L'importance d'une collaboration efficace dans la planification d'entreprise

Ayant travaillé dans la Finance pendant plus de vingt ans, j'ai vu les entreprises transformer leur mode de fonctionnement pour s'adapter à l'évolution du monde des affaires. Le rôle de la Finance a lui aussi été touché : nous sommes passés d'une approche transactionnelle à une approche plus analytique. Ces changements poussent les équipes chargées de la Finance d'entreprise à collaborer de manière plus efficace avec les acteurs impliqués sur les plans RH et financiers pour favoriser la croissance et aider les entreprises à s'adapter, mais aussi à tirer profit du changement.

Les équipes financières passent souvent plus de temps à collecter des données et à faire des rapports qu'à travailler avec les autres services pour comprendre la situation de l'entreprise.

Selon un rapport de 2015 de KPMG et l'Association of Chartered Certified Accountants intitulé « Planning, Budgeting and Forecasting: An eye on the future », plus de trois quarts des professionnels de la Finance reconnaissent que la collaboration entre le service financier et le reste de l'entreprise est essentielle à la planification, la budgétisation et la prévision. Un constat logique étant donné l'interconnexion des différentes parties de l'entreprise.

Mais collaborer de manière efficace n'est pas si simple. Les équipes financières passent souvent plus de temps à collecter manuellement des données et à faire des rapports qu'à travailler avec les autres services pour comprendre la situation de l'entreprise et la façon dont les besoins commerciaux ou du marché peuvent affecter les performances financières. Cela s'explique en grande partie par le fait que de nombreux services financiers travaillent avec des systèmes multiples et disparates, et que leur système de planification est déconnecté de leur comptabilité générale. Un tel système entraîne la réplication manuelle des structures de métadonnées comme les centres de coûts, les entités juridiques et les informations sur les employés d'un système à l'autre, ou nécessite des intégrations complexes pour garantir l'exactitude des données. Et quand ce processus est enfin terminé, les données sont déjà obsolètes, ce qui rend difficile la mise en place d'une planification collaborative et continue en phase avec l'évolution de l'entreprise. Cette approche inefficace crée des silos et des risques de sécurité dans le processus de planification.

Ayez une vision d'ensemble

Pour une collaboration efficace, il faut d'abord adopter le bon état d'esprit. Commencez les conversations en posant des questions sur les besoins de l'entreprise plutôt que sur les éléments tactiques de la planification et de la prévision. Par exemple, je me demande souvent comment retirer l'aspect financier des discussions sur la planification pour éviter de poser des questions comme « Combien d'employés avez-vous ? » ou « Qu'allez-vous dépenser ce trimestre ? ». Le service financier doit aller plus loin pour comprendre les objectifs de l'entreprise et trouver un moyen de contribuer à leur concrétisation. Cela permet d'harmoniser les objectifs de la planification financière et de la planification des effectifs.

Le service financier n'est plus l'unique détenteur des données. Toutes les personnes impliquées dans le processus de planification doivent les comprendre.

Soyez sur la même longueur d'onde

Pour créer de vraies relations de collaboration, tous les collaborateurs doivent être sur la même longueur d'onde. La dispersion des données sur plusieurs systèmes et feuilles de calcul nécessite de passer plus de temps à faire des calculs manuels et à vérifier l'intégrité des données. Rassembler la planification, les prévisions et les données transactionnelles RH et financières en temps réel dans un système unifié allège la charge administrative du service financier et permet à chacun de mieux comprendre les chiffres, pour des discussions plus productives. En outre, la planification et les prévisions reposent sur le reflet exact de la situation de l'entreprise. Il est alors plus simple de s'adapter aux changements et de mettre en place un processus de planification continu.

Laissez vos homologues s'exprimer

Le service financier n'est plus l'unique détenteur des données. Toutes les personnes impliquées dans le processus de planification doivent les comprendre. Le processus de planification n'en est que plus judicieux, car il reflète davantage les besoins et l'orientation de l'entreprise, sans compromis sur la gouvernance et le contrôle.

Les besoins des entreprises changent pour répondre aux demandes croissantes de l'environnement en perpétuel mouvement, tout comme les besoins de planification d'entreprise. Pour construire des bases solides pour l'avenir, les entreprises devront fonctionner de manière plus unifiée, collaborative et continue. C'est la technologie qui leur permettra de mieux planifier et prévoir leurs besoins commerciaux. Nous n'en sommes qu'au début et j'ai hâte de vous faire part de mes expériences tout au long du processus.

Cette parole d'expert, écrite par Barbara Larson , a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday.