Se réinventer au fil des générations
Cette fonderie de fer fondée en 1803 par George Wood est passée de la vente de boulets de canon à la production de produits laitiers, puis à la direction de 950 magasins de proximité dans six États. Wawa est une entreprise privée qui existe depuis plus de deux siècles et prend soin de ses collaborateurs comme de ses clients. La moitié des dividendes de l'entreprise étant partagée entre les collaborateurs, les salariés payés à l'heure disposent d'un potentiel de rémunération compétitif à long terme.
Grâce à l'équipe Workday Professional Services, nous pouvons budgétiser, planifier et engager des dépenses de manière plus prévisible qu'avec toute autre agence.
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Relever les défis avec des ressources limitées
Lorsque Jim McKnight a rejoint Wawa en tant que nouveau responsable des systèmes RH, il a dynamisé les initiatives existantes. Il a notamment lancé un projet de refonte des processus RH vieux de plusieurs décennies. Après avoir été transférés d'une petite application vers Workday Human Capital Management (HCM), les processus devaient être modernisés à l'aide des capacités de la solution. Wawa s'apprêtait également à déployer Workday Recruiting pour rationaliser le recrutement, ainsi que Workday Prism Analytics et Workday People Analytics pour améliorer la visibilité de l'entreprise et l'expérience collaborateur. Cependant, trois semaines après le lancement de la planification par Jim McKnight, la pandémie de COVID-19 frappait, entraînant des coupes drastiques dans le budget des systèmes RH. Les équipes RH et IT ont également dû commencer à travailler à domicile.
Lorsque mon équipe a besoin d'aide pour quelque raison que ce soit, je peux faire appel à un intervenant via Workday Services.
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Un partenariat réussi
Pour atteindre des objectifs immédiats avec un budget nettement réduit, Wawa a fait appel à Workday Services pour assurer la formation de son équipe IT. Les services Jumpstart ont permis de planifier et de développer des projets critiques. Les sessions Review and Recommend ont appris au personnel à remanier et à rationaliser les workflows inefficaces en utilisant les capacités inexploitées de Workday. « Nous avons développé et déployé de nombreux nouveaux modules et de nouvelles fonctionnalités pendant la pandémie de COVID-19 avec le soutien de consultants Workday, explique Jim McKnight. Et avec Jumpstart, nous pouvons voir un prototype chez nos clients en deux fois moins de temps qu'il n'en faudrait pour le faire nous-mêmes ou en faisant appel à un sous-traitant ».
Lorsque le personnel RH a eu besoin d'une aide rapide sur des tâches spécifiques, il s'est mis en relation avec d'autres clients Workday de la communauté et a sollicité des consultants via Office Hours. « Grâce à l'équipe Workday Professional Services, nous pouvons budgétiser, planifier et engager des dépenses de manière plus prévisible qu'avec toute autre agence, et nous disposons de nombreuses options, témoigne Jim McKnight. Lorsque mon équipe a besoin d'aide pour quelque raison que ce soit, je peux faire appel à un intervenant via Workday Services. Et nous travaillons souvent avec les mêmes personnes. »
Lors du lancement de Prism, nous avons activé la fonction VIBE. Ainsi, nous avons pu bénéficier d'une nouvelle vision stratégique de nos processus de recrutement.
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Une solution unique pour économiser bien plus que du temps
Avec Workday, Wawa dispose d'une seule et même solution pour accélérer les principaux workflows RH. Par exemple, contrairement à l'application utilisée auparavant par les collaborateurs pour la gestion des performances, Workday permet au personnel RH de gagner du temps et de bénéficier d'un aperçu rapide au moyen de fiches de compétences des salariés faciles à utiliser. « Ces changements ont été bien accueillis et ont permis d'améliorer considérablement les workflows, les délais d'exécution et les résultats », ajoute Jim McKnight. L'entreprise souhaite également favoriser l'accès à distance aux tâches RH, notamment à la gestion de la paie, de l'intégration, du recrutement et des primes.
Suivi des tendances des effectifs pour l'ensemble de l'entreprise
Le CEO et d'autres dirigeants examinent les indicateurs relatifs aux initiatives de diversité et d'inclusion de l'entreprise à partir du tableau de bord VIBE (Value Inclusion, Belonging, and Equity) dans Workday HCM, qui utilise Workday Prism Analytics. « Lors du lancement de Prism, nous avons activé la fonction VIBE, explique Jim McKnight. Ainsi, nous avons pu bénéficier d'une nouvelle vision stratégique de nos processus de recrutement. Et nous sommes en train de généraliser l'utilisation du tableau de bord dans l'ensemble de l'entreprise. »
Parée pour l'avenir
Aujourd'hui, Wawa utilise Workday Adoption Planning pour définir son rythme d'adoption de nouvelles fonctionnalités Workday. Il s'agit notamment d'apprendre au personnel interne à rationaliser les processus HCM jusqu'alors gérés manuellement ou externalisés. Wawa prévoit également d'améliorer la formation avec Workday Talent Optimization. « Il existe souvent de nombreuses fonctionnalités inexploitées lorsqu'il s'agit des déploiements de Workday, poursuit Jim McKnight. En utilisant des solutions déjà acquises, nous pouvons renforcer notre équipe interne au lieu d'investir du temps et de l'argent dans des consultants externes ou des applications complémentaires. Nous pouvons également poursuivre notre évolution... pendant un troisième siècle. »