Deakin University stimule l'efficacité de son service Finance et améliore le reporting

« Comme nous avons une meilleure visibilité sur nos données, nous savons quoi faire pour gagner en efficacité. » – Deputy CFO

Une transparence totale avec des consolidations en temps réel

Amélioration de l'efficacité et plus de temps pour les opérations

Amélioration de l'agilité et prise de décisions plus rapides grâce à des insights

Mises à jour constantes et nouvelles fonctionnalités

Avec plus de 40 ans d'expérience en tant que l'un des principaux établissements d'enseignement supérieur d'Australie, Deakin University s'est toujours montrée innovante et à la pointe du progrès. Elle offre de superbes installations, un enseignement exceptionnel et un apprentissage flexible à ses 61 000 étudiants, que ce soit sur le campus ou en ligne. 

Dans le cadre d'un projet global de transformation de la fonction Finance, l'ancien système ERP de Deakin University devait être remplacé. « Il n'avait pas été mis à jour depuis dix ans, explique Kerrie Parker, CFO. L'ERP a été hébergé dans un environnement d'intégration complexe et fortement personnalisé pendant ses 20 ans de service. »

« C'était une occasion unique de réévaluer nos attentes en matière de système de gestion des finances de Deakin University, et de développer une solution pour l'avenir, reconnaît Vanessa Evans, Deputy CFO. Nous avons décidé de remplacer notre ancien système par un ERP à la pointe de la technologie. »

« Notre objectif était que le service Finance devienne un partenaire plus efficace pour l'université, grâce à des analyses et une aide à la prise de décision plus rapide et plus pertinente. Nous voulions consacrer plus de temps aux tâches importantes, en améliorant la réactivité et l'efficacité de nos services. L'objectif était également de favoriser l'uniformité, la cohérence et les bonnes pratiques. Nous savions qu'un nouveau système permettrait une plus grande transparence et une meilleure visibilité. »

Pourquoi choisir Workday ?

« En définitive, la décision a été facile. Workday répondait davantage à nos besoins que tous les autres systèmes ERP envisagés, explique Vanessa Evans. Nous voulions la technologie la plus récente et la plus performante. Nous avons apprécié le fait que Workday est extrêmement configurable. Du point de vue d'une solution globale, Workday était celle qui correspondait le plus à nos exigences. Nos collaborateurs ont été impressionnés par l'interface utilisateur comparée à certains anciens systèmes plus complexes. »

Amy Fuller, Program Director Finance, pense que Workday a doté Deakin University d'une solide plateforme de base pour l'avenir. « Nous voulions un produit qui s'aligne sur notre vision de l'avenir, afin d'éviter une personnalisation trop importante conduisant à l'obsolescence du système. Workday s'est distingué des autres options considérées par son investissement dans l'innovation et le développement continu de ses produits. Nous avons également été impressionnés par son réseau de communautés d'utilisateurs à travers le monde. »

Dans le cadre du processus d'acquisition, nous avons passé une semaine avec Workday. À la fin de celle-ci, nous étions convaincus que Workday était le bon choix et que la relation avec eux serait excellente à long terme.

CFO

Avantages

Depuis la mise en œuvre de Workday, le service Finance de la Deakin University a une meilleure compréhension du fonctionnement de l'université. Le fait de disposer d'une seule source de données financières permet à la Deakin University de gagner en efficacité, d'améliorer son reporting et de bénéficier d'une meilleure visibilité sur les transactions.

Transparence et contrôle

« Dans Workday, le Foundation Data Model, qui était auparavant notre plan comptable, nous permet une approche multidimensionnelle des données. Il s'agit de la possibilité de taguer les données transactionnelles sur la base d'attributs spécifiques afin de réaliser des analyses, des rapports et des planifications aussi bien dans l'ensemble de l'université que dans un domaine particulier.

« Il est difficile de concevoir ce que cela signifie quand on ne l'utilise pas. Mais cela a révolutionné notre fonctionnement. Nous commençons tout juste à comprendre toutes les possibilités qui s'offrent à nous. La valeur ajoutée est incontestable. »

Une adoption enthousiaste par les utilisateurs

Selon Vanessa Evans, d'autres clients de Workday ont conseillé à l'équipe chargée du projet d'impliquer les utilisateurs le plus tôt possible.

« Il faut une certaine dose de courage pour ouvrir le projet à d'autres personnes. L'idée d'élargir le public avant d'être prêts nous préoccupait. Mais nous avons pu constater que le fait que les futurs utilisateurs rassemblent des connaissances au fur et à mesure et comprennent pourquoi les décisions ont été prises présente un réel avantage. Plus vous impliquez vos collaborateurs, mieux ils seront préparés aux défis liés au changement au moment de la mise en service. » 

« Notre personnel s'est montré très ouvert à la nouvelle technologie. Le taux d'adoption a été très élevé dans l'ensemble de notre communauté. Workday possède une excellente interface utilisateur, très intuitive. »

« Tout le monde apprécie le fait que la fonctionnalité de recherche soit identique à celle de Google. »

Nous disons à tout le monde : « Si vous arrivez à faire des achats sur Internet, vous saurez utiliser Workday. »

Deputy CFO

Une communauté mondiale d'utilisateurs

Deakin est la première université australienne à mettre en œuvre Workday. L'équipe a donc été ravie de pouvoir compter sur le soutien d'une vaste communauté mondiale d'utilisateurs.

« Je n'ai jamais rien vu de semblable à cette communauté, constate Vanessa Evans. Nous avons un aperçu des expériences des autres clients et de leur utilisation des différentes solutions. Nous pouvons assister à des conférences où les clients se réunissent pour échanger. Nous cherchons actuellement à mettre en place un groupe d'utilisateurs de systèmes de gestion financière dédié pour l'Australie et la Nouvelle-Zélande. » 

Jacinta Savage, Manager Financial Systems, explique avoir découvert la nécessité de collaborer plus tôt avec la communauté des utilisateurs. « C'est une ressource incroyable. Nous réalisons à présent que nous n'avons pas passé assez de temps avec la communauté pendant la mise en œuvre et que nous n'avons pas profité de tous les avantages de la solidarité des utilisateurs de Workday. La prochaine fois, je participerai plus rapidement et je veillerai à ce que le personnel soit pleinement en contact avec la communauté pendant l'implémentation. »

Amélioration constante

Jacinta Savage précise que l'université a déjà connu deux mises à jour depuis l'implémentation, dont une semaine après la mise en service. « Pas de pause. Workday nous permet de rester à jour et nous pousse à opérer cette évolution majeure dans une optique de changement rapide.

Plutôt que de procéder à une mise à jour tous les deux ans, Workday dispose d'un pipeline de nouvelles fonctionnalités à implémenter toutes les deux semaines. Il s'agit d'un excellent outil d'amélioration continue.

Program Director Finance


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