Trustpower booste les décideurs avec des données financières en self-service

Le fournisseur d'électricité néo-zélandais exploite le système Finance de Workday pour donner à l'entreprise un nouveau niveau d'informations exploitables.

Des rapports financiers intégrés et entièrement automatisés

Le libre-service permet aux utilisateurs d'exploiter les données financières

Un système d'approvisionnement standardisé avec des contrôles robustes

Libère l'équipe Finance pour qu'elle puisse travailler dans l'entreprise

L'entreprise néo-zélandaise du secteur de l'énergie Trustpower souhaitait remplacer son ancien système comptable « on-premise », difficile à mettre à niveau et offrant un self-service très limité. Pour Kevin Palmer, Chief Financial Officer, c'était l'occasion de repenser la manière dont était fourni le service. « Nous nous sommes assis et avons posé les questions qui fâchent : Pourquoi possédons-nous le logiciel ? Pourquoi l'avoir sur notre site ? Nous avions tendance à personnaliser les systèmes et nous voulions arrêter cela. Cela sentait trop la vieille école. Nous avons décidé que nous ne voulions plus jamais nous retrouver dans cette situation, avec un système obsolète, avec lequel nous ne sommes plus à jour. Le choix du Software as a Service (SaaS) s'est imposé comme une évidence. »

Le fait que Trustpower ait toujours eu un état d'esprit innovant et autodidacte a également joué un rôle. « Nous avions une culture de personnes qui voulaient prendre des décisions à un niveau inférieur de l'entreprise, explique Kevin. Nous voulions donc un système qui permette aux non-financiers d'interagir facilement avec le système, à la fois pour trouver des informations et dans le cycle du traitement de la paie. »

À la recherche d'un système financier intégré, global et automatisé

Trustpower avait besoin d'un système possédant la flexibilité et la capacité de reporting permettant aux effectifs de prendre des décisions eux-mêmes. « Nous voulions que ceux qui prennent les décisions en matière d'ingénierie ou de distribution soient aussi ceux qui prennent les décisions financières. Nous ne voulions pas que les gens viennent au service Finance pour obtenir des données. Nous voulions que les gens se servent et s'y retrouvent d'eux-mêmes dans le contexte commercial. L'idée était de laisser le service Finance devenir un partenaire commercial, analysant les données de manière proactive et apportant des tendances à l'entreprise avant même qu'elle ne sache qu'elle a un problème. »

Nous sommes une entreprise innovante et flexible pleine d'énergie. Nous avons choisi Workday pour faire partie de notre culture du changement.

Chief Financial Officer

Un fonctionnement en arrière-plan

Kevin a été ravi que Workday permette rapidement aux processus financiers de s'exécuter en coulisses, pratiquement sans être remarqués. « Nous arrivons à faire aujourd'hui des choses, comme des approbations sur leur téléphone par les cadres dans un taxi via l'application Workday, qui auraient été inimaginables il y a quelques années. C'est incroyable à quelle vitesse nous avons pris ces choses pour acquises. Workday reste à l'arrière-plan, permettant simplement aux gens de faire des choses, sans se rendre compte à quel point c'est incroyable. Et c'est ce que vous voulez. Si les gens remarquent le système des formulaires de demande de remboursement de frais, ce n'est pas une bonne chose. Au lieu de cela, Workday alimente notre processus décisionnel de manière calme et mesurée. Les gens ont oublié qu'ils devaient autrefois se rendre au service Finance et consulter une feuille de calcul. Désormais, ils ont juste à accéder aux informations dont ils ont besoin, les comparer rapidement aux prévisions, les approfondir,...et cliquer. Cela signifie que nous disposons des outils nécessaires pour soutenir les décisions commerciales à tous les niveaux de l'entreprise. »

Workday facilite la prise de décision, il fait partie du tissu de notre entreprise.

Chief Financial Officer

Prendre en charge une clôture virtuelle de fin d'année

Le nouveau système Workday a été mis à l'épreuve six mois après sa mise en œuvre, lorsque l'équipe Finance a dû procéder à sa toute première clôture virtuelle pendant le confinement dû au COVID-19. « Bien qu'il s'agissait de notre première clôture d'exercice avec Workday, nous avons pu publier notre rapport annuel complet deux mois après la date du bilan, ce qui est assez incroyable », se souvient Kevin.

Les effectifs sont réellement enthousiastes à l'idée d'utiliser Workday. Ils veulent travailler dans une entreprise où la technologie est cool.

Chief Financial Officer

Un approvisionnement standardisé dans toute l'entreprise

Avant le déploiement de Workday, le processus d'approvisionnement différait d'un service à l'autre. Mais maintenant, il est normalisé en fonction du nouveau système. « Lorsque nous avons mis en place le système, nous avions l'intention de le mettre en œuvre pour qu'il soit aussi prêt à l'emploi que possible, explique Kevin. Nous avions le sentiment que Workday avait déjà pris en compte les meilleures pratiques dans la manière de faire les choses. Cela signifie que certaines personnes ont dû changer leur façon de faire, mais le fait de disposer de processus standard en valait largement la peine ».

Prêt à s'adapter et à changer

Avec Workday, Kevin était assuré que l'équipe Finance allait être capable de s'adapter à des changements majeurs, tels que la vente imminente de ses activités de distribution. « Lorsque nous vendrons cette partie de l'entreprise, nous nous retrouverons avec une entreprise complètement différente, avec des exigences différentes en matière de rapports, un plan comptable différent, des structures différentes, explique-t-il. Et c'est là qu’apparaît le véritable avantage de Workday. Parce que nous avons un outil qui peut répondre à de grands changements, même après un déploiement. L'équipe est très enthousiaste car, avec Workday, nous sommes certains de pouvoir agir rapidement et de maîtriser la situation, quelle que soit l'ampleur du changement requis. »

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