rend les professionnels du sourcing stratégique et de la gestion des achats efficaces ?

En leur qualité de lien entre une entreprise et ses fournisseurs, les équipes de sourcing stratégique et de gestion des achats doivent savoir collaborer. Non seulement elles doivent être parfaitement en phase avec les acteurs impliqués pour comprendre les besoins de l'entreprise, mais elles doivent également établir un partenariat étroit avec leurs fournisseurs afin de garantir que ces besoins sont satisfaits.

Les professionnels efficaces du sourcing et des achats doivent être capables de mener des conversations parfois difficiles. Qu'il s'agisse de négocier avec les fournisseurs, d'évaluer les performances ou de mettre fin à des collaborations qui ne sont plus profitables, il est important que les responsables du sourcing stratégique et des achats puissent communiquer clairement et de manière professionnelle les besoins de l'entreprise.

Compétences en matière de sourcing stratégique

Voici les principales compétences que les équipes de sourcing et de gestion des achats mobilisent chaque jour pour renforcer les partenariats avec les fournisseurs, accroître les économies de coûts et générer un impact sur les résultats :

• QE élevé : à ne pas confondre avec son cousin le QI, le QE fait référence à l'intelligence émotionnelle ou à la capacité d'identifier et de comprendre à la fois ses émotions et celles des autres. Les professionnels du sourcing stratégique doivent être experts dans la gestion de conversations complexes et des émotions d'autrui. Un QE élevé aide ces équipes à rester concentrées tout en faisant preuve d'empathie à l'égard de leurs acteurs impliqués et de leurs fournisseurs, ce qui leur permet de trouver les solutions les plus bénéfiques possibles pour les deux parties.

• Connaissance approfondie des produits : les bons professionnels du sourcing et de la gestion des achats doivent connaître l'entreprise et ses produits ou services à la perfection afin de trouver les meilleurs fournisseurs pour ses besoins. De plus, les équipes de sourcing ayant une connaissance approfondie des produits peuvent mieux collaborer avec les fournisseurs pour stimuler l'innovation et accélérer la mise sur le marché des produits.

• Résolution créative de problèmes : parce que ces équipes interagissent avec de nombreux services, elles sont particulièrement bien placées pour résoudre les défis interfonctionnels. Leur connaissance de l'écosystème des fournisseurs les aide à établir des connexions dans l'ensemble de l'entreprise et à proposer des solutions que d'autres équipes n'auraient pas envisagées.

• Orientation indicateurs : les responsables du sourcing stratégique qui privilégient les données et les indicateurs peuvent démontrer clairement l'impact plus large du sourcing dans l'entreprise. Ces insights sont essentiels pour obtenir l'adhésion des acteurs impliqués, identifier les opportunités d'économies et anticiper les renouvellements et les échéances des contrats. En exploitant leurs données de sourcing, les équipes peuvent mieux hiérarchiser les initiatives stratégiques et l'affectation des ressources.

• Réflexion prospective : les meilleures équipes de sourcing stratégique fondent leurs décisions non seulement sur les besoins actuels de l'entreprise, mais anticipent l'évolution de ces besoins au fur et à mesure que l'entreprise évolue. Les professionnels du sourcing et de la gestion des achats qui anticipent peuvent aider leur entreprise à se positionner sur la voie de la croissance en s'associant avec des fournisseurs stratégiques et en gérant l'ensemble des coûts.

Pourquoi la collaboration entre le sourcing et la Finance est-elle essentielle ?

En tant que garants des ressources de l'entreprise, les responsables de la Finance et du sourcing stratégique doivent travailler en parfaite coordination pour atteindre leurs objectifs critiques d'économies, répondre aux demandes d'affectation des ressources et respecter les projections de croissance. Malheureusement, les responsables du sourcing stratégique sont souvent exclus de la table des décisions. À mesure que les entreprises se développent et font face à de nouveaux défis, elles ne peuvent plus se permettre d'ignorer leurs services de sourcing et de gestion des achats.

En travaillant avec leurs homologues financiers, les services de sourcing stratégique et de gestion des achats peuvent fournir à l'entreprise des insights essentiels sur les coûts globaux de l'entreprise. Ils peuvent aider à identifier des opportunités d'économies en élargissant des partenariats avec des fournisseurs, ou en y mettant fin, ainsi qu'à repérer les dépenses imprévues ou non planifiées. Ensemble, ces moteurs Finance peuvent obtenir des insights plus approfondis sur les opérations administratives d'une entreprise et tirer parti de ces connaissances pour planifier stratégiquement l'avenir.

Lorsque le sourcing stratégique et la Finance collaborent de manière proactive, ils sont mieux à même de s'adapter au changement et de maintenir la continuité de l'activité. Leurs connaissances combinées des projets à venir et des obligations contractuelles actuelles peuvent aider à équilibrer les budgets de l'entreprise et à influencer les résultats financiers. Les équipes de sourcing stratégique qui collaborent efficacement avec leurs homologues de la Finance peuvent également gagner en visibilité auprès de la direction générale et, au final, obtenir leur place à la table des dirigeants.

Les technologies digitales sont-elles essentielles au sourcing stratégique ?

Jongler avec les responsabilités du sourcing stratégique n'est pas une mince affaire, mais il n'est pas rare que ces équipes opèrent manuellement la plupart du temps par le biais d'e-mails et de feuilles de calcul. Même certaines des plus grandes entreprises exécutent encore les activités de sourcing en utilisant une combinaison peu pratique de systèmes traditionnels, de feuilles de calcul, d'e-mails et de processus manuels. Ces workflows obsolètes et trop complexes empêchent la collaboration efficace entre les acteurs impliqués et compliquent la mesure des indicateurs de performance.

La pandémie n'a fait qu'intensifier le besoin en systèmes de sourcing stratégique. Dans notre rapport avec Harvard Business Review Analytic Services, 92 % des répondants ont classé leur technologie de sourcing comme inférieure aux meilleures de leur catégorie au moment du passage au télétravail. En conséquence, de nombreuses entreprises se sont retrouvées à devoir corriger en urgence des supply chains perturbées, s'assurer que leurs collaborateurs puissent travailler efficacement à distance, et gérer leurs obligations contractuelles avec peu d'insights sur leurs données de sourcing.

Les technologies de sourcing digital deviendront plus essentielles au succès de l'entreprise à mesure de l'évolution vers un environnement de travail hybride.

En l'absence d'un processus de sourcing digital, les entreprises risquent de passer à côté de revenus considérables. La technologie peut doter les équipes de sourcing stratégique d'insights plus approfondis sur les relations fournisseurs et les aider à mieux tirer parti de leur activité pour réaliser plus d'économies.

À mesure que les supply chains deviennent plus complexes, les responsables du sourcing stratégique doivent également être en mesure d'analyser en profondeur leurs fournisseurs de premier niveau, de deuxième niveau (les fournisseurs de leurs fournisseurs) et au-delà pour mieux comprendre les modes d'affectation des ressources et s'assurer que l'ensemble de leurs chaînes de valeur respectent les politiques de l'entreprise et les réglementations régionales. Les technologies digitales aident également les équipes à suivre facilement les économies réalisées et les projets, ainsi qu'à réduire les temps de cycle des achats.

Face à l'accélération de l'activité, les entreprises doivent aider leurs équipes de sourcing stratégique non seulement à suivre le rythme d'un monde en mutation, mais aussi à anticiper les besoins avant qu'ils ne se manifestent. Elles doivent comprendre qu'il n'est plus possible d'ignorer le sourcing et les achats au moment d'investir dans la technologie. En dotant ces équipes de technologies digitales, les entreprises peuvent maintenir la continuité de leurs activités et s'adapter à l'évolution du marché.

Avantages du sourcing stratégique

À l'aide de solutions intuitives, les équipes de sourcing stratégique peuvent mieux démontrer leur impact direct sur les résultats et mieux valoriser leur rôle dans l'entreprise. En plus d'attirer l'attention de l'équipe dirigeante, les solutions de sourcing stratégique peuvent apporter les avantages suivants à l'entreprise :

• Gains d'efficacité et économies Chaque dollar économisé grâce au sourcing et aux achats se répercute directement sur les résultats. Pour économiser, il ne suffit pas de s'engager dans des négociations difficiles, il faut aussi gagner en efficacité grâce à un engagement proactif auprès des acteurs impliqués et des fournisseurs. Par ailleurs, l'automatisation du sourcing booste l'efficacité des équipes en les déchargeant des tâches manuelles telles que la migration des données et le reporting, ce qui leur laisse plus de temps pour l'action stratégique.

• Une visibilité totale Les plateformes de sourcing stratégique regroupent la planification, le lancement et l'exécution des événements de sourcing tout en assurant le suivi des performances des fournisseurs. Grâce à ces données centralisées, les entreprises peuvent suivre l'évolution du sourcing, de l'initiation à la conclusion d'accords. Un processus unifié et collaboratif remplace les contrats désordonnés et les doublons de fournisseurs. Accessible à toutes les parties concernées, il permet d'assurer la conformité et d'accroître les économies.

• De meilleurs résultats Les professionnels du sourcing et des achats peuvent fournir des insights sur le marché et une expertise dans la négociation et la gestion des besoins de l'entreprise et des accords avec les fournisseurs. Les équipes dotées d'un système de sourcing stratégique peuvent systématiquement négocier des conditions de paiement plus favorables pour améliorer le résultat net de leur entreprise et contribuer à des améliorations opérationnelles qui renforcent l'efficacité de la trésorerie (par exemple, en négociant avec un fournisseur la livraison des marchandises en flux tendu et la conservation du stock dans ses installations). Grâce à une vue d'ensemble des relations avec les fournisseurs sur les différentes lignes d'activité, les équipes chargées du sourcing et des achats peuvent également établir des liens dans les différentes parties de l'entreprise afin d'obtenir de meilleurs résultats.

• Accélération de la mise sur le marché des produits Les équipes chargées du sourcing et des achats acquièrent une connaissance approfondie des besoins et de la base fournisseurs pour relever les défis de l'entreprise de manière innovante. Cette créativité peut s'avérer essentielle pour les services en croissance qui doivent trouver rapidement des solutions créatives face à l'évolution des besoins de l'entreprise.

• Atténuation des risques fournisseur Les équipes chargées du sourcing et des achats peuvent apporter une valeur à l'ensemble de l'entreprise en fournissant des insights clés en temps réel sur les risques liés aux fournisseurs. En ayant la possibilité d'analyser leurs fournisseurs de niveau 1, de niveau 2 et autres, les équipes de sourcing peuvent s'assurer de la conformité avec les lois locales et régionales telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la législation relative aux Droits humains et les politiques de protection des données.