Défis
Nevada System of Higher Education (NSHE) a dû faire face à de nombreux défis dans la gestion de ses huit établissements, notamment des systèmes disparates, des processus et des modèles de données incohérents et des capacités d'intégration limitées.
Pourquoi choisir Workday ?
NSHE souhaitait un système qui lui permettrait d'étendre les services partagés existants, de combiner les fonctions administratives dans les domaines des finances et des ressources humaines, et de s'intégrer à son système existant d'information des étudiants.
Avantages et résultats
L'avantage le plus important que nous avons obtenu avec Workday est une normalisation et des gains d'efficacité dans tout le système. Avec Workday, les collaborateurs ont un seul modèle de sécurité, une seule source de données.
Communications & Change Management Lead
Consolidation des systèmes
Le paysage complexe des systèmes de NSHE, répartis sur huit établissements, comportait de multiples sources pour les dossiers des collaborateurs, des solutions ponctuelles redondantes et un modèle de données et de sécurité incohérent. Désormais doté d'un seul système, NSHE a réduit les solutions ponctuelles, amélioré l'intégration, simplifié son modèle de données et de sécurité et augmenté l'accès au système.
Suppression des contrats de solution de plus de 20 points.
Réduction du nombre de systèmes d'enregistrement des collaborateurs de 8 à 1.
Expérience utilisateur
Les professeurs, le personnel et les collaborateurs de NSHE bénéficient désormais d'une expérience utilisateur cohérente avec un seul système pour le recrutement, l'intégration, l'inscription ouverte, les charges, la gestion des temps et le reporting dans tous les établissements. Le self-service et l'accès aux informations sont faciles, depuis un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou un appareil mobile.
Amélioration de l'engagement collaborateurs grâce à l'accès aux informations.
Réduction de 50 % du délai de remboursement des notes de frais.
Automatisation et configuration des processus.
NSHE a simplifié les processus de gestion en remplaçant les transactions sur papier par un workflow électronique configurable. L'institution bénéficie d'un seul plan comptable, et les approbations digitalisées pour les contrats, les charges, la mise en place de la sécurité et les transactions commerciales font gagner des heures.
Création d'un plan comptable pour 8 établissements.
Suppression des processus papier pour un meilleur reporting.
Contrôles
NSHE a supprimé les silos de données PII (informations personnelles identifiables) et les formulaires associés aux dossiers des collaborateurs. La fonctionnalité de vérification du budget est désormais disponible pour les charges autorisées. Tous les établissements ont également la possibilité de consulter/auditer l'historique des embauches, des absences et des années de service dans l'ensemble de NSHE.
Suppression de plus de 8 silos de données PII
Amélioration des capacités d'audit
Réduction des processus de provisionnement de plusieurs semaines à quelques heures