Valeur ajoutée de la technologie : une consolidation en temps réel et une clôture financière plus rapide
Dans le contexte actuel, se conformer aux exigences de reporting et règlementaires, peut s’avérer souvent très complexe. Bien que la loi Sarbanes Oxley (SOX) ait apporté d'importantes modifications aux exigences en termes de reporting financier et de transparence il y a près de 15 ans, la volatilité mondiale permanente (des fluctuations de devises à l'augmentation de fusions et d'acquisitions en passant par l'évolution des normes comptables) a encore davantage complexifié le processus de clôture financière et la consolidation des données financières. Tandis que les organisations misent de plus en plus sur la croissance et le développement, ce processus devient de plus en plus difficile et long, impliquant de nombreux services, filiales et sites dans le monde entier.
Trop d'efforts sont consacrés à agréger les résultats dans des rapports mensuels ou trimestriels qui ne donnent qu'un aperçu rétrospectif des performances de l'entreprise. Pour accéder à ces informations, il faut souvent travailler à partir de plusieurs systèmes et dans des feuilles de calcul qui peuvent contenir des erreurs. Bien que ce fonctionnement puisse suffire pour le reporting, il n'est pas viable pour accompagner la croissance qui, de par sa nature même, est orientée vers l'avenir et non pas tournée vers le passé.
Certains de nos clients ont réduit de près de moitié leurs délais de clôture financière.
C'est pour répondre à ce besoin que le socle technologique d'un système financier fait toute la différence. L'unification des transactions et des analyses dans un système unique où toutes les données sont stockées en mémoire (concepts technologiques expliqués dans mon dernier blog) permet le traitement en temps réel des transactions, la consolidation et le reporting des données financières au même endroit. Dès qu'une transaction a un impact comptable, elle est immédiatement disponible pour le reporting et l'analyse dans le même système. Le service financier est en mesure de créer des rapports consolidés de façon quotidienne si nécessaire, comprenant diverses entités juridiques et devises, ce qui réduit grandement le délai de clôture des comptes.
Certains de nos clients ont réduit de près de moitié leurs délais de clôture financière. City Year, une organisation à but non lucratif spécialisée dans l'éducation et associée à des écoles publiques afin d'accompagner les élèves dans l'obtention de leur diplôme, a accéléré sa clôture mensuelle et trimestrielle de 40 %, tandis que AAA Northern California, Nevada & Utah a vu ses délais de clôture trimestrielle réduire de 10 à 5 jours.
Un système avec ce type de capacités a d'importantes implications allant au-delà de la clôture financière et du reporting. L'entreprise dispose désormais d'un système de pilotage en temps réel permettant aux dirigeants, aux responsables financiers et opérationnels d'identifier les problèmes lorsqu'ils surviennent et de les résoudre immédiatement. Imaginez des tableaux de bord avec des indicateurs clés actualisés qui montrent si les chiffres sont incorrects, si les fonds doivent être déplacés ou encore si l'entreprise pourrait gagner du terrain sur ses marchés. Le fait de travailler avec des données en temps réel permet d'éviter les surprises en fin de période et permet à la direction financière d'être certaine de ce qu'elle inscrit dans sa communication financière.
La consolidation financière doit être collaborative et impliquer l’ensemble des collaborateurs qui doivent fournir des informations. Envisagez le scénario suivant : le service financier et les managers ont chacun accès en temps réel aux mêmes chiffres depuis un seul système et peuvent analyser les dépenses ou la rentabilité et adapter leurs actions et décisions sans délais. Il n'est pas nécessaire de rapprocher les chiffres, de passer par un long processus de consolidation ou d'attendre la fin de période pour comprendre ce qu'il s'est passé.
De nombreux fournisseurs offrent désormais des solutions qui tentent de résoudre les problèmes liés à la clôture financière et à la consolidation. Ils sont cependant toujours confrontés à d'importants obstacles, car ces approches manquent de visibilité en temps réel et de prospectives.
Ces solutions se divisent généralement en deux catégories : la première regroupe l'approche des logiciels traditionnels, installés sur site, pour lesquels la fonctionnalité de consolidation financière réside dans la comptabilité générale et nécessite des traitements par lots. Cette approche prend beaucoup de temps et nécessite d'importants efforts. Le second type de solution se situe « hors » des systèmes de transaction principaux, nécessitant l'extraction des données de plusieurs grands livres en vue de la consolidation et du reporting. Une nouvelle fois, cette approche nécessite un temps dont les équipes financières ne disposent pas actuellement.
Pourtant avec une solution qui offre un socle solide, le service financier peut simplifier ce processus complexe et fastidieux pour en faire un avantage concurrentiel aidant l'entreprise à se préparer pour l'avenir. Mon prochain blog de cette série s'intéresse à la façon dont la direction financière peut utiliser des données business en temps réel (au-delà des simples chiffres financiers) pour créer de la valeur et à l'importance de la technologie afin de rendre cela possible.
(Lisez le blog suivant de cette série, « Valeur ajoutée de la technologie : l'essentiel pour fournir des indicateurs pertinents. ») Pour commencer la série par le début, accédez à « Finance et Technologie : comprendre les concepts, partie 1 » et « Finance et Technologie : comprendre les concepts partie 2. »)
Cette parole d'expert, écrite par Betsy Bland, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday.