La finance et la technologie : faciliter la transformation de l'entreprise

« Ce n'est pas le plus fort qui survit, ni le plus intelligent. C'est celui qui sait le mieux s'adapter au changement. » - Charles Darwin

Pour les entreprises actuelles, le changement permanent est devenu la nouvelle norme. Plusieurs facteurs (les incertitudes politico-économiques, la transformation numérique et la guerre des talents) affectent les organisations, dont la survie dépend de la capacité à gérer ces changements et à évoluer avec leur temps.

Cela peut s'avérer complexe pour les entreprises qui ne disposent pas des bonnes technologies. Tout comme les fondations d'une maison font la différence face à une météo extrême, ce concept est également vrai pour la technologie et la résistance qu'aura une entreprise face aux incertitudes et au changement.

Lorsque nous avons créé Workday, nous voulions que nos clients puissent disposer d'un socle technologique capable de les aider à suivre le rythme du changement, qu'il s'agisse de s'implanter sur de nouveaux marchés, de modifier leur modèle d'entreprise ou de se conformer aux nouvelles réglementations. Les concepts technologiques que j'ai abordés dans les blogs précédents (un modèle de mise à disposition via le Cloud, une architecture unifiée, les transactions et analyses réunies en un système) permettent aux entreprises d'y parvenir plus facilement et plus rapidement, mais la capacité d'une entreprise à adapter ses processus de gestion est essentielle.

Les changements d'envergure nécessitent souvent de modifier les wokflows ou les processus métier, qu'il s'agisse des structures organisationnelles, des processus d'approbation ou des politiques de l'entreprise. C'est pourquoi nous avons intégré un moteur de workflow au cœur de Workday (Business Process Framework). Les processus métiers sont définis et directement liés aux structures organisationnelles et à une sécurité basée sur les rôles. Toutes les activités sont régies en un même lieu. Ainsi, tous les événements survenant dans Workday sont entièrement reflétés dans le Business Process Framework.

Selon un sondage réalisé en 2016 par Robert Half Management, les systèmes technologiques et de gestion représentent la partie la plus difficile de l'intégration au cours d'une fusion ou d'une acquisition.

Nous avons également conçu le moteur de processus de Workday pour les utilisateurs sans connaissances techniques particulières, afin que les personnes disposant d'un accès sécurisé approprié puissent facilement procéder aux mises à jour lorsque les règles de gestion changent. Tous les changements sont auto-documentés et peuvent faire l'objet d'un audit, indiquant notamment qui a procédé au changement et quand.  Ce processus diffère considérablement des systèmes traditionnels dans lesquels les workflows et approbations nécessitent un travail de mise en place et d'ajustement colossal et sont seulement possibles pour certaines transactions et certains processus de gestion. Étant donné que tous les clients utilisent la même version de Workday, les utilisateurs peuvent également tirer parti des meilleures pratiques lorsqu'il s'agit d'utiliser le moteur de gestion des processus via la Communauté Workday.

Gérer les fusions et acquisitions et la croissance

En quoi cela peut-il permettre de faire la différence pour certains changements importants auxquels sont confrontées les organisations ?

Une partie des stratégies de croissance repose sur des opérations de croissance externe ou l'ouverture de nouveaux marchés. Selon un sondage réalisé en 2016 par Robert Half Management auprès d'un échantillon représentatif de 2 200 directeurs financiers, les systèmes d'information représentent la partie la plus difficile de l'intégration au cours d'une fusion ou d'une acquisition. Une acquisition typique peut prendre plusieurs mois voire années et, entre-temps, les entreprises allouent énormément de temps et de ressources sur des opérations et des efforts manuels complexes pour réconcilier différents systèmes, ce qui est susceptible de créer des erreurs et des problématiques d'audits.

Avec Workday, les organisations peuvent considérablement réduire le temps dont elles ont besoin pour intégrer une entreprise acquise. Le moteur de processus intégré à Workday facilite ces initiatives de croissance externe. Il offre une architecture suffisamment flexible pour configurer ou intégrer de nouvelles entités, transférer des personnes ou des organisations, et rationaliser ou modifier les processus de gestion en toute simplicité, et ce, sans avoir à recourir au service informatique.

En regroupant tout dans un seul système, la finance peut aussi créer facilement et rapidement des rapports financiers consolidés en temps réel intégrant une acquisition récente. La consolidation de ces données dans les systèmes traditionnels est extrêmement chronophage et nécessite énormément de travail manuel, sans la perspective de pouvoir disposer de fonctionnalités en temps réel. De plus, travailler sur des systèmes distincts sous-entend un contrôle limité, augmentant ainsi le risque de conformité de la nouvelle entité. Disposer d'un seul système qui unifie les processus de gestion, les workflows et les contrôles peut nettement réduire le risque lié à la conformité d'une nouvelle entité.

Robynne Sisco, la directrice financière de Workday, a partagé sur son expérience en matière de création de nouvelles entités légales, déclarant ainsi que « l'ajout d'un nouvel ensemble de comptes pour soutenir une nouvelle entité légale peut prendre entre six et neuf mois sur des systèmes traditionnels. » Elle ajoute : « Avec Workday, cette tâche ne prend que 30 minutes à configurer. Les changements de workflows ou de processus de gestion prennent seulement quelques minutes. Cette flexibilité nous permet d'être synchronisés avec la dynamique de l'entreprise et de passer plus de temps sur des tâches à valeur ajoutée. »

Dans mon dernier blog de cette série, j'aborderai le rôle évolutif et l'importance des audits dans le climat économique actuel qui induit plus de responsabilité pour les entreprises et plus de réglementation fiscale. J'expliquerai pourquoi le socle technologique d'un système financier a un important rôle à jouer pour conserver sa conformité, aujourd'hui et dans le futur.

(Lisez les cinq premiers blogs de cette série :« La finance et la technologie : comprendre les concepts technologiques, partie 1 », « La finance et la technologie : comprendre les concepts technologiques, partie 2 », « La finance et la technologie : la consolidation en temps réel et une clôture financière plus courte », « La finance et la technologie : l'essentiel pour fournir des informations plus pertinentes » et « La finance et la technologie :faire de la planification collaborative et continue une réalité. »)

Cette parole d'expert, écrite par les rédacteurs de Workday, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday.