Le SIRH est le socle d'une gestion RH qui évolue avec les effectifs. Pour les entreprises en croissance, connaître le coût d'un logiciel SIRH constitue la première étape d'un bon investissement.
Blaise Radley
Stratège éditorial
Workday
Traitement de la paie, conformité, onboarding, etc., plus vos effectifs augmentent, plus la charge de travail administrative devient lourde pour vos RH. Dans les entreprises en croissance, cette charge pèse sur des équipes RH qui devraient d'abord se concentrer sur les moteurs de croissance, comme l'embauche des meilleurs talents et la mise en place d'une expérience collaborateur exceptionnelle.
Les systèmes d'information de gestion des ressources humaines (SIRH) apportent une solution à ce problème et contribuent à rationaliser l'ensemble de la fonction RH. Mais pour de nombreuses ETI et entreprises du marché intermédiaire, chaque dépense est passée au crible. La technologie RH peut être considérée comme un luxe qui ne tient pas dans le budget ou qu'il est facile de remettre au lendemain.
Selon Gartner, à peine un professionnel des RH sur quatre considère que son entreprise exploite pleinement le potentiel de ses outils technologiques RH. Seul un tiers des responsables RH estime que leur technologie les aide à atteindre les objectifs de leur entreprise.
Cette situation génère d'importantes lacunes en matière de capacités, susceptibles de ralentir les entreprises au moment même où elles cherchent à accélérer leur croissance. Avant de conclure qu'un investissement dans une technologie RH est hors de portée, il vaut la peine de se poser la question : quel est le coût réel d'un logiciel SIRH ? Et quelle valeur ajoutée faut-il en attendre en retour ?
Seul un tiers des responsables RH estime actuellement que leur technologie RH les aide à atteindre les objectifs de leur entreprise.
Rapport
Un SIRH est un système logiciel centralisé qui stocke et gère les données des collaborateurs et automatise les processus RH essentiels. Il couvre généralement les aspects suivants :
Considérez-le comme le système d'exploitation de votre équipe RH. Au lieu d'avoir des informations éparpillées dans des feuilles de calcul, des fils d'e-mails et des solutions ponctuelles, un SIRH crée une seule source de données à laquelle les autres systèmes RH et métiers peuvent se connecter.
Pour les ETI et les entreprises du marché intermédiaire, le bon SIRH excelle en particulier dans deux domaines : premièrement, il standardise les processus répétitifs afin que les équipes arrêtent de réinventer les workflows. Deuxièmement, il permet un accès rapide et en temps réel à des données précises sur les collaborateurs, afin que les dirigeants puissent voir ce qui se passe réellement en matière d'effectifs, de coûts et de capacité.
Une fois que vous avez compris à quoi sert un SIRH, la question suivante est de savoir combien cela coûte réellement à l'entreprise. Les DRH et les DAF ont besoin d'une vision claire de l'investissement en jeu, non seulement en termes de prix du logiciel RH, mais aussi de l'effort réel nécessaire pour mettre en place un système et assurer son bon fonctionnement.
Les coûts se répartissent en plusieurs catégories, quelle que soit la taille de votre entreprise. En examinant clairement chacun d'eux, il est plus facile de délimiter le projet, d'élaborer l'étude d'opportunité et d'éviter les surprises lors du déploiement.
Les cinq coûts courants liés au logiciel SIRH sont les suivants :
La plupart des plateformes SIRH modernes reposent sur un modèle par abonnement. Le prix dépend généralement :
Vous pouvez vous attendre à des frais mensuels par collaborateur, auxquels s'ajoutent des coûts de mise en œuvre. Pour de nombreuses entreprises, il s'agit du poste le plus visible et celui qui attire le plus l'attention de la Finance. C'est également le plus facile à évaluer via un benchmark lorsque vous comparez les fournisseurs.
La mise en production d'un SIRH nécessite du temps et de l'expertise. Les coûts de mise en œuvre typiques comprennent :
Sous-investir dans l'implémentation au départ peut entraîner des workflows défaillants et une adoption plus faible chez les collaborateurs. Une phase de mise en œuvre ciblée, avec des responsabilités claires et des jalons bien définis, permet d'accélérer le délai de rentabilité.
Un SIRH change la manière dont les collaborateurs travaillent au quotidien. Cela signifie qu'il faut planifier :
Même une conduite du changement modérée demande du temps et de l'attention. Ignorer cette étape ne fait toutefois que reporter ce coût dans le futur, sous forme de tickets de support, de solutions de contournement et de travail qu'il faudra refaire.
Pendant le déploiement, les équipes consacrent du temps à :
Cette situation peut ralentir temporairement d'autres initiatives RH. Un ralentissement court et bien planifié est généralement préférable à une mise en œuvre prolongée qui entre en concurrence avec d'autres priorités.
Une fois mis en service, un SIRH nécessite :
Ces responsabilités peuvent relever des RH, des opérations ou des services partagés. Ce coût peut être mesuré en temps partiel d'ETP plutôt qu'en créations nettes de postes, surtout dans les petites entreprises.
Les avantages d'un SIRH se manifestent dans le travail quotidien des RH, ainsi que dans la qualité des décisions que les dirigeants peuvent prendre concernant les effectifs et les dépenses.
Une fois les coûts du logiciel RH clarifiés, l'étape suivante consiste à comprendre le retour sur investissement (ROI). Un SIRH moderne ne se contente pas de remplacer vos feuilles de calcul RH par une interface plus agréable, il transforme totalement la manière dont les RH soutiennent l'entreprise.
Les avantages d'un SIRH se manifestent dans le travail quotidien des RH, ainsi que dans la qualité des décisions que les dirigeants peuvent prendre concernant les effectifs et les dépenses. Pris ensemble, ils constituent la base de l'étude d'opportunité justifiant l'adoption.
Les six principaux avantages de l'adoption d'un SIRH sont les suivants :
La saisie manuelle des données et la gymnastique liée aux feuilles de calcul provoquent inévitablement des erreurs dans le reporting sur la paie et les avantages sociaux, et dans le suivi des effectifs. Un SIRH automatise certaines tâches de routine, mais néanmoins importantes :
Le résultat, dans tous les cas, se traduit par moins d'erreurs, moins de travail à refaire et une capacité accrue à mener des initiatives stratégiques.
Les dirigeants ont besoin de réponses rapides aux questions concernant les effectifs, le turnover, le délai de recrutement et les coûts de main-d'œuvre. Un SIRH centralise les données sous-jacentes et fournit aux RH un moteur de reporting fiable.
Il permet aux équipes de :
De meilleures données permettent d'accélérer la prise de décision et d'avoir des échanges plus crédibles avec l'équipe dirigeante et le conseil d'administration.
Les équipes RH assument d'importants risques réglementaires et liés aux politiques internes. Un SIRH les aide en leur permettant de :
Un SIRH réduit les risques liés aux déclarations manquées, aux pratiques incohérentes et aux décisions non documentées. Il facilite également la réponse aux audits et aux investigations.
Les collaborateurs attendent des expériences de qualité grand public pour les tâches RH basiques. À cet égard, un SIRH peut fournir :
Les managers bénéficient d'une vue unique de leurs équipes, des postes ouverts et des approbations. Les équipes RH reçoivent moins de « questions rapides » et de demandes par e-mail, ce qui libère du temps pour qu'elles offrent un accompagnement à plus forte valeur ajoutée.
Lorsque les RH ne sont plus contraints de consacrer la majeure partie de la semaine à des tâches transactionnelles, la fonction peut se recentrer sur des activités qui soutiennent directement la croissance :
Le SIRH ne remplace pas l'expertise des RH. Il permet au contraire à cette expertise de s'exprimer dans les domaines qui comptent le plus pour l'entreprise.
Les processus RH manuels et traditionnels peuvent fonctionner avec 50 collaborateurs, mais ils montreront leurs limites à 150 ou 500. Un SIRH vous offre des structures capables de se développer :
Cela réduit la nécessité de reconstruire constamment les processus et de recruter des administrateurs supplémentaires simplement pour suivre la croissance.
La vraie question n'est pas de savoir si un SIRH a un coût, mais si votre méthode de travail actuelle entraîne un coût plus élevé en termes d'opportunités manquées.
La vraie question n'est pas de savoir si un SIRH a un coût (c'est bien évidemment le cas). La vraie question est plutôt de savoir si votre méthode de travail actuelle entraîne déjà un coût plus élevé en termes de temps perdu, de risques et d'opportunités manquées.
Dans la quasi-totalité des cas, cet investissement en vaut vraiment la peine : selon IDC, pour chaque dollar dépensé à doter les effectifs internes de nouvelles compétences et de systèmes modernes, les entreprises étaient 70 % plus susceptibles de constater une augmentation de la satisfaction client. Pour les entreprises en pleine croissance, rien n'est sans doute plus essentiel.
Afin de prendre une décision fondée et défendable :
Avec cette vision d'ensemble, l'adoption d'un SIRH cesse d'être une simple acquisition de logiciel pour devenir une décision sur la façon dont vous souhaitez structurer vos opérations RH. Si votre objectif est de croître en toute confiance, un SIRH est le socle sur lequel les équipes RH peuvent accomplir leur meilleur travail au rythme que l'entreprise impose.
La solution de gestion des effectifs appropriée permet de réduire le turnover de 45 % et d'économiser en moyenne 650 000 dollars sur 5 ans. Téléchargez ce guide d'achat pour trouver le système adapté à votre entreprise.
Rapport
Le véritable enjeu du ROI est l'écart entre les efforts engagés et l'impact généré. Découvrez la solution.