Chaque jour, le Metropolitan Museum of Art (Le Met) donne vie à l'art pour les visiteurs venus du monde entier. Avec une collection soigneusement conservée, des programmes d'études et de stages, des visites en ligne, le Met a quelque chose à offrir à chacun. Cependant, l'ampleur et la logistique nécessaires pour acquérir et gérer les biens et services d'une telle opération sont complexes et coûteuses. Et comme il s'agit d'un organisme à but non lucratif, les investissements technologiques du musée servent généralement à financer des bourses d'études et non des opérations.
Il y a quatre ans, le Met s'est retrouvé avec une dette importante et des pertes d'exploitation croissantes, et l'équipe de gestion a décidé d'équilibrer son budget d'ici l'exercice 2020. Le musée possédait Workday Financial Management et Workday Procurement, mais le déploiement initial n'avait pas fait des achats une priorité, et à mesure que l'entreprise évoluait, elle n'était pas structurée pour tirer parti de ses avantages. En conséquence, les processus étaient cloisonnés et inefficaces, ce qui nuisait à la compréhension des dépenses indirectes, des approbations de demandes d'achat et du retour sur investissement (ROI) des fournisseurs.
Dans les 12 mois qui ont suivi le redéploiement de Workday, nous avons économisé 220 % de notre objectif et constaté un ROI de 15 % de nos projets.
Chief Procurement Officer
Un grand redéploiement
Alors que l'équipe chargée des achats réfléchissait à une stratégie de solution à laquelle le personnel adhérerait, elle s'attendait à ce que le changement soit un défi. Après une analyse approfondie des flux de travail et des points sensibles, le Met a réalisé qu'il pouvait réduire les coûts, accroître le contrôle des dépenses et des fournisseurs et améliorer l'efficacité des achats en redéployant Workday Spend Management. Les membres du personnel utilisaient déjà l'outil, de sorte qu'ils en connaissaient les principes de base et n'avaient qu'à se familiariser avec les changements apportés à l'automatisation et à la gestion des processus d'achat de bout en bout dans tous les services. De plus, Workday Spend Management est facile à configurer, ce qui a permis au Met de relever rapidement ses défis en matière d'achats et de finances.
Automatiser les processus Finance et Achats, du sourcing aux paiements
Fournir des informations et des contrôles complets et personnalisables
Offrir aux collaborateurs une solution facile à apprendre et une expérience familière
Nous avons examiné notre base, en mettant en œuvre des outils que nous n'avions pas exploités auparavant pour améliorer le système et modifier les processus de gestion.
Chief Procurement Officer
L'art de gérer les achats
La gestion des achats, qui est un pilier du musée, lequel abrite 2 millions d'objets, est une entreprise énorme. Un élément essentiel du redéploiement du Met a consisté à restructurer les flux de travail pour les centrer sur les achats. Ce changement a nécessité de sensibiliser les collaborateurs aux achats, à leur importance et à la manière dont Workday pouvait les aider à être plus efficaces. Tiffany Sen, Chief Procurement Officer au Met, explique : « Nous avons commencé par une tournée d'écoute, modifié notre approche, puis mis en place une nouvelle définition de mission et une nouvelle politique d'achat. »
Nous avons programmé des cafés virtuels, des conférences téléphoniques et des réunions individuelles pour aider le personnel à se familiariser avec les fonctionnalités et à comprendre la valeur du nouveau processus.
L'intégration transparente entre les solutions Workday facilite également la création de flux de travail automatisés avec n'importe quel service, car le personnel IT peut attribuer des rôles d'acheteur et définir qui peut accéder à ces flux de travail et approuver les demandes. Non seulement cela minimise les risques, mais cela donne également aux collaborateurs du Met une plus grande autonomie et des capacités individuelles pour gérer les demandes et les approbations d'achat. La création de rapports et de tableaux de bord personnalisés est désormais plus facile, et le personnel peut disposer d'un accès et d'un aperçu en temps réel du processus et des opérations d'achat.
« Nous avons commencé avec un esprit très ouvert lorsque nous avons abordé la refonte de notre processus d'achat et de paiement, en nous concentrant sur les rôles, les approbations, la sécurité et le reporting. explique Tiffany Sen. Workday a joué un rôle clé dans la réussite de notre transformation des achats car, pour la première fois, nous avons pu mettre des contrôles en place pour minimiser les risques et positionner les achats au cœur de toutes les activités de sourcing et de paiement. »
À la conférence Workday Rising®… j'ai vu un tableau de bord d'achat de Workday pour la première fois et j'ai dit à Nicole, “C'est ça qu'il nous faut !”
Chief Procurement Officer
Établir un nouvel objectif budgétaire et économique
Le redéploiement porte ses fruits. En normalisant et en accélérant ses processus d'achat de bout en bout, le Met a dépassé ses objectifs de réduction des coûts et de budget. Le musée a mené près de 160 projets au cours de l'exercice 2020 et a réalisé des économies dans toutes les catégories. « La première année après le redéploiement de Workday Spend Management, nous avons économisé 220 % de notre objectif et constaté un retour sur investissement de 15 % de nos projets, explique Tiffany Sen. Nous avons également réduit le processus d'achat de 29 étapes à 5 et l'approbation des demandes de dépenses de 12 jours à 2. »
Le Met gère désormais 80 % de ses dépenses à l'aide de tableaux de bord, de rapports et de flux de travail digitaux. Cela comprend les commandes de biens et de services pour les expositions, les événements spéciaux, les études, la recherche et les travaux de conservation. « Notre équipe de comptabilité fournisseurs peut se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée comme la gestion de la trésorerie, l'ancienneté des factures, les fiches fournisseurs et la certification de la diversité, » ajoute Tiffany Sen.
Disposer d'un processus automatisé basé sur le Cloud a permis de maintenir la stabilité lorsque le Met a dû passer au télétravail pendant la fermeture du musée au printemps dernier. La réduction des coûts était également essentielle pour naviguer dans l'environnement actuel.
Lorsque de nouveaux défis se présentent, les gens nous demandent : “Pouvez-vous trouver une meilleure façon de faire ceci ?” Jusqu'à présent, il n'y a pas eu de problème que nous n'ayons pu résoudre avec Workday.
Procurement Operations Manager
Les achats deviennent un moteur de croissance
Selon Tiffany Sen, « Workday a clairement mis en évidence l'importance des données dans notre système, ainsi que les points à consolider. Les applications Workday nous aident à travailler mieux, pas à travailler plus. » Et cela a transformé le rôle de l'équipe chargée des achats, dont les membres sont passés d'opérateurs tactiques à leaders stratégiques. Pour rester en forme et à jour sur Workday, le Met a rejoint des groupes d'utilisateurs et le programme de partenariat de conception. Il se met régulièrement en réseau avec les collaborateurs et les clients de Workday sur Workday Community.
Récemment, l'équipe chargée des achats du Met a mené un projet inter-organisationnel visant à trouver de nouveaux partenaires pour la publicité, les services de restauration, la logistique de distribution, les uniformes du personnel et les expositions spéciales. Le musée a également pu lancer et mener à bien plusieurs projets de capitalisation et de renforcement de la sécurité afin de protéger son personnel et ses collections.
« Depuis que nous avons transformé nos processus avec Workday, les dirigeants du musée comprennent maintenant que nos contributions vont au-delà de la réduction des coûts et s'étendent à la création de valeur, déclare Tiffany Sen. Nous aidons également tous nos collègues en matière d'atténuation des risques, d'efficacité des processus, de gestion des fournisseurs, de durabilité et de stratégie alignée, afin que nous puissions continuer à faire vivre l'art à travers nos galeries, nos expositions et nos événements en révélant de nouvelles idées et des connexions inattendues. »
Nous nous appuyons fortement sur Workday pour gagner en efficacité grâce à l'Intelligence Artificielle, le Machine Learning et l'automatisation des processus robotisés.
Chief Procurement Officer
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