Le partenariat parfait : Comment la direction financière peut aider à guider la stratégie globale de l'entreprise

Si vous avez suivi les trois autres blogs de cette série (rassurez-vous, il n'y aura pas d'interrogation écrite), vous savez que j'ai abordé les divers aspects de la transformation, la raison pour laquelle elle n'a pas encore eu lieu, le traitement des transactions et l'importance de la gouvernance, du règlement et des contrôles. J'ai également expliqué pourquoi la récompense ultime liée à cette transformation réside dans la possibilité pour la finance de s'associer à d'autres équipes afin d'améliorer les résultats.

Au vu du temps consacré au traitement des transactions et contraints de trouver des solutions par rapport à la conformité et aux contrôles, les équipes finance passent beaucoup trop de temps à regarder derrière eux, ce qui les empêche de s'associer aux métiers pour construire l'avenir.

Pourtant, bien que cette notion soit acceptée assez universellement, très peu dans notre profession ont pleinement réalisé cette transformation. Pourquoi ? Comme nous l'avons vu dans cette série, la raison en est que les systèmes financiers traditionnels font encore obstacle. Ils empêchent la finance de maîtriser les aspects d'un véritable partenariat : fournir des analyses significatives, apporter des plans et des prévisions clairs et disposer de la flexibilité permettant d'adapter les analyses, les plans et les processus afin de gérer le changement commercial.

Examinons d'abord la partie analytique. L’analytique qui a un impact positif sur les résultats de l’entreprise repose sur quatre aspects qui n’existent tout simplement pas dans les systèmes traditionnels : une définition large de l'utilisateur, la pertinence des données, la simplicité et la disponibilité sur n'importe quel appareil. Les ERP traditionnels ont été conçus à une époque où les informations n’étaient fournies qu’à une minorité, qui ensuite les communiquait à un plus grand nombre. Aujourd'hui, c'est littéralement chaque personne qui est concernée par les données financières.

Si les bonnes données ne sont pas capturées au tout début du processus, c’est-à-dire au niveau des transactions, aucun schéma de reporting ne pourra fournir d'analyses pertinentes.

Cette communauté étendue s’intéresse aux analyses telles que la rentabilité, l’analyse d’hypothèses et les modèles de coûts, mais les systèmes financiers traditionnels ont été conçus pour les IFRS/PCGR et les résultats réglementaires plutôt que pour l'analyse contextuelle. Les services financiers ont tenté de compenser ce manque de fonctionnalités dans leurs systèmes ERP existants en rajoutant des outils de reporting, de business intelligence ou de gestion des performances de l'entreprise. Cette approche ne pouvait toutefois pas fonctionner, car le problème ne venait pas du reporting, mais de la qualité des données et de la possibilité de tirer facilement des conclusions à partir des analyses.

Si les bonnes données ne sont pas capturées au tout début du processus, c’est-à-dire au niveau des transactions, aucun schéma de reporting ne pourra fournir d'analyses pertinentes. Les systèmes modernes tels que Workday abordent ce problème au niveau transaction en capturant des transactions riches en données de sorte que le système puisse fournir directement des analyses pertinentes sans les problèmes de coût, de complexité, de maintenance et de contrôle liés aux solutions après-vente.

Pour satisfaire les besoins évolutifs de l'entreprise, la planification doit être une activité constante.

Disposer des bonnes données constitue la première étape, la suivante étant de les rendre exploitables. Parce que l'on ne peut plus s’attendre à ce que tous ceux qui utilisent le système soient des experts en back-office, les analyses doivent être simples à définir et faciles d’accès. Tout le monde étant également mobile, les analyses pertinentes doivent être disponibles à tout moment et en tous lieux, sur n’importe quel appareil. Ces outils doivent être conçus dès le début pour être fournis sur les appareils mobiles de série et non pas en option et à un coût supplémentaire.

L'époque où les plans statiques étaient valides un an ou plus est révolue et, pour satisfaire les besoins évoluant de l'entreprise, la planification doit être une activité constante. Et pour être efficaces, la planification et les prévisions doivent être combinées aux transactions, aux contrôles, au reporting et à l’analyse dans un seul et même système constituant une source de référence, un jeu de données, un modèle de sécurité, un cadre de contrôle, un ensemble de processus et une expérience utilisateur uniques. C'est pourquoi Workday a conçu la planification et les prévisions dans le système principal. Sans cette approche avant-gardiste, les entreprises risquent de voir leurs plans devenir obsolètes et redondants pratiquement dès leur établissement.

Ceci nous mène à la troisième caractéristique d'un partenariat : la flexibilité. Par nature, les systèmes traditionnels sont rigides et transforment de nombreux services financiers par ailleurs excellents en services freinant les activités car incapables de provoquer le changement nécessaire pour soutenir de nouvelles initiatives commerciales. Il leur faut des outils modernes permettant de changer en quelques minutes les structures organisationnelles, les processus de gestion et même les modèles de données. En fait, un système financier devrait être capable de convertir un service financier en un partenaire qui rend possible le changement en aidant l’entreprise à relever les défis et à tirer parti des opportunités, quelles qu'elles puissent être.

Le chemin menant à la transformation financière est un chemin difficile, mais certainement faisable. Il nécessite de comprendre pourquoi les efforts précédents ont échoué et de réduire le temps accordé au traitement des transactions. Il nécessite également de repenser la gouvernance, la conformité et le contrôle, ainsi que la manière dont la finance approche tout ceci d'un point de vue technologique. Enfin, la finance doit devenir un partenaire plus stratégique en apportant des informations à partir des bonnes données et la possibilité de planifier et de s'adapter aux nouvelles opportunités à mesure qu'elles se présentent. Ce n'est qu'ainsi que la transformation financière peut avoir lieu.

(Lisez la série d’articles en quatre parties publiés par Mark Nittler sur la transformation financière en commençant ici.)

Cette parole d'expert, écrite par Mark Nittler, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday.